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多機能なワークフローシステム15選

ワークフローシステムを厳選比較

企業規模の大小を問わず、ワークフロー業務の効率化は1つの課題です。多くのシステム会社が提供している一般的なワークフローシステムは、書類を管理する手間や紛失のリスクなどを減らせる他、不正の防止や進捗の見える化まで実現できます。

なかでも多機能なワークフローシステムを導入すれば、こうした申請・承認の処理に関わる業務だけでなく、その後の経費精算や文書管理など一連のバックオフィス業務の生産性も向上できるでしょう。

本記事では、多機能なワークフローと選び方のポイントもあわせて解説。10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービスアイミツが、おすすめのワークフローをピックアップします!

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目次
このページについて

1.ワークフローシステムの基本機能5つ

ビジネスにおける「ワークフロー」とは、稟議や休暇申請など、社内の各種手続きに必要な、申請・承認・決済業務を表す際に多く用いられています。
多くの企業では申請によって必要な書類、承認者、決済のフローが複数となることも多く、バックオフィス業務のコストをどのようにして抑えるかが課題でした。
その課題を解決できるのが、システムを通して書類申請や承認までの業務を効率化する「ワークフローシステム」です。

■申請書類などフォームの作成機能

多機能なワークフローシステムには、各種申請書類に使われやすいテンプレートが豊富な製品も存在します。簡単にフォームが作成できるだけでなく、ニーズに合わせてカスタマイズもできるため、企業にとって必要な情報のみに絞ったフォームを素早く従業員に届けられるメリットがあるのです。Excelで作成した申請書を取り込むなどの起票機能も備わっていることがあり、受理承認決済を行う担当者の負担を減らすこともできるでしょう。

■申請・承認ルート(決裁)設定機能

ワークフローシステムの多くは決裁ルートの設定が可能です。各種申請、決済のフローを登録することで、申請を行いたい担当者へクラウドを利用してダイレクトな申請が可能になります。多機能なワークフローであれば、登録できる最大承認ルート数の上限が多いことも特徴。また申請・承認の作業がスマホでできるシステムであれば、出張先からの旅行費を申請することもでき、現場社員の無駄な時間のロスをなくすことができるのです。

■通知機能

現在のワークフローシステムは申請・承認がクラウドを通して行えるだけでなく、申請した書類の進捗やその後申請者が行うべき手続きの通知機能を持つシステムもあります。リアルタイムでパソコン携帯に通知してくれるポップアップ通知機能を利用すれば、各種申請漏れの大幅な減少が見込めるでしょう。従業員にとって風通しの良い環境が作れるだけでなく、期限がわかると言う点で管理者にも多くのメリットがある事は言うまでもありません。

■整理・管理機能

多機能なワークフローシステムであれば、多くの申請書類を扱う上で便利な整理・管理機能も豊富。登録者の管理をはじめ、申請ルートの設定や承認フローにおける申請別の承認者設定など、部署が分かれる場合でも適切なグルーピングが行える点がメリットです。またログインアカウントの制限や、データのインポートエクスポートの制限が行えるシステムも多く、大規模な運用を行う場合に懸念されるセキュリティ面でも安心できるのは強みといえるでしょう。

■他システムとの連携機能

ワークフローシステムを検討している企業の中には、勤怠管理や経費精算といったバックオフィス系の業務システムを導入済みの企業も多いのではないでしょうか。ワークフローシステムによっては、連携できるシステムが限られているサービスや、オプションによって追加費用が必要なサービスなどもあります。すでに導入済みの基幹システムがある場合は、カスタマイズをオーダーメイドで発注できるかなど、事前に資料請求を行って詳細を確認することが大切です。

「なるべく早く自社に合ったワークフローシステムを見つけたい」とお急ぎの場合は、一括見積もりも可能です。ワークフローシステムでお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください

