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稟議書の電子化におすすめのワークフローシステム9選

ワークフロー

「いちいち書類を作成するのが面倒」「承認フローが複雑で分かりづらい」「これまでに作成した書類の保管がきちんとできていない」など、業務における申請・承認や決済フローの整備にお悩みの方も少なくないのではないでしょうか。こうした課題の解決にぴったりなのが、ワークフローシステムです。

ワークフローシステムを導入すれば、電子承認や稟議書の電子化なども叶うので、承認フローに関する悩みをまとめて解消することができます。

この記事では、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービス「アイミツ」が厳選した稟議書の電子化におすすめのワークフローシステムを紹介しますので、承認や決済のフローでお困りの方はぜひ参考にしてください。

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目次
このページについて

1.ワークフローシステムとは

ワークフローシステムの「ワークフロー」とは、企業や部署、チームなど複数の人が関わる申請書類や稟議書の作成から承認など、業務の手続きの流れやそれを図式化したものを指す言葉です。

しかし、紙を用いたアナログなワークフローは「申請しても上司が不在がちで承認が進まない」といった理由から、承認が滞ってしまうケースも珍しくはありません。そうした悩みを解決するのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムを導入すればワークフローを電子化することができるため、書類作成の手間が軽減するのはもちろん、承認が遅延している場合はアラートが通知されるなど、より円滑な業務進行に役立ちます。

もし、「なるべく早く自社に合ったワークフローシステムが知りたい」という場合は、一括で見積もりも可能ですのでぜひ「アイミツ」へお問い合わせください

2.稟議書の電子化におすすめな格安のワークフローシステム3選

2- 1. Styleflow

TDCソフト株式会社
出典:TDCソフト株式会社 https://www.tdc.co.jp/product/styleflow/

Styleflowは、TDCソフトが提供しているワークフローシステムです。使いやすいシンプルなユーザーインターフェースが特徴で、稟議書の電子化にも対応しています。
コストパフォーマンスが優れているのも魅力の1つで、初期費用は0円、月額費用は1ユーザーあたり300円(税抜)で利用することができます。低価格でありながらも申請書・稟議書が簡単に作成できる上に、宛先を指定した申請や役職者への自動申請など、企業ごとのルールにそった独自の承認ルートの設定が可能。ホーム画面ではひと目で申請の進捗状況がわかるため、ワークフローが滞る心配もありません。
また、モバイルからの操作にも対応しているので、移動中や外出先からでも承認作業を行うことが可能です。

設立年
1962年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都渋谷区代々木3-22-7 新宿文化クイントビル
電話番号
03-6730-8111

2- 2. ジョブカンワークフロー

株式会社Donuts
出典:株式会社Donuts https://wf.jobcan.ne.jp/

ジョブカンワークフローは、Donutsが提供しているワークフローシステムです。勤怠管理システムで有名なジョブカンシリーズの1つで、導入企業数は1万社以上にのぼります。
業界最安クラスの料金設定も特徴で、1ユーザーあたり月額300円(税抜)で利用が可能。さらに、初期費用やサポート費用が不要なので、イニシャルコストを抑えたいという企業にもうってつけといえます。
クリックして移動させるだけというシンプルな操作で簡単に申請書・稟議書のフォーマットが作成できるのもうれしいポイント。これまで使用していた紙の申請書と同様の構成にカスタマイズできるので、システムの導入に抵抗があるという場合でも問題ないでしょう。
また、「手軽に申請書を作成したい」という方向けには、申請書のテンプレートも用意されています。

設立年
2007年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都渋谷区代々木2丁目2-1 小田急サザンタワー8階

2- 3. SmartFlow

VeBuIn株式会社
出典:VeBuIn株式会社 https://smartflow.vebuin.com/

SmartFlowは、VeBuln(ヴィビュイン)が提供しているワークフローシステムです。ドラッグ&ドロップのみのシンプルな操作でオリジナルのテンプレートが作成できるため、誰でも簡単に申請書や稟議書を電子化可能。スマートフォンからの操作にも対応しているため、すきま時間を活用して申請や承認を進めることもできるでしょう。
他社サービスと大きな差を付けている点は、初期費用・月額利用料ともに無料で利用できるということ。ユーザー数20名までは完全無料で使うことができるため、従業員数の少ない企業にとってはうってつけです。
有料の「Professional」プランは1ユーザーあたり月額460円(税抜)となっており、LINE WORKSやSlackといった外部サービスとの連携も可能なので、さらなる業務効率化が期待できます。

設立年
2015年
会社所在地
茨城県つくば市二の宮3-13-2 TOS二の宮2F 2-B
電話番号
029-893-3535

ここまで、稟議書の電子化におすすめの格安ワークフローシステムを紹介してきました。

ワークフローシステムを導入するとなると、どうしても気になってしまうのが利用料金です。申請者・承認者ともにユーザーとして登録する必要があるため、従業員数が多いほど費用は高額になってしまいます。

