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中小企業におすすめのワークフローシステム6選

ワークフローシステムを厳選比較

業務の効率化。それはどこの組織においても課題のひとつに挙げられます。
今回は、業務を改善する方法として、中小企業に活用されているワークフローシステムをご紹介します。ワークフローシステムを導入することによってどんなメリットがもたらされるのか、組織や業務がどのように変化するのかなどを徹底解説。
ワークフローシステムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
自分が求めるワークフローシステムが見つかることでしょう。

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目次
このページについて

1.ワークフローシステムとは?

ワークフローとは「業務の流れ」を意味し、業務や活動における「一連の作業や手続き」を指します。
ワークフローシステムでは、これまで紙で行っていた業務手続きを電子化することが可能。各種申請や稟議など組織として必要な業務を、電子化された申請書や通知書などあらかじめ決められた作業手順に従って処理をすることで、スムーズかつスピーディーに対応することができます。

代表的な機能は「申請や起票機能」です。テンプレートを利用した申請書やExcel形式で作成した申請書を提出でき、ファイルやコメントを付加することも可能。また、総務・人事関連、勤怠管理、旅費などの経費精算関連などよく使う各種申請書類が備わっているためユーザーは最小限の手間で申請書を作成することができます。
他にも、申請された手続きの承認や承認する権限の制御、個人情報の管理など管理機能もついていることも特徴です。
大企業のみならず、中小企業でも導入が進む中で多機能化しているワークフローシステム。最近では短期間で手間なく導入できるクラウド型も登場したことで、導入が加速しています。

2.ワークフローシステムのメリット

では、中小企業がワークフローシステムを導入した場合に実際どんなメリットがあるのかご紹介します。
まず挙げられるメリットは「業務プロセスの可視化」です。申請・承認・決裁業務に関わる人物や組織の範囲、情報とその流れが可視化されます。申請書が誰のところにあるのか、承認の進捗状況を常に確認でき業務の停滞を防ぐことが可能です。

次に挙げられるメリットは「意思決定のスピードアップ」。パソコンなどで手軽に申請・承認を行うことが可能になり、外出先からでも利用できるため決裁までの時間が大幅に短縮されます。

「コスト削減」もメリットとして挙げられる重要なポイントです。申請書を電子化することによって、紙代・プリント代・メールやFAXの通信費・郵送費などを削減できます。書類の保管スペースも不要になると同時に、システム検索ですぐにその書類にたどり着くことが可能です。

メリットはまだまだあります。情報の可視化によって、文書の改ざん防止やコンプライアンスの強化も可能に。
そして、今の時代に求められている「働き方改革」にも大きく寄与します。申請・承認・決裁などの業務のためだけに出社する必要がなくなるため、時間や場所にとらわれない働き方の実現にも貢献するでしょう。

3.中小企業におすすめのワークフローシステム6選

ここからは、中小企業におすすめのワークフローシステムをご紹介していきます。

3- 1. Create!Webフロー

インフォテック株式会社
出典:インフォテック株式会社 https://www.createwebflow.jp/

Create!Webフローは、東京都新宿に本社を構えるインフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。
初心者でも安心な簡単操作が魅力のひとつ。一覧画面から目的の申請書を選んで入力、そして申請ボタンを押すだけで完了です。申請書ごとに回付先を事前に確認でき、申請・承認・決裁のそれぞれの担当者の処理状況がアニメーションアイコンで一目でわかるようになっています。組織階層と役割権限よる承認ルートや条件分岐で承認者を自動で判別するなど、細やかな承認ルートを設定可能という点もうれしいポイント。また、スマートフォン専用のユーザーインターフェースがあり、より手軽に作業ができます。
サーバーにインストールする基本ライセンス料金は50人で60万円(税抜)から。
クラウドサービスでの利用は初期費用は0円で、月額500円(税抜)です。

