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名刺管理アプリはオフラインでも使えるの?クラウド上に保存するオンライン管理方法VS端末の内臓メモリに保存するオフライン管理方法

目次

最近はいつどこにいてもインターネットに繋がる環境が整備されています。とはいえ、インターネットに繋げられない「オフライン」の状態、つまりスマホアプリだけで名刺を探したいような状況に直面することも多々あるでしょう。

名刺管理アプリには、スマホにアプリをインストールして使うタイプと、Webの名刺管理ポータルにブラウザーでアクセスするタイプがあります。どちらのタイプもインターネットに接続して、名刺情報をクラウド上に保存する仕組みのアプリが一般的です。となると、名刺管理アプリはオフラインでは使えないのでしょうか。この記事では、名刺管理アプリがオフラインでも使えるのかどうかを確認していきます。

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1.名刺管理アプリとは?

1.名刺管理アプリとは?

そもそも名刺管理アプリとは、名刺情報(氏名、会社名、役職名、住所、電話番号、Eメールアドレス、名刺の画像データ等)を読み込んでデータ化し、そのデータを保存・参照・活用できるようにするアプリのことです

名刺を紙で保存・管理する場合は、フォルダなどに入れてインデックスをつけるなどして後で参照しやすいようにします。しかし名刺管理アプリを使えば、データ化された名刺データの保存場所に困らず、名刺データの参照もしやすくなります。

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2.名刺管理アプリの仕組み

2.名刺管理アプリの仕組み

名刺管理アプリの多くは、スマホにインストールされたアプリが名刺情報をスキャンします。スキャンした情報をインターネット経由でクラウド上の名刺管理システムに送り、データ化して保存します。このように現在の名刺管理アプリには、アプリとクラウドが連動してシステムとして構成されているものが多いようです

データ化・クラウドへ保存

スマホでスキャンした名刺情報は、まずは画像データとしてクラウドに送られます。クラウド上の名刺管理システムは、画像データから氏名やメールアドレスなどのテキストデータをOCR機能などを使って読み取りデータ化します。データ化についてはオペレータが修正する名刺管理アプリ/システムもあります。

データ化された名刺は、クラウド上に保存され、ネット環境があればいつでも確認できるようになります。一部の名刺管理アプリでは、テキストデータのみをスマホのアプリ側でも保存しているものもあります。

オフライン環境でも使えるのか

それでは名刺管理アプリは、オフライン時にも使えるのでしょうか。その答えは「アプリ次第」になります。名刺管理アプリの典型的な仕組みが、スマホアプリ+クラウドシステムのため、クラウドに接続できるオンライン環境でないと利用できないものが多いのです。しかし一部のデータをスマホに持たせてオフラインでも使えるようにしたり、オフラインでも名刺情報のスキャンまでできるアプリもあります。

3.名刺管理はオフライン管理?それともオンライン管理?

3.名刺管理はオフライン管理?それともオンライン管理?

次に、名刺を「オフライン管理」する場合と「オンライン管理」する場合のそれぞれのメリット/デメリットを整理してみましょう。整理してみることで、自分あるいは自分の会社が必要としている名刺管理アプリの要件が明確になっていくはずです。

端末上にデータを保存するオフライン管理

まず名刺の「オフライン管理」から見ていきましょう。ここでいう「オフライン管理」とは、インターネットに接続していないスマホだけで名刺管理を行うことを指します。

メリット

オフラインでの名刺管理の最大のメリットとして挙げられるのは、WiFiの有無やモバイル通信が圏外かどうかに関係なく、スマホさえあれば必要な名刺を検索できることです

たとえば外出先で取引先の方を見かけたときに、名前や役職を思い出せない場合もスマホですぐに探し出すことができます。

デメリット

「オフライン」の名刺管理のデメリットは、名刺データをスマホに保存するため、名刺の数が増えるにつれてスマホのデータ容量を消費する点です。特に名刺画像のデータも保管する場合、保存・管理する名刺データが増えていくとスマホの容量が圧迫される恐れがあります。

また、スマホ内に個人情報である名刺データが入っているので、セキュリティ面での管理は自分自身で厳重に行う必要があります。万一スマホを紛失した時に、個人情報である名刺データが漏洩する恐れがあるため、認証コードを設定したり暗号化するなど対策が必要です。

クラウド上にデータを保存するオンライン管理

次に、名刺を「オンライン」で管理する場合のメリット・デメリットを確認しましょう。「オンライン」での名刺管理とは、スマホの名刺管理アプリからインターネット接続によって、クラウドに名刺データを保存し管理する仕組みを指します。

メリット

「オンライン」の名刺管理におけるメリットは、スマホ側に名刺データを保存しない、あるいは最小限の名刺データのみを残すので、スマホの容量への影響が小さい点です。クラウド上で名刺データを保存すれば、実質無制限の名刺枚数分の保存が可能となります。

さらに「オンライン」名刺管理におけるメリットとして、セキュリティ管理における負担が小さい点も挙げられます。。クラウドに名刺データを保存することで、個人情報である名刺データのセキュリティ管理をクラウドに任せることができるからです。

他にも「オンライン」で名刺を管理する場合、名刺データの社内での共有や他システムへの連携など、名刺データの活用の可能性が広がります。名刺データを人脈構築や営業活動に活用したい場合は、「オンライン」での名刺管理は必須と言えるでしょう。

デメリット

一方「オンライン」名刺管理でのデメリットはあるでしょうか。やはり通信状況の悪い環境で、必要な名刺を探せない点はデメリットと言えます。ただし通信環境が改善されていけば、このデメリットは小さくなっていくでしょう。

4.「Eight」などの名刺管理アプリはオフラインで使えるのか?