2.多機能なワークフローシステム15選

ここからは、多機能なワークフローシステムのおすすめをご紹介します。気になる製品についてはアイミツより見積もりをとってみましょう。

2- 1. WaWaFlow

株式会社アイアットOEC
出典:株式会社アイアットOEC https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/

アイアットOECが提供している「WaWaFlow」は、格安の価格と簡単な操作性が魅力のワークフローシステムです。クラウド型のワークフローシステムですので、インターネット環境さえあれば部署を問わずさまざまな拠点から利用できます。

導入にあたる初期費用は無料で、月額400円(税抜)/人から利用できるコストの低さも魅力。低価格のクラウドサービスに懸念されやすいセキュリティ面も、年間通してデータセンターでの有人監視をしているため安心です。プログラミング不要の申請書作成、さまざまな承認ルート設定など、基本的な機能も使いやすく設計されており、ワークフローの業務を効率化します。

その他帳票の出力や文書管理、関連製品との連携を活用することで基幹システムを統一し、社内の運用体制をより活性化することも可能。大幅な業務コストの削減も期待できるでしょう。

設立年
2004年
従業員数
100-499人
会社所在地
岡山県岡山市北区本町6番36号 第一セントラルビル9F
電話番号
086-227-1133

2- 2. ジョブカンワークフロー

株式会社Donuts
出典:株式会社Donuts https://wf.jobcan.ne.jp/

「ジョブカンワークフロー」は、Donutsが提供しているワークフローシステムです。これまでの導入実績は1万社以上。企業の申請・承認にかかる作業を1/3まで削減する豊富な機能が、低価格で提供されていることが最大の特徴です。

申請書の作成は多彩なテンプレートによって効率化。ドラッグ&ドロップのみで操作できる簡単設計ですので、現場の従業員を手間取らせることもありません。申請の金額や内容に応じて、柔軟な承認経路を設定できる点も魅力です。
またワークフロー業務に関わる細やかな設定ができるだけでなく、勤怠管理・経費精算などの関連製品と連携することで、バックオフィス業務の一元管理も実現します。

導入価格は月額300円(税抜)/人の従量課金のみ。最低利用料金も5,000円(税抜)からスタートできます。多機能ながらもコストパフォーマンスの高いワークフローシステムといえるでしょう。

設立年
2007年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都渋谷区代々木2丁目2-1 小田急サザンタワー8階

2- 3. J-MOTTO ワークフロー

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
出典:リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 https://www.j-motto.co.jp/

リスモン・ビジネス・ポータルが提供している「J-MOTTOワークフロー」は、分かりやすさ・使いやすさが魅力のワークフローシステムです。申請書類にはテンプレートが用意されているほか、自由なカスタマイズで企業のニーズに合わせた書類の作成も可能。

過去の申請書を呼び出してコピー、再申請も行えます。スマートフォン版も展開されているので、従業員は外出先からでも申請・承認ができて大変便利と評判です。そのほか承認経路の設定や金額に応じた承認フローの自動振り分け設定、承認担当者が出張や休暇で不在でも代理の担当者を立てて対応できる不在設定機能など、豊富な機能も見逃せません。

ワークフローシステムのみの利用価格は、初期費用3万円、10ユーザーにつき月額2,000円です。関連製品との連携の有無や、人数によって1人あたりの単価が変わりますので注意しましょう。

設立年
2000年
会社所在地
東京都中央区日本橋2-16-5 RMGビル
電話番号
0120-70-4515

2- 4. Create!Webフロー

インフォテック株式会社
出典:インフォテック株式会社 https://www.createwebflow.jp/

「Create!Webフロー」は、インフォテックが提供しているワークフローシステムです。紙の申請書をイメージして作られた申請フォームは、自由なデザイン性と直感的な操作感が特徴と言えます。

アニメーションアイコンによって見やすくなったルート確認画面を使えば、各種申請の進捗状況がすぐに把握できます。決裁された書類は任意のフォルダに自動保存されるため、ちょっとした手間を削減できるのが嬉しいポイントです。

