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ASTRUX SaaSの評判と実態【2020年最新版】

ASTRUX SaaS

「ASTRUX SaaS(アストラックス サース)」は、これまでに大手企業から中小企業、金融機関、官公庁など、1,000社を超える企業や団体に導入されてきたASTRUX文書管理システムのクラウド版です。愛知県名古屋市に本社を構えるソフトウェア開発会社のデジタルマトリックスによって提供されています。

本記事では、注目の文書管理システム「ASTRUX SaaS」の評判・実態を徹底調査しました。その結果から分かったメリット、使うべき会社・人などの情報についてお伝えしていきます。文書管理システムをお探しの方は必見です!

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目次
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<総評>ASTRUX SaaSはセキュリティ対策が万全なサービス

「ASTRUX SaaS」は、ずばり一言で「セキュリティ対策が万全な文書管理システム」だと言えるでしょう。

もちろん文書管理システムにはセキュリティ対策が必須で、各社それぞれが取り組んでいます。とはいえ、その内容は基本的なポイントのみを抑えたものから、安全性を重視し徹底的に対策を講じているものまでさまざまです。

「ASTRUX SaaS」では、サーバーでのセキュリティ、ASTRUXでのセキュリティ、ネットワークセキュリティの3つに対策を施し、クライアントの情報を徹底的に守っています。システム運用を任せられるため、外回り業務が多い企業やリモートワークを推進したい企業にとっても頼もしいサービスです。

他の文書管理システムと比べるとどうなのか

「ASTRUX SaaS」は、既存文書の登録・編集・参照といった文書管理システムとして必要な機能を漏れなく搭載しています。加えて、申請・承認が可能なワークフローシステムとしても利用できるのが特徴です。

また、オプション製品が充実しており、クライアントのニーズに合わせて機能を自由に拡張できるのも便利なポイントだと言えるでしょう。

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ASTRUX SaaSの7つのメリット

ここからは、「ASTRUX SaaS」を導入するメリットについて解説していきます。優れた文書管理システムが次々とリリースされるなか、「ASTRUX SaaS」が高い支持を得ているのなぜでしょう?その理由を見ていきましょう。

⒈安全対策が万全

「ASTRUX SaaS」を導入するメリットとしてまず挙げられるのは、何と言っても安全対策が万全な点です。

クラウド型システムを検討する際、どうしても気になるのがセキュリティ。「ASTRUX SaaS」では、ASTRUX自体のセキュリティを強化しているほか、サーバー、ネットワークそれぞれで徹底した対策を講じているのが特徴です。

障害時のためのデータバックアップはもちろんのこと、サーバーの災害・侵入対策も徹底。そのほか、不正アクセス防止、脅威防御、脆弱性攻撃対策にも標準対応しています。

⒉さまざまな文書管理に適している

セキュリティ面に強みを持つことから、社外秘を含むさまざまな文書管理に適していると言えます。一般文書のほか機密文書、ISO文書、契約書、医療文書など、多種多様な文書の運用と一元管理が可能です。

また、タブで文書分類ができるのも魅力のひとつ。最大20のタブ登録が可能で、それぞれに拡張属性・アクセス権・名前・カラーを設定できます。フォルダも階層管理ができるため、視覚的にも閲覧しやすい仕組みです。

⒊文書の登録・編集機能が充実している

文書管理システムを導入する大きな理由のひとつに、間違いなくペーパーレス化の促進と言う目的があるでしょう。

「ASTRUX SaaS」には、膨大な数のデータでも円滑に格納できる仕組みが整っています。フォルダやファイルのアップロードは、ドラッグアンドドロップ、Flash、HTMLの3種類から選択が可能。また、複合機からの登録、サーバーへの一括登録にも対応しています。

もちろん、文書の直接編集も可能。多機能でありながらも、基本的な文書管理システムとしても有能だと言えます。

⒋ワークフローシステムとしても利用ができる

ワークフローシステムとして利用できる点も、「ASTRUX SaaS」を導入する大きなメリットのひとつでしょう。

多発する申請や承認業務を、文書管理システムと同じシステム内で管理することによって、大幅な効率化が可能。申請承認状況を一覧ページで確認できるほか、代理承認や自動承認機能、否認時のリライト・差戻しにも対応しているため、従来のワークフローシステムと比べても不足がありません。

