あなたの発注コンシェルジュ

フリーダイアル

0120-917-819

営業時間 平日 10:00~19:00

勤怠管理システム導入の目的とは?今更聞けない勤怠管理システムの基礎知識

カレンダーと虫眼鏡

更新日:2018年11月22日 | 公開日:2018年11月22日

現在、政府が重要課題として推進している「働き方改革」。その実現に向けて関連法案が次々に改定されています。中でも最大の目玉は「時間外労働の上限規制」の新設で、今後、企業は長時間労働を抑制するために、実効性のある施策をとることが義務られます。

働き方改革の第一歩は現在の労働時間を見直すことから始まりますが、その土台となるのは「勤怠管理」です。

勤怠管理とは従業員の出勤状況、残業時間、休暇取得を把握するために記録・管理を行うことを指します。勤怠管理を適切に行うことで長時間労働の有無や、就労規則・法令遵守をしているかどうかをチェックすることが可能です。

勤怠管理ができていないと、従業員の労働時間を把握できなくなります。結果、残業や休日出勤が常態化しているのか判定することすらできません。勤務状況が分からなければ給与計算や人事評価を正確に行うこともできないでしょう。その場合、従業員の仕事に対するモチベ―ションを大きく下げる恐れもあります。そのような事態は絶対に避けなければなりません.

今後ますます重要になる勤怠管理。この記事ではそのシステムの内容や導入の目的などを詳しく解説します。

1.勤怠管理システムとは

1.勤怠管理システムとは

勤怠管理を効率的に行うためには「勤怠管理システム」を導入することが必要です。勤怠管理システムとは従業員の出退勤、休日取得などの就業管理をするためのもので、システムを導入することで労働時間の把握や給与計算を効率的に行うことができます。

勤怠管理システムと聞くと、特別なもののように思えますが、私たちにとってはすでに身近な存在です。例えば、多くの企業が利用しているタイムカード。出退勤時刻にタイムレコーダーに用紙を差し込んで労働時間を記録するものですが、これも立派な勤怠管理システムです。出退勤時刻を出勤簿に記載している会社も多いと思いますが、こちらも勤怠管理システムに当たります。

よって、勤怠管理システムは既に多くの会社で採用をしていることになりますが、最近では便利な機能を搭載した、クラウド型やオンプレミス型の勤怠管理システムが注目を集めています。

最新型の勤怠管理システムは非常に便利な機能が多く、フル活用することで、飛躍的に業務効率化を実現させることができるでしょう。

勤怠管理システム導入の目的

勤怠管理システム導入の目的は、第一に従業員の労働時間・残業時間・休日取得状況の把握があげられます。得られたデータを給与計算、人事評価に役立てるという目的もあるでしょう。

勤怠管理を適切にすることで、長時間労働を抑制し、働いた分の給与を支払い、正当な人事評価を下すことができます。これらは従業員の意欲向上に直接影響を与える要素であるため、質の高い勤怠管理システムの導入は企業の発展にとって不可欠と言えます。

2.勤怠管理システムの主な機能

2.勤怠管理システムの主な機能

ここからは従来型ではなく、新型の勤怠管理システムについて解説します。最近の勤怠管理システムには様々なシステムがありますが、共通する機能はどのようなものがあるのでしょうか。その内容とメリットについて詳しく見ていきましょう。

給与の計算

勤怠管理システムの導入により正確な給与計算をすることができます。

従来型のタイムカードや出勤簿、エクセル入力で勤怠管理をする場合は、月末に管理者や人事が集計作業を行い、全社員の給与計算を行う必要がありました。

仮に計算違いがあると、従業員との間でトラブルになるので、間違いは許されません。また、未払い賃金が発生した場合は訴訟沙汰になることもあるので、従来型は管理者にとっても業務負担が決して小さくありませんでした。

しかし、新時代の勤怠管理システムは給与計算は全て自動です。また、手作業にありがちなミスもなく、法改正対応も自動化しているので管理業務の負担を大幅に減らすことができるでしょう。こうしたシステムは誰でも簡単に利用でき、正確な作業を行える点が大きなメリットです。

生産性の測定

勤怠管理システムは生産性の測定にも活用できます。

労働生産性は、労働者が生み出した「成果・利益」を「労働時間」で割ることで算出することができます。勤怠管理システムはこの計算も自動で行い、従業員の生産性も可視化します。