しかし、1ユーザーあたり300円で利用できるStyleflowやジョブカンワークフロー、20名までであればすべて無料で使えるSmartFlowなどの場合は、費用を格段に抑えることができるでしょう。

3.稟議書の電子化におすすめな人気のワークフローシステム3選

3- 1. X-point

株式会社エイトレッド
出典:株式会社エイトレッド https://www.atled.jp/

X-point Cloud(エクスポイントクラウド)は、エイトレッドが提供しているワークフローシステムです。業界を問わず幅広く利用されており、導入企業の一覧にはエービーシー・マートや松屋、ブックオフコーポレーションといった有名企業のほか、独協大学や流通経済大学などが名を連ねています。
勤怠届や稟議書、経費採算書類などの電子化に対応しており、入力支援機能によって誰でも簡単に申請書を作成できるのが特徴。必須項目が未入力の場合はアラートが表示されるので、申請書類確認の負担の軽減が実現するでしょう。
また、Garoonやkintone、desknet's NEO、Chatworkといった外部サービスとも連携できるため、すでに外部のグループウェアやチャットツールを導入しているという場合にもおすすめです。

設立年
2007年
会社所在地
東京都渋谷区渋谷2丁目15番地1号 渋谷クロスタワー1F
電話番号
03-3486-2812

3- 2. Create!Webフロー

インフォテック株式会社
出典:インフォテック株式会社 https://www.createwebflow.jp/

Create!Webフローは、インフォテックが提供しているワークフローシステムです。2004年から16年以上にわたってサービスを展開しており、これまでにみすずホールディングスや小田急電鉄、アサヒ飲料などの有名企業に導入された実績を誇ります。
稟議書をはじめ、勤怠届や経費精算、見積書などの電子化を叶えており、これまでに利用してきた紙媒体と同様の使い心地でワークフローを進められるのが特徴。クラウド版とパッケージ版(オンプレミス版)が用意されているので、「イニシャルコストを抑えたい」「セキュリティやカスタマイズ性を重視したい」などのニーズに応じて選択が可能です。
また、担当者が詳細を説明する製品紹介デモや無料トライアルも行っているため、「まずは使いやすさを試したい」という場合にもおすすめといえます。

従業員数
100-499人
会社所在地
東京都新宿区西新宿7-5-25 西新宿プライムスクエア10階
電話番号
03-3360-6511

3- 3. コラボフロー

株式会社コラボスタイル
出典:株式会社コラボスタイル https://www.collabo-style.co.jp/

コラボフローは、コラボスタイルが提供しているワークフローシステムです。東急やPOLA、明治といった有名企業にくわえて教育機関にも導入された実績があります。新聞や雑誌などのメディアでも紹介されており、多くの人気を集めています。
大きな特徴としてあげられるのは、簡単に操作ができるという点です。Excelで作成した申請書や稟議書をそのままフォーム化できるため、システムの導入前と同様に違和感なく業務を進行することが可能。「稟議書や帳票を電子化したいけれど、システムは難しそう」とお悩みの場合にはおすすめでしょう。
サイボウズOfficeやkintone、Office365などさまざまな外部システムとの連携も可能なので、現在導入しているグループウェアとデータを連携させたいというニーズにも応えられます。

設立年
2013年
従業員数
5-9人
会社所在地
愛知県名古屋市中村区名駅1-1-1 JPタワー名古屋21階
電話番号
052-446-5530

ここまで、稟議書の電子化におすすめの人気のワークフローシステムを紹介してきました。

導入実績が豊富かどうかは、システムを導入する際に非常に重要なポイントです。数多くの企業に導入されているのには、

・使いやすい
・コストパフォーマンスに優れている
・サポート体制が万全
・セキュリティに強い


このような理由があると考えられます。はじめてワークフローシステムを導入するという場合や、乗り換えを考えているという場合はこれまでの実績を重視して探すと失敗がないでしょう。

4.稟議書の電子化に対応する独自の強みを持つワークフローシステム3選

4- 1. ワークフローEX

株式会社Knowlbo (ナルボ)
出典:株式会社Knowlbo (ナルボ) https://www.workflow-ex.jp/

ワークフローEXは、Knowlboが提供しているワークフローシステムです。豊富な機能を搭載しているのが特徴で、ワークフローの動的分岐やドキュメントの採番、捺印署名、オフライン編集のほか、外部の業務システムとの連携にも対応が可能。
Excelで作成した申請書・稟議書をそのまま電子化することができるため、システムに不慣れであっても難なく操作できるのもうれしいポイント。従来と同じ感覚で作業を進めることができるため、違和感なく導入できるワークフローシステムをお探しの場合うってつけです。
電子化された申請書・稟議書はすべて暗号化されるなど、セキュリティ対策も徹底されているので、安心して利用できるワークフローシステムとしてもおすすめといえるでしょう。

