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クラウド型でおすすめの文書管理システム11選

文書管理システムを厳選比較

文書管理システムとは、電子文書や電子化された紙文書を集約・保管し、必要なときに活用できるよう管理するITシステムです。検索性に優れ、求める情報に素早くアクセスできるのです。文書管理システムの利便性を、より手軽に手に入れられるのが、クラウド型の文書管理システム。

今回は10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービスアイミツ」が、おすすめのクラウド型文書管理システムを厳選!ぜひ参考にしてください。

目次
このページについて
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1.文書管理をクラウド上で行うメリット

・検索性に優れたクラウド型文書管理システムは、必要な情報を素早く検索できます。管理自体も簡単で、情報を探しにくくファイリングなどの手間がかかる紙文書管理に比べ、大幅な業務効率化を期待できます。

・ほとんどのクラウド型文書管理システムは、文書のバージョン・履歴管理が可能。いつだれが変更を加えたのか瞬時に共有でき、変更前のバージョンに戻すのも簡単。サービスによっては、常に最新版が表示される機能も搭載されています。

・PCやサーバで文書管理する場合、容量不足にはストレージ追加が必要ですが、クラウド型文書管理システムであればプランを変更するだけで容量不足に対応できます。サーバが必要ないため、オンプレミス型に比べてスペース効率に優れ、コスト面でも有利です。

文書管理システム導入を検討中の方は、まず無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
アイミツをご利用いただくと、特に人気の文書管理システムの一括見積もりが可能です。文書管理システム選びの時間も大幅に節約できるでしょう。

文書管理システム選びでお困りの方は、お気軽にお問い合わせください

2.おすすめのクラウド型文書管理システム11選

それでは、多数のメリットのあるクラウド型文書管理システムから、どれを選んだらいいのか?その参考となるよう、おすすめのクラウド型文書管理システムを厳選してご紹介します。

2- 1. MyQuick

インフォコム株式会社
出典:インフォコム株式会社 https://www.myquick.jp/

MyQuickは、東京都渋谷区に本社を構え、webコンテンツの企画・制作やシステム開発などの事業を展開する、インフォコム社が開発・提供する文書管理システムです。ユーザー数無制限10IPで月額4万円〜スモールスタートできるクラウド型が用意されており、IP数やディスク容量、グループ会社利用など、リソースを必要に応じて拡張していける使いやすさが特徴。機密文書管理に最適なパッケージ版も用意されています。

アクセス権限や回覧機能、ディスカッション機能などの基本機能が充実しているのはもちろん、Excelの台帳項目を活かしたデータベース管理にも対応。Office・PDFファイルであれば全文検索もできる詳細検索機能を搭載し、目的の情報に素早くアクセス。IPアドレスによるアクセスが基本のため、モバイルデバイスも安心して活用できます。

設立年
1983年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都渋谷区神宮前2-34-17
電話番号
03-6866-3000

2- 2. Fleekdrive

株式会社Fleekdrive
出典:株式会社Fleekdrive https://www.fleekdrive.com/

Fleekdriveは、東京都港区に本社を構えるクラウドサービス企業、Fleekdrive社が開発・提供する法人向けオンラインストレージ・文書管理システムです。マルチメディアに対応したファイル共有やオンラインコラボレーションを特徴とするオンラインストレージサービスでありながら、法人ニーズを満たす豊富な機能を持つ文書管理システムなのも特徴。マルチデバイス対応の利便性と、高度なセキュリティ環境を両立しています。

簡単ファイル管理を基本に、タグ付けによるカテゴライズや属性項目のカスタマイズ、バージョン管理などの多彩な機能を搭載。世代数の設定に従って不要なバージョンを削除する・使われないファイルをアーカイブして別管理できるなど、ライフサイクルを考慮した文書管理が可能です。強力な全文検索ほか、ファイル更新通知による情報共有も可能です。

設立年
2019年
会社所在地
東京都港区海岸三丁目9番15号 LOOP-X6階
電話番号
03-6722-5015

2- 3. Global Doc(グローバルドック)

パナソニックソリューションテクノロジー株式会社
出典:パナソニックソリューションテクノロジー株式会社 https://www.panasonic.com/jp/business/its/globaldoc.html

