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タイムカードの保管期間は?これさえ守っていれば大丈夫!完璧な保管方法をご紹介

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更新日:2019年03月19日 | 公開日:2019年01月31日

多くの企業が出退勤管理に使っているタイムカード。実は一定の保管期間があるということはご存知でしょうか。

一般的にタイムカードは1ヶ月経てば、新しいものに交換されます。会社側も給与計算が終われば特に必要ないと考えるかもしれません。ましてや、退職した従業員のタイムカードについては金輪際必要ないと思うでしょう。

しかし、タイムカードは会社の判断で勝手に破棄することはできません。そうとは知らずポイと捨ててしまうと法律で罰せられる可能性もあるのです。

なぜ使用済みのタイムカードを捨ててはいけないのでしょうか。また、いつまで保管しなければならないのでしょうか。今回は、タイムカードの保管期間、保管すべき理由、破棄した場合に生じる問題、また、どうしても保管できないときの対処法を解説します。

「その他労働関係に関する重要な書類」は3年間保管すること

「その他労働関係に関する重要な書類」は3年間保管すること

タイムカードは従業員の労働時間を記録した重要な書類です。正確には労働基準法109条の定める「その他労働関係に関する重要な書類」に該当し、法律で3年間の保管が義務付けられています。

タイムカードはなぜ3年間保管しなければならないのでしょうか。

「その他労働関係に関する重要な書類」とは?

タイムカードの保管理由を解説する前に「その他労働関係に関する重要な書類」とは何か明らかにしておきましょう。

その他労働関係に関する重要な書類とは、タイムカードや出勤簿など、従業員の出退勤時間が記録されている書類や、労使協定の協定書、残業命令書、従業員自らが記した出退勤時刻の報告書などが該当します。

これらは全て3年間の保管義務があり、用が済んだからといって勝手に捨ててしまうことは認められていません。

タイムカードを保管する理由

タイムカードを保管しなければならないのは何故でしょうか。

第一には冒頭でも少し触れた労働基準法109条の規定があるからです。

労働基準法109条では「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない」と定められています。その他労働関係に関する重要な書類にタイムカードが含まれているのは先述の通りですので、使用者は必ず保管しておく義務があるのです。

第二は労働基準法第108条に賃金台帳に関する規定があるからです。

労働基準法第108条では、使用者が事業所ごとに賃金台帳の作成することを義務付けており、従業員の氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、残業時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数等も記録することが求められます。賃金台帳も109条で保存が義務付けられており、そのデータの裏付となるタイムカードは重要な証拠資料となります。

また、タイムカードの保存をしていないと、仮に労働時間を巡って裁判になったときに使用者が従業員の労働時間を立証できないので、会社側に不利な判決となる可能性が高くなります。事実そうした事例もあるので、タイムカードは必ず保管しておいて下さい。

起算日の算出方法

タイムカードは法律で3年間の保管義務がありますが、その期間はいつから数えるのが正解なのでしょうか。

労働時間の記録に関する書類の保存期間の起算点は書類によって異なりますが、賃金その他労働関係に関する重要な書類については「その完結日」と決められています。完結日とは最後に記録をした日を指すので、タイムカードについては最後に打刻をした日から数えて3年間の保管義務があります。

保管していないと…?

保管していないと…?

タイムカードは最後に打刻した日から3年の保管義務があり、もう必要ないからと勝手に捨ててしまうことは認められていません。もし、捨ててしまったり、紛失してしまった場合はどうなるのでしょうか。

労働基準法109条違反

タイムカードは労働基準法109条の定める「労働関係に関する重要な書類」に該当するため、法律上3年の保管義務があり、保管期間内に捨ててしまうことは労働基準法違反となります。

最後の記録日から3年を待たずにタイムカードを破棄してしまった場合、労働基準法120条により「30万円以下の罰金」に処せられる可能性があります。

タイムカードのような日々の勤怠データは、労働者名簿や賃金台帳に比べて重要度が低く扱われがちです。しかし、きちんと保管をしなければペナルティの対象になるという点で重要度は何ら変わりないので、扱いには十分注意して下さい。

従業員の労働時間を把握できない

タイムカードを保管していないと、従業員の労働時間を把握することができません。

従業員の労働時間の把握については法律で直接的に義務付けられている訳ではありませんが、厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を定めており、みなし労働時間制度で働く人以外の全ての労働者について労働時間の把握を義務付けています。タイムカードはその重要な資料となります。

