あなたの発注コンシェルジュ

公開日: 更新日:

クラウド型のナレッジマネジメントツール12選

クラウド型のナレッジマネジメントツール12選

少子高齢化と共に労働人口が減少している昨今、生産性の向上や人材育成の効率化に注目している企業も少なくないでしょう。近年は人材の流動も激しくなっており、新入社員をいかに早く戦力化するかという点も重視すべき時代になっています。

そこで多くの関心を集めているのが、ベテラン社員の知見などを共有して全社のスキルアップを目指すナレッジマネジメント。今回は、ナレッジマネジメントに使えるおすすめのツールや、選び方のポイントなどもあわせて解説します。

10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービスアイミツが、ナレッジマネジメントツールを厳選!

目次
このページについて

ナレッジマネジメントツールの見積もりが
最短翌日までにそろう

一括見積もりをする(無料)

1.ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、ベテラン社員の経験を始め、これまで業務の中で全社的に培ってきた、さまざまな知識やスキルを可視化し社内に共有するためのものです。形式化していなかったノウハウを目に見える情報にして残していくことで、たとえば部署異動や新人入社時にもスムーズな業務の引き継ぎができます。

さらにあらゆる処理の進め方や顧客の応対方法など、幅広いスキルをシェアしておくことで、特定の社員にしか対応できない業務を減らすことにもつながるでしょう。

2.ナレッジマネジメントツールの種類

どのようなビジネスシーンで利用したいかによって、導入すべきナレッジマネジメントツールは異なります。大きく分けて4種類のツールがあるので、まずはそれぞれどのような活用方法に合っているのか見ていきましょう。

ヘルプデスク型

ヘルプデスク型は、業務に関する知識を文書化して共有するナレッジマネジメントツールです。社内でよくある質問を回答と共に情報として活用することで、何か疑問が生じた場合でも各個人ですぐに確認できます。なおかつマルチデバイスに対応しているツールを利用すれば、たとえば出先で困った際などにも迅速に解決できるようになるでしょう。

また、顧客からの問い合わせにおけるFAQをマニュアル化し、カスタマーサポート業務に活用しているケースも見られます。何か専門知識が必要な処理でも、質問回数の多い事象をデータ化しておくことで、属人化を最小限に抑えることが可能です。

業務プロセス型

業務プロセス型は、特定の処理に対して各工程の知識を断片的に共有するのではなく、1つのフローとして対応方法をマニュアル化するナレッジマネジメントツールです。たとえば、営業活動や問い合わせ応対などの際、顧客からの要望や質問に対してどのような道筋で応じるかまで、固定の手順として共有しておきます。

また、こうした方向性を可視化することで、処理のレベルが分かりやすくなり、難易度の高いものは迅速に上司や先輩に相談することが可能です。さらには結果的に顧客の傾向などもデータベース化できるため、市場の分析やニーズの把握にも活用できるでしょう。

ベストプラクティス共有型

ベストプラクティス共有型は、優秀な技術者やセールスマンなどの思考・行動を解析し、ほかの従業員にも参考情報として共有するナレッジマネジメントシステムです。たとえば、成果を出すために取り組んでいた工夫や、何か問題が発生した際の解決策などをデータベース化しておくことで、より質の高い人材の育成に役立てることが可能。さらにマニュアルとしてあらかじめ用意しておくことで、新人でも比較的早い段階から確かな結果が出せる戦力にできます。

なおこうしたノウハウは情報量が多い上に複雑なので、分析すべき部分や解説する形式なども入念に練っておく必要があるでしょう。

経営資産・戦略策定型

経営資産・戦略策定型は、事業やサービス全体の方向性の判断に活用するナレッジマネジメントツールです。経営全体を解析するため、同時に各種業務フローにおける課題やアップデートすべき部分の洗い出しもできます。無駄になっている工程や、トラブル・事故につながりそうな点などの見直しも可能です。

具体的には、何かの成功事例を分析・検証をサポートするシステムと言えます。成功に至った要素のリストアップや似たようなケースとの比較などを行ってデータベース化することで、新たな事業展開を決める際の材料にすることが可能。多くの場合、経営方針を定めるための指標として活用されます。

