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■グループウェア・イントラネット構築業者を探す際のワンポイントアドバイス

まずは、グループウェアを導入することに対して、社員の理解を得ることから始めます。業務上、どのような課題があり、解決することでどの程度のコスト削減や時間短縮につながるか、自社の環境を振り返り棚卸ししてみましょう。こうして抽出されたニーズと、最も合致したグループウェア・イントラネットを選ぶようにします。提供されている各種機能を吟味し、ストレスなく利用できる使いやすいサービスを見極めましょう。契約形態は主に2通りあり、クラウド型か、パッケージ型(オンプレミス型)かを選択します。グループウェアを選ぶ際には、5年先、10年先の将来像を想定することも大切です。使い慣れたサービスを変更する際には、コストだけではなく従業員が慣れていない中でストレスをかけてしまうこともありますので、注意が必要です。

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  • エイチ・アイ・エス 稲葉様

    エイチ・アイ・エス

    株式会社エイチ・アイ・エス 稲葉様

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  • Gunosy 松本様

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    株式会社Gunosy 松本様

    CMでも話題のニュースアプリGunosy。「未知の優れた企業を、短期間で紹介してもらえました。」とのご感想を頂けました。

  • ブックオフオンライン 澁田様

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    業者探しの手間や不安を解決してくれるマッチングサイトの魅力を知りました。

  • レアジョブ 鈴木様

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    株式会社レアジョブ 鈴木様

    業界No.1のオンライン英語学習レアジョブ様。「アイミツを利用することで自社の目標設計にもつながりました。」という嬉しいお言葉をいただきました。

  • フロンティアリンク 森様

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    フロンティアリンク株式会社 森様

    レベルの高いビジネス講座が大人気のフロンティアリンク様。「マニュアル通りではない丁寧なコミュニケーション」と評価いただきました。

  • バルクオム 八木澤様

    バルクオム

    株式会社バルクオム 八木澤様

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アイミツが比較している企業を、ほんの一部ご紹介

各業者の評判や実績など、より詳しい情報についてはアイミツにご相談ください。

自分でグループウェア・イントラネット構築の全業者を比較するCompare

掲載業者数150

会社サイト
http://www.coolmessenger.jp/
会社所在地
東京都新宿区新宿6-29-20 マツダビル6F
会社電話番号
03-5287-1866
対応機能
伝言・掲示板 / 文書管理・ファイル管理 / 社員名簿

CoolMessenger Gentooでは、メッセージ数が増えるにつれてログイン、メッセージ送受信、ファイル転送のレスポンスが低下する問題を解決し動作の安定性/快適性が向上しました。
また、情報漏えいに備え、高度な暗号化セキュリティ機能や不正利用を防ぐログの監視機能を標準提供しています。

会社サイト
http://www.kingsoft.jp/wowtalkbiz/
会社所在地
東京都港区赤坂四丁目15番1号 赤坂ガーデンシティ4階
会社電話番号
03-3582-8230
対応機能
SNS機能 / 伝言・掲示板 / 文書管理・ファイル管理 ... もっと見る

社内SNS「Wow Talk Business」は、企業の管理下での利用につきセキュリティも安心です。スマートデバイスを中心としていますので、場所と時間に制約されずにリアルタイムで効率的な社内コミュニケーションが図れるツールです。

会社サイト
http://www.npinc.jp/mt/solution/sol_p2net.html
会社所在地
東京都中央区新川1-17-25 東茅場町有楽ビル7F
会社電話番号
03-3537-2171
対応機能
スケジュール機能 / 設備予約機能 / 文書管理・ファイル管理 ... もっと見る

「P2NetEX」は、チェーンストアーの本部店舗間コミュニケーション業務の効率化(店舗の作業負荷軽減)をコンセプトとしており、⼀般企業向けのグループウェアでは実現不可能だったチェーンストア企業共通の課題である社内・店舗の業務負荷の軽減を実現します。

会社サイト
http://desknets-hr.jp/
会社所在地
大阪府大阪市中央区安土町1丁目8番15号野村不動産大阪ビル 3F
会社電話番号
0120-925-138
対応機能
SNS機能 / スケジュール機能 / 設備予約機能 ... もっと見る

デスクネッツ HRは、スケジュール共有など豊富な機能と使いやすさ、圧倒的な低価格で3年連続満足度No.1のグループウェア、「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」を複数拠点+多重バックアップ、ディスク容量無制限で利用可能なクラウドサービスです。

会社サイト
http://www.gate02.ne.jp/cloudservice/offisuite-googleapps
会社所在地
東京都港区北青山
会社電話番号
03-6823-7070
対応機能
SNS機能 / スケジュール機能 / 設備予約機能 ... もっと見る