仮に、給与計算が済んだら用済みとばかりにタイムカードを破棄してしまうと、使用者は労働時間を把握することができず、労働実態が適切か調査することができません。

特に長期に渡って長時間労働が存在するかどうかチェックするには一定期間の記録を照合する必要があります。そのときに過去のデータが失われていたら労働実態を正確に把握するのは困難です。

そうした状況では、気が付いたときには現場が疲弊し、最悪の場合は従業員の過労死を招く可能性すらあります。労働基準法遵守のためだけでなく、従業員の健康・安全管理という点でも、一定期間のタイムカード保管は必要なのです。

労働時間に見合った給与

出退勤時刻管理をタイムカードで行っている企業では、タイムカードが従業員の労働時間を証明できる唯一の資料となります。

そもそもタイムカードを保管していないと、誰がどれ位働いたのかが分からないので、労働時間に見合った給与を支払うことができません。また、給与計算まで保管していたとしても、後日になって計算内容に関して問い合わせがくることもあるでしょう。その際にタイムカードを廃棄してしまっていると、その問い合わせに答えることもできません。

労働時間に見合った給与が支払われないとなると、労使間では必ず争いになります。きちんと保管をしておけば揉め事にはならないので、リスク管理という点でもタイムカードの保管は大切です。

裁判の証拠としても重要

タイムカードは裁判の証拠としても重要な資料となります。裁判で開示請求をされた際はすぐに応じる必要がありますが、そのときにタイムカードがないと大変なことになります。

労働基準法108条で使用者の労働時間把握義務について規定し、109条によってタイムカードの保管が義務付けられているのは、ひとえに労働者を保護するためです。

タイムカードの開示は法律上明記されていることではありませんが、労働者が自分の労働時間について客観的な資料を確認できない場合、正しい賃金を請求することができません。一方、使用者はちゃんと保管していれば、開示する気があればいつでも出せる訳です。こうした力関係においては、信義則上、使用者は特段の事情がなければタイムカードの開示義務を負うべきであると考えらます。

以上の理由で、労使間で労働時間を巡って争いがおきたときには、使用者は速やかに「労働関係に関する書類」を開示しなければなりません。合理的な理由なく拒否すれば、裁判で不法行為と判断されるでしょう。裁判所から開示命令がでることもあります。

実際に平成22年に大阪地方裁判所で起こった労働裁判では、会社側が従業員のタイムカードの開示を拒絶したことに対し、慰謝料の支払いを命じる判決を出しています。開示できない理由がタイムカードの破棄によるものだったとしても、会社側は全面的に不利な立場に置かれます。

このように、労使間で労働時間を巡って裁判で争うことになったときに、タイムカードは重要な証拠資料となるので、間違っても用済みだからと捨ててしまうことがないようにして下さい。

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか。普段何気なく使っているタイムカードですが、「給与計算が終わったから」「従業員が退職をしたから」こうした理由でポイと捨ててしまうのは認められないことがお分かり頂けたと思います。

労働基準法第109条では「その他労働関係に関わる重要な書類」について3年間保存義務があることを明記しています。タイムカードはこれに該当するため、必ず保管しておかなければなりません。3年の保管期間の起算日は最後に記録をした日になります。3年未満にタイムカードを破棄するなど違反した場合は、労働基準法第120条により30万円以下の罰金に処せられます。

タイムカードを保管期間内に破棄すると、法律違反以外にも様々な弊害があります。タイムカードの資料がないと従業員の労働時間を正確に把握することができません。その都度破棄してしまうと長期にわたる長時間労働を発見することができず、従業員の過労死を招く恐れもあります。

また、タイムカードがないと労働時間に見合った賃金が支払われない可能性もあります。労働時間を証明する資料がないと、間違いがあっても後から修正をすることもできません。万が一、労働時間を巡って労使間で争いになったときには、裁判所からタイムカードの開示命令が下ることもあり、その際に提出できなければ会社側は裁判で負けてしまうでしょう。

タイムカードを保管するには相当のスペースも必要なので、企業にとってはそれなりに負担であることには違いありません。しかし、保管期間の3年を待たずに廃棄すると大変なペナルティを負う可能性があります。一度問題が起こったときの解決コストは保管コストの比ではありません。くれぐれも「うっかり捨ててしまった…」といったことはないように注意して下さい。

