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■ 勤怠管理システム業者を探す際のワンポイントアドバイス

勤怠管理システムとは、タイムカードやICカードによって出退勤時刻を記録し、勤務状況を管理するシステムで、クラウド型、パッケージ型の2通りの導入形態に分かれます。それぞれの導入方法のメリット、デメリットを理解した上で、必要な機能は備わっているか、使い勝手は良いか、サポートは充実しているかなどの視点から自社に適したシステムを選択するようにしましょう。また、アクセスが集中しやすい勤怠管理システムでは、それに耐えうるシステム性能があるかどうかも重要な判断基準になります。

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勤怠管理システムの選び方ガイド

勤怠管理システムの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


勤怠管理システムの選定ポイント

point.1必要な機能を備えているか

自社の業務に必要な機能は備えているのか、しっかりと選定すること。

自社が必要とする機能を備えているかどうかは勤怠管理システム・パッケージソフトを選ぶ上で最も重要なポイントです。

  •  自社の就業規則に合わせた使い方ができるか(3交代制に対応できるかなど)
  •  給与や人事システムなどの他のシステムとの外部連携は充実しているか
  •  タイムカード、タイムレコーダー、ICカードだけでなくweb画面や携帯画面など働き方に応じたターミナルを選択できるか
  •  スマートフォン、モバイル端末に対応しているか

など、自社のニーズに応じてもれなくチェックするようにしましょう。

ちなみに近年では、出退勤データの収集という基本機能だけでなく、複数のシフトパターンを事前に設定できるシフト管理機能や、スケジュール管理機能、過剰労働抑制機能、多言語対応などが注目を集めています。「必要な機能」だけでなく、経営の効率化につながるような「便利な機能」を備えているかどうかも重要な見極めポイントと言えるでしょう。

 

point.2サポートは充実しているか

どのようなサポートがあるのか、内容やプランもしっかりと確認を!

勤怠管理システムは企業によって様々なニーズが出てくるため、小規模ではあってもシステム導入支援は必須と考えたほうが良いでしょう。そのため、サポートの有無はもちろん、具体的にどのようなサポートプランがあるのか、目的に合わせた細やかな対応をしてもらえるか、有償なのか無償なのかはチェックしておきたいポイントです。また、頻繁に変わる労働基準法へのサポート充実度や、システム拡張の有無も必ず確認するようにしましょう。

 

point.3システムのキャパシティがマッチしているか

自社の規模にマッチしたキャパシティがあるかどうか。

勤怠管理ツールは、社員一人ひとりが毎日(営業日で平均245日前後)使うものなので、膨大なデータ量やアクセス集中に対応できるシステム性能が要求されます。システムのキャパシティが自社の規模(大手、中小企業、SOHOなど)とマッチしているかを確認するようにしましょう。また、クラウド型の場合はセンター側のキャパシティ管理の他にも、

  •  データセンターが停止した場合に備え、複数のデータセンターにバックアップが取られているか
  •  経済産業省により「情報処理サービス業情報システム安全対策実施事務所」に認定されているか
  •  情報セキュリティマネジメントシステム「ISO27001」などを取得し、情報の「機密性・可用性・完全性」を確保している環境か

など、事業継続計画(BCP)の面にも注目すると良いでしょう。

 

point.4使い勝手は良いか

機能面はもちろん、やはり使いやすいシステムであるかどうかは重要。

勤怠管理システムの導入が業務におけるストレスを引き起こすようでは本末転倒ですので、使いやすさ(いわゆるユーザビリティ)は最も重視したいポイントの1つです。Excel(エクセル)などで使い慣れた表形式のインタフェースを用いるなど、現場のスタッフが使いやすい、業務フローに合わせたシンプルかつ多機能なインターフェースであることに加え、決められた時間外労働時間を超過している人を色分けで表示するなど、管理に必要な各種検索や帳票出力ができるかどうかにも目を向けるようにすると良いでしょう。

 

point.5導入方法の種類と特徴を理解する

クラウド型とパッケージ型、それぞれのメリットをしっかりと把握すること。

勤怠管理システムを導入するに当たって、クラウド型(ASP型)、パッケージ型(オンプレミス型、自社構築型とも呼ばれています)のそれぞれの特徴やメリット・デメリットを理解し、選定する必要があります。

<クラウド型(ASP型)の特徴>

クラウド型は既存のソフトウェアをレンタルするサービスで、どのような企業にも対応できる汎用性の高い機能を備えています。そのため、企業の特性に合わせた機能や仕様を調整する手間がなく、短時間かつ低コストで導入することができます。柔軟なカスタマイズが難しいという短所もありますが、勤怠管理の基本に加えてシフト管理やデータ収集など豊富な機能を備えていることが多く、一般的な企業であれば機能面で困ることはほぼありません。例えば、複数の事業所で就業管理を行っている場合であれば、共通のデーターベースを本部にて確認できるクラウド型の導入がおすすめです。料金体系は「初期費用+単価×月額使用人数」という形をとっている場合が多く、使用した人数分の課金であるため無駄がありません。しかし使用期間や人数によっては高くなってしまう場合もあるので注意が必要です。

