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文書管理システムクラウドサインの評判と実態|徹底した比較・調査結果をご紹介!

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契約書の作成は、法律の知識が必要なためとても難しいです。想定できる事柄も契約書に記載しておかなければ、万が一のトラブルの際に揉めてしまいます。

また、契約書の作成だけではなくて、郵送方法にも気をつけるべきです。大事な契約書が相手の手元に届いたか確認できるように、適切な郵送方法を選ばなければいけません。

今回は、これらの契約業務を簡略化できる文書管理システム「クラウドサイン」の実態と評判について、詳しく検証していきます。

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<総評>「クラウドサイン」は大注目の文書管理システム

「クラウドサイン」は、電子契約市場累計登録社数No.1を誇る文書管理システムです。活用すれば、契約書作成や契約書の管理、契約情報の検索などにかかる時間を大幅に短縮できます。

紙で契約をする場合は、郵送しなければいけないため1週間前後の時間がかかります。しかし、「クラウドサイン」を使えばすぐに契約手続きが終わります。そのため受注側は早く売上が見込めるというメリットもあるのです。

また、クラウドサインPAYMENTを活用すれば、契約締結と同時にクレジットカード決済ができます。クレジットカード決済の契約が締結された後は、カード会社から立替払いがされるため、未回収の発生を防止できます。

他の文書管理システムと比べてどうなのか

同じように、電子契約の手続きを行える文書管理システム「Holmes」は、双方間で契約書の編集が行えたり、契約書の作成業務やワークフローを効率化できるなどの特徴があります。

これに対して、「クラウドサイン」は「ASTERIA Warp」「Slack」「kintone」「Salesforce」などといったシステムと連携できる点が強みです。

電子契約に重点を置きながらも、その他のシステムとも連携させて、営業活動を効率化したい場合に「クラウドサイン」はおすすめの文書管理システムです。

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1.「クラウドサイン」の3つのメリット

クラウドサインは、契約書に特化した文書管理システムであることをお伝えしました。ここではクラウドサインを導入すると得られる3つのメリットについて紹介します。

1-1. 契約にかかるコストを削減

契約にかかる郵送代、紙代、インク代はもちろん、印紙代を削減できます。建設業などの場合は高額な取引になるため、1回の契約で数万円の印紙代がかかることもあるでしょう。電子契約は課税対象外となるので、印紙を貼る必要はありません。

また、「クラウドサイン」は、月間5件の契約までは無料で利用できます。契約を紙ベースで行い印紙代を毎月支払っている人は、電子契約の採用を検討してみましょう。

1-2. 契約業務の効率化

「クラウドサイン」には豊富な契約書のテンプレートが用意されています。そのため、編集するだけで簡単に契約書を作成できるのです。

また、紙で契約を締結する場合は、契約書を作成して郵送しなければいけません。そのため、契約の作業に約1週間はかかってしまいます。「クラウドサイン」は、契約作業をパソコン上で完結できるので業務の効率化も可能です。

取引先は、「クラウドサイン」のシステム上で押印をします。電子印鑑を持っていない場合でも、クラウドサイン側で電子印鑑を作成できます。早ければ、契約は当日に完了できることもあるでしょう。

1-3. セキュリティの強化

クラウドサインSCANで行われる通信は、SSL/TLSで常に暗号化されています。そのため、通信における登頂や傍受、改ざんなどのリスクに対応できます。

また、データのバックアップデータを毎日取得しています。契約書の流出や紛失などのトラブルから大切な契約書を守ってくれるのです。

2. 徹底調査でわかった「クラウドサイン」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「クラウドサイン」がどんな会社に向いているのかお伝えします。

2-1. 契約にかかるコストを削減したい会社

契約書の郵送代、印刷代、印紙代をコストカットしたいと考えている会社に「クラウドサイン」はおすすめです。ペーパーレスの電子契約を締結することによって、これまで契約にかかっていた費用を削減できます。

電子契約は税金対象外です。取引金額が高額で高い印紙税を支払っていた会社は、「クラウドサイン」を導入することで契約にかかるコストを削減できます。

2-2. 契約業務を簡略化したい会社

「クラウドサイン」には、契約書のテンプレートが豊富に用意されています。売買取引契約書、請負業務契約書、雇用契約書、賃貸借契約書などあらゆる契約書をスピーディーに作成できるのです。