Global Doc(グローバルドック)は、大阪府門真市に本社を構えるパナソニック社が開発・提供する文書管理システムです。8万ユーザーが利用する自社システムのノウハウを活かして製品化され、数十人から10万人超の規模にも対応できる柔軟性を持つのが特徴。専門SEによる提案・開発ツールの提供などサポートも手厚く、クラウド型のほか、ハードウェアを含むオンプレミス型での導入にも対応できます。

さまざまなファイルを簡単登録できる操作性に加え、生成されたファイルのURL情報を使った情報共有で文書の有効活用を促進。部署や役職に応じて権限を細かく設定でき、iPadを活用した外部からの文書参照も可能です。紙文書の電子化やPDF変換、ワークフロー、全文検索などの選べるオプションも豊富に用意されています。

設立年
1988年
会社所在地
東京都港区東新橋2-12-7 住友東新橋ビル2号館

2- 4. SPA

ウイングアーク1st株式会社
出典:ウイングアーク1st株式会社 https://www.wingarc.com/

SPAは、東京都港区に本社を構えるシステム・クラウドサービス開発会社、ウイングアーク1st社が開発・提供する文書データ化・管理ソリューションです。AI OCRによる文書電子化・文書管理機能を搭載し、各種RPAやBIツールMotionBoard、帳票ツールSVFと連携しトータルな文書管理システムを構築できるのが特徴。10ユーザー・50GB月額5万円(税抜)〜利用できるクラウド型のほか、ニーズに応じてパッケージ型も選択できます。

フォルダ階層表示と操作ボタンがシンプルに配置されたUIには、ファイル名・属性情報が表示され、簡単操作が可能。バージョン管理や高精度検索機能を備えるのはもちろん、多言語文書にも対応し、タブレットを利用した文書活用も可能です。紙文書の自動取り込み・仕分けで効率化を図れるほか、web APIによるシステム連携にも対応しています。

設立年
2004年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都港区六本木三丁目2番1号 六本木グランドタワー
電話番号
03-5962-7400

2- 5. ActiveAssets

株式会社イーネットソリューションズ
出典:株式会社イーネットソリューションズ https://www.activeassets.jp/

ActiveAssetsは、石川県金沢市に本社を構え、ソフトウェア開発・データセンターサービスなどを行う、イーネットソリューションズ社が開発・提供するオンラインストレージサービスです。
頻繁に大容量ファイルをやり取りする出版物ファイルの管理・校正チェックに威力を発揮する多数の機能を搭載しているのが特徴。自社管理のクラウド型として提供され、いつでもどこでもWindows・Mac OS端末でアクセスできます。

ファイルごとのアクセス設定・ログ管理はもちろん、IDごとの機能制御や更新時メール配信、強力なファイル管理・検索機能など、大容量ファイルの管理に必要な機能を備えながらも、簡単操作を実現。あらゆる形式のファイル保存に対応し、オンライン校正だけでなく文書管理システムとしても有効活用できます。

設立年
2000年
従業員数
30-99人
会社所在地
石川県金沢市上堤町1-12 金沢南町ビルディング 8F
電話番号
076-265-1221

2- 6. KnowledgeTree

ハートコア株式会社
出典:ハートコア株式会社 https://www.heartcore.co.jp/lineup/knowledge_tree/index.html

KnowledgeTreeは、オンラインストレージのオープンソースとして名高いKnowledgeTreeの商用版を、東京都品川区に本社を構えるハートコア社が日本語ローカライズしたうえで提供している文書管理システムです。SaaS型とはいえませんが、AWSのLinux・Windowsサーバにインストールし、セキュアな環境を実現できるのが特徴。Salesforce版をはじめ、webアプリケーションとの連携もスムーズです。

簡単に文書を追加・登録できるUIを備え、プロパティ編集・追加による強力な検索機能を活用できるほか、KnowledgeTree内での直接編集などOfficeとのシームレスな連携も実現。ワークフロー機能も標準搭載され、文書の登録承認もスムーズ。オープンソースならではの自在なカスタマイズが可能なのも魅力です。

