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WAN-Signの評判と実態【2020年最新版】

WAN-Sign

WAN-Signは、機密書類などの情報資産管理事業を展開する日本通運の子会社、ワンビシアーカイブズが提供するクラウド型電子契約システムです。2,000社以上の導入実績を持つ、GMOクラウドの電子契約システム「GMO電子印鑑Agree」をベースに、独自のカスタマイズ・サービスを追加しているのが特徴。

それではなぜ、注目されているのでしょうか?実際の使い勝手は?どんな活用メリットを得られるのか?WAN-Signの実態に迫ります。

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目次
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<総評>WAN-Signはあらゆる契約形態に対応する電子契約サービス

WAN-Signは、強固なセキュリティを担保しつつ、さまざまな電子契約形態に柔軟に対応できる電子契約システムです。50年以上の歴史と4,000社以上の実績を誇る機密書類管理のノウハウを活かし、書面・電子を問わない契約書の一元管理を実現できるのもアドバンテージ。

APIによる外部システム連携や、他社サービスとの提携に積極的なのも特徴。情報資産管理の視点から契約書管理を捉えているのも、ほかの電子契約システムとは異なるポイントでしょう。

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WAN-Signの10のメリット

ご紹介した特徴を持つ「WAN-Sign」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

電子証明書・メール認証で契約締結

WAN-Signでは、電子証明書を活用した電子署名による契約締結や、メール認証による契約締結が利用でき、相手先や契約内容に応じた使い分けが可能。

電子証明書の発行は有償ですが、電子署名法に準拠した厳格な契約を締結できるのがアドバンテージ。メール認証なら、WAN-Signを利用していなくても、メールアドレスさえあれば署名できるため、BtoC取引にも最適。相手先にコスト負担を強いることもありません。

認定タイムスタンプで真正性を担保

電子証明書による契約、メール認証による契約を問わず、WAN-Signでは電子署名時に認定タイムスタンプが付与されるため、文書の改ざん防止や真正性の担保が可能。e-文書法・電子帳簿保存法に準拠した安全性の高い契約を締結できます。

時刻認証業務認定事業者(TSA)として高い評価を得ている、セイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプなのもポイント。いつ・だれが契約締結したのかを担保できるため、文書改ざんを高いレベルで防止します。

電子証明書・ルート証明書で原本性を担保

WAN-Signは、GMO電子印鑑Agreeでも利用されているGMOグローバルサインの電子証明書を利用しており、本人性・原本性の担保された安全な電子契約を締結できます。

政府機関でも利用されるGMOグローバルサインは、全世界で2,500万枚以上の電子証明書を発行する実績を持ち、高い信頼性が特徴。また、Adobe認定のルート証明書やAdobe Approved Trust List(AATL)も採用しているため、電子署名の有効性検証も可能です。

手書き署名・電子印鑑イメージ対応

電子契約システムを活用すれば、フォント入力だけで手軽に署名はできますが、従来契約書の形式・書式にこだわりたい企業もあるかもしれません。手書き署名や電子印鑑イメージに対応するWAN-Signなら、ニーズに応えられるでしょう。

WAN-Signであれば、タッチパネルなどを使って署名欄への手書き入力が可能。契約書データに印影や電子印鑑イメージを埋め込むこともできます。システムで印鑑イメージを作成できるほか、印鑑画像のスキャンもできます。

多社間契約・差し込み一括送信対応

WAN-Signは、1対1の契約だけでない、多彩な契約方法に対応しているのも特徴。3社間を超える多社間契約はもちろん、大量の雇用契約に最適な差し込み一括送信などにも対応できます。

多社間契約したい場合でも、簡単に取引先を増やせるため特別な操作が必要ないのもポイント。差し込み一括送信機能を活用すれば、テンプレート登録された文書に、氏名・住所などを記載した文書を使った差し込みが可能です。

書面契約・電子契約の一元管理

電子契約システムを導入しても、相手先や契約内容に応じて書面契約しなければならないケースもあります。書面契約書のスキャン・登録に対応するWAN-Signなら、過去の書面契約書も含めた一元管理が可能。契約書管理台帳として利用できます。

一部の都府県で書面契約の保管・電子化・機密抹消などの文書管理を依頼できるのもポイント。原本取り寄せなどの集配サービスも依頼でき、情報資産管理事業を展開するワンビシアーカイブズならではのサービスです。