⒌ニーズに合わせて機能を拡張できる

クライアントのニーズに合わせて機能を拡張できるという点も、導入にあたって評価できる大きなポイントです。アプリケーションでのオプション製品が充実しており、業務の特性や希望に合わせて機能を自由に拡張することができます。

iPadでもオフラインのファイル参照・データエントリーができる「ASTRUX iPadオプション」や、ファイルの登録時に自動でPDF化される「ASTRUX2.0 PDF変換オプション」など、10種類以上のラインナップが用意されています。

⒍クラウド型だから初期投資を抑えられる

「ASTRUX SaaS」はクラウド型のサービスであるため、サーバーの準備や、時間とコストをかけたシステム構築は不要です。

また、システム管理も自社で行う必要がなく、管理にかかる人件費も抑えることができます。月額課金型でリスクを抑えたい、初期投資や設備投資を避けたいという企業におすすめです。

⒎システム運用・管理を全て任せられる

オンプレミス型の場合、自社のスタイルに合わせて自由に開発できるメリットがありますが、一方で、複雑な管理や人材確保も必要となります。

その点、クラウド型の「ASTRUX SaaS」であれば、自社内でスペースや人材の確保が不要。サーバー機の運用管理、データのバックアップ、セキュリティ対策やOSのアップデートなど、システム管理を全てアウトソーシングすることができます。

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徹底調査で分かったASTRUX SaaSを使うべき人・会社

続いては、徹底調査で分かった「ASTRUX SaaS」を使うべき人・会社について解説していきます。ここまでお伝えしてきた7つのメリットも踏まえ、ぜひ文書管理システム選びの参考にしてみてください。

外回りの多い会社・リモートワークを推進している会社

ここまでお伝えしてきた通り「ASTRUX SaaS」は、セキュリティ面に強い文書管理システムです。

サーバーでのセキュリティ管理に加え、制限機能やログ管理等を駆使したシステム内でのセキュリティ強化、ネットワークセキュリティの徹底といった3つの柱で、クライアントのセキュリティを徹底的に守っています。

そのため、自社では管理に手が回らない外出が多い会社や、セキュリティを重視したいリモートワーク推進中の企業にとってはベストパートナーとなり得るでしょう。

自社のシステム部門の手間を減らしたい会社

「ASTRUX SaaS」では、サーバーの管理や運用、データのバックアップ、セキュリティ対策、OSのアップデートといったシステムの運用・管理をすべて一括で任せられるため、自社内での人材確保が不要です。

そのため「文書管理システムを導入したいけど自社内にシステム担当者がいない」「自社のシステム部門は既存の業務で手一杯のため、できれば手間のかかる仕事は外注したい」という企業にとってはうってつけのサービスと言えるでしょう。

会社の成長を見越して拡張性の高いシステムを選びたい会社

さらに、拡張性の高さも「ASTRUX SaaS」の大きなメリットです。会社規模の拡大や成長を見越して、システムの拡張ができる、カスタマイズ性の高いシステムを探している会社にとってもぴったりでしょう。

新システムの導入は、文書管理システムに限らず、企業内では一大プロジェクトです。費用面や導入のしやすさはもちろん大事ですが、長い目で見て付き合っていけるシステムかどうかも重要なポイントだと言えます。事業拡大・縮小のたびにシステムの見直しをしなくても済むように、サービスに幅のあるシステムを選ぶのが正解です。

ASTRUX SaaSの料金プラン

ここからは「ASTRUX SaaS」の料金プランについてご紹介していきます。

【初期費用】
(必須)
・ASTRUX SaaS 5万円(税別)
・DigitalNetホスティングサービス 5万円(税別)

(推奨)
・SSLサーバ証明書 3万4,800円(税別)