会社所在地
東京都品川区東五反田1-2-33 白雉子ビル3F
電話番号
03-6409-6966

2- 7. セキュアSAMBApro

スターティアレイズ株式会社
出典:スターティアレイズ株式会社 https://securesamba.com/product/sambapro/

セキュアSAMBAproは、東京都新宿区に本社を構えるスターティアレイズ社が開発・提供する法人向けファイルサーバです。暗号化通信やウイルスチェック、端末認証などセキュリティ機能を重視した中小企業向けオンラインストレージ「セキュアSAMBA」をベースに、さらにセキュリティを強化した環境を提供できるのが特徴。AWS基盤を活用したクラウド型のほか、既存システム連携に優れたオンプレミス型も選択できます。

ブラウザのほか、エージェント・モバイルアプリのインストールされた端末からアクセスでき、エクスプローラーの採用されたシンプルなUIでの簡単操作も実現。アプリケーション制御・ディスクドライブ制御でローカルにデータを残さない設定が可能なほか、ユーザーごと、デバイスごとのアクセス権限も細かく設定可能。柔軟なバージョン履歴管理も搭載しています。

設立年
2017年
従業員数
10-29人
会社所在地
東京都新宿区西新宿2-3-1 新宿モノリスビル19F
電話番号
03-6316-1488

2- 8. X-point Cloud

株式会社エイトレッド
出典:株式会社エイトレッド https://www.atled.jp/

X-point Cloudは、東京都渋谷区に本社を構えるシステム開発会社、エイトレッド社が開発・提供するクラウド型ワークフローシステムです。帳票・フォーム作成ソフト「eFormMaker」が付属しており、紙の書式と同じようなフォームを作成可能。モバイルデバイスを活用し、時間と場所を問わずに簡単承認できるのが特徴です。

帳票・フォームは検索機能で絞り込みできるほか、集計機能による分析も可能なため、フォーム専用の文書管理システムとしても活用できます。SharePointやG Suite、Desknet’s NEOなどとのシングルサインオン連携ができるのもポイント。たとえば、Google Appを活用して業務規程集を作成し、必要な帳票・申請書を開いてそのまま提出などのフローも実現できます。さらに、Chatwork・kintoneとの連携も可能です。

設立年
2007年
会社所在地
東京都渋谷区渋谷2丁目15番地1号 渋谷クロスタワー1F
電話番号
03-3486-2812

2- 9. booMo

株式会社イングカワモト
出典:株式会社イングカワモト https://boomo.jp/

booMo(ブーモ)は、愛知県名古屋市に本社を構え、広告デザイン・印刷・web制作事業などを展開する、イングカワモト社が開発・提供するクラウド型文書管理システムです。本棚をイメージしたwebブラウザベースの「デジタルブックビューア」だけで直感的に操作できるのが特徴。モバイルデバイスを活用したアクセスはもちろん、オプションで用意されたiOS・Androidアプリによるオフライン操作も可能です。

クリックだけでPDFやOfficeファイルをアップロードできるのはもちろん、ビューア表示の拡大率・閲覧権限なども登録できます。全文検索をはじめ、検索機能が充実しているのもポイント。管理者画面ではユーザーやグループ、文書カテゴリやアクセスログも管理できます。文書のデジタル化に悩みを抱える企業に向け、スキャニングサービスも提供しています。

設立年
1925年
従業員数
10-29人
会社所在地
愛知県名古屋市中区栄4丁目17番18号 川本ビル
電話番号
052-241-3825

2- 10. NotePM アイミツパートナー

株式会社プロジェクト・モード
出典:株式会社プロジェクト・モード https://notepm.jp/

NotePMは、神奈川県川崎市に本社を構えるシステム開発会社、プロジェクト・モード社が開発・提供するクラウド型社内wiki・文書管理システムです。AWS基盤を活用し、通信暗号化・2段階認証を含む強固なセキュリティ環境を持ちながらも、すべての機能をモバイルデバイスから利用できる柔軟性が特徴。高機能ドキュメントエディタを搭載し、社内ナレッジの蓄積・活用・検索に役立つ豊富な機能を搭載しています。

アクセス権限を柔軟に設定できるため、外部メンバーとの情報共有もスムーズ。既読・未読状況をひと目で確認できるほか、タイムライン・コメントなどのコミュニケーション機能も搭載されています。テンプレートを活用した書類作成も簡単なうえ、全文検索を含む強力な検索機能も搭載。ほしい情報にスピーディーに辿り着けるのも便利なポイントでしょう。