有料オプションでは、外部システムとのAPI連携や、決裁済みデータのCSV出力などに対応。特にサイボウズが提供するグループウェア「Garoon」とはシームレスな連携ができるので大変便利です。クラウド版の料金は初期費用が無料、月額500円/(税抜)人と導入しやすい料金設定。設定や運用が不安な方には、無料のオンラインサポートサービスを用意しているので安心です。

従業員数
100-499人
会社所在地
東京都新宿区西新宿7-5-25 西新宿プライムスクエア10階
電話番号
03-3360-6511

2- 5. SmartFlow

VeBuIn株式会社
出典:VeBuIn株式会社 https://smartflow.vebuin.com/

VeBuInが提供している「SmartFlow」は、利用料0円から導入できるコスパの良いワークフローシステムです。ブラウザを使ったクラウドサービスですので、初期費用0円、20人までの利用は永久無料という、大変お得な料金設定が魅力。20人を超えた場合でも利用料は月額460円(税抜)と変わらずリーズナブルなので、スモールスタートしたい企業にもうってつけです。

さらに機能面では100個近い申請書のテンプレートや採番・検索機能、多言語対応、IP制限によるセキュリティの強化など多機能な点も見逃せません。基本的なニーズは十分に備えているほか、外部システムとのAPI連携も可能です。

基本無料の「Freeプラン」はメールサポートのみ。有料の「Professionalプラン」はメール・電話によるサポートも利用できますので、不明点やトラブルがあった時でも安心でしょう。

設立年
2015年
会社所在地
茨城県つくば市二の宮3-13-2 TOS二の宮2F 2-B
電話番号
029-893-3535

2- 6. rakumo ワークフロー

rakumo株式会社
出典:rakumo株式会社 https://rakumo.com/

「rakumo ワークフロー」は、rakumoが提供しているワークフローシステムです。GoogleのグループウェアであるG suiteと連携しながら運用するのが特徴です。普段からGoogle Driveなどを活用してデータ共有を行っている企業なら、書類の添付や共有なども簡単。場所やデバイスを選ばない効率的な運用が期待できるでしょう。

申請・承認経路が分かりやすいUIなので、従業員は進捗状況をすぐに確認できます。通知機能やリマインダーメール機能もあるので、承認漏れの申請をそのままにする心配もありません。そのほか「rakumo ケイヒ」などの関連製品とシームレスに連携すれば、バックオフィス業務全体で大幅な効率化も可能です。

料金は月額300円(税抜)/人。シリーズ製品を含めたお得なパックプランもあります。1年契約ですので無料トライアルから試しても良いでしょう。

設立年
2004年
従業員数
30-99人
会社所在地
東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階

2- 7. X-point

株式会社エイトレッド
出典:株式会社エイトレッド https://www.atled.jp/

エイトレッドが提供している「X-point(エクスポイント)」は、ユーザーニーズに応えるカスタマイズ性を持った、多機能なワークフローシステムです。

クラウド版「X-point Cloud」とパッケージ版の「X-point」が用意されており、企業規模や用途に合わせて導入できます。ユーザビリティを考慮した直感的な入力フォームは、申請書の作成を効率化。稟議書・経費精算・各種届出書類などさまざまな場面で活用できます。これまで使っていた紙の申請書と同じようにデザインできるので、導入後も従業員は迷わず運用できるでしょう。

各種申請はワンクリックで承認でき、入力された申請書はさまざまな条件で集計・検索も可能。管理者の手間を大幅に削減します。そのほかオプションで外部グループウェアとの連携も可能。シングルサインオンにも対応しているのが嬉しいポイントです。

設立年
2007年
会社所在地
東京都渋谷区渋谷2丁目15番地1号 渋谷クロスタワー1F
電話番号
03-3486-2812

2- 8. コラボフロー

株式会社コラボスタイル
出典:株式会社コラボスタイル https://www.collabo-style.co.jp/

「コラボフロー」は、コラボスタイルが提供しているワークフローシステムです。導入も手軽でシンプルな設計ながら、ワークフロー専門のシステムとして多機能かつ使い勝手の良さが強みと言えます。