関連記事:「Create!Webフロー」の評判と実態【2020年最新版】

従業員数
100-499人
会社所在地
東京都新宿区西新宿7-5-25 西新宿プライムスクエア10階
電話番号
03-3360-6511

3- 2. X-point

株式会社エイトレッド
出典:株式会社エイトレッド https://www.atled.jp/

X-pointは、東京都渋谷区に本社を構える株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。社内業務を最適化し意思決定のスピードアップに貢献するという点が魅力のひとつ。画面は紙のように直感的な入力フォームで、迷わず使うことができます。ワンクリック承認により決裁スピードが大幅に改善しており、スマートフォンやタブレット端末にも対応。さらにグループウェアとシームレスに連携させることでオフィスワークの生産性と効率が向上するという特徴があります。
操作性の良さも見逃せません。紙のようなフォームを簡単に作成できるソフト「eFormMaker」により、操作感はノンストレス。これまでの紙の申請書のイメージをそのままwebフォームで利用できます。
利用料金は30人以下の場合、基本パックが25万円(税抜)から。製品の活用方法や、ワークフローの効果的な使い方などを説明する無料セミナーなども行っています。

関連記事:「X-point Cloud」の評判と実態|ワークフローシステムを使ってわかった本当のおすすめ【2020最新】

設立年
2007年
会社所在地
東京都渋谷区渋谷2丁目15番地1号 渋谷クロスタワー1F
電話番号
03-3486-2812

3- 3. サイボウズ Office

サイボウズ株式会社
出典:サイボウズ株式会社 https://office.cybozu.co.jp/

サイボウズOfficeは、東京都中央区などにオフィスを構えるサイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。導入社数は累計6万5,000社以上と、多くの企業に利用されています。
メール、スケジュール、アドレス帳、タイムカードなどビジネスで使える便利な機能がワンパッケージに集約。この機能のひとつに、ワークフローが含まれています。申請や承認、決裁の状況を見える化することが可能な点や、申請フォームが簡単に作成できる点が魅力です。
気になる料金もリーズナブル。クラウド版の場合は初期費用無料で1ユーザー500円(税抜)、一方、パッケージ版は10ユーザーで6万3,800円(税抜)です。
またサポート体制にも力を入れています。カスタマーセンターはヘルプデスク協会が主催する「HDI格付けベンチマーク」において、最高ランクの三つ星評価を獲得。徹底して内部評価を繰り返し品質向上に努めています。

関連記事:「サイボウズOffice」の評判と実態【2020年最新版】

設立年
1997年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
電話番号
03-4306-0808

3- 4. jinjer アイミツパートナー

株式会社ネオキャリア
出典:株式会社ネオキャリア https://hcm-jinjer.com/

jinjerは、東京都新宿区に本社を構える株式会社ネオキャリアが提供するサービスです。人事、勤怠、採用、労務の管理など企業の人事データを一元管理するためのプラットフォームで、その中の機能のひとつにワークフローシステムが含まれています。

人事情報の自動連携やペーパーレス化で申請・承認を高速化し、これまでかかっていた時間を3分の1に短縮することができたという事例も。入社申請、移動申請、退社申請を承認することでデータベースの人事情報が自動更新されるため、わざわざ手作業で更新作業をする手間を削減することができます。

初めての方でも導入しやすい業界最安値の料金がポイントのひとつです。人事データベースは無料で、料金は月額300円からとリーズナブル。中小企業にも多く支持され導入社数は2019年10月末時点で1万1,000社を超え、契約継続率は99.4%となっています。

設立年
2000年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都新宿区西新宿1-22-2 新宿サンエービル2階
電話番号
03-5908-8005

3- 5. SmartFlow

VeBuIn株式会社
出典:VeBuIn株式会社 https://smartflow.vebuin.com/

SmartFlowは、茨城県つくば市に本社を構えるVeBuIn株式会社が提供するワークフローシステムです。
申請書をクラウド管理できる、画面が分かりやすい、操作性が簡単といった魅力があります。スマートフォンにも対応しているなど使い勝手の良さから、中小企業に多く導入されています。
登録にかかる時間は最短1分と、気軽に導入できる点も魅力のひとつでしょう。導入実績は250社以上。初期費用が無料の上に、なんと20ユーザーまでは利用料金が永久に無料です。最新版へのバージョンアップも自動更新で料金もかかりません。

サポート体制も充実しています。オペレーターの丁寧な電話サポート・24時間受付メール・管理画面から利用できるチャットサポートの3種類を用意。人手の少ない中小企業でも、問題が発生した場合はすぐに頼ることができます。

関連記事:「Smart Flow」の評判と実態【2020年最新版】

設立年
2015年
会社所在地
茨城県つくば市二の宮3-13-2 TOS二の宮2F 2-B
電話番号
029-893-3535

3- 6. POWER EGG 汎用申請ワークフロー

ディサークル株式会社
出典:ディサークル株式会社 https://poweregg.d-circle.com/

POWER EGGは、東京都千代田区に本社を構えるディサークル株式会社が提供する製品。「グループウェア」「汎用申請ワークフロー」など、5つの機能を連携させて使う統合型コラボレーションツールです。

