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文書管理システム活文の評判と実態|徹底した比較・調査結果をご紹介!

文書管理システム「活文」 トップページ
目次

文書管理を適切に行えば、業務を効率化できると言われています。その文書管理を行うために導入されるシステムが文書管理システムです。

今回紹介する「活文」は、話題のAIが搭載されている文書管理システムで、全自動で資料をデータ化できます。文書管理システム「活文」の実態を徹底検証し、魅力を余すとこなく紹介していきます。

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<総評>「活文」は画期的な文書管理システム

<総評>「活文」は画期的な文書管理システム

「活文」は最新IT技術やAIを搭載した文書管理システムです。株式会社日立ソリューションズが開発しておりブランド力もあります。

AIが搭載されているため、紙文書のデータの自動入力や関連書類の検索、Botとの連携なども行えます。これらの機能を活用すると業務を自動化できて便利です。

また、活文は文書の保存にとどまらず、音声や画像、動画などのデジタルコンテンツの保管にも適しています。大容量データも高速で転送でき、社内外の情報共有がスムーズに行えます。

他の文書管理システムと比べてどうなのか

他のシステムと比較した「活文」の特徴は、AIの搭載やBIMデータの共有環境の実現、電子契約にも対応している文書管理システムであることです。

ただし、高性能な文書管理システムのため利用料金は割高です。単に文書を適切な形で管理・保管するだけであれば、より安価な文書管理システムでも十分に対応できます。

逆に高度な文書管理を行おうとする企業にとっては、費用対効果の高いシステムとなるはずです。

まとめ表
活文
総評 AIが搭載されている画期的な文書管理システムです。
大容量データを高速転送する機能も標準装備されています。
電子契約業務も支援している文書管理システムです。
機能性 ★★★★★ 5点
サポート体制 ★★★★★ 5点
料金 ★★☆☆☆ 2点
使いやすさ ★★★★☆ 4点
導入実績 ★★★★★ 5点
特徴 日立ソリューションズが開発したブランド力のある文書管理システム
海外拠点へ大容量データを高速で送れる
AIが搭載されていて紙文書の情報を自動入力できる
メリット AIを活用した業務効率化が可能
社外との情報共有環境を実現
電子契約業務にも対応
プラン名 要お問い合わせ
対応デバイス PC・タブレット・スマホ
使用をおすすめする会社の特徴 AIやIT技術を駆使して業務効率化を図りたい方
社内外との情報共有を強化したい方
導入実績 非公開
企業名 株式会社日立ソリューションズ
サービス開始日 2008年3月

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1.「活文」の3つのメリット

1.「活文」の3つのメリット

それでは、最先端の文書管理システム「活文」にはどのようなメリットがあるのかお伝えします。

1-1. AIを活用した業務効率化が可能

「活文」にはAIが搭載されているため、スキャンした書類から必要な情報を抽出し自動入力してくれます。フォーマットが異なる書類であっても、罫線や文字情報から推測して必要情報を自動入力してくれます。

また、文書検索時にもAIが起動します。全文検索とは異なる検索方法で、関連する文書を表示してくれます。必要としている情報に関する文書をAIが取り出してくれて大変便利です。

1-2. 社外との情報共有環境を実現

「活文」を利用すれば、社外の人と図面や工程表をシステム上で共有できます。そのため、図面を1回1回送る手間暇が省けます。パースなどの大容量データの転送もスムーズです。

書類を共有し合うだけではなく、現場から出た課題の共有や進捗管理もシステム上で行えます。また、活文の凄いところはデータの転送の高速化です。海外拠点との大容量データの転送も時間をかけずにスムーズに行えます。

1-3. 電子契約業務にも対応

「活文」は契約業務のデジタル化も支援しています。インターネットを介した署名、承認が可能です。売買取引契約書、請負業務契約書をはじめ、雇用契約書、フランチャイズ契約書、施術同意書など、さまざまな契約書の電子保管にも対応しています。

「活文」は電子帳簿保存法にも対応しているので、電子契約を考えている企業にもおすすめといえます。

2. 徹底調査でわかった「活文」を使うべき人・会社

2.徹底調査でわかった「活文」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「活文」を導入するべき会社について説明していきます。

2-1. AIを活用して業務効率化を図りたい会社

「活文」にはAIが搭載されており、紙文書のデータをシステムに自動入力できます。異なるフォーマットの書類であっても、罫線や文字を読み取って必要な情報を読み取り自動入力してくれるため大変便利です。

文書作成だけではなく、文書検索などにもAIを活用しています。全文機能とは異なるAIの機械学習によって、本当に必要な文書をAIが取り出してくれます。AIを活用して、業務効率化を行いたいと考えている会社に「活文」は最適です。

