営業のPDCAを回すには?おすすめのSFAツール5選

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更新日:2018年12月28日 | 公開日:2018年12月28日

経験や、長年のカンで営業成績を上げる人・会社もありますが、すべての営業担当者が業績を上げるには、PDCAの実行が不可欠です。しかし、PDCAの一つ一つのプロセスをこなすには、これまでのような紙ベースでは効率も悪く、不都合も生じるでしょう。

そこでこの記事では、営業におけるPDCAについてプロセスごとに解説します。さらに、PDCAを効率的に実行するために役立つSFA(営業支援システム)5選についても紹介するので、導入の際は参考にしてください。

PDCAとは

PDCAとは

PDCAとは、業務を効率的に実行し、改善するための手段です。アメリカの物理学者 Walter Andrew Shewhart(ウォルター・アンドリュー・シューハート)によって、第二次世界大戦後に提唱されました。

仕事をするにあたり、場当たり的に動いても、非効率的で生産性が上がらず、継続して成果を上げ続けるのは難しいでしょう。そこでPDCAサイクルで動くことが必要になります。PDCAは、P(Plan=計画)、D(Do=実行)、C(Check=確認・評価)、A(Action=改善)の4つの要素から成り立っています。

たとえば、学生の頃の試験勉強を思い出してみましょう。まずは試験日までの学習計画を立てます(=Plan)。次に自分で立てた学習計画通りに勉強に励むとしましょう(=Do)。そして試験を受けて、試験の点数、どこが間違っていて、どこが正解していたかといった結果を確認(=Check)。これで終わらず、間違っていた問題は再び取り組み方を変えて再挑戦する(=Action)します。

学生の中には、勉強して、結果が出たら、点数を見て満足してしまう人や、諦めてしまう人も多いでしょう。しかし、試験勉強でPDCAを説明するなら、結果が出た後に、できなかったところは再度解き直し、できたところはさらに自信をつけられるように解いてみる。結果を見直して、次回の行動に活かす点がPDCAサイクルの最重要ポイントです。

営業におけるPDCAとは

営業におけるPDCAとは

PDCAは、仕事全般に適用できます。また医療や福祉などの領域でも、患者へのアプローチ方法として活用されているのです。汎用性の高いPDCAサイクルは営業という仕事にも非常に適した方法だと言えます。

営業業務において闇雲にアポをとって、失敗した場合、やる気や情熱でまた次々に営業をかけても、効果はあまり期待できません。営業にとってPDCAが大切なのは、商談成立をゴールとした場合、成功しても失敗しても結果を次の行動に還元できるからです。終わったことは振り返らない営業担当者もいますが、それでは同じようなミスが続く可能性があります。

このような事態を避けるために、営業担当者には次のようなPDCAが必要です。

・Plan=計画の時点で、マーケティングを参考にした訪問先を策定します。
・Do=実行の時点で、訪問時間や発言内容に注意して営業活動を遂行。
・Check=確認・評価では、営業活動が商談成立にどの程度結びついたのかを振り返ります。
・Action=改善では、評価の結果見直しが必要な事項を絞り、次回の営業活動にそれを活かします。

営業ではこのようなPDCAを繰り返すことで、より安定した商談成立率を確保できるでしょう。

営業におけるP(Plan)

営業におけるP(計画)は、マーケティングの結果分析されたターゲットの特定から始まります。どの企業にいつ頃訪問するのかという「計画」を立てましょう。

この時、顧客情報をよく参照し、これまでの取引情報を把握しておくことも重要です。いつ、どの商品を、どれくらいの価格で提供したのか、また担当者の氏名や特徴についても考慮して、綿密な「計画」を立てるとよいでしょう。

営業におけるD(Do)

営業にとってのD(Do=実行)は、営業活動そのものです。先に計画(Plan)した通りの日程に、計画した通りの担当者を訪問しましょう。

この時に計画外の行動をとることで、結果がよい方にも悪い方にも変化するかもしれません。計画外の行動をした際には、日報(活動報告)できちんとその詳細について残しておくとよいでしょう。

