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アプリに対応している文書管理システム7選【2020年最新版】

リモートワークや働き方改革が進むなか、セキュリティや作業効率の面で環境整備が求められるのが文書やファイルの共有・管理の問題。社外へのデータの持ち出しなどに不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、リモートワークにもピッタリのアプリに対応している文書管理システムを紹介。機能や特徴、価格などを徹底比較します。あわせて導入のメリットや選び方のポイントなども解説するので、参考にしてください。

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目次
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文書管理システムとは?

文書管理システムは、業務で取り扱う文書をデジタルデータ化して管理・利活用するためのシステムです。いわゆるストレージサービスと異なり、文書・ファイルの利活用に向けて、検索・編集などの機能が搭載されている点が特徴です。

文書管理システムの機能の一例は、次のものが挙げられます。

文書管理システムの機能の一例
  • 全文検索機能
  • ワークフロー
  • バージョン管理
  • アクセス権限設定

また、文書管理システムを導入することで得られるメリットには、次のものがあります。

文書管理システムで得られるメリット
  • プリントにかかるコストや保管場所にかかるコストを削減できる
  • 情報を探す時間や、情報のある場所への移動時間の削減=業務効率化が図れる
  • 文書をまとめてセキュリティ管理できる

つまり、ペーパーレス化はもちろんのこと、在宅勤務を始めとしたリモートワークの推進にあたっても、文書管理システムは重要な役割を果たすのです。

多くの文書管理システムは、PC・タブレット・スマートフォンとデバイスを問わず利用が可能。特にアプリに対応している文書管理システムは、モバイルでの操作性の高さに加え、通知など端末が持つ機能を利用できるというメリットもあります。

現在、さまざまな用途・特徴を持った文書管理システムがリリースされているので、自社の導入目的や利用方法に合わせてシステムを選ぶことが重要です。

文書管理システム導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
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文書管理システム選びでお困りの方はお気軽にお問い合わせください

アプリに対応している文書管理システム3選

ここから、アプリに対応している文書管理システムを紹介していきます。特徴、機能、プランを比較していきましょう。

Fleekdrive

Fleekdriveは、東京都港区に本社を構えるFleekdriveが提供するアプリ対応のクラウド型文書管理システムです。

ツリービュー、ビューワー、同時編集、メタ情報(属性情報)管理、ワークフロー、バージョン管理、AI画像検索などの多彩な機能を搭載。officeファイルだけでなく、画像やPDF、動画にも強く、営業、作業現場、店舗など、オフィス以外のモバイルワークをサポートします。また、証跡管理、IPアドレス制限、アプリ内からの持ち出し制限など、セキュリティ機能も充実しているのが魅力です。

プランは、Team、Business、Enterpriseの3種類。Teamは1ユーザー10GBで月額500円、Businessは1ユーザー200GBで月額1,500円、Enterpriseはストレージ無制限で月額4,000円。いずれも10ユーザーから利用可能です。(価格は税抜)

SharePoint

SharePointは、東京都港区に本社を構える日本マイクロソフト提供の文書管理システムです。

同社のクラウド製品「Microsoft 365(旧office 365)」の1製品で、世界で1億9,000万人以上に利用されています。同社の「OneDrive」はストレージサービスなのに対し、SharePointはポータルサイト機能、文書・画像の共有・管理・検索、共同編集、リストの作成・共有、ワークフローなどの機能を搭載。文書管理だけでなくイントラネット(内部ネットワーク)として多様な機能を備えている点が魅力。 AndroidとiOSアプリも用意されています。

料金は、主に中小企業向けのプラン1と大企業向けのプラン2の2種類。いずれも年間契約で、プラン1は1ユーザー540円/月(税抜)、フル機能のプラン2で1ユーザー1,090円/月(税抜)となっています。

Handbook

Handbookは、東京都品川区に本社を構えるアステリア提供のモバイル向けコンテンツ管理システムです。

画像や動画・PDF・MS Officeなどのファイルに対応。全文検索もできる文書管理システムの機能を持ちながら、管理者と閲覧者で機能を分けることで統制を取りやすい点が特徴。導入実績1,500件以上にのぼります。管理者は、ファイルの登録・一斉配信・更新のほか、コンテンツの作成、通知が可能。閲覧機能では全文検索、シナリオプレイ、360度画像・動画などに対応し、フィードバック機能で双方向のやりとりも可能です。

アプリはiOS、Android、 Windowsに対応。プランは、スタンダード/プレミアム+/エンタープライズ+の3種類。共有サーバー利用のスタンダードなら、容量1GB・50ユーザーで月額2万5,000円(年額25万円)から利用できます。(価格は税抜)

スマホやタブレット端末でも使える文書管理システム4選

続いて、webブラウザからスマートフォンやタブレット端末でも使える文書管理システムを紹介していきましょう。

FileBlog

FileBlogは、東京都目黒区に本社を構える鉄飛テクノロジー提供の文書共有システムです。

webベースでファイルサーバーの全文検索・文書共有が可能で、導入実績300社以上。検索・閲覧・保管に特化し編集機能を持たない一方で、検索・閲覧の機能が充実しており検索応答のスピードも速いという特徴があります。Windowsのエクスプローラに似た表示形式で迷うことなく使用でき、全文検索や絞り込みも容易。また、タグ(属性)管理機能、PDFでの閲覧機能、CAD図面やDTPファイルのプレビュー機能、アクセスログ集計機能も搭載。導入時に「引越し」が必要ない点も魅力です。