3.ナレッジマネジメントツールはクラウド型がおすすめな理由

クラウド型のツールの大きなメリットは、社内サーバーを用意する必要がなく、ネットワーク環境さえあれば手軽に導入できる点です。ソフトウェア購入やシステム開発などにかかる初期費用も省略できるため、コスト重視の場合でも安心して利用開始ができます。なおかつ、システムの保守の手間も省けるため、管理負荷についても軽減することが可能です。

さらに、マルチデバイス対応のクラウド型であれば、スマホやタブレットを使って外出先やテレワーク時でも利用できます。クラウド型のナレッジマネジメントツールを導入しておけば、いつでもどこでも簡単にマニュアルや必要な情報の確認ができるようになるのです。

ナレッジマネジメントツールの導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりからはじめてみてはいかがでしょうか。アイミツでは、特に人気のナレッジマネジメントツールの一括見積もりも可能ですので、ナレッジマネジメントルーツ選びでお悩みの方はお気軽にお問い合わせください

4.おすすめのクラウド型ナレッジマネジメントツール7選

それではここからは、ナレッジマネジメントツールとして有効的に使える、クラウド型の情報共有システムを紹介していきます。便利な機能を豊富に備えた、特に人気のツールをピックアップしました。

4- 1. Qiita Team

Increments株式会社
出典:Increments株式会社 https://teams.qiita.com/

Qiita Teamは、主にエンジニア向けITサービスを手がけるIncrementsが展開しているクラウド型のナレッジマネジメントツールです。情報発信のしやすさを重視した、手軽に投稿できるシステム設計になっています。

主な機能は、テキスト作成・検索・記事へのコメント・メンション通知など。テンプレートも簡単に設計でき、日報や議事録なども統一化して共有できます。さらに投稿した記事は固定の一覧画面に蓄積されていき、なおかつ記事検索もしやすいしくみになっているため、階層構造やカテゴリ設定などの手間もありません。

また料金については、ユーザー数に応じた各種プランが用意されており、目安としては月額1,530円~1万5,300円(税込)。最高額のExtraプランにおいては、IPアドレス制限などのサービスが付けられます。

設立年
2012年
会社所在地
東京都港区港南2-16-1 品川イーストワンタワー8F

4- 2. Qast

any株式会社
出典:any株式会社 https://qast.jp/

Qastは、各種ナレッジマネジメント関連のサービスを手がけるanyが展開しているクラウド型のナレッジマネジメントツールです。社内FAQの活用に長けた情報共有システムで、大手企業をはじめとした1,500社もの法人で導入されている実績があります。

記事の投稿作成のほか、閲覧・検索・通知といった機能を搭載。さらに匿名質問・他者のテキストを編集できる管理者設定・ベストアンサー選定・ブックマークなど、社内でよくある質疑応答を共有しやすいポイントも数多く揃えています。またチャットツールとの外部連携もできるため、日常的な情報交換についてもナレッジ化することも可能です。

なお料金に関しては、ユーザー数に応じたプラン設定で、目安としては月額2,250円~4万5,000円(税抜)。別途追加費用にて、セキュリティ強化や容量アップも可能です。

設立年
2016年
会社所在地
東京都渋谷区代々木1-21-12 ヤマノ26ビル3F
電話番号
03-6276-0076

4- 3. esa

合同会社esa
出典:合同会社esa https://esa.io/

esaは、各種webサービスを提供する合同会社esaが展開しているクラウド型のナレッジマネジメントツールです。社内のナレッジを育てることがメインコンセプトの情報共有システムで、3,000以上もの法人や団体に利用されている実績があります。

主な機能は、記事の投稿作成・カテゴリやタグの設定・チーム管理など。そのほか更新履歴管理・複数名での同時編集・過去情報の復元といった、書き途中でも公開しやすいWIP機能を豊富に揃えている点が大きな特長です。さらにチャット・メールなどの外部ツールとの連携や、記事の社外公開にも対応しています。

また料金については、ユーザー1人につき月額500円(税込)。なお最初の2ヵ月間はトライアル期間として無料で利用できます。

設立年
2014年
会社所在地
東京都中野区中野5-24-18 クロス・スクエアNAKANO 902号室

4- 4. DocBase

株式会社クレイ
出典:株式会社クレイ https://docbase.io/

DocBaseは、さまざまなwebサービスを手がけるKRAYが展開しているクラウド型のナレッジマネジメントツールです。テレワークを想定したシステム設計で、7,000社もの企業で導入されている実績があります。

