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人事異動とは?玉突き人事は意外なところに影響を及ぼしている!

更新日:2019年01月31日 | 公開日:2019年01月31日

「人事異動」とは、企業における従業員の所属部署・職務・職種・職位が変わることをいいます。しかし、人事異動の明確な定義が法律で定められているわけではありません。会社によって人事異動の意味や範囲が少しずつ違うことがあるため、注意が必要です。

この記事で紹介するのは人事異動の一種である「玉突き人事」。玉突き人事は従業員の人事異動によって欠員となったところへ、補充のために別部門から従業員を人事異動させるといった複数人の連鎖的な人事異動のことです。玉突き人事は珍しくはない異動の形とはいえ、意外なところに影響を及ぼしかねません

知っているようで意外と知らない人事異動の用語を整理しながら、玉突き人事が及ぼす影響と対応について考えてみましょう。

そもそも異動とは?

そもそも異動とは?

そもそもの「異動」という意味から整理していきましょう。

異動とは、会社での職務や職種が変わることをいいます。異動と人事異動は、一般的には同じ意味で用いられます。 一般的な会社員としてのキャリアは、会社に採用されて入社し、配置転換や昇進を経て退職という流れです。キャリアの中で出向や降格を経験することもあるかもしれません。採用されてから退職するまでの地位や職務の変更が異動ということになります。

多くの異動は社内における出来事を指しますが、出向や転籍などの社外への異動もあります。
また職位や職務が変わらず勤務地だけ変わる転勤は、異動に含めない会社もあります。

次はそれぞれの用語をより詳しく解説していきます。

採用

「採用」とは、社外から人材を確保することです。会社で最初に経験する人事異動だといえるでしょう。採用には、学校を卒業してすぐの「新卒採用」と、別の会社での就業経験を経てからの「中途採用」の2つのタイプがあります。採用されると、通常は社内のどこかの部署に配属されます。そこから会社でのキャリアがスタートします。

昇格・昇進(昇任)

「昇格・昇進(昇任)」とは、社内での地位や立場が上がる異動です。配属された部署で実績を積み成果を挙げて認められると、昇格・昇進(昇任)できるようになります。栄転と呼ばれることもあります。

一般的に昇格・昇進(昇任)すると、仕事の範囲が広がったり、より難しい仕事を任されるようになります。部下を持たない平社員から、管理職になって部下を持つようになることもあるでしょう。あるいは管理職が昇格・昇進(昇任)して、より大きな組織を任されるようになり部下が増えることもあります。

降格・降任

「降格・降任」は「昇格・昇進」の逆で、社内での地位や立場が下がる異動です。左遷と呼ぶこともあります。

期待されていた成果を出せなかったり、何らかの失敗や問題によって降格・降任の対象となることがあります。日本では従来、終身雇用制度かつ年功序列の中で、よほどのことがない限り降格・降任はありませんでした。

しかし、昨今では終身雇用や年功序列から能力や成果による評価がなされるようになり、雇用環境の変化から降格・降任は以前よりもドライに行われる傾向が見られます。

考え方を変えると、降格・降任したからキャリアが終わってしまうのではなく、そこから復活できる可能性もあるとも言えるでしょう。

配置換え(配置転換・配転)・転任・転勤

「配置換え(配置転換・配転)」とは、 開発部から営業部などのように、社内で所属している部署が変わる異動です。昇進や降格が伴う場合、同じ地位と職務のまま部署だけ変わる場合、部署とともに職務も変わる場合など様々な組み合わせがあります。

転勤とは、勤務地が変わる異動です。主に引越しを伴うような勤務地の変更を言います。転任とは、配置換えと同じ意味で使う場合と、転勤と同じ意味で使う場合があります。会社によって意味が違うことがありますので、取引先相手が転任する場合など、どちらの意味で使っているのか確認した方がよいでしょう。