ビジネスで「G Suite」を導入されるならUSENで!少数アカウントからご利用いただけ、専任の担当者が導入サポート。オプションサービスも多数取り揃えております。

会社サイト
http://www.mkyosho.co.jp/
会社所在地
愛知県名古屋市中村区名駅南二丁目14番19号住友生命名古屋ビル10階
会社電話番号
052-582-1011
対応機能
スケジュール機能 / 設備予約機能 / 伝言・掲示板 ... もっと見る

自社開発グループウェア「OUR OFFICE」は、業務を効率的に進めていくうえで必要な機能を絞り、シンプルで使いやすいグループウェアです。初期費用は0円、1アカウント当たり350円~/月額からご利用頂けます。

会社サイト
http://cloveroffice.jp/
会社所在地
東京都新宿区市谷本村町1番1号 住友市ヶ谷ビル15階
会社電話番号
03-5206-3131
対応機能
スケジュール機能 / 設備予約機能 / 伝言・掲示板 ... もっと見る

クローバーは、いつでもどこでも人と業務と情報を繋ぐことができるように、ユーザ中心の操作環境を提供します。

会社サイト
http://sri.jp/
会社所在地
東京都新宿区下宮比町2-26 KDX飯田橋ビル4階
会社電話番号
03-6265-3338
対応機能
SNS機能 / スケジュール機能 / 設備予約機能 ... もっと見る

ソフィア総合研究所では、動画配信・ECサイト構築からクラウド運用、セキュリティサービスまで、ネットビジネスに関するソリューションコンサルティングを行っております。

会社サイト
http://rakumo.gigei.jp/product/workflow.html
会社所在地
東京都中央区銀座2-15-2東急銀座2丁目ビル
会社電話番号
03-4582-6073

rakumoワークフローは、経費申請や価格決定等に関する上長の承認を仰いだり、営業報告や進捗報告をあげたり、といった日本企業が必要とするほとんどの報告・連絡・相談、承認を時間や場所が離れた状況においても実施できる、「わかりやすさ」に重点をおいたワークフローです。

会社サイト
http://www.getgamba.com/
会社所在地
神奈川県横浜市中区北仲通3−33 関内フューチャーセンター170
会社電話番号
045−274-8678
対応機能
SNS機能 / スケジュール機能 / 伝言・掲示板 ... もっと見る

gamba!は日報を活用して社内コミュニケーションを活性化、メンバーのリーダシップやモチベーションを強化するために開発した社内SNSです。スマホ・タブレット・PCで日報を簡単に作成、Facebookのようなタイムラインで確認でき、コメントや「いいね!」でコミュニケーションを活性化。

業者選びのポイントをカンタンにご紹介

業者選びの具体的な進め方は、アイミツが誇る業界のプロにご相談ください

下矢印

グループウェア・イントラネット構築の選び方ガイドGuide

グループウェア・イントラネット構築の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

あいみつ君

グループウェア・イントラネット構築の選定ポイント

導入目的に沿った機能を装備しているか

業務全体を効率化に繋がる機能の選択を!

イントラネット環境(企業内ネットワーク)のグループウェアはイントラネット、社内イントラなどと略されます。グループウェアを利用すれば、今まで個人で管理していた情報を社内で共有することにより、業務全体を効率的に進めることができます。また、直接関係のない部署にも進行中の事案が伝わり、全社員の意識合わせもスムーズに行うことができます。

グループウェアの各種機能>

  •  ファイルの共有

全社員で共有することも、閲覧権を与えられた人だけに限定することも可能です。

  •  スケジュール、施設予約

個人のスケジュールが分かるので、打ち合わせや外出同行を依頼するときに便利です。また、会議室の予約や、参加メンバーへの通知なども、同時に行うことができます。またプロジェクターやホワイトボードなどの会議で利用する機器などの予約機能がついている場合もあり便利です。

  •  電子決済

稟議(りんぎ)書などを、グループウェアを使ってスムーズに行う方法です。データとして蓄積されれば、過去の類似事案の検索が素早く行えるなどのメリットもあります。

  •  社内掲示板

紙の回覧板と同じような機能です。新たなプロジェクトの希望者を募り、横断的に組織したいときなどに重宝します。掲示板のジャンルを分ければ、忘年会の告知やサークル活動などの業務以外の用途にも活用できます