申請フォームはExcelを使って視覚的にデザインでき、承認経路の設定はパズル感覚でパーツを並べるだけ。フォームレイアウトの修正などがあれば、運用中でも改善できます。反映のタイミングを指定できるので、現場の混乱も避けられるでしょう。オプションの外部システム連携や帳票出力など、ペーパーレス化を実現できる充実の機能で大幅なコストカットが期待できます。

安価なクラウド版であれば月額500円(税抜)/人、最低5人から利用できます。料金にはヘルプデスクサービスも含まれているので、困った時でも安心。期間も2ヵ月から契約できるので、導入価格を抑えてスモールスタートで試したい企業におすすめです。

設立年
2013年
従業員数
5-9人
会社所在地
愛知県名古屋市中村区名駅1-1-1 JPタワー名古屋21階
電話番号
052-446-5530

2- 9. Gluegent Flow Plus

株式会社グルージェント
出典:株式会社グルージェント https://www.gluegent.com/

グルージェントが提供している「Gluegent Flow」は、端末や環境を選ばない本格派のワークフローシステムです。G SuiteまたはMicrosoft 365のアカウントと統合でき、各グループウェアのアプリケーションとしてメニュー内から組織・アカウントの管理が可能。申請から決裁、情報の共有までをクラウドで一元管理できるので、申請作業にかかる従業員のストレスを大幅に軽減します。

また、申請書は用途に合わせて自由にカスタマイズできるテンプレートも用意されているので便利。そのほか申請や承認を知らせるメールの自動配信機能、グループウェアへのデータ自動出力処理など、作業効率を向上する機能も豊富な点も見逃せません。

料金は月額300円(税抜)/人。グループウェアなしで運用できる上位製品「Gluegent Flow Plus」もリリースして、多様なニーズに対応しています。

設立年
1999年
従業員数
10-29人
会社所在地
東京都港区南麻布2-12-3 サイオスビル4F
電話番号
03-6401-5211

2- 10. 承認Time

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
出典:SBIビジネス・ソリューションズ株式会社 https://shonintime.sbi-bs.co.jp/

「承認Time」は、SBIビジネス・ソリューションズが提供している多機能なワークフローシステムです。マルチデバイスに対応するアクセスのしやすさと、稟議や申請書、報告書など種類を問わず自由に書式設定できる高い利便性が大きな特徴。申請・承認の業務コスト削減と、書類業務における大幅なペーパーレス化を実現できます。

また、拠点ごとの承認ルートを柔軟に設定できることも魅力の1つ。複数の承認を必要とする「AND承認」や、数人のうち誰か1人の承認で許可される「OR承認」など、ニーズに合わせて細やかな条件設定が可能。万が一緊急性の高い申請があれば、より上位の承認者に直接申請できる「飛び越し承認」など、いざというときに役立つ機能も揃っています。

最大30ヵ国語に対応する多言語対応機能、経費精算システムとの連携など、広いニーズにも対応できる優秀さも見逃せないシステムです。

設立年
1989年
会社所在地
東京都港区六本木一丁目6番1号 泉ガーデンタワー
電話番号
03-6229-0809

2- 11. Styleflow

TDCソフト株式会社
出典:TDCソフト株式会社 https://www.tdc.co.jp/product/styleflow/

TDCソフトが提供している「Styleflow」は、導入の手軽さと小〜大規模まで対応できる柔軟さが特徴のワークフローシステムです。クラウド型を採用しており導入にあたる初期費用は無料。基本料が月額300円(税抜)/人と低価格なうえ、最低ユーザー数はなんと1ユーザーから契約できます。どのような企業でもスモールスタートできる料金設定は他にはない強みです。もちろん導入後の感触が良ければ、全社への展開も柔軟に対応できます。

