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■ グループウェア業者を探す際のワンポイントアドバイス

まずは、グループウェアを導入することに対して、社員の理解を得ることから始めます。業務上、どのような課題があり、解決することでどの程度のコスト削減や時間短縮につながるか、自社の環境を振り返り棚卸ししてみましょう。こうして抽出されたニーズと、最も合致したグループウェア・イントラネットを選ぶようにします。提供されている各種機能を吟味し、ストレスなく利用できる使いやすいサービスを見極めましょう。契約形態は主に2通りあり、クラウド型か、パッケージ型(オンプレミス型)かを選択します。グループウェアを選ぶ際には、5年先、10年先の将来像を想定することも大切です。使い慣れたサービスを変更する際には、コストだけではなく従業員が慣れていない中でストレスをかけてしまうこともありますので、注意が必要です。

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グループウェアの選び方ガイド

グループウェアの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


グループウェアの選定ポイント

point.1導入目的に沿った機能を装備しているか

業務全体を効率化に繋がる機能の選択を!

イントラネット環境(企業内ネットワーク)のグループウェアはイントラネット、社内イントラなどと略されます。グループウェアを利用すれば、今まで個人で管理していた情報を社内で共有することにより、業務全体を効率的に進めることができます。また、直接関係のない部署にも進行中の事案が伝わり、全社員の意識合わせもスムーズに行うことができます。

グループウェアの各種機能>

  •  ファイルの共有

全社員で共有することも、閲覧権を与えられた人だけに限定することも可能です。

  •  スケジュール、施設予約

個人のスケジュールが分かるので、打ち合わせや外出同行を依頼するときに便利です。また、会議室の予約や、参加メンバーへの通知なども、同時に行うことができます。またプロジェクターやホワイトボードなどの会議で利用する機器などの予約機能がついている場合もあり便利です。

  •  電子決済

稟議(りんぎ)書などを、グループウェアを使ってスムーズに行う方法です。データとして蓄積されれば、過去の類似事案の検索が素早く行えるなどのメリットもあります。

  •  社内掲示板

紙の回覧板と同じような機能です。新たなプロジェクトの希望者を募り、横断的に組織したいときなどに重宝します。掲示板のジャンルを分ければ、忘年会の告知やサークル活動などの業務以外の用途にも活用できます

  •  その他

勤怠管理、アドレス帳など

イントラネットはインターネットと同じような環境を利用しているので、通信機能さえあれば、社外からも利用することができます。例えば、東京と大阪の事業所間で、画面を通して電子会議をすることも可能です。また、スマートフォンで利用できるサービスも近年ニーズが高いようです。ただし、高度な機能を持たせるにはそれなりの費用がかかるので、自社の事業規模や従業員のニーズに応じてサービス商品を選ぶ必要があります。

 

尚、「ERPパッケージ・ERPシステム業者の比較」もご参考にしてください。

 

point.2自社に合ったサービス形態を選ぶ

ASP型とパッケージ型、ニーズに合わせた選択が重要。

グループウェアは、活用したい機能などにより、いくつかの契約形態種類に分けられます。

最も構築方法が簡単なのは「クラウド型(ASP型)」と呼ばれるタイプです。メリットとしては、導入コストやランニングコストが安いことです。無料版を提供しているサービスもありますので、お試しで利用してみることも可能です。上記で挙げたような機能はほとんど網羅していますが、逆にカスタマイズ性が低く、大企業が利用するにはニーズを充足できないことがあるでしょう。

一方、利用する側でソフトをインストールして使うのがパッケージ型(オンプレミス型とも呼ばれています)です。大企業・中堅企業でよく導入される傾向があります。メリットとしては、その会社に向けた独自のチューニングが可能なことで、レジを通過した販売記録を出荷調整に結びつけるなど、高度な機能を搭載できます。ERPや会計システム、人事システムなどとの連携ができるサービスもあります。デメリットとしては、購入コスト(ライセンス費用)が高いことでしょう。パッケージ型のローカルネットワーク構築は、インストールしたソフトを使う社員だけに限られるので、セキュリティの面でも安心です。

まずは「クラウド型」を検討し、不十分さを感じるなら「パッケージ型(クライアントサーバー)」を比較検討してみてはいかがでしょうか。

 

point.3使いやすい仕様になっているか

コストや効率化も重視しながら、使いやすさも忘れずに!

