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アプリに対応するおすすめのワークフローシステム6選

ワークフローシステムを厳選比較

リモートワークや働き方改革が推進される中、その基盤として今重要視されているのが業務の流れ自体をデジタル化するワークフローシステムと、アプリを含めたモバイル端末の利活用です。
そこで今回は、スマホでオフィス外からも利用できる、アプリに対応しているワークフローシステム6選をご紹介!各システムの特徴や機能、料金などを徹底比較いたします。リモートワーク時代の生産性向上でお悩みの方はぜひご参考ください。

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目次
このページについて

1.ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、稟議や業務のチェックフロー、勤怠管理、経費精算など、業務上のさまざまな申請・承認の流れをデジタル化するものを指します。
基本的な機能としては、
・申請フォームの設計機能
・承認フローの定義機能
・申請書作成機能
・伝達(通知)・承認機能
・運用管理機能
などを備えたシステムがワークフローシステムと呼ばれることが多いです。

そして「ワークフローシステム」の名の通り、中心となるのが「承認フローの定義」の機能。
具体的には
・申請内容によって承認先を変える条件分岐
・複数人が並列で承認する並列(合議)承認
・申請者や承認者が任意で承認者を変えられる追加・変更機能
などの機能です。まずは自社の業務フローを具現化できる機能が備わっているかどうかが、ワークフローシステム選びの条件と言えるでしょう。

また、上述の通り多様な用途をカバーするため、システムの形態も多岐に渡っています。
経費申請など一部の業務に特化したものから、多様なシーンでのワークフローに対応するもの、さらにはワークフローを1つの機能として組み込んでいるグループウェアや業務プラットフォームなども。

ワークフローシステムは、多機能特化型からシンプルな汎用型までさまざま。どちらがよりマッチするかは会社次第で、単純に人気だけで選べない難しさがあります。

2.ワークフローシステム導入のメリット

購買関連の稟議、経費精算関連、勤怠・労務関連、見積書・契約書などの営業活動関連など、あらゆる部署・ポジションに関わってくるのがワークフローシステムです。

導入するメリットとしては
・スマホアプリなどのモバイル活用によるリモートワーク促進で、決裁までのスピードアップ
場所を問わず申請・承認できることで、移動の手間と時間が省ける
・ペーパーレスによるコストの削減
ファイリングの手間や書類を保管する場所、郵送などのコストをカット
・内部統制・書類管理の改善
社内ルールの曖昧さを排除でき、決まった書式とフローで運用し、一括管理ができる
・入力漏れ・提出漏れなどのミスの削減と、確認する側のチェックの手間の削減
入力制限機能や可視化によって、ミスや遅れを未然に防ぐことができる
などの点が挙げられます。

また間接的ではあるものの、ワークフローシステムを導入することで
・フロー自体の無駄を発見し改善できる
・データ化することで分析・改善が図りやすくなる
という点も、業務効率化・生産性向上を考える上で大きなメリットになるでしょう。

ワークフローシステムの導入は、取り組み方次第でより大きな効果を得られます。ぜひ自社の整理して、目的に合った導入の仕方を検討してみましょう。

3.アプリに対応するワークフローシステム6選

ここからは早速、アプリに対応しているおすすめのワークフローシステムを6つご紹介していきます。

3- 1. クラウドERP freee

freee株式会社
出典:freee株式会社 https://www.freee.co.jp/cloud-erp/ac/workflow/

「freee」は、東京都品川区に本社を構えるfreeeが提供する、会計や人事労務などのバックオフィス業務をサポートするクラウドサービスシリーズです。中でも、主力となっているのが「クラウド会計ソフトfreee」。100万事業所が利用する中小企業向け経費・会計システムです。
「クラウド会計ソフトfreee」には経費精算のワークフロー機能が付いており、スマホアプリも展開。申請者はスマホで領収書を撮影すれば自動で読み込まれるため、数項目入力するだけで良く、承認者はiOSアプリで外出先からも承認が可能です。
また「人事労務freee」にも勤怠のワークフロー機能とアプリが用意されています。
「クラウド会計ソフトfreee」の料金は、経費精算機能の付いたベーシックプランで年額4万7,760円(1ヵ月当たり3,980円)。3ユーザー分の利用料が含まれています。(価格はすべて税抜です)

設立年
2012年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都品川区西五反田2-8-1 五反田ファーストビル 9F