タイムカードよりも便利!クラウド型勤怠管理システムでお悩み解決

タイムカードよりも便利!クラウド型勤怠管理システムでお悩み解決

「タイムカードは3年の保管義務があることは分かったけど、従業員が増えて全員分は保管しきれない。」もし、そうしたことでお悩みの場合は、クラウド型勤怠管理システムの導入をおすすめします。

実際に沢山の従業員を抱える企業では、アルバイトまで含むスタッフ全員分のタイムカードを3年もの長期間保管するのは大変です。しかし、クラウド型勤怠管理システムならデータ保存が簡単にできるのです。

勤怠データは全てクラウド上にあるサーバーに保管されるので、紙のように物理的な保管スペースは必要ありません。必要なときにいつでもデータを取り出すことができるので、管理者の負担を大幅に減らすことが可能です。

現在、タイムカードによる勤怠管理に限界を感じている多くの企業が、勤怠管理システムの導入を急ピッチで進めています。

クラウド型勤怠管理システムはデータ保存に有利なだけでなく、他にも様々なメリットがあります。豊富な打刻機能、残業時間管理、休暇管理、シフト管理の機能もあり、給与システムとの連携も可能です。また、長時間労働のアラート警告機能などもあるので、働き方改革に力を入れたい企業には特におすすめです。

以上を踏まえて、ここからは、今業界の中でも特に評判の高いクラウド型勤怠管理システムを4つ紹介します。ぜひこの中から自社に合うものを見つけて下さい。

ジョブカン

ジョブカン

ジョブカンは株式会社Donutsが運営するクラウド型勤怠管理システムです。使いやすさで定評のあるツールで、打刻機能もICカード打刻、LINE打刻、Slack打刻、GPS打刻など豊富に取り揃えています。マルチデバイス対応なので外出先からも打刻が可能です。タイムカードの代わりに利用するには十分すぎるほどの機能を取り揃えており、業界の中でも注目度はNo1。データの保管期間は労働基準法で定めている通り3年を保障しています。とはいえ、現状はサービス開始以来の全データを保管しており、3年経過後のデータを破棄する予定はありません。タイムカードの保管にお悩みの方、長くデータを保管したい会社には最適のサービスです。

jinjer勤怠

jinjer勤怠

jinjer勤怠は株式会社ネオキャリアが運営するクラウド型勤怠管理システムです。多くの機能を搭載したツールを求めている方には最適で、機能数にかけては業界最高水準を誇り、勤怠管理で必要な機能はほぼ全て揃っています。また、打刻機能についても複数取り揃えており、利用シーンに合わせて、様々な方法を組み合わせることも可能。PC、スマホ、タブレットに加え、チャットアプリからも打刻できます。もちろんGPS打刻も使えるので外出先の営業社員の勤怠管理も万全。また、笑顔認証打刻もあるので会社の雰囲気を明るくすることもできます。記録の保存期間はデータの入力日から3年間。労働基準法の保管規定もクリアすることができます。

IEYASU

IEYASU

IEYASUは株式会社IEYASUが運営するクラウド型勤怠管理システムです。ベンチャー企業のために開発されたツールで、人事実務の専門家集団が必要な機能を厳選して搭載。Suicaなど交通系ICカードや社員証を使った打刻が可能で、カードリーダー、専用端末にかざすだけで打刻が可能です。料金プランは無料と有料があり、無料の場合、記録が閲覧できるのは1年間。労働基準法遵守するには年間1回はデータをダウンロードして保管する必要があります。一方有料プランは勤怠記録の保存期間は無期限。契約期間中はずっとデータが保持されるので、いつでもデータを取り出したい方は有料プランで契約することをおすすめします。

AKASHI

AKASHI

AKASHIはソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が運営する勤怠管理システムです。少人数から大企業まであらゆる業界で利用されているツールで、雇用形態が複雑な会社の勤怠管理にも適しています。打刻方法はPC、モバイル、タブレットに加え、FeliCaカード、ICカードがあり、その日のスケジュールに合わせてデバイスを選択、GPS機能を使えば外出先でも打刻は可能です。データは最大で3年分を保管しているので、導入後は記録の保管に関する悩みからは解放されるでしょう。

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