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文書管理システムFleekdriveの評判と実態|徹底した比較・調査結果をご紹介!

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目次

社内で管理をしなければいけないデータは文書にとどまらなくなり、画像、音声、動画などのコンテンツデータも出てきました。webサイトを自社で管理している場合は、webサイトに必要なデータも管理しなければいけません。

コンテンツのデータは、文書と比較すると大容量です。メールで送受信した際に、ダウンロードに大幅な時間がかかってしまい、業務が停止されてしまうこともあります。このような課題を解決するための文書管理システムも、近頃は登場してきています。

今回は、コンテンツ管理や共同作業に強い文書管理システム「Fleekdrive」の評判と実態について徹底検証していきます。

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<総評>「Fleekdrive」は共同作業に優れた文書管理システム

<総評>「Fleekdrive」は共同作業に優れた文書管理システム

結論からお伝えすると、「Fleekdrive」は共同作業が多く、文書だけではなくコンテンツも大量に保存している企業に最適な文書管理システムです。

「Fleekdrive」は、1つの仕事を複数の人で共同作業することにフォーカスされた文書管理システムで、チャット機能を活用してコミュニケーションを取りながら共同編集が行えます。テレワーク、モバイルワークなどワークスタイルを問わないため、導入することでチームのポテンシャルを100%引き出せます。

また、細かい権限設定で管理体制を構築できるため、「Fleekdrive」を導入していない企業に対しても、特定のデータだけを公開できます。アクセスの履歴は記録として残すため、不穏なアクションが行われた際は管理者に通知が届くのでセキュリティ対策ができるという点も優れています。

他の文書管理システムと比べてどうなのか

他の文書管理システムと比較したとき、共同作業に特化している点が「Fleekdrive」の最大の特徴となります。

また、「Fleekdrive」はチャット機能がついているため、リアルタイムにコミュニケーションを取れることも魅力です。単にコミュニケーションを取れるだけでなく、デジタルコンテンツの保存や共有にも最適。細かくアクセス制限をつけられるのも強みです。

サブドメイン運用や高度なIPアドレスの制限をかけられるので、セキュリティ対策にも強みを持っています。「Garoon」のようなグループウェアと違い、スケジュール管理などの機能はついていませんが、データ管理や共有、共同作業の面からすると、「Fleekdrive」は優れた文書管理システムと言えるでしょう。

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1.「Fleekdrive」の3つのメリット

1.「Fleekdrive」の3つのメリット

それでは、「Fleekdrive」のメリットを確認していきましょう。

1-1. 高い拡張性と機能性

あらゆる業務で利用されるファイルは、他部署や他拠点間で共有します。また、社外の人ともファイルを共有することがあるでしょう。「Fleekdrive」は、細かい権限設定を行えるため、徹底された管理体制を構築できます。文書管理だけではなくてコンテンツ管理にも優れています。

大容量のコンテンツをメールで送るのは、ダウンロードに時間がかかるため好まれません。「Fleekdrive」にコンテンツを保管しておけば、URLを送るだけでデータを共有できます。クラウドにログインして、データを確認する形式となり、ダウンロードに時間がかかりません。

1-2. 高度なセキュリティの実現

「Fleekdrive」は、高度なIPアドレス制限を設定できます。同じユーザーであっても、社内からのアクセスは許可、外出先からのアクセスは不許可と細かいアクセスコントロールできるのです。

また、サブドメイン運用が可能なため、常駐しているパートナーが自社の「Fleekdrive」を自由に利用することを回避できます。アクセス履歴は記録に残されていて、時間外のアクセスや、一定期間に指定回数以上のユーザー追加など不穏なアクションがあれば、管理者に通知がされる監視システムも充実しているので安心です。

1-3. ファイル共同作業に特化

1つの仕事を複数の人で共同作業することにフォーカスされた文書管理システムが「Fleekdrive」です。ユーザーごと、フォルダごとのそれぞれの視点で、どのコンテンツが誰と共有されているのかを一目で把握できます。

「Fleekdrive」には、チャット機能がついているため、リアルタイムのコミュニケーションも取ることができます。そのため、コミュニケーションを取りながらファイルを共同編集できるのです。

2. 徹底調査でわかった「Fleekdrive」を使うべき人・会社

2. 徹底調査でわかった「Fleekdrive」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「Fleekdrive」を使うべき人や会社をお伝えします。

2-1. ナレッジ共有したい会社

「Fleekdrive」を活用するとナレッジ共有が簡単にできます。たとえば、社内の人が提案資料を更新した場合に、外出先の営業担当者にリアルタイムで更新された提案資料を渡せます。

常にリアルタイムの情報を共有しあうことで、会社の営業力をアップできるのです。実際に、「Fleekdrive」を導入することによって、売上アップにつながったという会社は少なくありません。

2-2. 大容量のコンテンツを扱う会社

画像や音声、動画、webコンテンツなどのデータは大容量です。これらのデータをメールで送受信する場合は、ダウンロードに時間が発生してしまいます。

「Fleekdrive」にコンテンツデータを保管しておけば、ログインするためのURLをメールに添付するだけで済みます。そのため、大容量のデータのやりとりがスピーディーとなって、大幅に業務を効率化できるのです。