■ クラウド型のメリット

  •  自社でサーバー等を用意する必要がないため、初期投資が不要
  •  短時間で導入可能
  •  拠点が離れていてもインターネット回線があれば利用可能
  •  セキュリティ対策や運用はASPプロバイダに任せられる

■ クラウド型のデメリット

  •  柔軟なカスタマイズが難しい場合がある
  •  インターネット回線にトラブルがあると利用できない
  •  プロバイダの倒産やM&Aによってサービスが中止になるリスクがある

<パッケージ型の特徴>

パッケージ型は既存のソフトウェア(ライセンス)を買い取る形式の勤怠管理システムで、オンプレミス型とも呼ばれています。当社の調査によると、現状ではパッケージ型を導入している企業が最も多くなっています。自社でサーバー等の用意や運用をする必要があるため初期費用、ランニングコストがかかりますが、大手企業の場合は、使用人数に応じて課金されるクラウド型よりも安く上がる場合があります。企業毎の要望に合わせたチューニングを代行してくれるケースも多く、また、情報漏えいのリスクがないという利点もあります。

■ パッケージ型のメリット

  •  買い取りのため、月額費用がかからない
  •  自社の細かな就業規則や社則に合わせて作りこみが可能

■ パッケージ型のデメリット

  •  ハードウェア・ソフトウェア購入で初期投資が必要
  •  保守・運営業務が発生する


アイミツでは、さまざまなタイプの勤怠管理システムについて、一括見積もりを申し込むことができます。

 


勤怠管理システムのよくある質問

勤怠管理システムについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

コンシェルジュ

Q勤怠管理システム導入にあたり必要なものは何ですか?

Aパッケージ型とクラウド型、必要なものはそれぞれ違うので注意を。

利用するシステムがパッケージ・自社構築型であれば、システムを運用するサーバーが必要になります。
また、認証をおこなうための非接触チップ・生体読み取り器、非接触チップ搭載カードや携帯電話が必要になります。
クラウド型で認証を読み取り器でおこなわない勤怠管理システムだと、ハードウエアは特別に用意する必要が無いでしょう。

Q非接触チップカードは一人一枚用意する必要がありますか?

A基本的には用意する必要がある、システムにもよるので注意が必要。

認証を非接触チップ搭載カードでおこなう場合は、基本的に一人に一枚用意する必要があります。
すでに非接触チップが搭載されている社員証や携帯電話、電子マネーカードや交通系ICカードでも認証が可能な勤怠管理システムもありますので、必ずしもすべてを新たに発行する必要はありません。

Q勤怠管理システムの情報漏洩対策はおこなわれていますか?

Aシステムによってセキュリティ対策は違う、事前にしっかりと確認を。

クラウド型のシステムの場合は、システム提供会社のサーバーに個人情報が蓄積されているため、セキュアな接続やIPアドレスの管理、データのバックアップなど、各社様々な対策をおこなっていますので見積もり請求時にお問い合わせください。
パッケージ型・自社構築型であれば、情報管理は利用企業側で対策します。

Q勤怠管理システムは何ヶ月間から使用できますか?

Aばらつきはあるものの、半年から一年程度の設定であることが多い。

各勤怠管理システムによりばらつきがありますが、6ヶ月?1年程度に設定されている場合が多いでしょう。
利用開始時に機器の導入やカスタマイズが発生するシステムだと初期費用が高額になるため、短期間で使用を停止する可能性がある場合はクラウド型を検討することをおすすめします。
また、無料の試用期間を用意しているシステムもありますので、積極的に利用してみましょう。

Q初期費用はどの程度かかりますか?

A数万円から数百万円とカスタマイズの有無などによっても大きく変動する。

パッケージ・自社構築型の場合は、カスタマイズ費などを含め数百万円の初期費用がかかります。
クラウド型の場合は、数万~数十万円と、パッケージ・自社構築に比べかなり初期費用が抑えられます。
また、初期費用が無料のシステムもあるので、事業規模や使用したい機能に応じて幅広くご検討が可能です。

Qスマートフォンからの勤怠管理は可能ですか?

Aスマホ対応可能なものも多いが、やはり事前確認は必要。

WEB経由での打刻や申請を可能としている勤怠管理システムであれば、スマートフォンからも利用できるものが多いでしょう。
GPSの位置情報を取得し不正な打刻を防止する機能が使用できるシステムもあり、直行・直帰が多い職種の管理に活用できます。
なお、スマートフォンから利用できる範囲はサービスにより異なりますので、見積もり請求時にご確認ください。

Q複雑な勤務体系や人員配置にも対応可能ですか?