充実した契約書管理機能

多種多様な項目を対象にした強力な契約書検索機能や、関連する契約の紐付け可能な親子紐付け管理機能など、充実した契約書管理機能が搭載されているのもWAN-Signのアドバンテージ。

たとえば、フォルダ管理機能を活用すれば、従来の管理方法と違和感のない契約書管理が可能。契約有効期限アラート機能も搭載されており、管理画面やメールで通知。契約書情報の一括登録や更新もでき、相手先の社名が変更された際などに、関連契約書を一括更新できます。

Salesforce・kintone・API連携

WAN-Signは、Salesforceやkintoneとの連携が可能。顧客情報と連動して帳票を作成し、営業活動と連動した一連の契約業務をシームレスに実行できます。

WAN-Signは、APIが公開されているのもポイント。Salesforceやkintoneだけでなく、基幹システムや各種CRM、SFAやワークフローなどとの連携が可能です。外部システムとの連携により、より内部統制の強化されたシームレスなビジネス環境を実現します。

情報資産管理で培った万全のセキュリティ体制

情報資産管理で培ったワンビシアーカイブズのノウハウを活かした、万全のセキュリティ体制が整えられているのも、WAN-Signを導入する大きなメリット。

通信の暗号化や電源の二重化などの厳格な運用体制を整えているのはもちろん、権限設定による不正アクセスの排除も実現。IDごとのアクセス権限設定やパスワードの厳格化、IPアドレスによるWAN-Signへのアクセス制限なども標準装備されています。

他社サービスとの連携・提携

WAN-Signは、他社サービスとの連携・提携に積極的なのも特徴。ユーザーの利便性を高めるため、新たな提携先を次々と追加しています。

2020年には、マジックソフトウェアの「Magic xpi Integration Platform」とシステム連携を開始。開発工数やコスト負担の大きいAPI連携の課題を解決し、あらゆるシステムとコーディングなしでの連携が可能になりました。また同年に、トレードシフトの「Tradeshift」ともデータ連携を実現しています。

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徹底調査でわかったWAN-Signを使うべき人・会社

ご紹介したメリットを踏まえ、「WAN-Sign」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

状況に応じて電子契約を柔軟に使い分けたい企業

複数間の合意で取り交わされる契約には、必ず相手方が存在するため、常に自社の思惑通りに契約できるとは限りません。さまざまな契約形態に柔軟に対応できる電子契約システムを導入したいと考える企業には、WAN-Signが最適です。

WAN-Signなら、メール認証による署名が可能なため、取引先が利用していなくても契約締結できます。取引先もWAN-Signを利用しているなら、より原本性の高い電子証明書の活用も可能。自社の署名を電子証明書で行い、取引先にはメール認証で署名してもらう「ハイブリッド署名」を利用できるのもアドバンテージ。3社間を超える多社間契約にも対応でき、雇用契約締結などに便利な差し込み一括送信機能も搭載しています。

電子契約・書面契約を一元管理したい企業

電子契約に関する法整備が進んだ現代でも、書面での締結を求められる契約が一部残存しています。取引先が書面契約を求めてくることもあるでしょう。今後も少なからず生じると思われる書面契約を、電子契約とともに一元管理したいと考える企業には、WAN-Signの導入がおすすめです。

WAN-Signなら、書面で取り交わした契約書をアップロードし、電子契約との一元管理も可能です。PDFとして書面契約書を登録できるため、契約内容を確認するのも容易。過去の書面契約書が大量に存在する企業に向けては、契約書の保管・電子化サービスを提供しているのもポイント。関東・関西の一部地域および福岡に限定されていますが、情報資産管理ノウハウを最大限活用できます。

外部システムと電子契約をシームレスに連携させたい企業

どんなシステムであっても、単体でビジネス全体を管理するのは困難です。ICT化が進展した現代では、複数のシステム連携がビジネスの重要なカギ。2020年1月にAPIの公開を開始したWAN-Signなら、さまざまな外部システムとのシームレスな連携を実現できるでしょう。

いまや営業スタッフに欠かせないツールとなったSalesforceと連携できるのもポイント。営業・商談・契約の一連業務を実行できます。SAPシステムや独自の基幹システムとも連携したい企業には、Magic xpiとのシステム連携が可能になったのがポイント。API開発の工数・コストなしでノンコーディングでのシステム連携を実現します。統合環境を構築したい大規模企業にも最適です。

