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ワークフロー機能搭載のおすすめグループウェア5選

ワークフロー機能搭載のおすすめグループウェア5選

ワークフロー機能を実装したグループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するとともに、各種申請・承認の電子化などを通じて業務効率の向上が図れるサービスです。

この記事では、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービス「アイミツ」が、ワークフロー機能を実装しているおすすめのグループウェアを厳選。5つのサービスを紹介するとともに、ワークフロー機能のあるグループウェアを使用するメリットや選び方などを解説していきます。

目次
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1.ワークフローとは?

「ワークフロー」とは、業務に関する一連の流れやその流れを図式化したものなどを指す言葉です。「誰が」「何を」「担当・判断し」「完了させるのか」の明確化により、業務をスムーズかつ確実に進めることができます。

そして、このワークフローを電子化したものを「ワークフローシステム」と呼びます。従来はアナログで行っていた業務をシステム上で行うことでさらなる効率化が図れることにくわえて、ペーパーレス化によるコスト削減や書類の紛失を防止できるといったメリットがあります。

グループウェアの導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりからはじめてはいかがでしょうか。
アイミツ」をご利用いただくと、ワークフロー機能を搭載した人気のグループウェアの一括見積もりが可能です。グループウェア選びの時間も大幅に節約できるでしょう。

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2.グループウェアにワークフロー機能があると便利な理由2つ

グループウェアとは、企業や団体など組織内での情報共有やスケジュール管理を通じて全体的な業務効率の向上を図るツールです。以下からは、グループウェアにワークフロー機能があると便利な理由を具体的に解説していきます。

【業務効率化が進む】

グループウェアの代表的な機能としてあげられるのは、全社員のスケジュール共有や会議室・備品の利用状況の確認・予約などですが、なかにはワークフロー機能が備わっているものや、連携に対応しているものがあります。

グループウェアにワークフロー機能が備わっていれば、各種申請・承認をはじめとしたさまざまな手続きの電子化が実現するため、業務をより効率的に進めることが可能です。また、システム上で手続きを進める特性上「担当者がつかまらない」「承認を得るために何度も離席する」といった課題の解消につながるのもうれしいポイントでしょう。

【コストダウンできる】

ワークフロー機能のあるグループウェアを使用すれば、申請・承認をはじめとする作業が電子化されるため、紙の資料の用紙代や印刷代を削減することができます。複数の拠点をもつ場合でも他拠点へ紙の書類を郵送する必要がなくなるので、郵送費用の削減にも役立つでしょう。

また、グループウェアは全社への情報共有にも活用できるので、情報の周知だけでなく過去の情報の確認も容易です。また、全社員のスケジュールが簡単に確認できるので、社内の打ち合わせや外部からの来客などの調整の負担軽減も実現するでしょう。

3.ワークフロー機能も使えるグループウェア5選

昨今ではIT化や業務効率化の促進に注力する企業が増加傾向にあることから、さまざまな機能を備えたグループウェアが各社から提供されています。以下からは、数あるグループウェアのなかからワークフロー機能が使えるサービスを紹介していきます。

3- 1. サイボウズ Office

サイボウズ株式会社
出典:サイボウズ株式会社 https://office.cybozu.co.jp/

「サイボウズ Office」は、東京をはじめとする全国8ヵ所にオフィスをもつサイボウズが提供するグループウェアです。1997年の発売以降、累計導入数は6万5,000社以上と豊富な実績を誇ります。

スケジュールや掲示板、施設予約、ファイル管理にくわてワークフローが標準搭載されており、PCだけでなくスマートフォンからでも申請・決済が可能。場所を選ばずに申請業務が行えるのは大きな魅力といえるでしょう。

クラウド版は5ユーザーから利用が可能で、初期費用無料、月額費用は1人あたり500円(税抜)からとリーズナブル。セキュアアクセスやディスク増設もオプションとして提供しています。また、パッケージ版は「スタンダードコース」が10ユーザー6万3,800円(税抜)、20ユーザー9万7,800円(税抜)など、規模に応じて選択が可能です。

予算感
月額500円(税抜)〜
設立年
1997年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
電話番号
03-4306-0808