文書作成においては、各種ファイルのアップロード・ツール内記事の引用・外部サービスの埋め込みなど幅広く対応。そのほかタグ付け・ショートカット・メンション通知・グループ設定といった、多彩な機能を備えています。さらに同時編集機能や、2段階認証・操作履歴管理をはじめとする豊富なセキュリティサービスで、リモートでの情報共有にも活用しやすいシステムです。

料金については、ユーザー数に応じた契約プランで、目安としてはユーザー3人で月額900円(税抜)、ユーザー1,000人になると月額19万9,500円(税抜)となっています。

設立年
2007年
会社所在地
東京都武蔵野市吉祥寺南町2-6-10 富士パームビル9F
電話番号
0422-26-9771

4- 5. NotePM アイミツパートナー

株式会社プロジェクト・モード
出典:株式会社プロジェクト・モード https://notepm.jp/

NotePMは、主にスマホアプリやwebシステムの開発を手がけるプロジェクト・モードが展開しているクラウド型のナレッジマネジメントツールです。文書作成や検索などの機能性が高く、幅広いビジネスシーンに活用しやすいシステム設計となっています。

文書作成ではさまざまなファイルの添付や埋め込みに対応しており、多彩な既存テンプレートも無料でダウンロードして利用可能。さらにファイルの中身を含んだ検索機能で、求めている情報をすぐにでも探せます。また各記事ごとに柔軟にアクセス権限を設定でき、閲覧状況の確認も簡単にできる利便性の高いシステムです。

料金は、ユーザー数に応じたプランを設けており、目安としては利用者数3人で月額1,000人(税込)、100人で月額3万円(税込)。別途追加費用にて、容量アップもできます。

設立年
2012年
従業員数
10-29人
会社所在地
神奈川県川崎市中原区丸子通1-665 ファーストヒル102号室

4- 6. Kibela

株式会社ビットジャーニー
出典:株式会社ビットジャーニー https://kibe.la/

Kibelaは、主にwebサービスの開発運営などを手がけるビットジャーニーが展開しているクラウド型のナレッジマネジメントツールです。個人的な情報発信もしやすいシステム設計で、社内のコミュニケーション活性化に長けています。

主な機能は、文書作成・フォルダ分け・公開グループ設定・外部サービスとの連携など。投稿者の顔と名前が分かりやすいフォーマットとなっており、各従業員の得意分野も可視化できる点が大きな特長です。また、シングルサインオンをはじめとした、セキュリティ面も万全に整えています。

料金については、5ユーザーまでのコミュニティプランであれば無料での利用が可能。そのほか機能に応じて、1人当たり月額550円(税込)もしくは1,650円(税込)の人数無制限の有料プランがあります。

設立年
2014年
会社所在地
東京都港区白金台3-16-11 峯岸ビル4F

4- 7. COCOMITE

コニカミノルタ株式会社
出典:コニカミノルタ株式会社 https://cocomite.konicaminolta.jp/

COCOMITEは、大手電気機器メーカーのコニカミノルタが運営しているクラウド型のナレッジマネジメントツールです。主にオンラインでのマニュアル作成や共有ができるシステムで、より分かりやすい業務手順書の発信に長けています。

固定のフォーマットにテキストを入力するだけで簡単にマニュアル化ができ、動画をはじめとした幅広いデータを使った資料作成が可能。さらに5階層までのフォルダ分けや、フォルダごとのアクセス管理も可能です。また共有リンクや詳細検索などにも対応しており、必要な情報が見つけやすい機能もきちんと備えています。

なお料金については、編集者数・閲覧者数・データ容量などに応じて2つの契約プランを提供。別途追加費用にて、ユーザー数の増加や容量アップもできます。

設立年
1936年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都千代田区丸の内2-7-2 JPタワー
電話番号
03-6250-2111

ナレッジマネジメントツールの見積もりが
最短翌日までにそろう

一括見積もりをする(無料)

5.ナレッジマネジメントにおすすめなクラウドストレージ3選

ここからは、さまざまな資料をアップロードして共有できるおすすめのクラウドストレージを紹介します。マニュアルや業務手順書などをオンラインで保存しておくことで、ナレッジマネジメントツールとしても有効的に利用可能です。

