勤怠管理システム

自社が必要とする機能を備えているかどうかは勤怠管理システム・パッケージソフトを選ぶ上で最も重要なポイントです。

•  自社の就業規則に合わせた使い方ができるか（３交代制に対応できるかなど）
•  給与や人事システムなどの他のシステムとの外部連携は充実しているか
•  タイムカード、タイムレコーダー、ICカードだけでなくweb画面や携帯画面など働き方に応じたターミナルを選択できるか
•  スマートフォン、モバイル端末に対応しているか

など、自社のニーズに応じてもれなくチェックするようにしましょう。

ちなみに近年では、出退勤データの収集という基本機能だけでなく、複数のシフトパターンを事前に設定できるシフト管理機能や、スケジュール管理機能、過剰労働抑制機能、多言語対応などが注目を集めています。「必要な機能」だけでなく、経営の効率化につながるような「便利な機能」を備えているかどうかも重要な見極めポイントと言えるでしょう。

勤怠管理システムは企業によって様々なニーズが出てくるため、小規模ではあってもシステム導入支援は必須と考えたほうが良いでしょう。そのため、サポートの有無はもちろん、具体的にどのようなサポートプランがあるのか、目的に合わせた細やかな対応をしてもらえるか、有償なのか無償なのかはチェックしておきたいポイントです。また、頻繁に変わる労働基準法へのサポート充実度や、システム拡張の有無も必ず確認するようにしましょう。

勤怠管理ツールは、社員一人ひとりが毎日（営業日で平均245日前後）使うものなので、膨大なデータ量やアクセス集中に対応できるシステム性能が要求されます。システムのキャパシティが自社の規模（大手、中小企業、SOHOなど）とマッチしているかを確認するようにしましょう。また、クラウド型の場合はセンター側のキャパシティ管理の他にも、

•  データセンターが停止した場合に備え、複数のデータセンターにバックアップが取られているか
•  経済産業省により「情報処理サービス業情報システム安全対策実施事務所」に認定されているか
•  情報セキュリティマネジメントシステム「ISO27001」などを取得し、情報の「機密性・可用性・完全性」を確保している環境か

など、事業継続計画（BCP）の面にも注目すると良いでしょう。

勤怠管理システムの導入が業務におけるストレスを引き起こすようでは本末転倒ですので、使いやすさ（いわゆるユーザビリティ）は最も重視したいポイントの1つです。Excel（エクセル）などで使い慣れた表形式のインタフェースを用いるなど、現場のスタッフが使いやすい、業務フローに合わせたシンプルかつ多機能なインターフェースであることに加え、決められた時間外労働時間を超過している人を色分けで表示するなど、管理に必要な各種検索や帳票出力ができるかどうかにも目を向けるようにすると良いでしょう。

勤怠管理システムを導入するに当たって、クラウド型（ASP型）、パッケージ型（オンプレミス型、自社構築型とも呼ばれています）のそれぞれの特徴やメリット・デメリットを理解し、選定する必要があります。

＜クラウド型（ASP型）の特徴＞

クラウド型は既存のソフトウェアをレンタルするサービスで、どのような企業にも対応できる汎用性の高い機能を備えています。そのため、企業の特性に合わせた機能や仕様を調整する手間がなく、短時間かつ低コストで導入することができます。柔軟なカスタマイズが難しいという短所もありますが、勤怠管理の基本に加えてシフト管理やデータ収集など豊富な機能を備えていることが多く、一般的な企業であれば機能面で困ることはほぼありません。例えば、複数の事業所で就業管理を行っている場合であれば、共通のデーターベースを本部にて確認できるクラウド型の導入がおすすめです。料金体系は「初期費用+単価×月額使用人数」という形をとっている場合が多く、使用した人数分の課金であるため無駄がありません。しかし使用期間や人数によっては高くなってしまう場合もあるので注意が必要です。

■ クラウド型のメリット

•  自社でサーバー等を用意する必要がないため、初期投資が不要
•  短時間で導入可能
•  拠点が離れていてもインターネット回線があれば利用可能
•  セキュリティ対策や運用はASPプロバイダに任せられる

■ クラウド型のデメリット

•  柔軟なカスタマイズが難しい場合がある
•  インターネット回線にトラブルがあると利用できない
•  プロバイダの倒産やM&Aによってサービスが中止になるリスクがある

＜パッケージ型の特徴＞

パッケージ型は既存のソフトウェア（ライセンス）を買い取る形式の勤怠管理システムで、オンプレミス型とも呼ばれています。当社の調査によると、現状ではパッケージ型を導入している企業が最も多くなっています。自社でサーバー等の用意や運用をする必要があるため初期費用、ランニングコストがかかりますが、大手企業の場合は、使用人数に応じて課金されるクラウド型よりも安く上がる場合があります。企業毎の要望に合わせたチューニングを代行してくれるケースも多く、また、情報漏えいのリスクがないという利点もあります。

■ パッケージ型のメリット

•  買い取りのため、月額費用がかからない
•  自社の細かな就業規則や社則に合わせて作りこみが可能

■ パッケージ型のデメリット

•  ハードウェア・ソフトウェア購入で初期投資が必要
•  保守・運営業務が発生する

アイミツでは、さまざまなタイプの勤怠管理システムについて、一括見積もりを申し込むことができます。