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公開日:2020年06月03日 更新日:2020年06月03日

「ジョブカンワークフロー」の評判と実態【2020年最新版】

ジョブカンワークフロー

テレワークが進む中、日本企業はIT化の流れに大きく舵を切っています。中でも問題視されているのは紙文書の存在。在宅勤務を阻む最大の要因とされており、官民挙げて申請文書の電子化、ハンコ文化の見直しが進められています。実際に多くの企業がその必要性を実感していることでしょう。

そうした流れの中で注目を集めているのがワークフローシステムです。現在多くの製品が発売されていますが、今回は「ジョブカンワークフロー」をピックアップ。一流企業でも導入多数の大ヒット製品ですが、実際のところはどうなのか…その評判と実態に迫ります。

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目次
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<総評>ジョブカンワークフローは業界最安クラスの人気サービス

ジョブカンは東京都渋谷区に本社を構えるDonutsが運営するワークフローシステムです。クラウド型のワークフローシステムとして業界最安クラスの料金体系で人気を集めています。これまでにタマホーム、エイベックス、ラクスル始め全国8,000社以上、規模・業種を問わず多様な分野で導入されており実績は十分。申請・承認業務にかかる時間を3分の1にまで削減、業務効率化に役立つと評判は上々で、日本経済新聞社など主要メディアでも話題沸騰です。

他のワークフローシステムと比べるとどうなのか

今、多くの企業で注目を集めるワークフローシステム。そのニーズに呼応するように多くの運営会社から便利なワークフローシステムが続々リリースされています。

ジョブカンワークフローはその中でも特に注目を集めており、実際に従業員1,000名を超える大企業から10名以下の中小企業まで幅広く利用されています。ほかのワークフローシステムと比べても使いやすくて高機能、それでいて安いと文句なしの製品です。ITトレンドのワークフロー部門でお問い合わせ件数3年連続1位を獲得するなど、存在感は業界でも抜きんでており、2020年もこの傾向が変わることはないでしょう。

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ジョブカンの7つのメリット

ジョブカンワークフローは社内のあらゆる申請書をクラウド管理できる製品で、導入により稟議書や届け出、経費精算、支払依頼など全ての書類を電子化できます。これにより申請や承認業務を効率化し、意思決定のスピードUPを実現します。

しかし、この製品の魅力はそれだけではありません。ジョブカンはほかにはない魅力満載のワークフローシステムなのです。それは一体どのような点なのでしょうか?

その秘密を探るべく、ここからはジョブカンのメリットについて詳しく紹介をしていきます。

初期設定・申請書作成が簡単

ジョブカンは豊富な機能を搭載しているワークフローシステムですが、操作はとてもシンプルで、初心者でも簡単に会社独自の申請書類を作れます。50以上の申請書テンプレートがあり、あらゆる申請書に対応可、初期設定も簡単です。項目設定にはさまざまなオプションがついているので、カスタマイズ性が高い点も人気です。誰でもすぐに直感的に操作ができるようになるので、これまで紙文書の申請・承認に慣れていた人も、抵抗感なく電子決裁に移行できるでしょう。  

テレワーク・時差出勤に対応

ジョブカンワークフローはテレワーク・時差出勤を推奨している企業にも対応しています。紙も判子もいらずに申請・承認できるシステムになっており、自宅でもオフィス同様に作業が可能です。スマホブラウザでも承認申請できるので、急ぎの案件にも慌てることはありません。テレワークの課題となるセキュリティ対策も万全で、個人情報マネジメントシステム「JIS Q 15001」を取得済。またGoogle提供の国内サーバーを利用しており、アクセス制限機能付き。安全で快適なテレワーク環境を整えたい企業には大変おすすめです。

承認経路を簡単作成

ジョブカンは承認経路を簡単に作成できるので、申請内容によって決裁者が異なる場合には大変便利です。具体的には申請金額と入力項目によって申請経路を分岐できる仕様になっており、設定はワンクリックでOK。例えば申請金額が20万円以下なら部長、20万円以上なら社長が決裁するなど、細かい条件設定にも対応できます。入力内容によってあらかじめ設定した決裁者のところに申請がいくので、決裁フローが複雑な会社にもおすすめです。

起業支援プログラムがある

ジョブカンには起業支援プログラムがあり、設立3年未満の企業はシリーズ製品を1年間無料で利用できます。ワークフローシステムも例外ではなく、起業3年以内であれば1年間無料サービスが適用されます。

起業したてで経営資金が十分でない場合、経営が軌道に乗るまでいかにランニングコストを抑えるかが事業成功の鍵を握ります。便利なシステムを導入してもコスト高で経営を圧迫するようであれば本末転倒ですので、固定費の支出には特に慎重になる必要も。その点ジョブカンは費用面でも無理なく導入できるので、起業家にとって強い味方となるでしょう。