  •  その他

勤怠管理、アドレス帳など

イントラネットはインターネットと同じような環境を利用しているので、通信機能さえあれば、社外からも利用することができます。例えば、東京と大阪の事業所間で、画面を通して電子会議をすることも可能です。また、スマートフォンで利用できるサービスも近年ニーズが高いようです。ただし、高度な機能を持たせるにはそれなりの費用がかかるので、自社の事業規模や従業員のニーズに応じてサービス商品を選ぶ必要があります。

 

尚、「ERPパッケージ・ERPシステム業者の比較」もご参考にしてください。

 

自社に合ったサービス形態を選ぶ

ASP型とパッケージ型、ニーズに合わせた選択が重要。

グループウェアは、活用したい機能などにより、いくつかの契約形態種類に分けられます。

最も構築方法が簡単なのは「クラウド型(ASP型)」と呼ばれるタイプです。メリットとしては、導入コストやランニングコストが安いことです。無料版を提供しているサービスもありますので、お試しで利用してみることも可能です。上記で挙げたような機能はほとんど網羅していますが、逆にカスタマイズ性が低く、大企業が利用するにはニーズを充足できないことがあるでしょう。

一方、利用する側でソフトをインストールして使うのがパッケージ型(オンプレミス型とも呼ばれています)です。大企業・中堅企業でよく導入される傾向があります。メリットとしては、その会社に向けた独自のチューニングが可能なことで、レジを通過した販売記録を出荷調整に結びつけるなど、高度な機能を搭載できます。ERPや会計システム、人事システムなどとの連携ができるサービスもあります。デメリットとしては、購入コスト(ライセンス費用)が高いことでしょう。パッケージ型のローカルネットワーク構築は、インストールしたソフトを使う社員だけに限られるので、セキュリティの面でも安心です。

まずは「クラウド型」を検討し、不十分さを感じるなら「パッケージ型(クライアントサーバー)」を比較検討してみてはいかがでしょうか。

 

使いやすい仕様になっているか

コストや効率化も重視しながら、使いやすさも忘れずに!

せっかくグループウェアを導入しても、社員がその意味を理解してくれなくては、依然紙ベースのやりとりが続いてしまいます。導入に際しては社内できちんとした説明を行い、効率化やコスト削減などの目標を設定し、社員の意識改革を行うことが大切です。

その意味でも、利用する社員が興味を持ちやすいような使いやすいサービスを選ぶことが重要になってきます。各メーカーのデモなどを利用して、直感的に操作できるか、重要な機能が階層の奥にはまり込んでいないか、分からないことを自分で解決できるような設定がなされているか、などをユーザビリティ面のチェックをしてください。

 

セキュリティ対策は十分か

クラウド型ならプライバシーマークの有無も重要な問題に。

イントラネットはインターネットの技術を応用しているので、部外者が侵入する可能性を常に抱えています。パスワード認証など使用上の対策は当然として、サービス提供会社のセキュリティポリシーもチェックするようにしましょう。特に社員のアドレスなどは個人情報となるので、特にクラウド型を導入する際はプライバシーマークの有無も忘れずに確認するようにしましょう。

 

導入実績が豊富か

どれだけ利用されているかなどの実績などもしっかりと考慮すること!

多くの企業で受け入れられてきたということは、それだけ信頼性や利便性が高いことになります。また、多くのトラブルシューティングを経験しているはずなので、アフターケアなどのサービス面でも期待が持てます。また、大企業に支持されているとか、中小企業の導入実績が多いなど、サービスの主顧客対象も確認し、自社に合致しているか確認すると良いでしょう。迷ったときは、同じ商品を利用している知人から、アドバイスを受けることなども可能でしょう。

 

グループウェア・イントラネット構築のよくある質問

グループウェア・イントラネット構築についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

あいみつ君
吹き出し

グループウェアとはどのようなものですか?

情報共有やスケジュール管理などを効率化できるサービスのことを言う。

組織内での情報共有やスケジュール、ワークフロー管理などをおこなうことで業務の効率化を図る、インターネットなどのネットワークを利用したサービスのことをグループウェアと呼ぶことが一般的です。
現在は、どこからでも閲覧・管理することができるクラウド型で提供されているサービスが主流になっています。

グループウェアではどのようなことができますか?

スケジュール管理・共有、ファイルの共有、掲示板、メール送受信などが一般的。

グループウェアにより機能にばらつきはありますが、スケジュール管理・共有、施設予約、ファイルの共有、掲示板、メール送受信などが基本的な機能となっているでしょう。
また、アンケート機能やブログなどの利用者間の交流を促すようなものや、アクセス解析などの管理者に便利な機能が利用できるグループウェアもあります。

既存のシステムとの連携は可能ですか?