ワークフローシステムにより申請・承認・決裁までがスピーディーに。加えて、「ナビビュー」で自分に関連する依頼や決裁すべき申請が表示されるため、承認漏れを防ぐことができます。また社員の所属部署情報を紐付けることで承認ルートを自動生成。業務効率の向上が見込めます。
経理精算ワークフローシステムでは、経理処理に関するワークフローを的確にサポート。富士通・GLOVIA smart会計やスーパーストリーム・SuperStream-NXなどの会計システムとの連携を行うことが可能です。
パッケージ版の料金は汎用申請は6,000円、経費精算は5,000円。クラウド版はサービス基本使用料金月額1万円に加え、汎用申請が550円、経費精算が500円です。

関連記事:「POWER EGG」の評判と実態【2020年最新版】

設立年
1999年
会社所在地
東京都千代田区神田神保町2-36-1 住友不動産千代田ファーストウイング2階
電話番号
03-3514-6060

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4.ワークフローシステム選びのポイント

業務の効率化に繋がるワークフローシステム。
大企業だけでなく中小企業も導入していますが、どんなポイントに注意して製品を選べばいいのでしょうか。

社員の人数にあうプランがあるか

ワークフローシステムが自社の企業規模に適しているかが選ぶポイントのひとつです。企業の規模が大きくなるほど組織階層が増え、部署を横断した承認が必要になります。そのため、社員が数十人規模の中小企業にもかかわらず大企業向けのシステムを利用すると使いづらく定着しづらいものとなってしまう可能性があるでしょう。対象としている企業規模や必要な機能をしっかり確認することをおすすめします。導入事例を参考にするのもいいでしょう。

サポート体制は充実しているか

初めて導入する方にとって安心して利用するためにも、サポート体制が充実しているかは大切です。主にオペレーターによる電話対応や24時間体制のメールサポート、チャットサポートなどが挙げられます。
導入前だけでなく、システム導入後もさまざまな疑問に丁寧な説明で対応をしてくれるかという点は重要なポイントだと言えるでしょう。なかには、現場の声を活かしてアップデートを行い、品質向上を図っているサービスもあります。幅広い意味でサポートに力を入れているかどうかは、重視すべきポイントだと言えるでしょう。

試験運用できるか

いざ会社でワークフローシステムの導入をする際、いきなり全社で導入するのではなく、まずは部署内など小さなところからトライアル導入してみる事をおすすめします。使いやすさや必要な機能があるか、会社の規模にあっているかなど実際に使ってみないと分からないものです。無料体験やスモールスタートなと、まずは試験的な運用ができるかを確認してみましょう。
実際には、多くの企業が無料トライアルを実施しています。条件を比較したのち実際に試し、自社に合うかを確認するとよいでしょう。

5.まとめ

大企業だけではなく、中小企業でも多く取り入れられているワークフローシステム。
申請用紙を持って各部署をかけずり回っていたときよりも、圧倒的にスピーディーに承認作業を行うことができるという大きなメリットがあります。スマートフォンにも対応している製品が多く、場所や時間を問わず作業を行うことができる点は、現代社会の働き方に即した魅力であると言えるでしょう。
導入を検討している方は、複数のワークフローシステムを比較検討できる「アイミツ」までお気軽にお問い合わせください最適なワークフローシステム探しをお手伝いします。

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著者

imitsu編集部

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ワークフローシステムを使うことで、従来の紙媒体の文書で受け渡しをして、申請、承認、決裁を行っていた人的作業を効率的に行うことができます。様々なシ ステムの中から自社に合うものを探す際には、まず、どのような機能があるかをチェックします。申請、承認、決裁の機能は基本的に備わっていますが、メール 通知、督促、差し戻し、ログ集計などの機能がシステムによって異なります。また、業務基幹システムや会計システムなどの他のシステムとの連携やCSVデー タやPDFファイルなどの出力が可能であるかも確認しておきましょう。気密性の高い文書のやり取りを行うため、セキュリティ面の確認は必須になります。改 ざんが起こりにくく、情報漏えい対策が施されているかをチェックしましょう。料金を確認する際には、製品価格、ライセンス料金以外に保守費用や設置作業料 などが別途請求であるかの確認も必要です。

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