営業におけるC(Check)

営業におけるC(Check=確認・評価)は、営業活動後の振り返りです。具体的には日報(活動報告)の作成することで営業活動の内容を見直します。

この時、どの行動がどのような結果に結びついたのかを把握することが大切です。
例えば、よかれと思って行った新製品の提案が、担当者にとっては不要で、場の空気が悪くなったこと。あるいは、顧客情報の確認不足で担当者が変更になっていて焦ったこと。このように営業担当者内での確認は、次のA(Action=改善)につながります。

一方、マネージャークラスにもC(Check=確認・評価)は役立つでしょう。

・担当者Aは、1日に3社回って、商談成立がこのうち2社。
・担当者Bは、1日に10社回って、商談成立が2社。

このような結果について、原因を探し、評価するのです。そうすることで、営業担当者間の成績差を埋め、安定して業績の確保につなげられるでしょう。

営業におけるA(Action)

営業におけるA(Action=改善)は、Cで振り返った結果を反映させた後の営業活動を指します。たとえば先ほどの担当者Bの例で考えてみましょう。

担当者Bは、10社も訪問しているのに、契約に結びついたのはわずか2社でした。この時担当者Aが実行しているのに、担当者Bが実行していなかったことをCの振り返りで見つけたとします。担当者Aは計画の時点から訪問先の都合のよい時期や趣向を把握していたのに対し、担当者Bは自分の予定や都合で訪問していたとしましょう。この差を埋めて行動にうつすのがA(Action=改善)です。

その後改善のポイントを把握できたら、またP(Plan=計画)から始めてみる。これが営業のPDCAです。

SFAが営業のPDCAを回すのに役立つ理由

SFAが営業のPDCAを回すのに役立つ理由

SFA(営業支援システム)は、営業担当者の業務効率化、および業務のスリム化を実現してくれるクラウドサービスです。一部のSFAでは、クラウドではなくオンプレミスで活用できるサービスもあります。営業支援システムのSFAは、営業担当者やマネージャークラスの管理職がPDCAサイクルを回すのに非常に役立つツールです。

たとえば、P(Plan=計画)の場合、SFAなら顧客情報等をもとに、自動的に綿密なマーケティングを行います。蓄積された顧客情報を参考にするだけでも、有効な計画を立てられるでしょう。

D(Do=実行)なら、営業活動を行う際、誰がどこを回っているのかがリアルタイムに更新される活動報告を見れば一目瞭然。マネージャーは活動報告を見ながら的確な指示を出すことができます。

C(Check=評価・確認)を行う際にも、AI(人工知能)搭載のSFAなら、営業担当者間の差を分析。分析することで受注と失注の差から見込み顧客をはじき出すことができるため、評価が格段に楽になるでしょう。

A(Action=改善)のために、営業担当者のみではなく、チームでの意見交換が必要になる場面もあります。こんな時には、SFAの社内SNS機能やグループウェア機能を使用しましょう。
これによってば、誰がどこにいてもリアルタイムで意見交換をすることが可能です。

SFAの機能

SFA(営業支援システム)の機能は、提供している企業によって多様性があります。基本的にどのSFAにも備わっているのは、リアルタイムで更新可能なクラウド上の日報(活動報告)作成機能です。従来の営業活動では1日の営業活動が終わってから一度会社に戻り、その日の日報を作成する必要がありました。

ところが、マルチデバイス対応のSFAを活用すれば、外出先から1件の営業活動が終わり次第、リアルタイムで報告できます。スマホ、タブレット、ノートPCなど、Wi-Fi・インターネット環境が整っていればいつでもどこでも報告可能。会社に戻る必要もなくなり、スキマ時間で作成できるため、残業時間の削減につながります。

さらに案件管理の機能を使えば、誰がどの企業で営業しているか、どの商品を扱っているか、担当者ごとの進捗状況などを把握できます。この機能は現場の営業担当者よりも、マネージャークラスの管理職の方が効果を実感できるでしょう。これまで営業担当者にいちいち報告を催促していた手間を省くことができます。

