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スタートアップにおすすめのグループウェア3選|機能・評判などを徹底調査!

スタートアップの会議の雰囲気

更新日:2019年01月18日 | 公開日:2019年01月18日

今回のテーマは、スタートアップにおすすめのグループウェア3選です。創業して間もない企業やこれから会社を起ち上げる方に向けて、導入時に気を付けるポイントとあわせて、おすすめのグループウェアを紹介していきます。

その前に、グループウェアとはいったいどんなものなのかあらためて整理しておきましょう。

1. グループウェアとは?

1.グループウェアとは?

グループウェアは、チームで協力して取り組む仕事をアシストするツールです。チャットや社内SNS、スケジューラー、ワークフローといった機能がパッケージ化されており、社員同士がリアルタイムにやりとりしたり、お互いの予定を確認したり、予算や休暇の申請・承認をweb上で完結させたり、さまざまな使い方ができます。

普及するきっかけになったのは、1996年にIBMがリリースした「Lotas Notes 4.0」と言われています。当時はインターネット黎明期。情報化社会への対応が重視されるなか、アメリカの大手メーカーやIT関連企業を中心に導入が進み、そこから世界中へ広まっていきました。

日本国内でも多くの企業がグループウェアを利用しており、現在の市場規模は約1,050億円、うち約85%をサーバーを必要としないクラウド型が占めています。

2. スタートアップにグループウェアは必要?

2.スタートアップにグループウェアは必要?

数名規模のオフィスに、グループウェアは本当に必要なのでしょうか?導入したところで、そのメリットを十分に受けられるのでしょうか?

結論から伝えると「必要」です。理由としては、起ち上げて間もない会社ほどスピーディーかつ正確なコミュニケーションが大切になるからです。

例えば、事業を立ち上げたタイミングでは、資金調達の交渉のために社員全員が外出していることも少なくありません。その際の業務連絡や情報共有の手段としてチャットや社内SNSは不可欠。きちんとログを残しつつ、移動中など限られた時間のなかでコミュニケーションできます。

また、創業時は何かと外部パートナーの力を借りる局面が多く、とりわけアプリやクラウドサービスを提供する会社の場合、社外のエンジニアやデザイナーとの接点が増えます。そうした際もチャットやオンラインストレージを使えば、直接顔を合わせなくても、お互いの業務に必要な情報や素材をスムーズに交換することが可能です。

3. スタートアップに適したグループウェアを選ぶ際のポイント

3.スタートアップに適したグループウェアを選ぶ際のポイント

次に、スタートアップに適したグループウェアを選ぶ際のポイントを説明します。

3-1. 料金

まず大切なのはコスト面です。グループウェアを導入したことによって会社全体の予算が圧迫され、製品やサービスの開発が滞ってしまうようでは本末転倒です。各グループウェアの料金プランをじっくり検討し、自社に見合ったものを選びましょう。

具体的には、無料プランが用意されているグループウェア、あるいは各アプリに独立した料金が設定されていて、必要なものだけを選んで組み合わせられるタイプのグループウェアがおすすめです。

3-2. 機能

グループウェアを導入するにあたり、機能も当然大切なポイントの1つです。増員計画や将来的に発生し得る課題も頭に入れながら、相応の機能が搭載されたグループウェアを選びましょう。

ただ、少人数のスタートアップの場合、多くのグループウェアに搭載されているワークフローやポータルサイトの作成機能を使う局面が少ないのも事実です。予算や休暇を申請するにしても、承認者が1~2名ならファイル交換機能などでカバーできすし、数名程度の組織で部署別のポータルサイトを作る必要はありません。

そういった点で業務フローの改善というよりは、情報共有・コミュニケーションを念頭に置き、チャットや社内SNSが充実しているグループウェアを優先的に検討するのがいいと思います。

3-3. 最低利用人数

グループウェアによっては、最低利用人数が決まっているものや、1名から利用できたとしても5人分・10人分の料金がかかるものがあるので注意する必要があります。こうした点については、料金プランのページなどに注釈程度に書かれていることが多いので、不安なら運営会社に直接問い合わせてみましょう。

無駄なコストを抑えたいのなら、もちろん1名・1人分の料金から契約できるタイプがおすすめです。

3-4. クラウド型orオンプレミス型

基本的にはクラウド型の1択で問題ないと思います。クラウド型グループウェアのほとんどは初期費用がかからず、サーバーを用意する必要もないので、申し込んだその日のうちから利用することも可能です。

一方オンプレミス型は、カスタマイズ性こそ優れているものの、サーバーや周辺機器を自分で用意・設定する必要があるため、エンジニアのいない少人数のスタートアップだと対応できないこともあるでしょう。

4. スタートアップにおすすめのグループウェア3選

4.スタートアップにおすすめのグループウェア3選

それでは、スタートアップにおすすめのグループウェアを3つ紹介します。それぞれの特長・注意点をまとめたので参考にしてください。

4-1.「Aipo(アイポ)」

Aipo トップページ

https://aipo.com/

Aipoは、TOWN株式会社が提供しているグループウェアです。もともとはオープンソースのソフトウェアとして開発され、2018年3月にあらためてクラウド型サービスとしてリリース。トータル1万社以上のクライアントに利用されています。

コストパフォーマンスでは国内トップクラスの水準にあり、とりわけ中小店舗への導入実績が多いようです。

特長

何より大きな魅力は、必要な機能だけを選んで組み合わせられることです。カレンダー(1人あたり月額200円)、社内SNS(1人あたり月額100円)、タイムカード(1人あたり月額100円)といったように、アプリごとに料金が設定されているため、無駄なコストを最小限に抑えられます。

