あなたの発注コンシェルジュ

フリーダイアル

0120-917-819

営業時間 平日 10:00~19:00

無料で使えるグループウェア3つの評判・機能を徹底比較!

グループのイメージ

更新日:2019年01月16日 | 公開日:2019年01月16日

「売り上げに直接つながる訳ではないので、できるだけコストを抑えたい…」
「費用対効果を上手く説明できず、上長の承認が得られない…」。
グループウェアを導入するにあたって、そんな悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。

今回取り上げるのは、いずれも無料プランが用意されている3つのグループウェア。機能や使い勝手にも定評があり、コストを抑えつつ社員同士の情報共有やコミュニケーションを改善していきたい企業にはぴったりのツールです。それぞれの機能や特徴を見比べつつ、具体的にどんな利用シーンに適しているのか紹介していきます。

1. グループウェアとは?

1. グループウェアとは?

本題に入る前に、グループウェアとはどんなものなのか、あらためて整理しておきましょう。

ひと言でいえば、グループウェアとは「チームで取り組む仕事を手助けするツール」です。チャットや社内SNS、スケジューラー、ワークフローといった機能がパッケージ化されており、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休暇を申請・承認したり、さまざまな使い方ができます。

ある老舗染物メーカーでは、グループウェアを導入して顧客台帳や受注管理のプロセスを改善したことで、残業時間が大幅に減った一方、過去最高の売り上げをマークした事例もあります。

現在は、サーバーを必要としないクラウド型が主流になっており、約1,050億円といわれるグループウェアの市場規模のうち、約85%をクラウド型が占めています。

2. 無料のグループウェアを選ぶ際の3つのポイント

2. 無料のグループウェアを選ぶ際の3つのポイント

次に、無料のグループウェアを選ぶ際のポイントについてお伝えしていきます。

ポイント1. 機能

有料のグループウェアと比べて、機能の数が限られるのは致し方ない点ではありますが、導入する以上はそのメリットを最大限享受したいもの。それぞれの公式サイトの機能一覧に目を通し、何がどこまでできるのかしっかり把握したうえで導入を決めましょう。

社員同士のコミュニケーション・情報共有を活発化させたいならチャットや社内SNSが付いたグループウェア、業務フローを改善したいのならワークフローやタイムカード、経費精算といったアプリを搭載しているグループウェアがおすすめです。

ポイント2. 操作性

無料のものに限らず、グループウェアを選ぶ際は、使い勝手も非常に大切な要素です。基本的に社員全員が使うツールなので、使い勝手が悪く操作に迷ってしまうようなことがあれば、会社全体の生産性にも悪影響を及ぼします。

使い勝手については実際に操作してみないとわからない点も多く、加えてデバイスとの相性もあります。まずは無料トライアルに申し込み、日常業務に当て込んで使ってみるのがおすすめです。口コミ・レビューサイトのユーザーの意見も、判断材料の1つになるかもしれません。

ポイント3. セキュリティ

社員同士のコミュニケーションが活発になるということは、1人ひとりが扱える情報の量が増え、漏洩のリスクが高くなるということでもあります。そのため、セキュリティ面もしっかり視野に入れて選ぶことが大切です。

具体的な条件として、IPアドレスや端末によるアクセス制限は欠かせません。加えて、データセンターでバックアップ体制がとられているグループウェア、運営元がプライバシーマーク・ISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証を取得しているグループウェアが有力候補になるのではないでしょうか。

3. 無料で使えるグループウェア3選

3. 無料で使えるグループウェア3選

ここからはアイミツがおすすめする無料グループウェアを3つご紹介します。

3-1. R-GROUP(アールグループ)

R-GROUP トップページ

https://jp.r-group.com/

東京とアメリカ・カリフォルニア州に拠点を置くクラウド型のグループウェアです。2010年のサービス開始以来、2,000社以上のクライアントに利用されてきました。

また、2013年のアップデートからは多言語にも対応しており、世界中でユーザー数を伸ばしています。

特長

何より大きな特長はコストパフォーマンスの高さです。「R-GROUP」「iQube」を大きく上回る23種類の基本機能が用意されており、無料版でも基本的に制限なく利用することが可能です。一般的なオフィス業務であれば不便さを感じるケースはないでしょう。また、人数の利用制限がなく、社員の数が増えても無料で使い続けることができます。

さらに、有料版(月額6,000円)には前述の管理機能が搭載されており、あらかじめ所属部署や役職にあわせてデータの共有範囲を決めておくことで、情報の「見せる・見せない」を自動的にコントロールします。情報漏洩対策やコンプライアンスに力を入れている企業、より効率的にグループウェアを運用したい企業にはうってつけのツールだと思います。

注意点

ファイル共有やチャットなどの機能は充実している一方で、一般的なグループウェアに見られるワークフローの機能が付いていません。稟議・決済のプロセスを整備したい場合は他のツールを導入する必要があります。