せっかくグループウェアを導入しても、社員がその意味を理解してくれなくては、依然紙ベースのやりとりが続いてしまいます。導入に際しては社内できちんとした説明を行い、効率化やコスト削減などの目標を設定し、社員の意識改革を行うことが大切です。

その意味でも、利用する社員が興味を持ちやすいような使いやすいサービスを選ぶことが重要になってきます。各メーカーのデモなどを利用して、直感的に操作できるか、重要な機能が階層の奥にはまり込んでいないか、分からないことを自分で解決できるような設定がなされているか、などをユーザビリティ面のチェックをしてください。

 

point.4セキュリティ対策は十分か

クラウド型ならプライバシーマークの有無も重要な問題に。

イントラネットはインターネットの技術を応用しているので、部外者が侵入する可能性を常に抱えています。パスワード認証など使用上の対策は当然として、サービス提供会社のセキュリティポリシーもチェックするようにしましょう。特に社員のアドレスなどは個人情報となるので、特にクラウド型を導入する際はプライバシーマークの有無も忘れずに確認するようにしましょう。

 

point.5導入実績が豊富か

どれだけ利用されているかなどの実績などもしっかりと考慮すること!

多くの企業で受け入れられてきたということは、それだけ信頼性や利便性が高いことになります。また、多くのトラブルシューティングを経験しているはずなので、アフターケアなどのサービス面でも期待が持てます。また、大企業に支持されているとか、中小企業の導入実績が多いなど、サービスの主顧客対象も確認し、自社に合致しているか確認すると良いでしょう。迷ったときは、同じ商品を利用している知人から、アドバイスを受けることなども可能でしょう。

 


グループウェアのよくある質問

グループウェアについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

コンシェルジュ

Qグループウェアとはどのようなものですか?

A情報共有やスケジュール管理などを効率化できるサービスのことを言う。

組織内での情報共有やスケジュール、ワークフロー管理などをおこなうことで業務の効率化を図る、インターネットなどのネットワークを利用したサービスのことをグループウェアと呼ぶことが一般的です。
現在は、どこからでも閲覧・管理することができるクラウド型で提供されているサービスが主流になっています。

Qグループウェアではどのようなことができますか?

Aスケジュール管理・共有、ファイルの共有、掲示板、メール送受信などが一般的。

グループウェアにより機能にばらつきはありますが、スケジュール管理・共有、施設予約、ファイルの共有、掲示板、メール送受信などが基本的な機能となっているでしょう。
また、アンケート機能やブログなどの利用者間の交流を促すようなものや、アクセス解析などの管理者に便利な機能が利用できるグループウェアもあります。

Q既存のシステムとの連携は可能ですか?

A会計ソフトや業務基幹システムなど一部のグループウェアで可能。

一部のグループウェアで可能です。
会計ソフトや業務基幹システムと連携ができるでしょう。
ただし、連携できるシステムが限られていたり、連携方法に制限がある場合がありますので、見積もり請求時に、既存のシステムや希望する連携の内容などをお伝えいただくといいでしょう。

Qグループウェアのカスタマイズは可能ですか?

Aパッケージ型ならカスタマイズは可能なものも多い。

パッケージ型であれば、カスタマイズできるものが多いでしょう。
グループウェアのトップページに表示する内容、独自のワークフローやそれにあわせた帳票類の作成、既存システムとの連携などのカスタマイズをおこなうことができるでしょう。
なお、開発費用はカスタマイズの内容により異なりますので、見積もり請求時にお問い合わせください。

Q導入前に試用することはできますか?

A無料体験版で導入前に試用をすることも可能!

多くのグループウェアで、無料の体験版を用意しています。
体験版を利用の際は、自社のスタッフが使いこなすことができるか、求める機能が組み込まれているか、サポートは充実しているかなどを充分にご確認ください。また、試用期間はグループウェアにより異なりますので、ご注意ください。

Qスマートフォンからも利用できますか?

Aアプリ化されている物も多く、その多くは使いやすいものとなっている。

多くのグループウェアでスマートフォンからも利用できます。
一部のグループウェアはアプリ化されており、使い勝手も非常に良くなっています。
なお、スマートフォン版では利用できる機能に制限があるなど、パソコン版と同様に利用できないものもありますので、利用シーンを想定のうえ導入するグループウェアをお選びください。

Qグループ企業や別会社と合同で使うことはできますか?