入力内容を自動制御

ジョブカンワークフローは入力内容の自動制御機能もあるので、申請ミス・入力漏れを極力防ぐことができるでしょう。

紙文書の場合は書いてほしい内容が未記入だったり、規定外の金額申請など何かとミスが発生しがちです。間違いがあれば再申請が必要で、二度手間になる分意思決定まで時間もかかります。しかしジョブカンワークフローには入力種別設定があり、必須設定や入力制限機能もあるので、誤りがあれば申請者が気付ける仕組みになっています。

また承認放置アラートもあり、承認されていない申請あれば通知が来るので、決裁者のうっかりミスで承認が放置される恐れもありません。決裁プロセスで起こるさまざまなミスを防げる仕組みがあるのは、業務効率化の観点でも大きなメリットです。

充実のサポート体制

ジョブカンワークフローはサポート体制の充実ぶりでも注目を集めています。導入時には専属の担当者がつき、運用開始まできめ細やかなサポートを行います。導入後も電話、メール、チャットで幅広いサポートを行っているので、疑問点や万が一のトラブル発生時も安心です。

また2020年に開始された新オプションの「初期設定代行サービス」も便利!設定時間のない方や、ワークフローシステムを初めて利用する方に向けて、事前ヒアリングを行った後に専門スタッフが設定業務を代行します。一度の限りの設定で労力を使いたいくない方には最適のサービスと言えるでしょう。

業界最安値級で30日間の無料お試しあり

ジョブカンワークフローの最大の魅力はリーズナブルな料金です。業界最安値級の価格でサービスを提供。料金体系もシンプルで明朗会計をご希望の方には最適です。料金詳細については後程詳しく解説します。

また30日間の無料お試し期間のサービスもあり、有料機能も余すところなく使い心地を試せます。ワークフローシステムは一度導入をすると、途中で変更をするのは想像以上に手間がかかります。本格導入をする前に実際に見て触っておけば、後で後悔をすることもないでしょう。

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徹底調査で分かったジョブカンワークフローを使うべき人・会社

ジョブカンワークフローには多くのメリットがあることがお分かり頂けたと思いますが、ジョブカンワークフローを使うべきはどのような人・会社なのでしょうか?

使いやすいワークフローシステムをお探しの方

ジョブカンワークフローは使いやすさを重視する方には大変おすすめの製品です。分かりやすいUI、シンプルな画面設計で操作方法を直感的に理解できるので、初心者の方でもすぐに使いこなせるでしょう。それでいて複雑な経路設計もできるので、操作は簡単でもスペック不足ということはありません。管理者側の管理運用も分かりやすく、紙文書の決裁フローに慣れている方でも安心です。

さらにGoogle Suite、Googleアカウントとの連携もあり、既存のユーザ・グループ情報を同期可能。Googleアカウントでのログインもでき、メールアドレスやパスワードなど都度入力する手間が省けます。この点もユーザーには好評です。

またサポートにも定評があり、万が一トラブルが発生してもリアルタイムでサポートを受けられます。操作性はもとより保守・運用の面でも使いやすいシステムです。

シリーズ製品と連携して利用したい方

ジョブカンはシリーズ製品が豊富で、ワークフローシステムのほかに勤怠管理、経費精算、採用管理、労務管理、給与計算のクラウド型システムを提供しています。ジョブカンシリーズのIDを持っていればいずれもすぐに導入できるので、バックオフィス業務のシステム統合をしたい方には大変おすすめです。

特にニーズの高い経費精算についてはワークフローの画面上で併用可能です。経費精算とワークフローの併用ができれば、社内のあらゆる申請書を効率的にクラウド管理できるでしょう。シリーズ製品とワークフローを併用する際は、通常よりリーズナブルな料金なのも嬉しいポイント。併用した場合の料金詳細は要問い合わせです。

初期設定に不安のある方

ジョブカンは初期設定に不安のある方には特におすすめです。運用開始までは専属の営業担当が丁寧にフォローをするため、PCに不慣れな方でも不明点を一つづつ解消しながら導入できるでしょう。

オプションの初期設定代行サービスでは、委託会社の業務担当者がクライアントのIDとパスワードを共有して直接ログイン&操作。委託会社はPWを安全に共有するLastpassを使って作業をするので、管理者以外がPWを見ることはできません。セキュリティ対策は万全でその点も安心です。

また導入後のサポート体制も充実しているので、初心者の方も導入から運用まで安心して利用できるでしょう。

ジョブカンワークフローの料金プラン

ジョブカンワークフローを使うべき人・会社にもう一つだけ付け加えるとしたら、それは「低コストで利用できるワークフローシステムをお探しの方」です!