設立年
1985年
会社所在地
東京都渋谷区広尾1-10-4 越山LKビル2F
電話番号
03-5793-5666

4- 2. ActionPassport

株式会社イーネットソリューションズ
出典:株式会社イーネットソリューションズ https://www.actionpassport.jp/

ActionPassportは、イーネットソリューションズが提供しているワークフローシステムです。1アカウント500円からで気軽に導入できるクラウドシステムでありながら、セキュリティ対策が万全なのが特徴。世界基準の情報セキュリティマネージメントシステムの認証も取得済みで、さらに24時間体制で監視されているので「クラウドシステムのセキュリティ面が気になる」という場合でも心配いりません。
また、Excelファイルを取り込むだけで稟議書や申請書を電子化できるのもうれしいポイント。システム構築にも柔軟に対応しているため、カスタマイズ性の高いワークフローシステムをお探しの場合にもおすすめといえます。
管理者向けの研修メニューも用意されているので、システムの導入がはじめての場合でも安心でしょう。

設立年
2000年
従業員数
30-99人
会社所在地
石川県金沢市上堤町1-12 金沢南町ビルディング 8F
電話番号
076-265-1221

4- 3. 業務デザイナー

株式会社ユニオンシンク
出典:株式会社ユニオンシンク https://www.utc-net.co.jp/bdtop/

業務デザイナーは、ユニオンシンクが提供しているワークフローシステムです。業界や企業規模を問わずさまざまな企業で利用されており、導入企業には池田模範堂やSRSホールディングスなどが名を連ねています。
大きな特徴としてあげられるのは、データ分析機能に長けているということ。抽出したい項目を選択・保存するだけでリアルタイムでデータが抽出でき、分析資料を簡単に作成することが可能です。単一分析から集約分析まで対応しているため、「データから稟議台帳を出力したい」という場合にも役立つでしょう。
また、生産管理システムや販売管理システム、グループウェアとの連携にも対応しているので、より高機能なワークフロー運用を希望する場合にもうってつけではないでしょうか。

設立年
1974年
従業員数
100-499人
会社所在地
大阪府大阪市中央区南船場4-11-28 南船場ビル5F
電話番号
06-6258-1101

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5.ワークフローシステムの選び方のポイント

導入実績を確認する

ワークフローシステムを選ぶ際には、これまでの導入実績を忘れずに確認しておきましょう。

前述のとおり、導入実績が豊富であるということは信頼の証。多くの企業から信頼を寄せられているシステムであれば、導入後に「こんなはずじゃなかった……」と失敗する可能性が低くなります。

そのため、まずは導入実績の豊富なものに絞り、そこから自社に合いそうなものや必要な機能が搭載されているものを選ぶのがおすすめです。また、使いやすさも非常に重要なため、無料トライアルや無料デモサービスなどをあわせて活用してみるといいかもしれません。

セキュリティ面を確認する

ワークフローシステムは、稟議書など非常に重要な書類を取り扱うため、セキュリティ対策が万全でなければ安心して利用できません。

「国際的なセキュリティ管理基準であるISMSの認証は取得しているのか」や「プライバシーマークを取得しているのか」だけでななく、「安心できるデータセンターを利用しているか」「24時間体制で監視されているのか」なども重要なポイントです。

セキュリティ対策に関する詳細が公開されていない場合は、資料を請求してしっかりと確認することをおすすめします。

6.【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったら

この記事では、稟議書の電子化におすすめのワークフローシステムを紹介するとともに、システムを選ぶ際に注意すべきポイントを解説してきました。

ワークフローシステムと一口に言っても、その特徴はさまざまです。選定をはじめる前に、「どのようなワークフローシステムが必要なのか」を社内できちんと整理し、よりスムーズに選べるよう準備しておきましょう。

今回紹介したワークフローシステムのなかに少しでも気になったシステムがあれば、ぜひ「アイミツ」から一括で資料を請求してみてください。

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著者

imitsu編集部

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ワークフローシステムを使うことで、従来の紙媒体の文書で受け渡しをして、申請、承認、決裁を行っていた人的作業を効率的に行うことができます。様々なシ ステムの中から自社に合うものを探す際には、まず、どのような機能があるかをチェックします。申請、承認、決裁の機能は基本的に備わっていますが、メール 通知、督促、差し戻し、ログ集計などの機能がシステムによって異なります。また、業務基幹システムや会計システムなどの他のシステムとの連携やCSVデー タやPDFファイルなどの出力が可能であるかも確認しておきましょう。気密性の高い文書のやり取りを行うため、セキュリティ面の確認は必須になります。改 ざんが起こりにくく、情報漏えい対策が施されているかをチェックしましょう。料金を確認する際には、製品価格、ライセンス料金以外に保守費用や設置作業料 などが別途請求であるかの確認も必要です。

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