A複数社での利用が可能なものも多い、セキュリティ管理が行いやすい側面も。

一部のグループウェアでは複数社での利用が可能です。
常に業務を委託している協力会社や、グループ企業などとスケジュールやファイルの共有、プロジェクトの管理などをおこなうことができます。
また、個別のアカウントごとに利用権限が設定できるグループウェアであれば、セキュリティ管理もおこないやすいでしょう。

Q利用方法のレクチャーを行ってもらえますか?

A管理者向け、一般利用者向け、それぞれでのレクチャーを行うグループウェアが多い。

一部のグループウェアでは、管理者向け、一般利用者向けのレクチャーを行っています。
ただ、一般利用者向けの機能は、レクチャーを受けなくても利用できるようにわかりやすく作られている場合が多いので、基本的にはレクチャーは不要でしょう。
また、不明な点が発生した場合は、各グループウェアのWEBサイトなどに用意されたQ&Aをご覧ください。

Q保守サービスは提供されていますか?

Aクラウド型は自動的、パッケージ型も保守サービスの提供はある。

クラウド型のグループウェアの場合、サービスの管理やバージョンアップなどは自動的におこなわれています。
パッケージ型の場合は、自社サーバーへの導入から、カスタマイズの開発・サポート、システム運用上の不明点のサポート、バージョンアップの提供などの保守サービスが提供されているでしょう。

Qセキュリティ対策はどのようにおこなっていますか?

Aプライバシーマークを取得しているかは大きなポイント!

インターネットにつないで利用するクラウド型のグループウェアでは、通信の暗号化や証明書の取得、ファイアウォールでのアクセス制限、データのバックアップなどをおこなっているところが多いでしょう。
アドレス帳などの個人情報を扱うグループウェアの場合は、プライバシーマークを取得しているかご確認ください。


グループウェアのアイミツ利用事例「はじめてのグループウェア構築」

どのようなグループウェア・イントラネット構築業者を探していましたか?

急激に正社員が増えたことから導入を検討。

これまでは社内スケジュール共有やドキュメント共有をGoogleカレンダーやAppsを利用してきましたが、急激に正社員が増えたこと・業務委託者や派遣社員も居ることなどから、自社独自のグループウェア・イントラネットを導入することになりました。目的はセキュリティ観点と、情報の一元管理です。

アイミツを利用したきっかけ

インターネットニュースでインタビューを読んだことがきっかけ。

以前インターネットニュースで、アイミツのインタビューを読んだことがあり、法人サービスを新規検討する際には一度見てみようと思っていました。グループウェアとしてはサイボウズやデスクネッツなどが有名ですが、当社は50人程度の社員数であることと、グループウェアへの予算配分も大きくないことから、様々なサービスを一覧比較し、選定することにしました。アイミツは問い合わせ前に対象サービスを複数項目で一覧比較できますのでとても便利でした。

見積もり時に気をつけたこと、反省点

機能面やアカウント数の制限などを比較検討しました。

まずは機能比較を行いました。できればスマートフォンからの閲覧・編集ができること、共有されているスケジュールの登録通知がスマートフォンで受け取ることを確認しました。その次にアカウント数に制限があるかどうか、拡張可能であるかどうかです。見積もり時には現在の利用数と、アカウント増加後の費用を入れて頂きました。条件・コストが見合うサービスにはデモ画面を数日開示していただき、総務部メンバーで使い、使用感も導入前に確認しました。現時点で選ぶことのできる最善のグループウェアを導入できたと思っています。

実際に発注してみた感想や気づき

実際に使う社員へのヒアリングは欠かせない。

実際に発注し、導入してみた結果、GoogleカレンダーやAppsでできていたことが導入したグループウェアではできないことが複数発覚してしまい、結果として以前のツールと併用していくことになってしまいました。これは、新しいグループウェア導入にあたって、各事業部のメンバーにきちんとヒアリングをしなかったことが原因です。総務部では想定していなかったドキュメント共有方法がありました。業務ツールの導入にあたっては、やはり実際に使ってもらう社員へのヒアリングが欠かせないと反省しています。


グループウェアの用語・基礎知識

グループウェア・イントラネット構築基礎知識・基礎用語

インターネットとイントラネットは、どこが違うのでしょうか。イントラ(intra)とは「内部」を意味する言葉であり、したがってイントラネットとは、「外部と遮断されたネットワーク」ということになります。では、社員同士のパソコンをつないだものもイントラネットなのでしょうか。これは、厳密には違います。Webの技術を使って、限られた人間にのみアクセスを可能にしたインターネットがイントラネットです。

 

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