ジョブカンワークフロー最大の魅力は何と言っても業界最安値級の料金体系です。ここで改めて詳しい料金プランについて見ていきましょう。以下紹介する月額費用は1ユーザーあたりの料金です。

初期費用・サポート費用:0円
ジョブカンワークフロー:月額300円
ジョブカン経費精算:月額400円
ワークフロー+経費精算:月額600円
初期設定代行サービス(オプション):18万円~

なお、最低利用料金は月額5,000円です。またジョブカンの他の製品と併用した場合は1ユーザーごとに50円以上の割引を受けられます。※すべて税抜き

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ジョブカンワークフローの導入実績・効果

ジョブカンワークフローの導入実績については既にお伝えしている通り、全国8,000社以上の導入実績があります。業界屈指の製品と言っても過言ではないでしょう。

しかし製品の本当の実力を知るには、実際に使った人の口コミが参考になります。導入前と後で業務にどのような変化が生じたのでしょうか?

ここからは実際にジョブカンワークフローを導入した企業の生の声を交えつつ、その効果を実証していきたいと思います。

A社

ジョブカンワークフローの導入ページ(株式会社Donuts https://wf.jobcan.ne.jp/case/case10/ 参照)によると、東京都港区に本社を構える住宅会社Aが、従来利用していたワークフローシステムはオンプレミス型で、開発期間は長くコスト高も悩みの種でした。またスマホ非対応で利便性と言う点でも問題を抱えていました。さらに仕様変更の際には都度ベンダーに発注しなければならず、手間暇、コストの両面からクラウド型ワークフローシステムへの移行を決意しました。

数あるワークフローシステムの中からジョブカンを選んだのは、メンテナンス性が高く、操作性も良く、各種設定を自社で自由にできるからです。また初期費用0円で月額費用がリーズナブルである点も決め手となりました。クラウド型はランニングコストがかかるので、中長期的な視点で見たときに、月額費用ができるだけ安いものを選びたかったのです。以上のことからジョブカンには他社製品にはない優位性を感じました。

実際の導入により従来抱えていた「設定変更の度に時間とコストがかかる」という課題をすべて解決。操作も簡単で従業員は3,000名近くいますが導入時も殆ど問い合わせがなく、スムーズな導入を実現できました。また経費精算との併用で交通費精算も楽になりました。

B社

ジョブカンワークフローの導入ページ(株式会社Donuts https://wf.jobcan.ne.jp/case/case12/ 参照)によると、東京都港区にあるエンターテイメント会社B社は、ビル移転をきっかけにフリーアドレス制が導入され、主管部門の作業場所が自由化されました。以降、社員は申請書ボックスや承認者を探さなければならず、決裁までに余分な時間かかってしまうことからワークフローシステムの導入が検討されました。

ジョブカンワークフローの導入の決め手となったのはコストと実装のしやすさです。従来の申請書類に加え、口頭やメールによる申請も、全てジョブカンワークフローで一元管理できるようになりました。またジョブカン上の申請をCSV形式でダウンロードできるので、申請内容をダウンロードしてそのまま契約管理に取り込めるようになり、入力の二度手間もなくなったのです。

また申請後の進捗が見える化されているので、フローがどこまで進んでいるのか一目瞭然で計画的な業務遂行が可能です。申請から承認までの時間も短縮されたので、業務効率化という観点でも申し分なしです。

面倒な初期設定もなく直感的に操作できるので、導入後の運用もスムーズです。会社規模に関わらず使いやすいワークフローシステムだと思います。

まずはジョブカンワークフローの見積もりを

ジョブカンワークフローを実際に導入した会社は、コスト面や操作性で多くのメリットを感じていることがお分かり頂けたと思います。
興味を持った方は見積もりをしてみましょう。ジョブカンワークフローが自社にマッチするか確認してから、導入を検討することが大切です!
百聞は一見に如かずですので、無料トライアルを利用して実際に使ってみるのもおすすめです。また、オンラインでセミナー動画の配信やダウンロードも提供しているので、利用してみるのもよいかもしれません。

まとめ

本記事では、ジョブカンワークフローのメリットや料金プラン、導入実績などを特集してきました。

低予算で導入できる料金プランや、各種サポート体制の充実、シリーズ製品との連携、なにより直感的に操作できるなどの多くのメリットがあるワークフローシステムです。ユーザー満足度の高い人気のワークフローシステムをお探しの方におすすめと言えるのではないでしょうか。

現在多くの会社からワークフローシステムが提供されていますが、最適な製品を選ぶには各システムの特徴を押さえる必要があります。見積もりを通じて、自社にあったワークフローシステムを導入しましょう!

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著者

imitsu編集部

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