また、システムにはリマインド機能も用意されているため、相手に契約締結を促すこともできるほか、契約書を電子化することによってデータベース化もできます。

2-3. 営業を効率化したい会社

クラウドサインSCANは、「box」「kintone」「Salesforce」などのシステムとも連携可能です。連携することによって営業活動を効率化できます。契約書の更新日や終了日を自動で通知してもらえるので、賃貸契約の更新日や住宅のメンテナンスなど漏れることなく営業活動できます。

また、「クラウドサイン」のstandardコースに申し込めば、無料でクラウドサインPAYMENTを利用できます。クラウドサインPAYMENTは、契約締結と同時にクレジットカード決済ができるシステムです。クレジットカード決済完了後はカード会社から立替払いがされるため、未回収の発生を防止できます。

3.「クラウドサイン」の料金プラン

「クラウドサイン」は機能によって3つのプランが用意されています。

Free:0円 / 月
契約書送信件数は月5件まで利用できます。

Standard:1万円〜 / 月
契約書送信件数は無制限に利用できます。テンプレート機能、テンプレート管理機能、ユーザー管理機能、横断検索機能、長期署名機能、内部統制機能などの機能が利用できます。

Integration services:お問い合わせ
Box連携、Kintone連携、Salesforce連携をする場合のプランです。

4.「クラウドサイン」の導入実績・効果

「クラウドサイン」は、クラウドアワード準グランプリ、グッドデザイン賞を受賞している文書管理システムです。電子契約サービス市場累計登録社数No,1を誇り、3万社以上が導入しています。

ここでは、「クラウドサイン」の導入効果について紹介します。

4-1. 契約業務の進捗管理の強化

たとえば、月100件以上の契約を結ぶ場合、紙だと誰から契約書が回収できていないのか確認することが困難です。また、契約書の締結をした担当者が誰だか分からなくなってしまうこともあるでしょう。

「クラウドサイン」を導入すれば、誰から契約書を回収できていないのかシステム内で管理できます。また、契約締結した担当者などの情報なども管理できるため、「クラウドサイン」を導入することによって、契約業務の管理を強化できると高評価を得ています。

4-2. 契約スピードの強化

導入企業の多くが1番メリットとして感じているのは、契約スピードが早くなったということです。

契約のスピードが上がることによって、早く次のステップに進めるという手応えを感じられます。双方のコミュニケーションをスムーズにでき、円滑な取引が行えるようになったと実感している導入企業は多いです。

5.「クラウドサイン」の効果的な使い方

次に、「クラウドサイン」を導入する上で効果的な使い方を解説します。

5-1. クラウドサインPAYMENTを利用する

クラウドサインPAYMENTは、電子契約と同時にクレジットカードでの支払いを受け取れるサービスです。クレジットカード決済完了後は、カード会社からの立替払いがされるため取引先の未回収が実質ゼロになります。

決済手段をクレジットカードにすると、取引先与信リスクも軽減されるのでメリットを感じられるでしょう。

5-2. クラウドサインSCANを利用する

「クラウドサイン」には、クラウドサインSCANというサービスが用意されています。紙の契約書を「クラウドサイン」に預けることによって、全ての契約書を代行で電子化してくれるサービスです。

自社内で契約書をSCANする手間暇もいりません。契約書を電子化することによって、データ化されるので契約書の検索スピードも大幅に上がります。

5-3. スマートフォンを利用する

「クラウドサイン」は、PCだけではなくてスマートフォンでも利用できます。

また、クラウドサインのリマインド機能を押すことで、相手のスマホートフォンに自動通知を出せます。そのため契約書の返事の催促をスムーズに行えます。

6. まずは「クラウドサイン」の無料体験を

「クラウドサイン」が気になった方は、まずはフリープランで無料体験してみましょう。フリープランは費用がかかりません。

また、「クラウドサイン」のサポートは、チャットと電話のみの対応です。電話によるサポートだけで、システムが使いこなせるかどうかを導入する前に検討してみましょう。文書管理システムとの相性は非常に大切です。

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7. まとめ

契約書は文書のなかでも重要書類です。作成する際は、想定されることを含めて適切な契約書を作成しなければいけません。そのため専門家でないと契約書作成は難しいでしょう。

また、契約書は適切な方法で郵送しなければ、相手の手元に届いたか確認できません。加えて契約書の返信の催促など進捗管理は大変です。

これらの業務を簡略化できる文書管理システムが「クラウドサイン」なのです。
紙の契約書を電子化することによって、契約にかかるコストも時間も削減できます。契約業務が多い会社は導入を検討してみましょう。

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著者

imitsu編集部

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