出向・労働者派遣

ここまで挙げたのは社内の異動ですが、「社外への異動」もあります。「出向」とは、元の会社(出向元)に籍を残した状態で他の会社(出向先)へ異動することです。出向する場合は出向元と出向先の両方の会社と労働契約を結びます。一般的には、関連会社や取引関係にある会社に出向することが多いようです。

出向と同様、元の会社に籍を置いたまま別の会社の仕事を行う形に「労働者派遣」があります。労働者派遣とは、雇用されている会社に籍を置きながら、他の会社に派遣されてその会社の指揮のもと仕事を行うことを指します。労働者派遣では、派遣元の会社とだけ労働契約を結びます。通常、労働者派遣は人事異動とは呼びません。

一方「転籍」は、元の会社との労働契約を解消して、転籍先の会社と新たな雇用契約を結びます。元の会社は退職して籍を別会社に移します。

解雇・免職

「解雇」とは、会社から労働契約を解消されることです。解雇には大きく分けて3種類あり、会社業績が悪化したことによるリストラ(整理解雇)、従業員が会社の秩序を著しく乱したことへの制裁(懲戒解雇)、無断欠勤の連続など就業規則に定められた解雇理由に相当する場合の解雇(普通解雇)があります。

どの解雇も従業員に大きな影響を及ぼす出来事なので、会社が従業員を解雇できるケースは労働契約法によって限定されています。解雇と似た用語に「免職」があります。免職とは、解雇と同じように労働契約を解消されることですが、公務員に対して使われる用語です

退職(定年退職・勧奨退職)

「退職」とは、労働契約を終了させて働いていた職を退くことです。退職のうち「定年退職」は、定年制を導入している会社が定めた年齢に達した時に労働契約を終了させることです。

勧奨退職は、定年前に会社が退職を勧めることで労働契約を終了させることで、俗に「肩たたき」と呼ばれるような退職に当たります。

人事異動の目的とは?

人事異動の目的とは?

ここで基本的なところに立ち戻ってみましょう。そもそも人事異動は何のために行われるのでしょうか。

事業の遂行

会社事業を行うために必要な人材を確保することは、会社として基本的にやるべきことの1つです。確保した人材のスキルや労力が不足すれば、補充する必要があります。事業を継続するためには、継続的に人材採用を行い、採用後は採用した人材を育成する必要があるでしょう

組織の活性化

組織に必要な人材が一旦確保できたとしても、長年組織の構成に動きがないと、組織としての活力が低下してしまいます。組織の活力低下を回避するために、組織の一部の人材を入れ替えて、組織としての活性化を図ることがあります

変化への対応

会社を取り巻く環境や需要が変化すると、事業も変化させていく必要があります。事業が変われば、必要な人材も変わってきます。そうした変化に対応できる人を確保し、変化に対応できない人は退くことが求められることがあります。

人材育成

会社は目の前のやるべきことのために人材を確保するだけではなく、将来に渡って事業を継続するために人材育成を行います。特に幹部候補の従業員に様々な部署の仕事を経験させることがあり、そのような人材育成には比較的頻繁な人事異動が伴います。

玉突き人事とは?

玉突き人事とは?

ここまでは「人事異動」の種類や目的について見てきました。次に、玉突き人事と呼ばれる異動にどのような特徴があるのか見ていきましょう。

定義

前提として、「玉突き人事」という用語は正式な定義があるわけではありません。一般的に使用されている意味で玉突き人事とは、ある従業員の異動に伴い発生した欠員を別の従業員の異動によって補充する連鎖的な人事異動を指します。玉突き人事には2人の従業員で行われるものの他に、3人以上の従業員の連鎖的な人事異動で構成されることもあります。

人事異動は従業員にとって様々な影響を及ぼす出来事です。そのため従業員育成の観点からも、人事異動で起こりうる影響を想定して十分な配慮がなされるべきでしょう。 しかし、玉突き人事のうち1人目の異動には必然性があったとしても、その補充を行う2人目以降の人事異動が単に「欠員の穴埋め」の意味しかなかったり、強制的な異動であったりするならば、玉突き人事は何らかの問題を引き起こす可能性があります。