その他には、モバイル端末との親和性が高いことも特徴の1つ。申請や承認の進捗状況も一目でわかるUI、使う頻度の高い書類のお気に入り登録など、シンプルながらも便利な機能が利用者のストレスを軽減します。

複雑な承認ルート設定や組織変更への対応、基幹システムとの連携も可能。数万人規模の大規模運用にも耐えられる多機能性を持っています。

設立年
1962年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都渋谷区代々木3-22-7 新宿文化クイントビル
電話番号
03-6730-8111

2- 12. 楽々WorkflowII Cloud

住友電工情報システム株式会社
出典:住友電工情報システム株式会社 https://www.sei-info.co.jp/workflow-cloud/

「楽々WorkflowII」は、住友電工情報システムが提供しているワークフローシステムです。

最大の特徴は、数万人規模の大規模運用や長期的な運用に強いこと。部門や金額などの条件に合わせた承認ルートの自動定義や緊急時の対応、承認に関わる関係者への周知など、複雑な条件下においても柔軟にワークフロー体制を構築します。さらにサーバー分散型なので、大規模な運用にありがちな負荷の集中や、サーバーダウン時の対応について安心できる点も見逃せません。

また労務や経費精算などのバックオフィス業務で異なるシステムを利用していた企業は、ワークフローシステムを基盤として連携が可能。部門やグループ会社間のワークフローを統一することもできるのです。シンプルなクラウドサービスが増える中で、さまざまな課題を解決できる多機能な面を持ったワークフローシステムといえます。

設立年
1998年
従業員数
500-999人
会社所在地
大阪府大阪市淀川区宮原3-4-30 ニッセイ新大阪ビル5階
電話番号
06-6394-6751

2- 13. ワークフローEX

株式会社Knowlbo (ナルボ)
出典:株式会社Knowlbo (ナルボ) https://www.workflow-ex.jp/

「ワークフローEX」は、Knowlboが提供している多機能なワークフローシステムです。これまでにグループ会社も含めた多くの企業が導入しており、決裁に関わる業務の効率化を実現しています。

システムの特徴はExcelとの互換性が高いこと。webブラウザ上で動作しExcelを通じてフォームへ入力できる便利なシステムで、基本機能も充実しています。Excelによる申請・承認の完了や申請シートへのデータ呼び出し、柔軟な決裁ルートの設定などが可能。普段Excelを使ってデータ管理をしている企業は特に導入しやすいのではないでしょうか。申請作業はドラッグ&ドロップで完了でき、使う人を選びません。

また操作性のシンプルさだけでなく、データの集計や改竄などの不正防止、オンプレミス版であれば外部システムとの連携もできるなど、さまざまな企業ニーズを満たしています。

設立年
1985年
会社所在地
東京都渋谷区広尾1-10-4 越山LKビル2F
電話番号
03-5793-5666

2- 14. AppRemo

株式会社システムエグゼ
出典:株式会社システムエグゼ https://solutions.system-exe.co.jp/appremo

システムエグゼが提供している「AppRemo」は、これまで会社でやれていたことを自宅でもできるようにする「テレワークフロー」という新しい働き方のスタイルを実現してくれるワークフローシステムです。

最大の特徴はExcelファイルをそのまま申請フォームとできること。Excel形式で用意されたフォームを使って必要事項へ入力しアップロードすれば、そのままワークフロー上で管理できます。自動でデータベースに登録されて、自由に取り出すことが可能なため、承認完了後に必要な経費精算などの集計作業も大幅に削減。1ヶ月に70時間以上の業務時間削減に成功した企業もあるほどです。

各申請ごとにチャットシステムも備わっているため、申請に関わるコミュニケーションも簡単。どのような企業でも使いやすく、すぐに導入できる点がメリットのワークフローシステムと言えるでしょう。

設立年
1998年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区八重洲2-7-2 八重洲三井ビルディング5階
電話番号
03-5299-5352