会計ソフトや業務基幹システムなど一部のグループウェアで可能。

一部のグループウェアで可能です。
会計ソフトや業務基幹システムと連携ができるでしょう。
ただし、連携できるシステムが限られていたり、連携方法に制限がある場合がありますので、見積もり請求時に、既存のシステムや希望する連携の内容などをお伝えいただくといいでしょう。

グループウェアのカスタマイズは可能ですか?

パッケージ型ならカスタマイズは可能なものも多い。

パッケージ型であれば、カスタマイズできるものが多いでしょう。
グループウェアのトップページに表示する内容、独自のワークフローやそれにあわせた帳票類の作成、既存システムとの連携などのカスタマイズをおこなうことができるでしょう。
なお、開発費用はカスタマイズの内容により異なりますので、見積もり請求時にお問い合わせください。

導入前に試用することはできますか?

無料体験版で導入前に試用をすることも可能!

多くのグループウェアで、無料の体験版を用意しています。
体験版を利用の際は、自社のスタッフが使いこなすことができるか、求める機能が組み込まれているか、サポートは充実しているかなどを充分にご確認ください。また、試用期間はグループウェアにより異なりますので、ご注意ください。

スマートフォンからも利用できますか?

アプリ化されている物も多く、その多くは使いやすいものとなっている。

多くのグループウェアでスマートフォンからも利用できます。
一部のグループウェアはアプリ化されており、使い勝手も非常に良くなっています。
なお、スマートフォン版では利用できる機能に制限があるなど、パソコン版と同様に利用できないものもありますので、利用シーンを想定のうえ導入するグループウェアをお選びください。

グループ企業や別会社と合同で使うことはできますか?

複数社での利用が可能なものも多い、セキュリティ管理が行いやすい側面も。

一部のグループウェアでは複数社での利用が可能です。
常に業務を委託している協力会社や、グループ企業などとスケジュールやファイルの共有、プロジェクトの管理などをおこなうことができます。
また、個別のアカウントごとに利用権限が設定できるグループウェアであれば、セキュリティ管理もおこないやすいでしょう。

利用方法のレクチャーを行ってもらえますか?

管理者向け、一般利用者向け、それぞれでのレクチャーを行うグループウェアが多い。

一部のグループウェアでは、管理者向け、一般利用者向けのレクチャーを行っています。
ただ、一般利用者向けの機能は、レクチャーを受けなくても利用できるようにわかりやすく作られている場合が多いので、基本的にはレクチャーは不要でしょう。
また、不明な点が発生した場合は、各グループウェアのWEBサイトなどに用意されたQ&Aをご覧ください。

保守サービスは提供されていますか?

クラウド型は自動的、パッケージ型も保守サービスの提供はある。

クラウド型のグループウェアの場合、サービスの管理やバージョンアップなどは自動的におこなわれています。
パッケージ型の場合は、自社サーバーへの導入から、カスタマイズの開発・サポート、システム運用上の不明点のサポート、バージョンアップの提供などの保守サービスが提供されているでしょう。

セキュリティ対策はどのようにおこなっていますか?

プライバシーマークを取得しているかは大きなポイント!

インターネットにつないで利用するクラウド型のグループウェアでは、通信の暗号化や証明書の取得、ファイアウォールでのアクセス制限、データのバックアップなどをおこなっているところが多いでしょう。
アドレス帳などの個人情報を扱うグループウェアの場合は、プライバシーマークを取得しているかご確認ください。

グループウェア・イントラネット構築のアイミツ利用事例「はじめてのグループウェア構築」

どのようなグループウェア・イントラネット構築業者を探していましたか?

急激に正社員が増えたことから導入を検討。

これまでは社内スケジュール共有やドキュメント共有をGoogleカレンダーやAppsを利用してきましたが、急激に正社員が増えたこと・業務委託者や派遣社員も居ることなどから、自社独自のグループウェア・イントラネットを導入することになりました。目的はセキュリティ観点と、情報の一元管理です。

あいみつ子さん

アイミツを利用したきっかけ

インターネットニュースでインタビューを読んだことがきっかけ。

以前インターネットニュースで、アイミツのインタビューを読んだことがあり、法人サービスを新規検討する際には一度見てみようと思っていました。グループウェアとしてはサイボウズやデスクネッツなどが有名ですが、当社は50人程度の社員数であることと、グループウェアへの予算配分も大きくないことから、様々なサービスを一覧比較し、選定することにしました。アイミツは問い合わせ前に対象サービスを複数項目で一覧比較できますのでとても便利でした。