Aシステムの機能によるが多くの場合は対応可能。

アルバイト・パートタイム・正社員など異なる雇用形態・給与形態や、24時間内に複数回の出勤打刻、支社・チェーン店など複数拠点での利用に対応した勤怠管理システムがありますので、事業内容や使用したい機能に応じて幅広くご検討が可能です。
見積もり請求時に利用イメージをお伝えください。

Qサポート内容について教えてください。

A導入後のサポートには重要、内容などはしっかりと確認しておくこと。

一般的なサポートに含まれるのは、導入時のサーバーの設定や使用方法のレクチャー、導入後の操作方法やトラブル発生時の問い合せへの対応、お客様側の就業規則変更等で発生する運用方法の修正などになります。
また、法改正などで運用が変わる場合の周知などのサービスも提供されています。
サポート範囲から外れる対応は別途費用となる場合がありますので、あらかじめご確認ください。

Qどのようなカスタマイズが可能ですか?

A他ソフトとの連携や様々なカスタマイズなど、柔軟なカスタマイズが可能。

お客様が使用中の給与計算ソフトとの連携、独自フォーマットでの各種帳票類の提供、勤務実態にあわせた権限の付与など、様々なカスタマイズをおこなうことができます。
なお、柔軟なカスタマイズはパッケージ型・自社構築型で可能の場合が多いでしょう。
また、勤怠管理システムによって、対応できないカスタマイズがありますので、見積もり請求時にご相談ください。

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Qどのような機能がありますか?

A非接触チップ・生体認証、WEB経由での打刻、休暇や残業などの申請・承認などがある。

基本的な機能として、非接触チップ・生体認証、またはWEB経由での打刻、休暇や残業などの申請・承認などがあります。
また、スケジュール表・シフト表の作成や給与計算ソフトとの連携、CSVファイルのエクスポート、各種帳票の作成、スマートフォンアプリなどを提供している勤怠管理システムもあります。

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勤怠管理システムのアイミツ利用事例「大手チェーンでのアルバイトの勤怠管理」

どのような勤怠管理サービスを探していましたか?

店長やSVの作業軽減の為の導入。

全国に30店舗を展開する居酒屋チェーンの人事部にて、アルバイト管理を担当しています。これまでは、打刻式のタイムカードを店舗ごとに導入し、その打刻データを店舗担当の社員やSV(スーパーバイザー)が自社のシステムに入力することで勤怠管理および給与計算までを行っていました。アルバイト登録人数が1,000人を超えたことから、勤怠管理および給与計算の元となる人件費管理までを一括して業者に依頼することで、店長やSVの作業工数軽減を図りたいと考えました。

アイミツを利用したきっかけ

一括問い合わせ機能で簡単にメール送信できることが魅力。

最初は、現在の自社システムを改修して、独自の勤怠管理システムを構築しようと思っていましたが、思った以上のコストがかかることが判明し、勤怠管理自体をアウトソーシングする案を思いつきました。インターネット検索で、勤怠管理業者を探していたところ、アイミツを見つけ、人事評価や勤怠管理システムをすでに提供している業者が多く存在していることを知りました。アイミツの一括問い合わせ機能がとても簡単にメールを送ることができたことにも驚きました。

見積もり時に気をつけたこと、反省点

現場の作業軽減に繋がる機能性を重視。

資料を送っていただいたところ、各業者のサービス機能が異なるので、出退勤データの収集という基本機能だけでなく、複数のシフトパターンを事前に設定できるシフト管理機能や、スケジュール管理機能の搭載を確認させていただきました。特に弊社は三交代制のシフトを組んでいるため、このシフトに対する人員が足りないところがわかる機能が現場のマネージャーには評判が良かったです。反省点としては、現場マネージャーに見てもらわずに、導入を決定しようとしていたところです。これは、勤怠管理システム業者さんの方から、提案をいただき、本当に助かりました。

実際に発注してみた感想や気づき

売上アップにも繋がると大きな可能性を感じています。

まずは、5店舗にトライアル導入をしました。やはり、新しいシステムには慣れるまでに時間がかかるようで、現場マネージャーへの導入研修を2回行って頂きました。誰もが覚えて、使いこなせるようになるまでには、もう少し時間が必要であることと、全店舗への導入にあたってはSVから教育を行う必要があると感じています。とはいえ、シフトの足りない箇所を導き、エリア内でヘルプし合える体制が整えられれば、売上アップにも直結する可能性を強く感じています。


勤怠管理システムの用語・基礎知識

勤怠管理システム基礎知識・基礎用語

勤怠管理システムとは、タイムカードやICカードによって出退勤時刻を記録し、勤務状況を管理するシステムのことで、既存のソフトウェアをレンタルするクラウド型、既存のソフトウェアを買い取るパッケージ(オンプレミス型)の2つに分かれています。

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