3- 2. ジョブカンワークフロー

株式会社Donuts
出典:株式会社Donuts https://wf.jobcan.ne.jp/

ジョブカンワークフローは東京都渋谷区に本社を構えるDonuts提供のワークフローシステムです。
初期設定や申請書作成が簡単ですぐに利用できる点や、スマホからも申請・承認を行える点が魅力となっており、導入実績は1万社以上。
簡単に独自のフォームを作成できるだけでなく、50以上のテンプレートが用意されており、あらゆる申請書に対応しています。ユーザーごとにすべての申請が集約され、見やすい一覧表示でステータスも一目で把握。入力内容の自動制御機能で入力漏れも防ぐことができます。
通知機能も多彩で、メールだけでなく、Slack、ChatWorkやスマホの通知にも対応。G Suiteのユーザー・グループ情報との連携や、クラウドサインとの連携も可能です。
料金は、初期費用やサポート費用が無料で、月額料金が1ユーザー当たり300円。最低利用料金は5,000円です。(価格はすべて税抜です)

関連記事:「ジョブカンワークフロー」の評判と実態【2020年最新版】

設立年
2007年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都渋谷区代々木2丁目2-1 小田急サザンタワー8階

3- 3. マネーフォワード クラウド経費

株式会社マネーフォワード
出典:株式会社マネーフォワード https://biz.moneyforward.com/expense

「マネーフォワード クラウド経費」は、東京都港区に本社を構えるマネーフォワードが提供する経費申請用ワークフローシステムです。用途を限定している分、申請者や経理担当者の業務効率化につながる多彩な機能を備えている点が魅力です。
スマホアプリからのレシート自動読み取りや交通系ICカードの読み取り、カード明細の自動取得などによって、手入力の手間を徹底的に削減。また、仕訳データの自動登録、申請チェック機能など経理担当者にうれしい機能も充実しています。
料金は、「マネーフォワードクラウド」の基本料金+「マネーフォワード クラウド経費」の利用料金として1ユーザー当たり月額500円+オプション料金となります。
基本料金は、利用できる機能の違いによってスモールビジネス・ビジネス・エンタープライズの3種類。スモールビジネスは年額で3万5,760円となっています。(価格はすべて税抜です)

設立年
2012年
会社所在地
東京都港区芝浦 3-1-21 msb Tamachi 田町ステーションタワーS 21F
電話番号
03-6453-9160

3- 4. サイボウズ Office

サイボウズ株式会社
出典:サイボウズ株式会社 https://office.cybozu.co.jp/

「サイボウズ Office」は、東京都中央区に本社を構えるサイボウズ提供のワークフロー機能付きのグループウェア。ワークフローだけでなく、掲示板やスケジュール、ToDoリスト、ファイル管理など、情報共有に必要な機能が網羅されています。
ワークフローも1機能とはいえ基本の仕様としては十分。稟議書や交通費精算などあらゆる申請に対応でき、フォーマットはCSVで書き出し・読み込みができるため、Excel上で編集して一括で追加・修正が可能。ブラウザだけでなく、スマホ用のアプリも用意されています。通知機能も付いるため、外出先でも見逃すことなく対応が可能です。
クラウド版とパッケージ版が用意されており、クラウド版の場合、初期費用無料で1ユーザー当たり月額500円。カスタムアプリも利用できるプレミアムコースは月額800円。いずれも5ユーザーから利用可能です。(価格はすべて税抜です)

関連記事:「サイボウズOffice」の評判と実態【2020年最新版】

設立年
1997年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
電話番号
03-4306-0808

3- 5. Kintone

サイボウズ株式会社
出典:サイボウズ株式会社 https://kintone.cybozu.co.jp/

「Kintone」は、「サイボウズ Office」と同じくサイボウズが提供している、業務システム(アプリ)を作成できるプラットフォームです。導入実績は1万5,000社以上。複数のシステムに散らばりがちな情報・機能を、これ1つでカバーできる汎用性が人気です。
交通費申請、タイムカードなど100以上のサンプルが用意されているほか、項目をドラッグ&ドロップで一から作ることも可能。基本機能としてプロセス管理(ワークフロー)が付いているため、申請書類だけでなく、業務内でのチェックフローなどにも活用ができます。またモバイルアプリも公開されています。
プランはライトコースとスタンダードコースの2種類。ライトコースは月額1ユーザー780円、外部連携や拡張機能も利用できるスタンダードコースは月額1,500円。いずれも初期費用無料で、5ユーザーから利用可能です。(価格はすべて税抜です)

設立年
1997年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
電話番号
03-4306-0808

3- 6. SmartDB

株式会社ドリーム・アーツ
出典:株式会社ドリーム・アーツ https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/