あいみつ子さん

見積もり時に気をつけたこと、反省点

機能面やアカウント数の制限などを比較検討しました。

まずは機能比較を行いました。できればスマートフォンからの閲覧・編集ができること、共有されているスケジュールの登録通知がスマートフォンで受け取ることを確認しました。その次にアカウント数に制限があるかどうか、拡張可能であるかどうかです。見積もり時には現在の利用数と、アカウント増加後の費用を入れて頂きました。条件・コストが見合うサービスにはデモ画面を数日開示していただき、総務部メンバーで使い、使用感も導入前に確認しました。現時点で選ぶことのできる最善のグループウェアを導入できたと思っています。

あいみつ子さん

実際に発注してみた感想や気づき

実際に使う社員へのヒアリングは欠かせない。

実際に発注し、導入してみた結果、GoogleカレンダーやAppsでできていたことが導入したグループウェアではできないことが複数発覚してしまい、結果として以前のツールと併用していくことになってしまいました。これは、新しいグループウェア導入にあたって、各事業部のメンバーにきちんとヒアリングをしなかったことが原因です。総務部では想定していなかったドキュメント共有方法がありました。業務ツールの導入にあたっては、やはり実際に使ってもらう社員へのヒアリングが欠かせないと反省しています。

あいみつ子さん
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グループウェア・イントラネット構築の用語・基礎知識

グループウェア・イントラネット構築基礎知識・基礎用語

インターネットとイントラネットは、どこが違うのでしょうか。イントラ(intra)とは「内部」を意味する言葉であり、したがってイントラネットとは、「外部と遮断されたネットワーク」ということになります。では、社員同士のパソコンをつないだものもイントラネットなのでしょうか。これは、厳密には違います。Webの技術を使って、限られた人間にのみアクセスを可能にしたインターネットがイントラネットです。

 

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サービスにかける想い

株式会社ユニラボ 代表取締役 栗山規夫

株式会社ユニラボ
代表取締役 栗山規夫

感動できる、業者紹介のコンシェルジュサービスを目指して

発注先選びに苦労したことはありませんか。時間もなく、その分野に詳しくないから外注するのに、どうしてあれこれと調査に時間をかけなければならないのでしょうか。

残念ながら、どの企業のホームページにも良いことしか書いていません。相場も分からないままに、いたずらにたくさんの業者に見積もりを依頼した結果、ろくに料金交渉もできなかった苦い経験が私にもあります。

逆に、受注者側の視点に立ってみるとどうでしょうか。一件でも多くの受注を得るためには、一件でも多くの見積もりをとらなければ、と考えてしまいます。当然、ホームページ上には聞こえのよい情報だけを掲載し、広告宣伝に多くの費用を割くことになります。結果、受注に繋がらないような見積もり依頼ばかりが増え、その対応にもすくなからぬコストがかかることになります。そんな受注者側の悩みも、たくさん耳にしてきました。

発注者と受注者とが、お互いにムダな時間やコストを省き、より幸せなかたちで出会うにはどうしたらよいか。をアイミツはそんな想いから、日本一と言える5万社以上の業者ネットワークを構築し、現在も日々優良企業を発掘し続けています。

業者選びのプロとも言えるアイミツのコンシェルジュは、東証一部上場企業の役員経験者や、コンサルティング業界出身者、大手総合商社出身者など、ビジネス経験豊かな人材ばかりです。発注先を探しておられる皆様の頼れる存在として、業者選びから相見積もりの取得まで幅広いサポートを行っています。

おかげさまで、新規の利用者様はもちろん、リピーターの皆様からの厚いご支持により、気がつけばご相談実績は1万件を超え、100万件以上のクチコミ評判を高度に分析できるサービスにまで、成長することができました。

業者との素敵な出会いが、よりスピーディーに、より簡単に実現できる。そんな世界を目指し、これからも利用者の皆様の声を大切にしつつ、さらなるサービス品質の向上に取り組んで参ります。

  • ワールドビジネスサテライト

    チラシや看板の発注から、弁護士への依頼まで比較でき、
    既にこのサイトを通じて企業同士で、数億円の取引が成立した。

    ワールドビジネスサテライト:テレビ東京

  • 日本経済新聞

    120の分野で計5万6千社の発注先を比較・検索できる。
    半年で2,000社が利用し、発注総額は10億円を超えた。

    日本経済新聞

  • IT media

    「印刷通販」「貸し会議室・セミナー会場」「オフィス清掃」「OA機器レンタル」など
    100以上のカテゴリーに分かれいて、企業の発注業務にかかわるものであれば、ほぼ網羅。

    IT media