WAN-Signの料金プラン

有料プラン
電子データ管理料:月額 1万円(PDFデータ保管5,000件まで)〜
電子証明書による契約締結:1件 300円
メール認証による契約締結:1件 100円


無料プラン
送信手数料:0円(月3件まで)
メール認証による契約締結:0円(月10件まで)
電子証明書での契約締結:年額8,000円

※料金はすべて税抜

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WAN-Signの導入実績・効果

ここからは、実際に「WAN-Sign」を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

A株式会社

WAN-Signの導入事例ページ(株式会社ワンビシアーカイブズ https://www.wanbishi.co.jp/case/ 参照)によると、A社は、オフィス機器・家具販売から内装設計・工事を含む、オフィス環境構築をメイン事業として展開する会社です。オフィスの移転や設計・工事などの幅広いサービスを提供するため、多数の協力会社・工事会社との契約締結が必須。そのための契約書作成は紙ベースで行われており、業務運営の大きな妨げでした。

日々の業務工数・コスト削減を検討し、契約締結業務の効率化に着手。生産性の向上やペーパーレスの実現など、働き方改革の観点から決定されたのがWAN-Signだったのです。クライアントに働き方改革を提案する事業の性格上、まずは自社が働き方改革を実現する必要もありました。

デジタルツールに抵抗感のない若手世代はもちろん、印影を追加できることもあり、紙の契約書に慣れ親しんだ世代にもスムーズに受け入れられました。契約締結までのリードタイム短縮を実現できたのはもちろん、推し進めているリモートワーク推進にも大きな効果を発揮できました。

印紙代コストや返送の手間を削減できたことで、社外の取引先からも好評。今後は、従来の書類保管スペースを削減するべく、書面契約書の電子管理にも取り組んでいく予定です。

B株式会社

WAN-Signの導入事例ページ(株式会社ワンビシアーカイブズ https://www.wanbishi.co.jp/case/ 参照)によると、B社は、店頭外国為替取引の受託・取次・媒介業務を中心に、海外運用コンサルティングなどの事業を展開するFX・CFD会社です。マネーゲームではない資産運用をコンセプトにサービスを提供し、業績も好調。それに比例するように、契約書類も増加を続けており、過去の契約書更新業務を進めながらも、利便性を高められる方法を模索していました。

リスクを回避するためにも、契約書原本を安全に外部保管しておきたいニーズもあり、検討を始めたのがWAN-Signの導入です。情報資産管理における長年のノウハウと実績を持つWAN-Signはニーズに合致し、正式に導入されました。

WAN-Signの導入効果は期待以上のものでした。活発な取引を推し進めていく電子契約により、業務スピードを加速できたのはもちろん、強力なWAN-Signの契約書管理機能もフル活用。関連する契約書の紐付けや契約期限の自動更新機能を活用し、業務負担を軽減しながらも体系的な契約書管理を実現できたのです。

書面契約書の保管・管理を外部委託できたことで、属人的な事務作業から解放されたのも収穫。書面契約書・電子契約書の管理をまとめられたため、煩雑になりがちな調整や、事務処理も軽減できました。

まずはWAN-Signの見積もりを

ここまで、WAN-Signのメリットや特徴・有効な活用方法、実際の企業導入事例などをご紹介しましたが、電子契約締結や管理に求められるニーズは、企業によって大きく異なるのも事実。自社の運用方法にマッチするのか?さっそく資料を入手し、詳細を含めて検討するのが一番でしょう。

「WAN-Sign」の導入を検討している方は、まずは「アイミツ」で見積もりし、内容を確認したうえで判断するといいでしょう。

まとめ

WAN-Signは、さまざまな形態の電子契約締結に対応し、書面契約締結の管理もできる電子契約システムです。電子証明書・メール認証での契約締結が可能で、3社間を超える多社間契約や契約書の一括作成・送信ができるのもアドバンテージ。

情報資産管理のノウハウを活かした強固なセキュリティと、書面と電子の契約書一元管理が可能なのも特徴。どんな形式の電子契約にも対応したいと考える企業の方は、ぜひチェックしてみてはいかがでしょうか?

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著者

imitsu編集部

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