日本人は世界的に見ても勤勉な国民との評価を得ていますが、実は労働生産性については先進7カ国(G7)の中では最低ランクに位置しています。2017年には労働生産性が国内比では過去最高になりましたが、国際比較の中では依然低迷しています。

こうした事態を受けて、国は働き方改革の中で「労働生産性の向上」を打ち出しています。また企業にとっても短い時間の中で大きな成果を上げることは自社の利益に直結することなので、是が非でも達成したい目標でしょう。

勤怠管理システムで得られたデータは、現状認識をして改善点を見出すなど、生産性を高めるための戦略に有効活用することができます。

長時間労働抑制

最新型の勤怠管理システムには長時間労働を未然に防ぐ工夫も施されています。

具体的には長時間労働が発生した場合はアラートが表示されるなど、リアルタイムで従業員の労働状況を管理できる機能を搭載したシステムも登場しています。紙ベースの勤怠管理の場合、現状把握するにも時間がかかるのでどうしても発見が遅れますが、新時代のシステムは労働時間に加え、勤務時間のインターバルについても自動測定できるので、実際の就労状況を正確に把握できます。

有給休暇や休日の設定

勤怠管理システムを利用すれば有給休暇や休日の設定も簡単にできます。

年間休日は法律で定められており、休日出勤した場合は代休、振休を出さなければなりませんが、勤怠管理をしていないと実態を把握することができず、仮に労働基準法違反の状態だったとしても改善することができません。

これまでの紙ベースの勤怠管理の場合、集計が手作業なので、状況を把握するのにタイムラグが生じることが多く、対応が後手に回ることも少なくありませんでした。

その点、最新鋭の勤怠管理システムは、有給休暇、代休、振休、夏季休暇、慶弔休暇などあらゆる休暇の取得状況、残日数をリアルタイムで確認できる機能を搭載しているものが多数あります。こうしたシステムを利用すれば、休暇の集計、承認、申請といった管理者の負担を軽減することができます。

3.勤怠管理システムの便利なプラスα機能

3.勤怠管理システムの便利なプラスα機能

勤怠管理システムの主な機能は出退勤時刻・残業時間・休暇取得状況の管理ですが、最新型の勤怠管理システムはその他にも便利な機能がついています。一体どんなことができるのでしょうか?

シフト制作・管理

正社員だけでなく、パート・アルバイトを多く抱えている会社では、管理者はシフト制作もしなければなりません。色んな労働形態があればあるほど、シフト管理は複雑になるので、頭を悩ませている管理者の方も多いことでしょう。

しかし、オンラインの勤怠管理システムを利用すれば、シフト制作から管理まで自動で行うこともできます。従業員から出された希望の労働時間を入力すれば、勤務スケジュールも自動作成できるので、毎月のシフト制作作業からも解放されます。

こうした勤怠管理サービスは大企業だけでなく、工場やスーパーなど、多くのパート従業員を抱える業種でニーズが高まっており、今後ますます需要が増えていくことが予想されます。

不正防止

最新型の勤怠管理システムは、出退勤時の打刻の際に顔認証や静脈・指紋認証といった方法を採用しており、本人以外がなりすましで打刻できないようなシステムになっています。

従来型のタイムカードや出勤簿といった勤怠管理では、誰でも出退勤時間を打刻、記載できたので、不正を根絶することはできませんでした。しかし、生体認証が必須となれば本人以外が打刻をすることはできません。

また、最近では「GPS打刻機能」も登場しており、携帯電話・スマートフォンから位置情報と打刻を同時に行うことができるので、直行直帰の多い外回りの営業社員、介護職員、運送業で導入が進められています。従来型の場合、外回りをしている社員は出退勤が自己申告でしたが、GPS機能がついたことで、移動場所と時刻を同時に記録することが可能になり、正確な申告ができるようになりました。

労務規定

勤怠管理システムは労務規定の遵守をチェックする機能もあります。

勤怠管理をすることで従業員の労働時間を正確に把握することができますが、従来型の場合、現状を把握するまでに時間がかかり、労働基準法に違反する状態があっても管理者が気付くまで放置されていました。