2-3. グローバル展開している会社

「Fleekdrive」は、5ヵ国語(日本語、中国語、英語、スペイン語、ポルトガル語)に対応している文書管理システムです。

そのため、さまざまな人が気軽に「Fleekdrive」を利用できます。グローバル展開をしている会社には最適な文書管理システムなのです。

3.「Fleekdrive」の料金プラン

3.「Fleekdrive」の料金プラン

「Fleekdrive」のプランは、「Team」「Business」「Enterprise」の3つのプランを用意しています。データ容量も異なりますが、主な機能が異なるので、申し込みをする前に機能を確認しておきましょう。

サブドメインやファイルサーバーはオプションで購入できます。また、料金プランとは別に3つのサポート体制が用意されています。専任担当者が必要な場合はサポートプランも契約しましょう。

【料金プラン】
Team:500円(税抜)/1ユーザー
Business:1,500円(税抜)/ 1ユーザー
Enterprise:4,000円(税抜)/1ユーザー

【サポートプラン】
ベーシックサポート:0円
スタンダードサポート:1万円
プレミアムサポート:3万円

※スタンダードプランは問い合わせ窓口が2つに増えて、プレミアムサポートは専用担当者に電話をできます。

4.「Fleekdrive」の導入実績・効果

4.「Fleekdrive」の導入実績・効果

それでは実際に、「Fleekdrive」を導入したことで得られる効果を確認していきましょう。

4-1. 業務効率化

大容量のデータをストレスなく送受信できるのが「Fleekdrive」の魅力です。ポスターのような宣伝物のデータは400MBを超えることもあるため、複数ある場合はメールで送ることも難しく、なかにはDVDなどに焼きまわして郵送する会社もありました。

クラウドにデータを保管して公開できる「Fleekdrive」は、そのようなデータの送受信の課題を解決できるシステムです。アクセス権限も細かく設定できるので、セキュリティ面でも安心できます。

また、「Fleekdrive」の自動通知機能によって、フォルダへデータをアップロードしたときやフォルダ内のデータを更新したときは、対象者に自動的にメールで通知されます。メールの送受信やリアルタイムの通達によって、業務効率化の効果が見込めると導入している企業から評価されています。

4-2. ナレッジ共有による営業力の向上

「Fleekdrive」は、PC以外にもスマホやタブレットでも利用できます。そのため、営業先で関連する資料を瞬時に取り出すことが可能です。

実際に「Fleekdrive」を導入している企業では、資料探しの時間が半分以下になったと声が多く挙がっています。探している資料をすぐに取り出したいという人は「Fleekdrive」が最適です。

また、チャット機能や自動通知機能がついているため、リアルタイムでのユミュニケーションを取れます。最新資料などがアップロードされたときなど、リアルタイムの情報として通知が届きます。

5.「Fleekdrive」の効果的な使い方

5.「Fleekdrive」の効果的な使い方

次に、「Fleekdrive」を導入するにあたり知っておくべき効果的な使い方を紹介します。

5-1. 大容量データの送受信

画像や音声、動画など大容量のデータを豊富に取り扱っている場合は、「Fleekdrive」を利用しましょう。これまで、データの送受信にかけていた時間を大幅に短縮できます。

コンテンツの送受信がスムースに行えるという点では、高評価の文書管理システムです。

5-2. ライフサイクルの自動化

文書管理は、文書を保存するだけではなくて、作成、処理、保存、保管、破棄までの一連のサイクルを言います。

「Fleekdrive」では、データのライフサイクルを設定して、文書管理のプロセスを自動化できます。文書管理のプロセスを自動化することによって、データが整理整頓されていき、利用しやすい状態になります。

5-3. 企業のグローバル化

日本は人材不足の時代に突入しています。そのため、海外の人を採用するケースもあるでしょう。また、国外に拠点を置いている企業もあります。

「Fleekdrive」は5ヵ国語(日本語、中国語、英語、スペイン語、ポルトガル語)に対応しているため、グローバル展開している企業に最適です。
「Fleekdrive」は、さまざまな国籍の人が、スムーズに利用できる文書管理システムなのです。

6. まずは「Fleekdrive」の無料体験を

6.まずはFleekdriveの無料体験を

実際に「Fleekdrive」の導入を検討してみたい方は「30日間無料お試し」のトライアルを体験してみましょう。30日間のトライアル期間後に本契約をした場合は、そのままデータを引き継いで「Fleekdrive」を利用できるのはうれしいポイントです。

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7. まとめ

7. まとめ

文書管理の対象は文書データだけにとどまらず、画像や音声、動画などのコンテンツも増えてきました。データを一元管理して情報共有を行うことはもちろん、これらの大容量のデータを上手に一元管理することが、今後の企業には求められていきます。

「Fleekdrive」は、そのような課題を解決することができる画期的な文書管理システムなのです。ぜひ、大量のコンテンツデータを保管している企業は検討してみてください。

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著者

imitsu編集部

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