ジョブローテーションとの違い

玉突き人事に似た用語として「ジョブローテーション」があります。ジョブローテーションは、会社の事業計画の一部として作成された人材配置計画に従って行われる人事異動という意味合いで使われています。

玉突き人事というと、連鎖的な2人目以降の人事異動には計画性や育成の観点が欠けがちです。ジョブローテーションとは、玉突き人事と同様に複数従業員による連鎖的な人事異動ですが、従業員の適性や将来育成計画を元にした計画的な異動です。玉突き人事が人材の不足で発生する異動に対して、ジョブローテーションは人材育成のための異動ということができます。

玉突き人事が必要になった場合も、あらかじめ検討されていたジョブローテーションの計画を踏まえた人選・異動がなされるべきでしょう。

玉突き人事異動が引き起こしがちな5つの問題

玉突き人事異動が引き起こしがちな5つの問題

玉突き人事は会社の中でしばしば発生するものですが、複数人が影響を受ける人事異動の連鎖の中で何かしらの問題を引き起こしがちです。どのような問題が玉突き人事では発生しがちなのか、またその対策について見ていきましょう。

人間関係の構築

玉突き人事に限りませんが、人事異動の後には新しい仕事環境での新しい仕事が待っています。特に玉突き人事が欠員補充のため急遽行われる人事異動となる場合は、異動先の受け入れ準備や異動する本人の準備が整わないうちに、新しい人間関係をゼロから構築しなければなりません。

玉突き人事で全く異なる部署や仕事に就く場合は、人間関係の再構築の負担がどうしても大きくなります。さらに、人間関係の構築のしわ寄せはプライベートに及ぶこともあります。転勤を伴う異動の場合、新しい地域の人との人間関係を改めて築いていく必要があります。転勤に家族を伴う場合は、その負担は家族にも及ぶでしょう。

新しい人間関係の再構築は、長い目で見ればプラスに働くことも多いため、必ずしもネガティブに捉えることはありません。しかし、その時点では大きなストレスとなるのも事実です。新しい人間関係の構築にあたって重要なのは、相手の名前を覚えることです。新しい職場の仲間や、新しい取引先相手の名前や役職は早めに頭に入れて、円滑なコミュニケーションの開始に繋げられるとよいでしょう。

担当者変更による引き継ぎ

玉突き人事によって、短期間で担当者が交代しなければならない場合、十分な引き継ぎが行えないことがあります。引き継ぎ時間不足の問題に加えて、異動する従業員のスキルやキャリアが考慮されない場合はさらに問題です。前任者の仕事を引き継げるだけのスキルや経験がない人が着任しても、そもそも引き継ぐのが困難という状況に陥ってしまいます。

玉突き人事の引き継ぎ問題は、単なる人数合わせだけの異動によって発生します。玉突き人事であろうとなかろうと、異動においては前任者と後任者のスキルや経験がほぼ同じでなければ、引き継ぎは難しく業務に影響を及ぼしてしまいます。

本来は異動の前に引き継ぎが十分できることが大切です。せめて異動後も前任者とコンタクトできるようにしておければ、困ったときに問い合わせできるだけでなく、安心感を得ることができるでしょう。

名刺の刷り直し

玉突き人事を含め人事異動が頻繁に発生すると、名刺を刷り直す時間とコストが発生します。異動後にはあまり日を開けずに、新しい取引先にも挨拶に行く必要があります。このときには必ず新しい名刺を持っていかなければなりません。

組織の名前を頻繁に変更する会社もありますが、そこでも名刺刷り直しの時間とコストが多く発生します。新しい名刺を作り直せば、古い名刺は捨てるしかありません。名刺は個人情報ですので、捨てる際にもシュレッダーで裁断するなど「捨て方」にも配慮する必要があります。名刺の刷り直しは意外に大きなコスト負担となり注意する必要があるでしょう