「SmartDB」は、東京都渋谷区に本社を構えるドリーム・アーツが提供する大企業向けの業務デジタル化クラウドサービスです。フォーム、ワークフロー、データベースの3つの機能で業務の流れそのものを電子化。コクヨやセブン&アイ・ホールディングスなど大手企業も多数利用しています。
大企業特有の複雑なワークフローにも対応できる自由度が最大の魅力。条件分岐や別のワークフローとの連携、自分では判断できない時に承認者を追加・変更するなどのフレキシブルなフローが作成できます。またモバイルアプリも用意されており、承認者のトップ画面では未承認の案件が重要度も含めて確認できる点も特徴のひとつです。
プランは、ベーシックとプロフェッショナルの2種類。ベーシックは300ユーザーまでの利用料を含んで基本料金が月額30万円。301ユーザーからは1ユーザー月額800円となっています。(価格はすべて税抜です)

設立年
1996年
会社所在地
東京都渋谷区恵比寿4-20-3 恵比寿ガーデンプレイスタワー29F
電話番号
03-5475-2501

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4.ワークフローシステム選びのポイント

最後に「どう選べばいいのかわからない」という方に向けて、ワークフローシステム選びのポイントを3つご紹介します。

セキュリティ対策は万全か

1つ目のポイントはセキュリティ対策についてです。
特にスマホアプリなどリモートでの活用を検討している場合は、サーバーのセキュリティ対策だけでなく、セキュリティ機能もしっかりと確認をしておきましょう。
具体的には、ユーザー・情報・項目ごとのアクセス権限、ユーザーごとのスマホからの利用許可、誰がいつどの情報にアクセスしたのかがわかる操作ログ管理などです。
必要な人が必要な情報にだけアクセスできる環境と、チェックできる体制を整えましょう。

試験運用可能か

2つ目のポイントは試験運用が可能かどうかです。
フローの設定は意外に煩雑な上、実際にフローを回してみないと不備を発見しにくく、また細かいイレギュラールールなども事前に見落としがちなものです。混乱なく本導入を迎えるために、一度試験運用期間を設けることをおすすめします。
無料体験が可能かどうか、あるいは組織単位などのスモールスタートが可能かどうかを確認しましょう。また試験運用前に、操作性をデモなどでチェックできるかどうかを確認することもおすすめです。

予算にあったプランが選べるか

3つ目のポイントは予算にあったプランが選べるかどうかです。
クラウド型の場合、ユーザー数をベースとした従量課金制を採用しているサービスがほとんどです。一方で、利用できる機能によって複数プランを設けていたり、基本料金(初期費用)を設けているケースも多く見られます。
また、特に大企業向けのサービスの場合では数百名単位のまとまったユーザー利用料を含んだ料金設定のケースもありますので、利用の目的や予算に合うプランを見つけましょう。

5.まとめ

ここまで、アプリに対応しているワークフローシステム6選の比較を中心に、導入のメリットや選定のポイントをお伝えしました。

ワークフローシステムの導入にあたっては、各サービスの機能の詳細な比較はもちろんのこと、ルールの整備など社内での検討事項も多いもの。その分、業務に与えるインパクトも大きいシステムですので、自社に適したサービスを見極めていきましょう。
しかし、独自の機能を搭載しているシステムなど、ワークフローシステムの個性は多岐にわたります。
どのワークフローシステムを導入すべきか迷ってしまった場合は、ぜひアイミツまでお気軽にお問い合わせください。複数のワークフローシステムの料金や機能を同時に比較することができます。

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著者

imitsu編集部

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ワークフローシステムを使うことで、従来の紙媒体の文書で受け渡しをして、申請、承認、決裁を行っていた人的作業を効率的に行うことができます。様々なシ ステムの中から自社に合うものを探す際には、まず、どのような機能があるかをチェックします。申請、承認、決裁の機能は基本的に備わっていますが、メール 通知、督促、差し戻し、ログ集計などの機能がシステムによって異なります。また、業務基幹システムや会計システムなどの他のシステムとの連携やCSVデー タやPDFファイルなどの出力が可能であるかも確認しておきましょう。気密性の高い文書のやり取りを行うため、セキュリティ面の確認は必須になります。改 ざんが起こりにくく、情報漏えい対策が施されているかをチェックしましょう。料金を確認する際には、製品価格、ライセンス料金以外に保守費用や設置作業料 などが別途請求であるかの確認も必要です。

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