3- 2. NI Collabo 360

株式会社NIコンサルティング
出典:株式会社NIコンサルティング http://www.ni-ware.com/

「NI Collabo 360」は、東京都千代田区に本社を構えるピー・シー・エーが提供するグループウェアです。クラウド版とパッケージ版が用意されており、クラウド版は初期費用5万円・1名あたり月額費用360円、パッケージ版はユーザーライセンス数10名で5万8,000円、20名の場合は9万6,000円(価格はいずれも税抜)となっています。

スケジュールや回覧板・文書共有管理といった基本的な情報共有機能にくわえて、各種申請に対応している高度なワークフローが標準搭載されているのが特徴。独自のフォーム作成も可能なので、環境に合わせた申請書を作りたいという場合にも便利なサービスです。また、PCとスマートフォン、タブレットからの閲覧に対応しており、デバイスを問わず使いやすい画面で操作ができるのも魅力といえます。

予算感
月額360円
設立年
1991年
従業員数
30-99人
会社所在地
東京都港区港南2-16-1-19F
電話番号
03-5781-5525

3- 3. Garoon

サイボウズ株式会社
出典:サイボウズ株式会社 https://garoon.cybozu.co.jp/

サイボウズが提供する「Garoon」は、中堅・大規模組織向けのグループウェアです。クラウド版とパッケージ版が用意されており、クラウド版は1ユーザー単位で契約が可能(最低10ユーザーから)で、300ユーザーまでの場合は1ユーザーあたり月額845円(税抜)、301〜1,000ユーザーの場合は1ユーザーあたり800円(税抜)で利用することができます。

ポータルやスケジュール、メッセージのほかワークフローも実装しており、経路分岐や冗長設定、代理申請・承認など日本企業の慣習に合わせた設定が可能。管理機能ではアクセス権の設定や監査ログ、アプリケーション管理などに対応しているので、システム管理側の負担軽減が期待できます。

また、日本語・英語・中国語の3言語に対応しているので、海外に拠点のある会社にもおすすめのグループウェアといえるでしょう。

予算感
月額845円(税抜)〜
設立年
1997年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
電話番号
03-4306-0808

3- 4. desknet's NEO

株式会社ネオジャパン
出典:株式会社ネオジャパン https://www.desknets.com/

「desknet's NEO」は、神奈川県横浜市に本社を構えるネオジャパンが提供する高機能グループウェアです。27もの基本アプリケーションが用意されているほか、ユーザーファーストで開発を進める姿勢や丁寧なサポートが好評を得ており、全国の企業や自治体、政府機関などに導入されています。

もちろんワークフロー機能も標準で搭載されており、スマートフォンからの操作にも対応しているので「外出先から申請・承認を行いたい」という場合でも安心です。クラウド版と2種のパッケージ版が用意されており、クラウド版は初期費用0円、1ユーザーあたり月額400円(税抜)で利用が可能。小規模パッケージ版は5ユーザーで3万9,800円(税抜)から、大規模パッケージ版は100ユーザーで41万円(税抜)から申し込むことができます。

予算感
月額400円(税抜)
設立年
1992年
従業員数
100-499人
会社所在地
神奈川県横浜市西区みなとみらい2丁目2-1 横浜ランドマークタワー10階
電話番号
045-640-5900

3- 5. RiNK

株式会社NovelSeed
出典:株式会社NovelSeed http://rink.novel-seed.com/

「RiNK」は、東京都新宿区に所在するNovelSeed(ノヴェルシード)が提供するグループウェアです。格安の料金設定が最大の特徴で、もっとも安価な「スーパーライトプラン」は1ユーザー月額100円(税抜)から、「ライトプラン」は1ユーザー月額200円(税抜)から利用することができます。

スケジュール管理やTODO管理、日報、掲示板といった基本機能はもちろん、「ライトプラン」以上のプランでは顧客管理やweb申請(ワークフロー)、データ分析なども利用が可能です。ワークフロー機能では、任意の項目を組み合わせた申請フォーマットの作成や承認者の設定にも対応しているので、幅広いニーズに応えることができるでしょう。