取引先との連絡

人事異動で特に留意すべきは取引先への異動の連絡です。特に取引先の担当が変わる異動であればなおさら連絡は重要です。これまでの取引先には、異動の連絡と同時にできれば後任を紹介して、異動によってこれまでの関係性や業務に問題は生じないことをきちんと伝えるのがよいでしょう

異動先の新しい取引先にも、同様に前任者の退任のタイミングで挨拶に行くのがベスト。前任者と一緒に挨拶できない場合も、後任として信頼いただけるよう、引き継ぎはこれまで以上に満足してもらえるように取り組む姿勢を伝えたいものです。もちろん新しい名刺をもって挨拶に行きましょう。

逆に取引先の担当者の人事異動の場合は、新しい担当者の名刺を受け取った後、名刺にメモするなどして「いつからの担当か」の時期がわかるようにしておきましょう。名刺が増えてくるに従って同じ会社や同じ人から複数の名刺を受け取ることがありますが、どれが最新かわかりづらくなるからです。

従業員への負担

ここまで挙げたように、特に考慮の不足した玉突き人事では従業員への負担が非常に大きくなります。これまで積み上げてきたキャリアが台無しとなったり、転勤の場合には本人だけでなく家族にも負担が及んだりします。

適切な人事異動とは?

適切な人事異動とは?

ともすれば問題を引き起こしかねない人事異動。適切に人事異動が行われるには、どのような考慮が必要でしょうか。人に大きく影響を与える人事異動における考慮点を確認しておきましょう。

適材適所に配慮する

もっとも大切なのは適材適所の人事異動を行うことです。

事業を遂行するための人事異動であるならば、一人一人の従業員のキャリアプランや適性、プライベートの事情も含めて十分に考慮されるべきでしょう。特に玉突き人事で問題となるのは、異動する人のキャリヤや特性、スキルなどを考慮せず、人数合わせだけで異動が行われる場合です。

やむを得ず玉突き人事を行う場合であっても、一つ一つの異動に正当な理由があり、異動する本人や周囲が納得できるものであるのが適切な人事異動と言えるでしょう

従業員への負担を考慮する

会社の都合が優先されがちな人事異動ですが、従業員の負担の軽減は十分に考慮されるべきポイントです。
どのような人事異動であっても従業員とその周囲に負担がかかるもの。引き継ぎ体制を整えたり取引先に紹介したりなどの周囲のサポートがあると、異動の負担が軽減され異動後の仕事の立ち上がりがスムースとなるでしょう

異動目的を周知する

人事異動の目的は、本人に明確に伝えられるべきです。合わせて周囲にも異動の目的や理由を周知することで、異動先での理解が得られて新しい仕事がスムースに始められるでしょう。取引先にもどのような役割で着任したかを、挨拶や名刺交換の際に付け加えるとよりスムーズに手続きが進みます

他社の人事異動で発生するトラブルを最小限に抑えるには

他社の人事異動で発生するトラブルを最小限に抑えるには

取引先相手など他社での人事異動情報はなかなかリアルタイムで入ってこないことがあります。異動後すぐに新しい名刺をもらえるわけではありません。

また、異動のたびに受け取る名刺は増えていき、最新の名刺がどれかわかりにくくなってしまいがちです。こうした他社の人事異動で発生するトラブルの多くは名刺管理アプリを使うことで解決できます

おすすめの名刺管理アプリ3選

名刺管理アプリを上手に活用すれば、頻繁な人事異動で複数の名刺を受け取った場合も、どれが最新の名刺なのかわかります。ほかにも取引先の人事異動情報を早めに知ることができたり、自分の異動情報を名刺交換した相手に知らせたりすることができるものもあります。最後にアイミツ編集部おすすめの名刺管理アプリを3つ厳選してご紹介します。

「Eight」(エイト)

「Eight」(エイト)

まずは、クラウド型名刺管理アプリ「Eight」をおすすめします。
Eightの最大の特徴は、名刺情報データ化の正確さ。正確さの秘訣は「AI∔人」によるデータ化のプロセスにあります。また、スマホ・タブレットで名刺を撮影するだけで名前・連絡先・住所など情報を登録できるので、操作も非常に簡単です。