5- 1. Google Drive

Google LLC
出典:Google LLC https://www.google.co.jp/drive/

Google Driveは、Googleが展開しているクラウド型のファイルストレージです。さまざまなデータの保管・アクセス・共有を一括して行えるため、ナレッジマネジメントツールとしても有効的に活用できます。

クイックアクセスや機械学習を使った検索など、各ユーザーが求めている情報をすばやく表示できる点も大きな特長。AIによるリアルタイム予測で、サーチする前にファイルを提示する機能です。そのほか、指定したメンバー間でのチーム共有や、各個人のPCから直接アクセルできるドライブファイルストリーミングなどにも対応しています。

また利用にあたっては、管理機能のあるGoogleのビジネス向けサービス「G Suite」の導入が必要。なお料金については機能に応じて変動しますが、管理ユーザー1人につき月額680円~3,000円です。

設立年
1998年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー
電話番号
03-6384-9000

5- 2. Dropbox Business

Dropbox,inc.
出典:Dropbox,inc. https://www.dropbox.com/ja/business

Dropbox Businessは、クラウド型のファイルストレージ「Dropbox」にビジネス機能を加えたサービスです。各種データの共有スペースとして利用できるため、ナレッジマネジメントツールにもおすすめできます。

ファイルの復元・チームフォルダ状況の制限・管理者用ダッシュボードなどをはじめ、利便性の高い機能を幅広く搭載。そのほかリンクの権限設定や紛失・盗難にあったデバイスへの遠隔削除といった、セキュリティ面においても万全のシステムが組み込まれています。

また、チームで利用する際の料金については、Standard(月額1,250円/ユーザー)・Advanced(月額2,000円/ユーザー)・Enterprise(要見積もり)の3プランから選択可能。なおAdvanced・Enterpriseであれば、必要に応じた容量を設定できます。

設立年
2007年

5- 3. OneDrive for Business

日本マイクロソフト株式会社
出典:日本マイクロソフト株式会社 https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business

OneDrive for Businessは、Microsoftが展開しているクラウド型のファイルストレージサービスです。幅広いデバイスでのデータ共有や編集が可能なので、ナレッジマネジメントツールとしても十分有効的に活用できます。

スマホ用のモバイルアプリ・ブラウザー・PCのデスクトップなど、さまざまな端末からアクセスできる機能を搭載。なおオフラインでの作業もでき、次の接続した際に同期されるシステムになっています。さらにファイルのバックアップや保護にも強く、セキュリティポリシーの管理も可能。保守設定を柔軟にコントロールできる点も大きな特長です。

また料金については、機能に応じて4つの契約プランから選択可能。目安としては、1ユーザー当たり月額にして540円~1,360円(税抜)です。

設立年
1986年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都港区港南 2-16-3 品川グランドセントラルタワー
電話番号
03-4332-5300

6.ナレッジマネジメントにおすすめなクラウド型社内SNS2選

ここからは、気軽にさまざまな情報が発信できる社内コミュニケーションツールを紹介します。誰もが積極的に意見交換ができるシステムを利用することで、ナレッジマネジメントツールとして有効的に機能することに期待できます。

6- 1. Talknote

Talknote株式会社
出典:Talknote株式会社 https://talknote.com/

Talknoteは、東京都港区にオフィスを置くTalknote株式会社が運営しているクラウド型の社内コミュニケーションツールです。会議資料などの発信や意見交換の場として利用でき、日常的なやり取りをナレッジとして共有する、ナレッジマネジメントツールとしても活用できます。

タイムラインやメッセージなどをはじめ、プロフィール設定・閲覧状況確認・メンション投稿といった幅広い機能を搭載。500MBまでのファイル添付もでき、詳細な情報もきちんと投稿できます。さらに「いいね」の付与や検索もできるため、求めている記事をスピーディーに見つけることも可能です。