2- 15. Findワークフロー アイミツパートナー

株式会社 東計電算
出典:株式会社 東計電算 http://tcc-active.com/product/find-workflow/

「Findワークフロー」は、東計電算が提供しているワークフロー・文書管理システムです。わかりやすさ・使いやすさを最大の強みとしており、利用者はメール感覚で申請や承認作業が可能。申請の数が増えてきたときに便利な検索機能や、忘れがちな申請ルールを確認できる説明書機能など便利な機能も備わっています。

申請フォームの作成やメニュー設定などは自由にカスタマイズできるので、よく使う項目のみ表示させることも可能。承認ルートもドラッグ&ドロップのみの操作ですので、システムに慣れていない従業員でも登録ミスを避けられるでしょう。

また基幹システムと連携することで、稟議や各種申請などのワークフロー業務を一元管理できる点もメリット。マルチブラウザや多言語対応、マルチデバイスにも柔軟に対応しているため、幅広い企業で導入できるワークフローシステムといえます。

設立年
1970年
従業員数
500-999人
会社所在地
神奈川県川崎市中原区市ノ坪150
電話番号
044-430-1311

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3.多機能なワークフローシステムを導入する際の注意点

多機能なワークフローシステムを検討する際は、事前に必要な機能を明確にしておくことをおすすめします。

豊富な機能が強みのワークフローシステムでも、不要な機能ばかりで自社の予算に見合っていないものを導入してしまっては元も子もありません。

システム選びで大切なのは、現在の課題を解決する機能が揃っているか、そしてそれを最低限のコストで導入できるかという点。また長期的な運用も視野に入れて拡張性があるシステムを判断できれば、より良い選択ができるのではないでしょうか。

4.ワークフローシステムを導入するメリット3つ

ここからは、ワークフローシステムを導入するメリットについて3つ解説します。

業務効率化につながる

ワークフローシステムを導入すれば、これまで手作業で行っていた各種申請の管理や承認のやりとりで発生していた手間、膨大な書類の中から必要なものを探す手間などを全て削減できます。
データへの移行によってペーパーレス化が実現し、必要な書類の紛失リスクを減らせる点も見逃せません。日頃から申請を行う従業員にとっても、承認ルートや決裁までのプロセスが可視化されるため状況を把握できて安心。部署全体で多くのメリットを得られるのです。

意思決定の迅速化につながる

ワークフローシステムのメリットは、申請書類に豊富なテンプレートがあることや現場の工数を減らすことだけではありません。クラウドを使った意思決定のフローを設定しておくことで、複数拠点の承認を必要とするケースでも書類郵送の必要がなくなり、社内全体の申請手続きにおけるストレスを大幅に軽減できるのです。システムによってはリアルタイムの通知機能などもありますので、それぞれの承認担当が申請にすぐ気付き、決済業務を円滑に進行することが可能になります。

内部統制の強化につながる

ワークフローシステムの中でも多機能なシステムであれば、承認ルートの可視化や証憑類のデータ化によって、不正が起こりにくい環境づくりが実現できます。風通しの良い承認環境が作れれば、コミュニケーションが円滑になるだけでなく、経費における不正なども防げるでしょう。
そのほか複数の部署を柔軟に管理できるグルーピング設定で、役職や部署等に合わせた申請・承認の権限設定が行えます。管理者は安心して社内のワークフロー業務をマネージメントできるのです。

5.【まとめ】資料請求をして自社にあった多機能なワークフローシステムを見つけよう!

本記事では、多機能なワークフローシステムを15個紹介してきました。

社内のワークフロー業務を効率化するためには、意思決定のフローを見える化し、不要な業務をなくすことが大切。その点で多機能なワークフローシステムは、申請・承認のフローをニーズに合わせて細やかにカスタマイズできるため、企業規模を問わず導入するメリットがあるといえます。

自社のワークフローを見直したい企業の方は、今回ご紹介したワークフローシステムを参考に、気になった製品の一括見積をしてみましょう。お気軽にアイミツお問い合わせください

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imitsu編集部

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