高機能型のSFAでは、AI(人工知能)を搭載しているものもあります。このようなタイプのSFAでは、受注と失注の履歴を自動的に分析し、その差から見込み顧客を割り出す機能を備えているものも。優良顧客をリスト化するので、営業担当者も効率よく訪問先を選ぶことができるでしょう。

社内SNSやグループウェア機能もついているSFAは、社内のコミュニケーションも円滑にします。案件へのコメントも可能なため、上司からの指示出しだけではなく、部署を越えた報連相も可能。営業担当者の進捗状況を見た事務担当が、「〇時までに見積書を用意しておきます」など、業務連絡をリアルタイムで送信できます。

このような機能を活用することで業務はスピード感を増し、効率化・業績アップにつなげられるでしょう。

営業のPDCAを回すことに役立つSFA5選

営業がSFA(営業支援システム)を導入することで、PDCAを回しやすくなるということを解説しました。しかし、どのSFAを導入しても結果は同じとは言えません。紹介してきたように、SFAの機能は多彩で、種類によって使える機能にも違いがあるのです。そこで、ここでは営業スタイルや企業規模の観点から、PDCAを回すのに役立つSFAを5つご紹介します。

Salesforce sales cloud

Salesforce sales cloud

「Salesforce sales cloud(セールスフォース・セールス・クラウド)」は、世界中でトップのシェア率を誇るSFAです。CRM(顧客管理システム)や、グループウェア、AI(人工知能)を含めた多機能型で、PDCAを回すために有効な機能が数多く備えられています。

その機能の一つが見込み客を自動で分析する人工知能。「セールスフォース」独自のAIが、顧客になる可能性が高いが、契約まで至っていない見込み客を分析します。 また、どのキャンペーンがどの見込み客にどれくらいの影響を与えたのかを把握できるようにもなります。

分析結果をもとに、P(Plan=計画)を立てることもできます。さらに見込み客に与えた影響を把握できれば、C(Check=評価・確認)も簡単に実行できるでしょう。

「セールスフォース」を使えば顧客のフェーズも表示されるので、これも自分の営業活動の結果と併せてC(Check=評価・確認)にも活用できます。「Chatter(チャター) 」と呼ばれる社内SNS機能で、マネージャーからリアルタイムでアドバイスをもらうことができ、A(Action=改善)にも有効活用できるでしょう。

Knowledge suite

Knowledge suite

Knowledge suite(ナレッジ・スイート)」は、日本初の多機能型SFAです。営業支援はもちろんのこと、グループウェア機能の使いやすさが特徴的なSFAツールです。

「ナレッジ・スイート」のグループウェア機能は、支社・グループ会社・協力会社のすべてで情報共有ができます。こちらは追加料金なしで利用できます。情報の共有によって、P(Plan=計画)を行う際、より多くの詳細な情報を元に営業計画を立てられるでしょう。

「ナレッジ・スイート」が多くの企業で導入されているもう一つの要因は、料金と契約体系が他社SFAと異なる点です。他社の大手SFAでは、1ユーザーあたりいくらという契約に対し「ナレッジ・スイート」は法人単位の契約になっています。初期費用が無料で、ユーザー数が無制限となれば、導入するか迷っている企業も手を出しやすいでしょう。加えて最上位エディションでも月々80,000円というローコストという点も大きな魅力。PDCAを回すために導入を検討している会社にとっては、嬉しいポイントでしょう。

Zoho CRM

Zoho CRM

Zoho CRM」は、SFAよりもCRM(顧客管理システム)の要素が強いクラウドサービスです。「SalesSignals(セールスシグナルス)」という機能を使えば、リアルタイムで顧客に対する営業活動が行えます。

