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社内FAQを有効活用!ナレッジマネジメントツール6選【最新版】

近年では人材の流動化や労働人口の現象が進んでいることから、社内教育の効率化や各従業員のパフォーマンス向上を目的とした取り組みが注目を集めており、その一環として社内ルールや業務プロセスなどを集積したナレッジマネジメントツールを導入する企業が増加傾向にあるといわれています。

そこでこの記事では、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービス「アイミツ」が、社内FAQの有効活用に適したナレッジマネジメントツールを徹底調査。おすすめのツールや選び方のポイントなどを解説していきます。

目次

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ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、長年活躍するベテラン社員や優秀な成績をあげている社員の知見や部署・チーム・プロジェクトごとの業務プロセス、社内FAQなどをデータベース化して全社に共有することができるものです。知識や社内情報を目に見える形として残すことで、人材教育の充実や業務効率化といったさまざまな効果が期待できます。

また、これまで可視化していなかった情報の見直しにも有効なツールであるため、自社の提供するサービスや業務の流れに関する新たな発見が生まれることもあるでしょう。

ナレッジマネジメントツールの導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりからはじめてみてはいかがでしょうか。アイミツでは、特に人気のナレッジマネジメントツールの一括見積もりも可能ですので、ナレッジマネジメントルーツ選びでお悩みの方はお気軽にお問い合わせください

ナレッジマネジメントツールにできること

ナレッジマネジメントツールを活用すると、具体的にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここからは、ナレッジマネジメントツールの導入の利点を解説していきます。

業務の属人化を防止できる

新入社員の入社時や人事異動があった場合でも、業務の進め方などをマニュアルにまとめておけば、業務のレクチャーや引継ぎがスムーズに進められます。さらに、優秀な社員のノウハウを共有することで、新入社員であっても比較的早い段階から戦力として活躍できるのではないでしょうか。

また、専門的な知識が求められる業務でも、特に重要な情報をナレッジマネジメントツールを通じて共有すれば、「特定の社員にしか対応できない」といった事態が防止できます。人材流動時のカバーはもちろん、全体的なスキルアップなど、さまざまな効果に期待できるでしょう。

欲しい情報にすぐたどりつける

紙のマニュアルを使用している会社も多くありますが、その場合は必要な情報を探し出すのに手間と時間が必要です。また、WordやExcel、PowerPoint、PDFといったデータで保存していても、ファイル数が膨大であれば求める情報にたどり着けないこともあるでしょう。

ナレッジマネジメントツールには、検索機能が搭載されています。そのため、膨大な情報が蓄積されている場合でも、簡単かつスピーディーに必要な情報を見つけることができます。マルチデバイスに対応しているツールを導入すれば、外出先からでも利用が可能です。

社員のスキルアップにつながる

ナレッジマネジメントツールを通じて全社に有益な情報を共有することで、従業員は幅広い情報が得られます。また、ベテラン社員や優秀な社員のノウハウを可視化して共有できれば、業務に不慣れな新入社員や、なかなか成果が出せていない社員のスキルアップにもつながるでしょう。

業務に関する情報がすぐに調べられる・学べる環境を整えておくことで、移動中や空き時間の有効活用が可能となります。そのためにも、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなど幅広い端末に対応しているツールを選ぶのがおすすめです。

社内FAQを有効活用できるナレッジマネジメントツール6選

ナレッジマネジメントツールにはさまざまな種類がありますが、ここからは専門知識や社内FAQの共有に向いている、一般的には「ヘルプデスク型」と呼ばれているサービスを紹介していきます。

Qast

「Qast」は、東京都渋谷区に本社を置くanyが提供しているナレッジマネジメントツールです。FAQとメモでナレッジを共有するシンプルな機能構成が特徴で、幅広い業種で導入されています。
主な機能は、大きく分けて「投稿作成」「閲覧」「検索」「通知」の4つ。テンプレートを用いた投稿のほか、キーワード検索、編集権限設定など、シンプルながらも社内FAQとして使用しやすい機能が揃っています。「Chatwork」や「Slack」との連携にも対応しており、「Slack」との連携では投稿内容の「Qast」へのストックが可能です。
料金はユーザー数に応じた契約となっていますが、目安としては月額2,250円から5万円(税抜)。セキュリティや容量アップもオプションとして提供しています。

esa

「esa」は、東京都中野区に本社を置くesaが提供しているナレッジマネジメントツールです。「最初から完璧なものなんてない。 esaは情報の一生を見守りたい。」というコンセプトで開発されているのが特徴で、これまでに3,000を超える企業に導入された実績があります。
記事の投稿・作成をはじめ、ユーザー管理・外部公開、カテゴリ設定など。作成途中の情報の公開・管理ができるWIP機能や複数人による同時編集にも対応しているため、さまざまな観点からFAQの内容を充実させていくことができます。過去のバージョンへの復元ができるのもうれしいポイントといえるでしょう。
なお、料金は1ユーザーあたり月額500円(税込)とリーズナブル。申し込み後は2ヶ月間のフリートライアルサービスが利用できるのも魅力です。

Qiita Team

「Qiita Team」は、主にエンジニア向けITサービスを手がけるIncrementsが提供しているナレッジマネジメントツールです。シンプルなサービス設計が特徴で、手軽に社内への情報共有を行うことができます。
主な機能は、プレーンテキストによる記事作成やテンプレート設定、メンション通知、コメント投稿など。簡単に検索がしやすい仕組みになっており、投稿者は書くことに集中できるため、スピーディーなFAQ構築が期待できます。セキュリティ面にも強く、各種アクセス制限による不正対策が充実しているのもうれしいポイントです。
ユーザー数に応じた5種のプランが用意されており、もっとも安価な「Micro」プランはメンバー上限3人・ファイル容量30GB・投稿数無制限で月額1,520円(税込)。メンバー上限17人以上の「Extra」プランでは、IPアドレス制限機能も利用が可能です。