またアクセス時間や投稿数によるアクション解析や、オーバーワーク検知などにも対応しており、人事関連のツールとしても有効活用できます。

設立年
2010年
従業員数
30-99人
会社所在地
東京都港区六本木4-1-4 黒崎ビル9F
電話番号
03-6435-5774

6- 2. Beat Shuffle

株式会社Beat Communication
出典:株式会社Beat Communication https://www.beat.co.jp/

Beat Shuffleは、東京都渋谷区にオフィスを置くBeat Communicationが運営しているクラウド型の社内コミュニケーションツールです。タイムラインやグループコミュニティなどのほか、社内でのQ&A投稿やトピック機能などにも対応しており、ナレッジマネジメントツールとしても活用できます。

さらにトップページはニュースフィードとなっており、あらゆる種類の情報共有を一目で確認することが可能。全社向けのお知らせから質問の回答まで、自分に関係するものをすぐにチェックできます。さらに日記機能もあり、日々の気づきやアイデアを気軽に発信してナレッジとして蓄積するのにも長けたシステムです。

なお料金については、アップロードできるデータ容量や機能に応じて、1人当たり月額540円もしくは1,200円の2つの契約プランがあります。

設立年
2004年
従業員数
10-29人
会社所在地
東京都渋谷区東2-23-12 プレミアム・ユーゾーンビル5F
電話番号
03-5778-0387

ナレッジマネジメントツールの見積もりが
最短翌日までにそろう

一括見積もりをする(無料)

7.クラウド型ナレッジマネジメントツール選びで失敗しないためには

それでは最後に、より適切なナレッジマネジメントツールを選ぶためには、どのようなポイントを押さえておくべきか、事前にチェックしたい重要な点を解説していきます。

無料トライアルを活用する

新しいツールを導入する際には、自社の業務体制に合っているシステムか・誰にでも分かりやすい操作性かなど、より効果的に活用していくためにチェックしたい点が多々あるでしょう。なおかつ実際に利用してみなければ、分からない部分があるのも事実です。

多くのナレッジマネジメントツールでは、一定期間の無料トライアルサービスを提供しています。社内のさまざまな部署や立場のメンバーで使ってみて、多方面からの意見を聞いてみてから導入を検討するのも一つの手でしょう。

マルチデバイス対応か確認する

ナレッジマネジメントツールは、社内での知識やノウハウの共有をより効率的にするものでもあります。そのため、PCだけでなく、各個人のスマホやタブレットなど、できるだけ幅広い端末で利用できるツールを選ぶべきでしょう。

さらにマルチデバイスに対応していれば、外出先や移動中でもナレッジマネジメントツールを有効的に活用できます。いつでもどこでも手軽に利用できるものを導入することで、有益な情報共有の活性化や、各従業員のスキルアップ推進にもつながるでしょう。

セキュリティ面は万全か確認する

ナレッジマネジメントツールで共有されるのは、社内の重要なノウハウや社外秘のデータといった機密情報がほとんどでしょう。外部に漏れることで大きな問題に発展するケースも考えられるため、導入の際にはセキュリティ面の確認も欠かせません。

また、誤った情報の拡散や不正な編集を防ぐためにも、できるだけ各種権限設定やログ管理などの機能も充実しているツールを選ぶと良いでしょう。ツール内できちんと操作を制限できるかという点についても、重要なチェックポイントです。

8.まとめ

今回は、クラウド型ナレッジマネジメントツールについて紹介していきました。

社内教育の効率化や充実化・社員同士のコミュニケーションの活性化など、ナレッジマネジメントツールの導入には、さまざまなメリットがあります。しかしその種類は幅広く、それぞれが備えている機能や対応している設定は大きく異なるものです。できるだけ自社に適切なものを選ぶためには、目的に合ったツールをいくつかピックアップし、見比べながら検討するほうが無難でしょう。

そこでより正確な情報を確認するためにも、一度資料請求をしてみてはいかがでしょうか。アイミツでは、複数の資料を一括して提供することが可能です。気になるシステムがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください

アイミツ

著者

imitsu編集部

運営に関するお問い合わせ、取材依頼などはお問い合わせページからお願い致します。

アイミツに貴社を掲載しませんか

ナレッジマネジメント クラウドのナレッジマネジメントツール業者のページを見た人はこんなランキングも見ています

ナレッジマネジメントツールの見積もりが
最短翌日までにそろう

一括見積もりをする(無料)

ナレッジマネジメントツールの見積もりが最短翌日までにそろう