クラウドサービスなので、登録した情報を外出先でもすぐに引き出せます。もちろんパソコンからの利用も可能。名刺交換した相手も「Eight」を使っていれば、「Eight」プロフィール名刺が更新されると、手元の名刺情報にも反映されます

さらにチャットと同じ感覚でメッセージ交換をすることもできます。メッセージや名刺情報が更新されるたびに通知される機能も備えており、ビジネスコミュニケーションをサポートしてくれます。 プロフィールをWEB上に公開することで、オンライン上での名刺交換も可能となります。Eightを活用することで、必要な情報が埋もれてしまうことを避けられるでしょう。

「Camcard」(キャムカード)

「Camcard」(キャムカード)

次におすすめするのは「Camcard」です。
Camcardの注目すべき特徴は、何といっても圧倒的なデータ化速度。スマホ・タブレットで撮影した名刺画像を最短5秒でのデータ化が可能と、スピードに高い定評があります。名刺にカメラを向けるだけでシャッターボタン押さなくても、名刺情報を自動スキャンする機能も備えています。最先端のOCR文字認識技術で、複数枚の名刺を連続で撮影することも可能。

撮影した名刺に、テキスト・画像付きのメモ・To-Do設定・商談リマインダーなどさまざまな情報を添付できるCRM機能も充実しています。連絡先との面談記録の履歴や、相手先の地図を表示することもできます。クラウドサービスなので、外出中でも必要な情報にアクセス可能。場所と時間を問わない名刺管理が実現できるツールです。

さらに「Camcard」は16カ国の言語に対応しています。海外の企業・団体などとビジネスの機会が多い方にも最適な名刺管理ツールと言えます。

「Wantedly People」(ウォンテッドリーピープル)

「Wantedly People」(ウォンテッドリーピープル)

最後におすすめするのは名刺管理アプリ「Wantedly People」です。
Wantedly Peopleの最大の強みは、複数の名刺を一度で読み込み可能な点。名刺を撮影するだけで、最大10枚の名刺を一括スキャンできます。人工知能がリアルタイムで解析し、複数枚を最速で3秒でデータ化します。 読み込まれた名刺はスマホ・PCで確認・修正・編集が可能です。登録された連絡先からは、アプリ上でワンタッチで電話、メールの送信が可能。名刺交換相手の情報や関連ニュースも自動で収集するという機能も備えています。

さらにビジネスSNS「Wantedly」と連携することで、登録した名刺情報に関連する人物のプロフィールを補完すできます。名刺交換した相手の「Wantedly」のプロフィール情報が更新されれば、アプリ上で同期して更新されます。改めて名刺交換をしなくても相手の異動など最新情報を知ることができます

まとめ

まとめ

人事異動について改めて整理した上で、考慮点や対策について見てきました。

人事異動は、会社勤めの間に頻繁に経験します。場合によっては、玉突き人事を経験する機会があるかもしれません。自分のキャリアやスキル、希望をまったく考慮されないような玉突き人事は問題ですが、案外周りの人の方が自分の適性を見極めてくれていることもあります。大抵の人事異動については、新しい環境や経験にチャレンジする気持ちで、ポジティブに捉えるのがよいでしょう。

なお、自分の人事異動の情報を伝えたり取引先の人事異動の情報を知るためには、名刺交換が一つの手段となります。一度名刺交換した相手とも人事異動後に改めて名刺交換を行うことで、相手の最新情報を知ることができるでしょう。しかし、タイムリーに名刺交換できなかったり、交換した名刺が多くなったりするとトラブルも増えてきます。

そんなときには名刺管理アプリが役に立ちます。名刺は仕事上の立場や役割を相手に伝えるための重要な情報であり、ビジネス人脈を構築するためにも活用できます。名刺管理アプリを上手に活用して、人事異動や名刺にまつわる負担を軽減しながら、キャリアにおけるビジネス人脈を構築していきましょう

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