料金は、年間契約プランで30ユーザー・20万文書の場合、初年度9万5,000円(税抜)、継続時5万7,000円(税抜)。売り切りライセンスや直販特別ライセンスも用意されています。

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaSは、愛知県名古屋市に本社を構えるデジタルマトリックス提供のクラウド型文書管理システムです。

特徴は、充実した機能と拡張性。多様な検索、サムネイル表示、バージョン管理、属性管理機能、関連文書機能、ワークフロー、予約発行機能、検索結果ダウンロードなど多彩な機能が搭載。セキュリティに関しても細やかなアクセス権設定や持ち出し制限、操作ログの機能が付いています。また、オプションでアクティブディレクトリ連携や、富士ゼロックスの「ApeosPort」との連携、DocuWorks変換など、多くの拡張機能が用意されており、機能強化・追加も活発です。

料金は、初期費用がシステム+ホスティングで10万円(税抜)、月額費用が基本ライセンス+ホスティング(容量50GB)で6万7,500円(税抜)となっています。

Documal SaaS

Documal SaaSは、東京都港区に本社を構える富士通が提供するクラウド型文書管理システムです。

導入実績は400社以上。社内共有はもちろん、取引先やメーカーとの情報共有にも利用可能な点が大きな特徴です。機能面では、ワークフロー機能や有効期限設定、改版・閲覧・承認の履歴管理ができるほか、ひな形を使った文書登録アシスト機能も搭載。海外からもアクセスでき、表示言語の切り替えも可能。連絡票やプロジェクト管理、システム設計書、マニュアルなど多様な文書に適応できます。

また、富士通のデータセンターを利用した高セキュリティな環境で、メンテナンスやパッチの適用などの運用を任せられる点も大きな魅力と言えるでしょう。料金は初期費用が30万円、月額は10アカウント・15GBで2万円、50アカウント・30GBで6万円となっています。(すべて税抜)

J-MOTTO

J-MOTTOは、東京都中央区に本社を構えるリスモン・ビジネス・ポータル提供の会員制ビジネスサポートサービスです。

グループウェアや勤怠管理、給与明細など多様なサービスを展開しており、「J-MOTTO」サービス全体で4,000社以上の導入実績を誇ります。その中で、文書管理システム機能を持つのが「J-MOTTOファイル共有」。シンプル・低価格で導入できる点が魅力です。機能としてはoffice系ソフトの直接編集、バージョン管理、全文検索、メール通知、社外へのメール配信、詳細なアクセス権限付与、証跡管理機能などを搭載しています。

料金は、ファイル共有の単独利用の場合、初期費用が3万円。基本料金は10ユーザー・100GBで月額5,000円で、超過分は10ユーザー・100GB単位で5,000円か100ユーザー・1,000GB単位で4万円です。(すべて税抜)

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文書管理システムを選ぶポイント

それでは最後に、失敗しない文書管理システム選びのために、機能や料金以外で注意をしておくべきポイントを紹介します。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティの重要性は、システム全般に言えることでもありますが、文書管理システムの場合、データの持ち出しに直接的な影響を及ぼすため特に重要になります。アプリに対応している文書管理システムや、スマホ・タブレットでの利用をお考えの際には、運用ルールの検討も必要です。

サーバーのセキュリティレベルだけでなく、ログの管理、ダウンロードやスクリーンショットの制限など、セキュリティ機能も確認して、アクセスのしやすさとセキュリティを両立しましょう。

サポート体制の有無

2つ目のポイントは、サポート体制の有無です。文書管理システムは業務に直結するため、不具合はもちろんのこと、操作に手惑うだけでも業務に支障をきたすこともあります。そんな時に助けとなるのがカスタマーサポートの存在です。

しかし、サポート体制は会社によって開きが大きいのが実際のところ。電話窓口やチャットでの個別のサポートに対応しているのか、事前に確認をしておきましょう。

試験運用ができるか

3つ目のポイントは、試験運用ができるかです。文書管理システムの導入にあたっては、使い勝手の確認だけでなく、運用ルールの策定も重要なプロセスです。

アプリやモバイルで利用時の運用ルールや、フォルダやファイルの命名ルール、タグ・属性情報の入力ルールなどを決めることで、登録する側はもちろん、閲覧側にとっても使いやすく、利活用が進みます。逆にルール策定が不十分だと、情報リスクを伴うだけでなく、作業効率を落とす結果にも。無料トライアルやスモールスタートで始められるか確認しましょう。

まとめ

今回は、アプリに対応している文書管理システムの比較を中心に、導入のメリットやシステム選びのポイントをお伝えしました。

主とする目的・用途によって、多様な形態の文書管理システムがリリースされているので、文書管理システムの導入にあたっては、資料請求から始めるのがおすすめです。

自社の目的と必要とする機能をしっかりと見極めた上で、候補となるシステムを絞り込んでいきましょう。アイミツでは、無料で一括の資料請求も受け付けているので、お気軽にお問い合わせください

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著者

imitsu編集部

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