PDCAのD(Do=実行)が、時間をかけて訪問しなくても可能になるという点で、「Zoho CRM」を導入する価値があるでしょう。

P(Plan=計画)で立てた毎日の営業指標を、円グラフやヒートマップを用いて視覚的に把握できます。せっかく立てたP(Plan=計画)でも、本人にしか分からない形式だと、後でA(Action=改善)をする際に、管理職は指示出しが困難になるかもしれません。誰が見ても分かるP(Plan=計画)を作成するのに、「Zoho CRM」が役立つのです。

しかも、「Zoho CRM」は自らのSFA・CRMを営業のPDCAに応用することを提案しています。リアルタイムで行われる活動報告は、D(Do=実行)を可視化することができます。
売り上げ予測をもとに、綿密なP(Plan=計画)を作成することにも応用できます。サービス自体が営業のPDCAサイクルを回すのに最適な構造になっているため、導入すればその効果を実感できるでしょう。

eセールスマネージャー

eセールスマネージャー

eセールスマネージャー」は、国内産の“かゆい所に手が届く”SFAです。案件管理を行う場合、より使いやすさを実感できるでしょう。

たとえば、案件管理のトップ画面からは、営業担当者それぞれの進捗状況や案件の最新フェーズが表示されます。メンバーそれぞれがスマホ、タブレット、PCといったデバイスで確認できるので、他の社員の営業活動を参照できるようになります。

営業担当者は、「自分が担当しているA社と、Bさんが担当しているC社の要件が酷似している!Bさんの過去の提案を見て参考にしよう」というように、効率的な営業活動が可能になるでしょう。

PDCAサイクルに当てはめてみると、上記のように他の営業担当者のP(Plan=計画)を共有することで、新たに同じような案件で最初から分析する手間が省けると考えられるでしょう。

また、価格面でも低価格帯のSFAとして人気を博しています。1ユーザーあたり最上位エディションでも月々6,000円というお手軽さです。

“かゆい所に手が届く”充実したサポートで、定着率は驚きの96%。PDCAを回すためにSFAを導入しようと考えている企業から注目を集めています。

UPWARD

UPWARD

UPWARD(アップワード)」は、ルート営業といったフィールドセールスにおいてPDCAサイクルを回すのに最適なSFAです。

ルート営業では、担当エリアで既に契約状態にある企業を1に何社も訪問します。「UPWARD(アップワード)」は、営業担当者の位置情報から、次に訪問すべき企業をマップ上に表示する機能があります。活用すれば営業担当者は自分で考える必要もなく、P(Plan=計画)・D(Do=実行)を行うことができるでしょう。

さらに、CRM要素の強い「UPWARD(アップワード)」は顧客管理にも重宝します。ルート営業では、時間をおいて訪問するため、どの企業がいつ、何を、どれくらいの価格で購入したのかを把握しておかなければいけません。多くの訪問先を抱えていれば、すべての情報を覚えておくのは困難です。

こんな時も、「UPWARD(アップワード)」を利用すればすべての蓄積された顧客情報を社外からも確認できます。スマホやタブレットで、訪問前に細かな情報をチェックしておけば、営業活動が円滑に進むでしょう。

営業活動が終わったら、すぐに活動報告を行うこともできます。リアルタイムでC(Check=確認・評価)もできるので、次のA(Action=改善)への対応も考えやすくなるでしょう。

まとめ

まとめ

営業は長年のカンや経験を頼りに実行するのも一つの手段です。ですが、カンに頼るだけの営業活動では営業担当者間での成績差が大きくなってしまいます。会社全体の業績アップのためにも営業担当者間の成績差をなくすためにも、PDCAサイクルを回す意識が重要です。

PDCAを意識することで、計画・実行・評価・改善という業務改善のための一連の行動が促されます。PDCAを回しやすくするためにも、SFA(営業支援システム)を導入するとよいでしょう。

導入にあたっては、自社のPDCAサイクルにマッチするSFAを選ぶことが重要です。自社にマッチしたSFAツールを導入することで現場の営業担当者はより働きやすくなり、管理職はよりマネジメントがしやすくなるでしょう。

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