新型の勤怠管理システムの中には労働基準法36条に定められた「36協定チェック機能」を搭載したものもあります。労使間で決めた時間外労働の上限を超えた場合はアラート警告されるので、すぐに対処することができます。

また、シフト作成時に法律違反がないかどうかチェックする機能もあるので、担当者が法律に詳しくなくても自動的に労務規定を守ることができるので、勤怠管理システムを取り入れることで健全な労働環境を作ることができます。

作業画面の自動撮影

最新の勤怠管理では従業員の作業画面を自動撮影する機能を搭載したサービスも登場しています。

これはクラウド型勤怠管理システム「F-Chair+」がリリースしたサービスで、従業員の労働実態を可視化するために勤務時間と勤務時間中の状態を画面キャプチャで記録するものです。撮影はランダムな時間に行われるので、従業員は常に緊張感を持って働くことができます。

管理者は従業員の勤務時間だけでなく、その間に「何をしているか」を簡単に把握できるので、企業の労働生産性も向上します。オフィスだけでなく、在宅やリモートワークにも活用できるので、働き方改革を進めるのに便利な機能です。

交通費精算

勤怠管理システムがICカードと連携している場合は、交通費清算も自動で行うことができます。

外回りが多い社員の交通費清算は会社にとっても手間のかかる作業ですが、交通費清算機能があれば、ICカードをリーダーにかざすだけで、日付、乗降駅、交通費を自動で算出し、データに反映させることができます。

申請者はマイページで内容を確認することができ、データに間違いがなければワンクリックで管理者に申請することができます。定期区間の控除、エクセルでの清算などは必要なくなるので、業務効率化に役立ちます。

4.従来勤怠管理の課題

4.従来勤怠管理の課題

ここまで、勤怠管理システムについて見てきましたが、従来型の勤怠管理にはいくつかの問題点があります。

正確な時刻の把握が難しい

従来型の勤怠管理と言えばタイムカード、出勤簿が主流ですが、いずれも正確な時刻の把握という点では課題が残ります。

というのも、タイムカードも出勤簿も、実際の出退勤時刻とは異なる時間を記録することができるので、従業員が多く働いたことにもできるし、逆に少なく働いたように装えてしまいます。

例えば、遅刻をしそうなときに、他の従業員にタイムカードを打ってもらうよう頼むこともできるでしょう。また、出勤簿に虚偽記載をすることもできなくはありません。

こうしたことがあると、勤怠管理そのものに信頼性がなくなり、現場に緊張感がなくなる恐れがあります。また正確な時刻が反映されないとなると、給与計算、人事評価もあいまいになり、従業員の士気を低下させる恐れがあります。

管理の業務負担

従来型の勤怠管理システムは、管理者の業務負担も決して軽くありません。

タイムカードや出勤簿は全て紙ベースのデータなので、記録は全て手作業で集計しなければなりません。その役割を果たすのは管理者です。正社員の他に、アルバイト、パートなど就労形態が複雑化すると労働時間の規定も異なります。労働時間の管理から給与計算まで、全てをチェックしなければなりません。従業員が膨大な人数の場合は集計作業だけで何日も必要となり、その間は他の仕事が手つかずになります。

従来型はこの作業を全てマンパワーでやらなければならない点がネックで、管理者の負担軽減が課題となっています。

法律の改正への対応

労働基準法は改正があるたびに、会社は都度内容を把握して対応をしなければならず、対処できないと労基法違反になる恐れがあります。

現在、政府与党は働き方改革を推進しており、労働基準法改正が頻繁に行われており、今後もその流れは続くことが予想されます。

法律改正がある場合は雇用者だけでなく、従業員も理解して法令遵守をしなければなりません。しかし、一般従業員はそれほど法律には詳しくありません。周知徹底がなされないと、いつの間にか法律違反をしていたということも起こるでしょう。

新型の勤怠管理システムの場合は、労務管理も自動でできるので、法律違反がある場合にはすぐに発見できます。しかし、従来型の場合は、管理者が見つけるまで違法状態が放置される恐れがあり、コンプライアンス上の問題が野放しになる点が問題視されています。

給与の計算ミス

従来型は給与の計算ミスが起こる点も問題です。

タイムカードや出勤簿の場合、集計作業は手作業となるので、100%計算ミスを防ぐことは難しいのが現実です。

しかし、従業員にしてみれば、働いた時間に見合ったお給料を貰えないのは一大事です。労働者はお金をもらうために働いている訳ですから、給与金額が減らされていたら会社に対して不信感を抱くことでしょう。未払い給与が発生した日には訴訟に発展する恐れもあります。

