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公開日:2020年06月03日 更新日:2020年06月03日

「Documal SaaS」の評判と実態【2020年最新版】

Documal SaaS

「Documal SaaS(ドキュマル サース)」は、富士通が提供するクラウド型の文書管理システムです。個別のシステム環境のもとで自由にカスタマイズが叶う「プライベートSaaS」と、共有のアプリケーションを使用することで安価に利用できる「パブリックSaaS」の2種類が用意されています。

この記事では、「Documal SaaS」の評判・実態を徹底調査。結果からみえた利用メリットや使うべき人・会社、実際の導入事例などを紹介していきます。文書管理システムをお探しの担当者の方は必見です!

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目次
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<総評>「Documal SaaS」は、機能性と操作性が高い万能な文書管理システム

「Documal SaaS」は、文書管理機能とワークフロー機能をもつ統合的な文書管理システムです。高い機能性を操作性を兼ね備えているので、業種を問わず利用することができます。

サービスの提供開始から25年以上の歴史のなかで、顧客から寄せられた声をシステムに反映しているのも特徴の1つ。ユーザビリティにこだわった便利な機能を数多く実装している「かゆいところに手が届くシステム」だといえるでしょう。

他の文書管理システムと比べるとどうなのか

「Documal SaaS」はクラウド型を採用しており、外出先や出張先、在宅でも文書の参照ができるのが魅力。取引先や仕入れ先とのやりとりや、データの承認にも利用が可能です。

他社の文書管理システムと比較して、2種の導入方法が用意されているのも特徴。個別のシステム環境がもてる「プライベートSaaS」と、安価で利用できる「パブリックSaaS」から選ぶことができます。文書管理システムとしての基本的な機能性・操作性の高さも大きな魅力です。

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「Documal SaaS」の5つのメリット

紹介したような特徴がある「Documal SaaS」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

機能性が高い

「Documal SaaS」の導入のメリットとしてあげられるのは、その機能性の高さです。文書の作成から承認、廃棄までを自動化できる仕組みが取り入れられているので、手動でのリマインドや操作の手間を削減することができます。

また、文書の閲覧・承認・改版などの操作履歴がすべて残るので、管理の面でも安心です。検索機能も充実しており「前回のログイン以降の新着」など、ユーザーが欲しい情報をすぐに確認するための工夫が凝らされています。

操作性が高い

操作性の高さも「Documal SaaS」を使用する大きなメリットの1つです。社内のルールに合わせた雛形を作成しすることができるので、スムーズな文書登録が可能。過去に登録した文書を参照して文書作成をすることもできるので、凛議申請書や企画書など雛形の決まっている文書作成の手間の削減が実現します。

ひと目でわかる操作のしやすさや、無駄な工程を省いた使いやすいシステムであることは、それだけで大きな価値があります。

ワークフローシステムとしても有能

文書管理システムの導入目的には、社内文書の一元管理による業務効率の向上も含まれているのではないでしょうか。文書管理とワークフローを同一システムで管理できれば、大きな業務効率化が期待できます。

「Documal SaaS」は、ワークフローシステムとしての機能が充実しているのも魅力の1つ。各業務のもつ特性に合わせて柔軟に複数のフローが設定できるので、申請時の迷いや人的ミスの削減にもつながります。

クラウド型の特徴を生かした幅広い利用が可能

クラウド型の文書管理システムである「Documal SaaS」には、さまざまな使用メリットがあります。

たとえば、外出先からでも最新データや過去の記録が確認できることもその1つ。いつでも・どこでも情報の確認ができるので、機会損失が防げることはもちろん、顧客満足度や社員の移動によるタイムロスの削減にも役立ちます。

場所を問わずに利用できるので、テレワークなどさまざまな働き方に対応ができるのも大きな魅力です。

導入形態を2種類から選べる

導入形態が選べることも、「Documal SaaS」ならではの特徴です。

個別のシステム環境のもと自由にカスタマイズができる「プライベートSaaS」と、共有のアプリケーションを使用することで安価に導入が可能な「パブリックSaaS」が2種類が用意されているため、会社の規模や業界の特性に合わせて最適なものを選択することができます。

どちらを選択しても、基本機能が変わらないのもうれしいポイント。いずれも文書管理やワークシステム、アクセス権設定、英語・中国語のメニュー切り替えに対応しています。

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徹底調査で分かった「Documal SaaS」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「Documal SaaS」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