また、「成長し続けるグループウェア」として、機能の追加を行っている点も魅力的なポイントです。

予算感
月額100円(税抜)〜
会社所在地
東京都新宿区新宿1-36-12 サンカテリーナビル6F
電話番号
03-6869-3958

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4.ワークフロー機能付きのグループウェアを選ぶ注意点

ここからは、ワークフロー機能を実装したグループウェアを選ぶ際に注意したい3つのポイントを解説していきます。グループウェアを導入する際は、以下の内容を意識して検討を進めることをおすすめします。

【自由に申請書を作成できるか】

凛議書や交通費申請、休暇申請など上長の承認が必要な項目はもちろん、申請から承認までの流れや承認ルール、件数などは企業によってさまざまです。企業のなかには承認の過程が複雑化しているケースもあるので、ワークフローシステムを導入する際は「申請書を自由に作成できるのか」というのが大切なポイントだといえます。

ワークフローシステムの導入は、既存の申請・承認作業を電子化することで業務効率化を図ることが目的です。そのため、まずは自社の申請・承認ルールや現状のフローなどを整理した上で、申請書を自由にカスタマイズできるワークフローが搭載されたグループウェアを選ぶようにしましょう。

【誰でも使いやすいか】

ワークフローを実装しているグループウェアを導入する際は、各サービスの機能や利用料金、カスタマイズ性に注目することは大切です。しかし、いくら機能が豊富であっても「操作方法がわかりにくい」「使いにくい」サービスを選んでしまった場合は、業務効率化は困難だといえるでしょう。

そのため、グループウェアを選ぶときに大前提として大切にしたいのは「誰もが使いやすい・わかりやすいサービスである」ということです。グループウェアのなかには無料トライアルを行っているサービスもあるので、「事前に操作性を確かめたい」という場合はそうしたサービスを利用するのも1つの手段です。

また、複数のグループウェアを実際に操作してみることで、自社にぴったりなサービスが見極められるでしょう。

【スマートフォンでも使えるか】

ワークフローシステム導入の大きな目的は「申請・承認作業の電子化」ですが、申請・承認そのものは人の手によって行われます。たとえば、ある経費精算を申請したとしても、承認はシステムが自動で行うのではなく、担当者が承認しなければ作業は完了しません。

グループウェアを操作できる端末がPCに限られている場合は、担当者が承認を行うための時間も限定されてしまいます。承認者が多忙な場合は承認を得るまでに時間を要することもあるでしょう。

しかし、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからの操作にも対応しているサービスであれば、場所を選ばずに申請・承認ができるので、業務の大幅な効率化が期待できます。

5.【まとめ】気になるグループウェアは資料請求がおすすめ

この記事では、ワークフロー機能を搭載したおすすめのグループウェアを紹介するとともに、ワークフローシステムを利用するメリットやサービス選びのポイントをなどを解説してきました。

スケジュール管理や施設管理、ワークフローなど自社の環境に必要な機能を備えたグループウェアを導入すれば、よりスムーズな情報共有や申請・承認などを通じて業務効率化が図れるのはもちろん、将来的には事業の成長への影響も期待ができます。
しかし、数あるグループウェアのなかから自社のニーズに適したサービスを探し出すのは容易ではありません。

アイミツ」では、今回紹介したグループウェアの資料請求を受け付けています。複数の資料の一括請求も可能なので、気になるサービスがある方はお気軽にお問い合わせください

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著者

imitsu編集部

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ワークフローでグループウェア会社をお探しの方向け | ワンポイントアドバイス

まずは、グループウェアを導入することに対して、社員の理解を得ることから始めます。業務上、どのような課題があり、解決することでどの程度のコスト削減や時間短縮につながるか、自社の環境を振り返り棚卸ししてみましょう。こうして抽出されたニーズと、最も合致したグループウェア・イントラネットを選ぶようにします。提供されている各種機能を吟味し、ストレスなく利用できる使いやすいサービスを見極めましょう。契約形態は主に2通りあり、クラウド型か、パッケージ型(オンプレミス型)かを選択します。グループウェアを選ぶ際には、5年先、10年先の将来像を想定することも大切です。使い慣れたサービスを変更する際には、コストだけではなく従業員が慣れていない中でストレスをかけてしまうこともありますので、注意が必要です。

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