その点で「間違っていた」では済まないのですが、人間のやる限り間違いはつきもので、従来型はその点も大きな課題であると指摘されています。

5.勤怠管理システムの導入方法別比較

5.勤怠管理システムの導入方法別比較

勤怠管理には様々な方法があります。従来型と最新型では内容も機能も大きく異なります。勤怠管理システムを導入するときには、自社に必要な機能を搭載したシステムを選ぶ必要があるでしょう。ここではシステム別にそれぞれの特徴、メリット、デメリットを解説します。

タイムカード

勤怠管理システムの中で、多くの企業に採用されているのがタイムカードです。タイムカードは出退勤時刻を自分で打刻するもので、複雑な操作をせずに誰でも手軽に利用できます。PCに慣れていない高齢者の方でも簡単に使えるので、どの職場でも取り入れやすいのがメリットでしょう。また、タイムカードは一か所で管理できるので、従業員の出退勤状況をすぐに確認できるので、管理者にとっても好都合のシステムです。

しかし、タイムカードは誰でも打刻できるので、他人による打刻が可能です。また、本人が正確な時間を打刻しないこともできるので、不正打刻の可能性をゼロにできない点はデメリットです。また、集計作業は全て手作業になるので、管理者の負担が大きい点も課題です。

出勤簿

出勤簿は従業員が紙に記載する方法とエクセル入力する方法があります。これも従来型ではメジャーな勤怠管理方法です。

出勤簿のメリットは導入コストがかからない点です。紙とペンができるので、その気になれば今日からでも始められます。

一方、出勤簿は各人が任意に記載をするので、場合によっては記入忘れが発生します。また、実際の出退勤とは違う時刻を記入することもできるので、不正打刻の可能性という点ではタイムカードと同じデメリットを抱えています。従来型の勤怠管理システムは、その負の側面をクリアする特効薬がない点が悩ましいところです。

オンプレミス型の勤怠管理システム

オンプレミス型は新時代の勤怠管理システムです。オンプレミス型とは、システムの設備を自社で保有し、その中で運用をしていくことを意味します。もっぱらネット上に仮想サーバーを置くクラウド型との対比で用いられます。

オンプレミス型は自社でシステムを構築し、自前のネットワークを使って勤怠管理をしていくので、導入コストはかかりますが、一度システムを構築すればランニングコストは抑えることができます。システム構築までに時間を必要としますが、長期利用や、多くの従業員を抱える大企業に適しています。

また、自社のネットワーク内ですべてが完結するため、セキュリティ管理の面でも安心です。ネットワークが完備されており、情報システムに精通した社員のいる企業にはおすすめのシステムです。

クラウド型の勤怠管理システム

クラウド型の勤怠管理は、ネットを通じてサーバーにアクセスしてサービスを利用するシステムです。

クラウド型の勤怠管理システムは導入コストが安く、導入期間も短い点で人気を集めています。従来型に比べ、リアルタイムで出勤状況をチェックできる点が大きなメリットです。自社のサーバーが必要ないので、システム管理者の負担が大幅に軽減される点も支持される理由です。

クラウド型にデメリットがあるとすれば、カスタマイズや、自社システムとの連携に限界がある点や、セキュリティ上の不安が残る点です。

6. まとめ

6. まとめ

勤怠管理システムの基礎知識は以上です。働き方改革、長時間労働の抑制はどの企業にとっても重要課題ですが、その第一歩は勤怠管理から始まります。

従来型と異なる勤怠管理システムはシフト作成を自動で行い、長時間労働・労基法遵守のアラートを搭載したものも登場しています。こうしたシステムを利用すれば従業員を適切に管理できるので、管理者の負担も軽減するでしょう。

勤怠管理システムの導入をお考えの方は、これから自社にとって何が必要かよく検討して、労働環境改善、管理負担軽減につながるようなシステムを導入することをおすすめします。

“勤怠管理システム”のことなら
コンシェルジュに無料で相談!

お急ぎの方はこちら

0120-917-819

営業時間 平日 10:00~19:00

Kadono