また、無料である以上、運営側もコストをかけられないので仕方のない部分ではありますが、電話やメールでの相談・問い合わせには対応していません。UIが非常にシンプルなので操作に迷うことは少ないはずですが、自分で調べながら使い方を覚えていくのが苦手なタイプの方には、ややハードルが高いかもしれません。

3-2. iQube(アイキューブ)

iQube(アイキューブ) トップページ

http://www.iqube.net/

株式会社ガイアックスが提供しているクラウド型のグループウェアです。今回紹介する3つのなかでは最も歴史が古く、2008年のサービス開始以来、9,000社以上のクライアントに導入されています。

首都圏を中心にモバイルショップを運営している通信サービス会社の事例では、それまで使っていたブログサービスの代わりに導入。メッセージ機能によってリアルタイムで情報交換ができるようになったことで、顧客からの要望に応えるスピードも格段と早くなりました。

あわせてタイムカードやスケジューラーを活用することで、管理業務のコスト削減にも成功しています。

特長

ユーザー数10名までなら、期間の制限なく利用できる無料プランを用意。スケジューラーやToDoリスト、電話メモといった基本機能も充実しており、できるだけコストを抑えてグループウェアを試してみたい中小企業にはおすすめです。

とりわけスケジューラーの使い勝手の良さには定評があり、「会議」「来客」など、用件ごとに予定を色分けして表示できるうえ、定例MTGなどの繰り返し登録をすることも可能。予定が近づいた際にブラウザ上にポップアップを表示する専用プラグインも用意されています。

また、強固なセキュリティ対策がとられているのも特長の1つ。全アプリがSSL(暗号化通信)に対応しており、サーバーは24時間体制で監視されています。情報漏洩・消失の心配をすることなく、緊急時も継続的に使うことができるでしょう。

注意点

画像やドキュメントを保存・共有するためのオンラインストレージが、無料プランでは会社全体で30MB、有料プランでも1人あたり1GBに限られます。特に無料プランの30MBという容量は、他社のグループウェアのそれと比べても非常に小さく、デジカメで撮影した写真を数枚程度しか保存できません。正直なところ情報共有フォルダとしての実用性に乏しく、社内サーバーのディスクや外部のオンラインストレージと併用する必要がありそうです。

また、ハイエンドなグループウェアに見られるポータルサイトやカスタムアプリの作成機能は搭載されておらず、「R-GROUP」と同様に無料プランの場合は電話・メールでのサポートを受け付けていません。

iQubeの情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

3-3. GRIDY(グリッディ)

GRIDY(グリッディ) トップページ

https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/

ナレッジスイート株式会社が提供しているグループウェアです。ITサービス企業、不動産会社など幅広い業種のクライアントへの導入実績があり、2010年には「東京ベンチャー技術大賞」のベストイノベーション賞、2012年にはASPICによる「ASP・SaaS クラウドアワード」の会長特別賞を受賞しました。

無料版・有料版の両方が用意されており、無料版でもチャットやToDoリスト、タイムカードといった23種類に及ぶ基本機能、有料版ではそれらに加えて、情報の共有範囲を自動的にコントロールする独自の管理機能が使えます。

特長

何より大きな特長はコストパフォーマンスの高さ。「R-GROUP」「iQube」を大きく上回る23種類の基本機能が用意されており、無料版でも基本的に制限なく利用することが可能です。一般的なオフィス業務であれば不便さを感じるケースはないでしょう。また、人数の利用制限がなく、社員の数が増えても無料で使い続けることができます。

さらに有料版(月額6,000円)には前述の管理機能が搭載されており、あらかじめ所属部署や役職にあわせてデータの共有範囲を決めておくことで、情報の「見せる・見せない」を自動的にコントロールします。情報漏洩対策やコンプライアンスに力を入れている企業、より効率的にグループウェアを運用したい企業にはうってつけのツールだと思います。

注意点

無料プランはスマートフォンでの利用に対応していないため、営業スタッフや店舗の接客スタッフとの情報共有には向いていません。

加えて、他の無料グループウェアと同様、オンラインストレージの容量が小さいのもデメリットの1つ。会社全体で1GBに限られるので、商品画像や営業資料、マニュアルなどを大量に保存したい場合は、外部のストレージを導入する必要があります。

GRIDYの情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

4. まとめ

4. まとめ

今回は無料のグループウェアのなかでもとりわけ人気を集めている「R-GROUP」「iQube」「GRIDY」の3つについてご紹介しました。

それぞれにメリットとデメリットがあり、会社の規模や業務課題によって使い方は変わってくるとは思いますが、とにかく無料にこだわりたい人や、オンラインストレージを利用する機会が多い企業は「R-GROUP」、社員のスケジュール管理と共有が主な目的の企業は「iQube」、将来的な人員増加を見込んで組織の統制に力を入れていきたい企業は「GRIDY」を中心に検討するのがいいのではないでしょうか。

グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。

“グループウェア”のことなら
コンシェルジュに無料で相談!

お急ぎの方はこちら

0120-917-819

営業時間 平日 10:00~19:00

Kadono