4.「Eight」などの名刺管理アプリはオフラインで使えるのか?

名刺管理における「オンライン」「オフライン」のメリット/デメリットを見ていったところで、実際にオフラインで使える名刺管理アプリがどれくらいあるのかを見てみましょう。ただし名刺管理アプリの機能は、日々改善されています。ここでの情報と合わせて、名刺管理アプリ公式サイトの最新情報も参照ください。

「Eight」△

「Eight」△

「Eight」の場合、スキャンした名刺データは基本的にクラウドに保管されます。オフラインで名刺登録しようとするとエラーとなってしまいます。しかし、登録済名刺データのうち、テキストデータについてはスマホアプリに保存されるため、オフライン環境でも、登録済み名刺のテキストデータの参照は可能です。ただしオフラインでは名刺の画像は表示されません。オフラインでは、メッセージやSNS機能ももちろん使えません。

「Wantedly People」△

「Wantedly People」△

「Wantedly People」も「Eight」と同様、スキャンした名刺データは基本的にクラウドに保管されます。オフラインで名刺スキャンをやろうとすると「ネットワークに接続できません」というメッセージが表示され、スキャンはできません。

しかし「Wantedly People」も登録済名刺データのうちテキストデータについてはスマホに保存されるため、オフラインでも、登録済み名刺のテキストデータのみ参照が可能です。ただしオフラインでは名刺の画像は表示されません。また、アプリが立ち上がる時にビジネスSNS「Wantedly」と自動的に同期され、「Wantedly」のプロフィール情報とリンクします。

オフラインで「Wantedly People」アプリを立ち上げると、前回「Wantedly」とリンクして取得したプロフィール情報が画像も含めて表示されます

「myBridge」×

「myBridge」×

「myBridge」はアプリを最初に立ち上げたときに、会員登録をする必要があります。会員登録はオンラインで行う必要があります。また「myBridge」のアプリでスキャンした名刺情報は、クラウド上で保存・管理されます。
以上から、「myBridge」はオフラインで利用することができません

「CamCard」○

「CamCard」○

「CamCard」はオフラインで名刺情報のスキャン、登録が可能な名刺管理アプリです。多言語対応していることに加えて、オフラインで使える点について、特に海外で評価されています。

「Sansan」×

「Sansan」×

「Sansan」ではスキャンした後の名刺データをクラウド上に置いて社内で共有できるようにします。したがって「Sansan」はオフラインで利用することができません

「Hot Profile」×

「Hot Profile」×

「Hot Profile」でもスキャンした後の名刺データがクラウド上に保存されるため、社内で共有が可能です。むしろモバイル端末側に名刺データを残さず、全てクラウド上で管理することで、セキュリティ面での安心を保証しています。よって、「Hot Profile」はオフラインで利用することができません

「Scannable」○

「Scannable」○

「Scannable」はスキャンした名刺情報を、スマホのカメラロールやEvernoteに保存することができます。「Scannable」は、オフラインであってもスキャンした名刺情報をスマホに保存できるのです

「メイシー」○

「メイシー」○

「メイシー」もスキャンした名刺情報を、スマホに保存することができます。つまり、オフラインでも名刺のスキャンと参照が可能です

「WorldCard Mobile」○

「WorldCard Mobile」○

「WorldCard Mobile」は、スマホで名刺情報をスキャンしてスマホにデータを保存することができます。スマホの名刺データは、クラウドストレージにバックアップすることも可能です。つまり「WorldCard Mobile」はオフラインで利用することができるということです

「名刺ファイリングCLOUD」×

「名刺ファイリングCLOUD」×

「名刺ファイリングCLOUD」は、その名の通り名刺データをクラウド上に持ちます。したがって、「名刺ファイリングCLOUD」はオフラインで利用できません

5.データ化された名刺情報の使い道

5.データ化された名刺情報の使い道

最後に、名刺管理アプリでデータ化された名刺情報の使い道を見ていきましょう。

外出先で名刺を検索する

データ化された名刺情報をスマホやクラウドに保存しておけば、必要な時にすぐ名刺を検索できます。紙の名刺をファイリングするといったアナログでの名刺管理に必要な労力と比較すると、「オンライン」であっても「オフライン」であっても、デジタル名刺管理の強みといえます。

社内で名刺情報を共有する

名刺情報は、会社の資産という考え方があります。名刺情報を個人で保有するだけでなく社内で共有できれば、引き継ぎや次の訪問の計画などで活用できるようになるでしょう

顧客管理や営業支援などの業務で活用する

データ化した名刺情報は、他の情報と合わせることでさらに有益な情報となります。名刺情報を顧客管理に連携できれば、取引先での過去の取引経緯や取引先での意思決定者などが可視化されます。名刺情報から過去の訪問履歴がわかれば、次に営業をかけるべき企業やタイミングがわかるようになります。

6. まとめ

6. まとめ

名刺管理アプリがインターネットに接続していない「オフライン」の状態でも、名刺管理アプリが使えるかどうかを整理してみました。

基本的には名刺管理アプリはオンライン環境で利用する仕組みとなっており、オフラインでは使えなかったり、一部の機能しか使えないものが多いようです。 ただし一部の名刺管理アプリでは、一旦登録した名刺情報のうちテキストデータ(氏名、役職名、会社名、電話番号、メールアドレスなど)をスマホアプリ内で保管するため、オフラインでもテキストデータのみ参照することができる名刺管理アプリはあります。そのため活用の目的や活用シーンを想定した上で、名刺管理アプリを選びましょう

なお、現在オフラインで参照できるデータも今後の仕様変更で参照できなくなる可能性があります。「オフラインでも使える」と明言しているアプリ以外は、インターネットに接続できる環境で使うのが無難でしょう。

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著者

imitsu編集部

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