2-2. 社外との情報共有に注力したい会社

建設業などは1つの建物を完成させるまでに、さまざまな業者と情報を共有します。設計図書や工程表など多くの資料を共有しますが、パースなどのデータは容量がかなり大きいです。これらのデータを1つひとつメールで送るには手間暇がかかります。

「活文」を利用すれば、システム上でデータを共有できます。また、大容量のデータの転送を高速で行えます。これまで時間がかかっていた社外とのデータ共有をスムーズに行えるようになるでしょう。

2-3. 電子契約業務を採用したい会社

紙での契約から電子契約への移行は、さまざまなメリットがあります。印刷代金やインク代金、印紙代の契約業務にかかるコストを抑えられて、インターネットを介した署名・承認が可能なため、契約業務の時間を短縮できるのです。

「活文」は、電子帳簿保存法にも対応しているシステムなので電子契約を検討している会社におすすめです。

3.「活文」の料金プラン

3.「活文」の料金プラン

「活文」の料金プランに関しては、株式会社日立ソリューションズに問い合わせが必要です。

社内で導入したいシステムの内容によって料金が変わる体系になっているので、問い合わせをして見積もりを出してもらう必要があります。

興味がある方は、「活文」の公式サイトから問い合わせ・資料請求をしてみましょう。

4.「活文」の導入実績・効果

4.「活文」の導入実績・効果

それでは次に、「活文」の導入実績や具体的な効果についてお伝えします。

4-1. 海外拠点とのデータ共有の強化

「活文」を導入した企業で評価されている効果の1つは、海外拠点とのデータ共有の強化でした。

製造業や建設業などの企業では、3Dパースなどのモデリングデータを海外拠点に送ることもあります。モデリングデータは1つで10GBを超えることもあるため、送受信に時間がかかるのが悩みのタネでした。

送受信にかかる時間短縮に役立つのが、大容量データの高速転送サービス「活文 Accelerated File Transfer」です。このサービスを活用すると、約40時間かかっていたデータ転送が40分で終わります。データの送受信にかかる時間を短縮できるだけでなく、セキュリティ面の安全性が高いのも特徴です。

4-2. ナレッジ共有を人材育成につなげる

「活文」は、PCだけではなくタブレットやスマホでも活用できます。知りたい情報を検索窓に入力することで、どのデバイスでも該当するデータを簡単に取り出せます。

そのため、場所を選ばずに知りたいノウハウを調べることが可能。「活文」を利用することによってナレッジ共有を強化できます。それが、人材育成につながるという評価になっているのです。

5.「活文」の効果的な使い方

5.「活文」の効果的な使い方

次に、本格的に「活文」を導入する際の効果的な使い方をお伝えします。

7-1. 大容量データの高速転送を利用する

社内で保存されるデータは、文書だけではなく画像や音声、動画などのデジタルコンテンツと呼ばれるものも増えてきています。コンテンツのデータ容量は大容量となるため、これをメールなどで送る際は莫大な時間がかかってしまいます。

しかし、「活文」の高速転送を利用すれば、大容量のデータも効率的に送ることが可能。海外拠点に送る場合でも高速で転送できます。

5-2. 情報のマイニングを行う

AIは機械学習を行ってくれるため、これまでの活文の利用履歴や保管している文書の内容などに紐づいて、本当に必要な情報をマイニングしてくれます。

通常では簡単に探し出せない関連文書を取り出せるので、より高度なナレッジ共有が可能。より文書を有効活用できること間違いありません。

5-3. さまざまな検索機能を活用する

「活文」のデータはフォルダの階層で保管されているため、自ら必要な文書を見つけることも可能です。

また、活文には画像検索やOCR機能もついています。さまざまな検索機能が備わっているため、機能に対する理解を深めて活文を利用すると、本当に必要なデータをすぐに取り出せるようになります。

6. まずは「活文」の無料体験を

6. まずは「活文」の無料体験を

「活文」の全システムを無料で体験することはできません。「活文」は導入にあたって、企業のシステムに対する要望をヒアリングして、企業ごとにシステムを開発するからです。しかし、活文の3つのサービスは1ヵ月間無料で利用できます。

1.活文 Accelerated File Transfer
大容量データを拘束に転送するサービス

2.活文 Team Idea Sharing
手書き情報をリアルタイムに共有することができるサービス

3.活文 File Server Optimizer
ファイルサーバーのスリム化・活性化を支援するサービス

7. まとめ

7. まとめ

「活文」は、AIが搭載されていたり、電子契約にも対応していたりと高機能を誇る文書管理システムです。

「活文」に装備されている高機能を有効に活用できれば、生産性は大幅に上がること間違いありません。しかし、「活文」は他の文書管理システムと比較すると導入費用や保守料金が高いため、高機能を必要としない場合には「宝の持ち腐れ」になってしまいます。

「活文」の高機能が必要かどうか、無料体験でサービスを使い、検討するといいでましょう。

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著者

imitsu編集部

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