とにかく使いやすい文書管理システムがいい人

「Documal SaaS」は、多くのクライアントの意見が取り入れられた使いやすい文書管理システムです。機能性・操作性に優れているため、「文書管理システムを導入したいけど社員が使いこなせるか心配」「新しいシステムを入れるのは良いけど、逆に登録などの手間が増えないか不安がある」という企業でも安心して導入することができるでしょう。

ひな型登録機能や過去の文書の参照機能、使い勝手の良い検索機能など、さまざまな機能が標準搭載されているのも魅力的なポイント。文書作成に要する時間の削減にも一役買ってくれるはずです。

取引先との文書共有が必要な会社

クラウド型の文書管理システムである「Documal SaaS」では、取引先との文書のやりとりや承認・配信が可能です。取引先との文書共有が必要な会社や外出頻度の高い職種の社員が多い会社、テレワークの推進を図りたい会社にもおすすめといえます。

セキュアなクラウド環境に強みをもっているのもうれしいポイント。すべてのデータは安全性・信頼性の高いデータセンターで保管されるので、安心して利用することができます。

基盤の整った企業の文書管理システムを導入したい方

働き方改革の推進を目的に、社内システムの見直しやペパーレス化を図る企業が増えています。

文書管理システムを提供する会社は数多く存在しますが、そのなかでも「Documal SaaS」は基盤の整った企業のサービスといえるでしょう。富士通は長い歴史をもつ大企業であり、システムの提供についても豊富なノウハウを持ちあわせています。

新たなシステムの導入は、会社にとって一大プロジェクトであるはずです。基盤の整っている企業が提供する文書管理システムを導入したいという場合にも、おすすめできるサービスといえるでしょう。

「Documal SaaS」の料金プラン

「Documal SaaS」の料金プランは、以下のとおりです。

【パブリック SaaS】
■初期導入費用
導入基本サービス:30万円
運用支援サービス(任意):個別見積

■月額費用
運用基本サービス 10アカウント:2万円
運用基本サービス 50アカウント:6万円
運用基本サービス 100アカウント:10万円
※上記いずれかを選択
※その他、任意でアカウント追加量が加算

【プライベート SaaS】
■初期導入費用
導入基本サービス:30万円
運用支援サービス(任意) :個別見積
導入オプション(ファイル操作切換/任意):40万円
導入オプション(ファイル共有/任意):40万円
導入オプション(ファイル操作切換&ファイル共有/任意):60万円

■月額費用(基盤サービス)
基盤サービス(最小構成):24万円~
基盤サービス(標準構成):30万円~
基盤サービス(個別):個別見積
※上記いずれかを選択

基盤オプション(ディスク追加50GB):7,500円~

■月額費用(運用サービス)
運用基本サービス 10アカウント:3万円
運用基本サービス 50アカウント:9万円
運用基本サービス 100アカウント:15万円
※上記いずれかを選択
※その他、任意でアカウント追加量が加算

※詳細については、資料請求の上でご確認ください

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「Documal SaaS」の導入実績

大手企業である富士通が提供する「Documal SaaS」は、製造や流通、金融業など幅広い業種のクライアントに導入されており、その数は400社以上にのぼります。

「これまでの実績やシステム提供の歴史などを重視して文書管理システムを選びたい」という方でも、安心して導入することができるでしょう。

まずは「Documal SaaS」の見積もりを

多くの企業に導入されている「Documal SaaS」は高品質な文書管理システムです。導入によってペーパーレス化が叶うことはもちろん、ワークフローシステムとしても使用できるので、大幅な業務効率化が図れるというメリットがあります。

「Documal SaaS」のより詳しい情報が知りたいという方は、まずは「アイミツ」で見積もりをとってみてはいかがでしょうか。

まとめ

この記事では、注目の文書管理システム「Documal SaaS」を紹介しました。

「Documal SaaS」は、高い機能性と操作性をあわせもつ万能な文書管理システムです。文書管理システムとして優れているだけでなく、ワークフローシステムとしても利用できるので「かゆいところに手が届く」サービスだといえるでしょう。

「Documal SaaS」では、1ヶ月間の無料トライアルにくわえて、「Documal SaaS体験会」を全国で実施しています。見積もりとあわせて利用してみるのもおすすめです。

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著者

imitsu編集部

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