DocBase

「DocBase」は、東京都武蔵野市に本社を構えるKRAYが提供しているナレッジマネジメントツールです。テレワークの活性化を目的としているのが特徴で、リモートでも使いやすいさまざまな機能が揃っています。
たとえば、文書作成機能では複数人による同時編集が可能。ツール内のメモの差し込みやGoogleドキュメントをはじめとする外部ツールの埋め込み、編集履歴確認などの機能を備えています。すでにGoogleドキュメントなどで作成した資料がある場合は、社内FAQの作成もよりスムーズになるでしょう。
また、料金の目安としてはユーザー200人までの契約の場合で月額900円から3万9,500円(税抜)。ユーザー数3人まで・ストレージ容量3GBの「スターター」プランは、1名あたり300円とリーズナブルに導入することができます。

ナレッジリング

「ナレッジリング」は、東京都千代田区に本社を構えるCBITが提供しているナレッジマネジメントツールです。コールセンター向けの情報共有・FAQシステムとして開発されているのが特徴で、サントリーやJTBといった有名企業を含む200社以上に導入されています。
記事作成をはじめ、表作成、公開バージョン管理、パスワード設定、ユーザー管理、統計モニタリングなど幅広い機能を実装。検索機能が充実しているのが特徴で、添付ファイルを含む全文検索に対応しているだけでなく、OR検索やNOT検索も可能なので絞り込みが容易です。
料金は導入方法に応じて複数のプランを用意しており、「SaaS」プランは初期費用9万8,000円、月額料金は基本料が9,800円、1名あたりのアカウント料金が120円(すべて税抜)。そのほかには、AIチャットボット とセットのプランやASPプランがあります。

超FAQの達人

「超FAQの達人」は、さまざまなITソリューションを手がけるアクセラテクノロジが提供しているナレッジマネジメントツールです。FAQだけでなく、マニュアルや過去の対応履歴などを統合的に活用できる設計を採用しています。
SNS感覚で手軽にFAQが作成できるほか、動画を活用したFAQの作成も可能。ツール上で字幕やシーンの分割も行えるので、専任スタッフが不在の場合でも安心です。作成したFAQはタグで分類することができ、わずか数クリックで欲しい情報にたどり着けるため、作業時間の短縮にもつながります。
また、38言語への自動翻訳に対応しているため、手間をかけずに日本語で作成したFAQの多言語展開ができるのも大きな魅力。タグや動画のチャプター、コメントも翻訳の対象なので、外国人スタッフの多い場合でも安心です。

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ナレッジマネジメントツールを選ぶポイント3つ

より適切なナレッジマネジメントツールを導入するためには、どのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。以下からは、導入サービスを選ぶ際に気を付けたいポイントを解説していきます。

操作性の高さ

ナレッジマネジメントツールの導入によるメリットの1つとして、社内教育の効率化があげられます。FAQとしての活用はもちろん、人材育成をよりスムーズかつスピーディーに進めるためのツールでもあるので、操作性の高さについても十分に確認しておく必要があります。

操作性にすぐれているツールであれば、従業員への定着もスムーズだと考えられます。そうした効果を得るためにも、「どのように運用したいのか」「必要不可欠な機能はなにか」などもしっかりと考慮しながら、きちんと目的に合った操作性のツールを選ぶのがベストでしょう。

分かりやすさ・見やすさ

FAQとしてナレッジマネジメントツールを導入する場合は、部署や職種、役職などを問わずすべての従業員の使用が前提となるため「誰にでも使いやすいシステムであること」が重要なポイントです。FAQを作成する側にとっても、情報を探す側にとってもインターフェースが複雑ではツールの浸透は困難だといえます。

そのため、ナレッジマネジメントツールを検討するときには、機能や価格だけでなく、実際の操作画面をしっかりと確認するのがおすすめです。分かりやすさ・見やすさを事前に確かめておくことで、導入後の積極的な活用が実現するでしょう。

手軽さ

ナレッジマネジメントツールに期待できるのは、社内の情報共有や自己解決の推進です。そのためには、手軽に利用できるツールであることも大切ではないでしょうか。

たとえば、FAQの投稿プロセスが複雑なシステムを導入した場合は、ツールの使用自体が負担となり情報量が乏しくなる可能性があります。また、運用しやすいシステムでなければ管理者側にとっても負担となるでしょう。

継続的にナレッジマネジメントツールを活用していくためにも、導入や運用がシンプルなツールを選ぶことをおすすめします。

まとめ

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、情報取得の時間が短縮できることはもちろん、社員教育の効率化、情報提供を通じたコミュニケーションの活性化が期待できます。しかし、こうしたメリットを得るためには、自社のニーズに適したツールを導入する必要があります。

しかし、数あるナレッジマネジメントツールに関する調査を行い、各サービスを比較するのには時間と手間が必要です。通常業務で多忙な場合は、そうした作業に時間を割くのが困難という方もいるでしょう。

アイミツ」では、ナレッジマネジメントツールの資料請求を受け付けています。複数の資料の一括請求にも対応しているので、ナレッジマネジメントツール選びでお悩みの方はお気軽にお問い合わせください

アイミツ

著者

imitsu編集部

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