(その他)
・運用体系の設計・構築 別途見積もり
・ASTRUX2.0 マニュアル手順書作成オプション 25万円(税別)
※ASTRUX SaaS の利用には、DIGITALNet ホスティングサービスの申し込みが必須

【月額費用】
・DigitalNet ASTRUX SaaS ホスティングサービス(webサービス) 2万5,000円/1ヶ月(税別)
・ASTRUX2.0 基本ライセンス(アプリ) 4万2,500円/1ヶ月(税別)

※詳細については、資料請求のうえご確認ください

ASTRUX SaaSの導入実績・効果

製造業や放送・通信業、セキュリティが重要視される金融・保険業や公共機関など、多くの業種・業界で取り入れられている「ASTRUX SaaS」。実際に導入した企業はどのような感想を持っているのか、ここからはその声を一部ご紹介していきます。

株式会社A社

ASTRUX SaaSの導入事例ページ(株式会社デジタルマトリックス https://www.astrux.jp/showcase/result.html 参照)によると、A社は、医療機器の製造・販売を行う会社で、日本をはじめ世界中120ヵ国に製品を提供しています。1,400人を超える従業員を抱え、「ASTRUX2.0」は1,000ユーザーの契約で使用。導入目的は、製品の修理に関するデータの活用と、保守サービス業務の効率化を図るためです。

以前は、自社商品の修理やメンテナンス内容を用紙で記録していました。その枚数は30万枚にもなります。保管スペースの確保にも苦戦し、各営業所の書類を本社で一括管理していたそうです。必要なときに膨大な量の紙文書から該当のものを探し出す必要があるため、大変な手間だったのは言うまでもありません。

「ASTRUX2.0」の導入後はスムーズに文書をデジタル化することができ、手間と保管スペースの問題を解消。また、多種多様な文書を一括登録できる「属性登録オプション」も利用。そのほか、iPadを活用することによって、営業先の現場でも即時に必要な情報を入手できるようになり、社内の業務効率化を進めることができただけでなく、クライアントに対するサポートの質とスピードも向上させることができました。

商社 B社

ASTRUX SaaSの導入事例ページ(株式会社デジタルマトリックス https://www.astrux.jp/showcase/result.html 参照)によると、住宅建設資材を扱う専門商社であるB社は、全国に支店・営業所・流通センターを持つ歴史の深い老舗企業です。元々は、紙で管理していたISO文書を、別のISO文書管理ソフトで管理をしていました。その後システムの見直しを行い「ASTRUX2.0」を導入。現在は300ユーザーで利用しています。

「ASTRUX2.0」の導入後、もっとも効果を感じたのはISO文書の周知・閲覧状況が改善されたこと。また事業所をまたいでの情報共有が、完全電子化の実現によりスムーズに行なえるようになりました。

また、営業部門でも集計結果や進捗情報、評価を社内と円滑に共有できるようになっています。ノウハウが蓄積されていくことによって広く活用されており、現在では営業ツールとしてもなくてはならない存在だそうです。

まずはASTRUX SaaSの見積もりを

業種・業態が異なる多くの企業から導入されている「ASTRUX SaaS」。実際の導入事例からもわかる通り、ペーパーレスが叶うだけでなく、業務効率化にも大きな効果を期待できます。同時に、セキュリティ対策の確実性や拡張性にも注目を集めていることがわかりました。

アイミツでは、数々の文書管理システムの見積もりをとることができます。まずは「ASTRUX SaaS」の見積もりからはじめてみましょう!

まとめ

本記事では、注目の文書管理システム「ASTRUX SaaS(アストラックス サース)」をご紹介してきました。

「ASTRUX SaaS」は、基本的な文書管理システムとして優れているだけでなく、セキュリティ対策も万全です。自社のあらゆる文書のデジタル化を図りたい方、また業務効率を大幅に改善し、働き方改革を促進したいと企業にはうってつけのシステムでしょう。

その実力を知るためには、まずは見積もりや問い合わせをしてみるのが一番です!アイミツから見積もりがとれるため、ぜひお気軽にご利用ください。

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著者

imitsu編集部

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