設立年
2012年
従業員数
10-29人
会社所在地
神奈川県川崎市中原区丸子通1-665 ファーストヒル102号室

2- 11. COCOMITE

コニカミノルタ株式会社
出典:コニカミノルタ株式会社 https://cocomite.konicaminolta.jp/

COCOMITE(ココミテ)は、東京都千代田区に本社を構えるコニカミノルタ社が開発・提供する、クラウド型マニュアル作成・運用ツールです。動画・画像・Officeファイルなどのさまざまな素材を活用し、レイアウトに沿って入力していくだけで、わかりやすいマニュアル・業務手順を簡単に作成可能。スマートフォン・タブレットを含むマルチデバイスからアクセスできるため、社内ナレッジの蓄積・浸透に役立つ仕組みを構築できます。

編集者・閲覧者数に応じた2つのプランが用意され、スモールスタートから段階的にメンバーを増やしていくのも可能。公開バージョンの管理はもちろん、5階層まで分類できるフォルダで、部門・チームにあわせた運用も実現できます。表示を最適化できるモバイルアプリやファイル全文検索など、2020年秋以降に追加予定の新機能も多数準備されています。

設立年
1936年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都千代田区丸の内2-7-2 JPタワー
電話番号
03-6250-2111

3.クラウド型の文書管理システムを選ぶ3つのポイント

ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムをご紹介しましたが、得意分野や機能はそれぞれ大きく異なります。自社に最適なシステムを選択するには、どのようなことに気を付けるべきなのか?選定のポイントを解説します。

【セキュリティ機能は万全か】

組織で文書管理する際、気を付けておきたいのが情報漏えいです。セキュリティリスクを最小化できる機能が搭載されているか、各サービスの対応状況を確認しておく必要があります。

クラウド型であっても、万全のメンテナンス体制を整えているベンダーがほとんどであり、インフラ自体に不安を感じる必要はありません。それよりも、細かなアクセス制限を設けられるか、IP制限機能はあるかなどを確認しておくべきでしょう。

【他システムと連携できるか】

文書管理システムを、既に活用中のサービス・システムと連携させたいのであれば、各サービスの対応状況を確認しておくべきです。

クラウド型文書管理システムの多くは、webアプリケーション・システムとの相性が比較的良好であり、web APIの活用やプラグインの追加だけで簡単に外部連携できるケースが多いでしょう。ランニングコストだけで比較するのではなく、外部連携を含むトータルコストがどのくらいかかるのか検討する必要があります。

【マルチデバイスに対応しているか】

文書管理を実現できても、PCのみではフル活用はできません。特にクラウド型の場合、メリットを最大化するためにも、モバイルデバイスを含むマルチデバイス対応であることが重要です。

たとえマルチデバイス対応であっても、すべてのデバイスで同じ機能が利用できるとは限らないことも注意が必要。コミュニケーションに有効な、モバイルデバイスに最適化されたアプリがリリースされているかどうかも判断のポイントです。

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4.まとめ

業務効率化がすべての企業にとって必須の現在では、目に見えにくいリソースのムダ遣いを大幅にカットする文書管理システムの導入は有効です。なかでも初期費用を抑え、スピーディーに効果を得たいと考える中小企業には、クラウド型の活用がおすすめ。

しかし、それぞれの文書管理システムで特徴・機能は異なり、自社に最適なシステムを選定するのは簡単ではありません。なにを基準に選定すればいいのか、迷うこともあるでしょう。

そんなときはアイミツ」を活用して、各サービスの資料を一括請求するのがおすすめです。それぞれのサービスの特徴を資料でじっくりと比較検討していくなかで、選定のポイントが見えてくるかもしれません。

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著者

imitsu編集部

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文書管理システムを導入することで、社内の文書を一元管理ができます。その際、閲覧制限を掛けることも可能です。財務報告などの文書を適正に扱うことを求めた法令、JSOXに対応するために導入する企業が増えています。導入するシステムを選ぶ際には、財務諸表や契約書、業務マニュアルなどを電子データ化し、管理する事が目的なのか、あるいは文書を保存、共有して、どこでも閲覧できるようにする目的なのかなど、目的を明確化することが大切です。また、導入形式やサポート体制を確認し、導入後にスムーズな運用ができそうか、チェックしましょう。システムの操作性が悪いと、文書を探し出す事に時間がかかり、業務が非効率的になったり、社内に浸透しなくなるため注意が必要になります。

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