また、ユーザー目線にこだわり抜いて開発された分かりやすいインターフェイスも特徴の1つです。カレンダーは横軸に日付・曜日が並び、横軸が1時間ごとのマスで仕切られており、メンバー1人ひとりの予定が色分けして表示されます。誰にどんな予定があるのかひと目で把握できるうえ、スケジュールの追加・変更もドラッグ&ドロップで自由自在です。

さらに、公式ストアには豊富な追加アプリが用意されていて、必要に応じて機能を拡張していくことが可能。実際に利用しているユーザーの間でも、ネガティブな意見はほとんどありません。

注意点

画像やドキュメントを保存するオンラインストレージの容量が1人あたり1GBに限られます。少人数のうちは問題ないと思いますが、取り扱うデータが増えてくると、社内サーバーのディスクや外部のストレージサービスと併用する必要がありそうです。

また、もともとオープンソースのソフトウェアとして開発されたこともあって、アフターサポートがチャットのみに限られるのもやや痛いところです。緊急時のトラブルなどの際は、もどかしさを感じることがあるかもしれません。

Aipo(アイポ)の情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

4-2.「iQube(アイキューブ)」

iQube(アイキューブ) トップページ

http://www.iqube.net/

iQubeは、株式会社ガイアックスが提供するグループウェアです。2008年のリリース以来、中小企業を中心に9,000社以上のクライアントに利用されています。

都内を中心にモバイルショップを展開している通信サービス会社では、情報共有ツールとしてそれまで使っていたブログサービスの代わりにiQubeを導入。チャットを使ってリアルタイムにやりとりが可能になり、顧客からの要望に応えるスピードが格段に増しました。さらに、スケジューラーやタイムカードも活用し、バックオフィス業務のコスト削減にも成功しています。

特長

特長は、ユーザー10名までなら期間の制限なく無料で利用できることです。初期費用も一切かかりません。のちのちの事業拡大を見据え、できるだけ資金を確保しておきたいスタートアップにはぴったりのグループウェアではないでしょうか。

また、無料ながらチャットやスケジューラー、ToDoリストといった12種類の機能が付いており、外出しているスタッフとの情報共有やタスク管理などさまざまな局面で効果を発揮します。なかでもスケジューラーはユーザーの間でも評価が高く、「会議」「来客」といった用件別に予定を色分けして表示できるほか、週次の定例MTGなどを繰り返し登録することも可能です。

加えて、強固なセキュリティ対策も強みの1つです。すべてのアプリがSSL(暗号化通信)に対応しているうえ、データを保存するサーバーは24時間の監視体制が敷かれており、不正アクセスや情報漏洩の心配をすることなく利用できます。

注意点

無料プランの場合、オンラインストレージが1人あたり30MBに限られます。この容量だと正直なところ情報共有ツールとしては実用性に乏しく、デジカメで撮影した画像は5枚~10枚程度、pdfのカタログ・営業資料は2~3点程度で一杯になってしまいます。導入時からGoogleドライブなどとの併用を検討する必要がありそうです。

また、無料プランでは電話・メールでのサポートが受けられないので、自分で調べながら使い方を覚えていくのが苦手な人には、ややハードルが高いかもしれません。

iQube(アイキューブ)の情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

4-3.「Grmo(グルモ)」

Grmo(グルモ) トップページ

https://grmo.jp/

Grmoは、株式会社8bitが提供しているクラウド型のグループウェアです。シンプルな機能と使いやすさに定評があり、これまで1,000社以上のクライアントに導入されてきました。公式サイトの導入事例を見ると、とりわけ中小企業やベンチャーの割合が高く、美容室や飲食店からも高い人気を集めているようです。

飲食店を運営しているある企業では、外出の多い営業スタッフの勤怠管理を効率化するためにGrmoを導入。その結果、タイムカードを手書きで修正する必要がなくなったうえ、出退勤のデータをcsvファイルで出力できるようになり、集計の手間も大幅に減りました。

特長

利用できるアプリがスケジュール共有・掲示板・タイムカード・効果測定・旅費精算の5つに限られているので、使い方を覚えるまで時間がかかったりすることもなくスムーズに利用できます。とりわけ経費精算アプリの使いやすさには定評があり、スケジューラーに登録した訪問先に合わせて交通費を自動算出し、精算までワンストップで行うことが可能です。

加えて、格安料金も魅力の1つです。従業員10名の会社の場合、12ヵ月コースで契約すれば、1人あたりの料金を月額70円に抑えられます。予算が限られるスタートアップには有力な選択肢の1つになるのではないでしょうか。

注意点

低価格である以上、仕方のない部分ではありますが、多くのグループウェアに標準搭載されているチャットが付いていません。社員同士のコミュニケーションや情報共有を活発にしたいなら、LINE WOKSやチャットワークといった外部のサービスと併用する必要があります。

また、カスタムアプリの作成機能やAPIによる外部サービスとの連携機能も付いていないので、使い慣れてくるとやや物足りなさを感じることがあるかもしれません。

Grmo(グルモ)の情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

5. まとめ

5.まとめ

今回は、スタートアップにおすすめの3つのグループウェアを紹介しました。

それぞれにメリット・デメリットがあるものの、無駄なコストを極力減らしたい場合は「Aipo」、無料を前提に、セキュリティ対策も重視するなら「iQube」、スモールスタートしたい場合や経理の効率化に重点を置く場合は「Grmo」を優先的に検討するのがいいのではないでしょうか。

グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。

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