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文書管理システム10選の費用と料金相場を徹底比較!【2020最新】

文書管理システム

「紙の資料が多すぎて、オフィスでかなり場所を取っている」、「探している資料がなかなか見つからない」、「紙の文書を置いておくことは、セキュリティ面で問題があるのでは?」など、会社におけるドキュメント管理についての悩みは尽きません。

そういったお悩みを解決するのが、文書管理システムです。紙文書の電子化を進めることによって、ペーパーレス化や業務の効率化、セキュリティ面の強化を図ることができます

しかし、文書管理システムと一口に言っても種類はさまざま。導入時にかかる費用が気になるという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービス「アイミツ」が、おすすめの文書管理システムを導入する際にかかる費用や、それぞれのシステムの特徴とともに、文書管理システムのメリットを解説いたします。ドキュメント管理についての悩みを解消したいという方は、ぜひ参考になさってください。

目次

1.文書管理システムを導入するメリット4つ

まずはじめに、文書管理システムを導入するメリットを紹介いたします。「文書管理システムを導入するべきかまだ迷っている」という方は、ぜひチェックしてみてください。

メリットその1:オフィス環境の改善につながる

大きなメリットとしてまずはじめにあげられるのは、オフィスの環境改善につながるということ。「ドキュメントが多すぎて山積みになっている」「資料や書類の保管のためにかなり場所を取っている」というオフィスにとっては、スキャナや複合機などといったツールで文書を読み取り、まとめて管理できる文書管理システムが非常に有効といえるでしょう。

1つずつデータ化していくのは面倒だという場合や、あまりにも数が多く対応しきれないという場合には、法人向けのスキャニングサービスを利用するのもポイント。新たな文書のデータ化だけで精一杯という場合にも非常に心強いのではないでしょうか。

メリットその2:セキュリティ面を強化できる

文書を紙媒体のまま管理しておくことのデメリットとして、セキュリティ面でのリスクがどうしても残ってしまうということがあげられます。それぞれの企業で対策を取ったとしても、データ化された文書よりセキュリティレベルを上げることはできません。いろいろな人が文書にアクセスしやすい環境を改善するためには、文書管理システムを導入するのがベストです。

文書管理システムを利用すれば、アクセス権限を絞ることも、アクセス履歴を管理することも可能となります。情報漏えいのリスクを大幅に抑えることができるため、セキュリティ面を強化したい場合にシステムの導入は避けられないでしょう。

メリットその3:バージョン管理も気軽にできる

文書で管理されているものの数が多いと、一体どの情報が最新なのか、最新の情報は誰がいつ修正を加えたものなのかなど、バージョンについての管理が滞っている場合が少なくありません。最新の情報を常に把握できる状態にしておくためにも、文書管理システムの導入をおすすめします。

文書管理システムを導入しておけば、「誰が・どのデータに・いつ手を加えたのか」を把握できるバージョン管理機能も利用できるため、いつの間にか情報が変わっている、どれが最新のデータなのか分からないというトラブルを防ぐことができるでしょう。

メリットその4:業務の効率化が進む

「いざ資料や契約書が必要となった時に、どこに管理されているのかが分からず見つけ出すまでに時間がかかる」「取引先とのデータ共有に手間がかかっている」など、紙の文書の場合には非常に手間がかかってしまう場合が多いです。

しかし、文書管理システムを導入すれば、システム上で一元管理できるだけでなく、検索機能を利用して欲しい情報をすぐに取り出すことが可能。業務の効率化が大きく進み、ストレスも減ることでしょう。


もし「なるべく早く自社に合った文書管理システムを見つけたい」とお急ぎの場合には、一括見積もりも可能なのでぜひご利用ください。

2.文書管理システム10選!導入料金はいくらかかる?

それではここから、多くの企業で利用されている文書管理システムを導入する際に、一体どのくらいの費用がかかるのかチェックしていきましょう。

まずはこの料金早見表をご覧ください。

文書管理システム導入時の料金早見表
システム名 料金 備考
Fleekdrive 500円 ※1ユーザーあたりの料金
FileBlog 17万1,000円 ※売り切りタイプの30ユーザーの場合
※別途年間保守サービス料金あり
楽々Document Plus 要問い合わせ
Documal SaaS 32万~ ※初期導入費用+10アカウントでの利用の場合
※パブリックSaaSの場合
SAVVY/EWAP 要問い合わせ
文書管理システム 文書デザイナー 要問い合わせ
ASTRUX文書管理システム 62万2,500円 ※1サーバーライセンス (初年度保守付)
SPA 35万円~ ※初期費用30万含む
※10ユーザーの場合
Garoon 9,935円 ※1ユーザーの年額の場合
NotePM 1,000円~ ※3ユーザーのスターターパックの場合

見積もりが必要なものも複数あるほか、ユーザー数による課金制のものもあれば、売り切りタイプのものもあるなど、料金設定だけでもさまざまであることがお分かりいただけたでしょうか。

それでは、ここから1つずつどんなシステムかチェックしていきましょう。

1.Fleekdrive

Fleekdriveは、文書管理や単純作業の自動化、ファイル共有機能など、業務の効率化を進めるさまざまな機能が盛り込まれたクラウド・オンラインストレージ。「ツリービュー機能」が搭載されており、フォルダーの階層を一覧できるほか、文書のバージョン管理も徹底されており、過去のバージョン履歴も確認可能です。証跡管理機能やPアドレスの制限、PDFファイルをダウンロードする場合にもセキュリティを設けるなど、強固なセキュリティレベルも魅力でしょう。

【料金について】
  • Teamプラン、Businessプラン、Enterpriseプランの3つから選択可能
  • もっともリーズブルなTeamプランなら1ユーザーあたり500円(税抜)
  • ビジネスで本格的に活用していくなら、1ユーザーあたり1,500円のBusinessプランがおすすめ

2.FileBlog

FileBlogは、誰でも気軽に使うことのできるファイルサーバ文書共有システム。ファイルサーバ検索機能を活用すれば、Office文書やPDFファイルなどの全文テキスト検索が可能。共有文書ポータル機能を用いれば、PCやスマートフォン、タブレットなどどの端末でもコンテンツを閲覧できます。また、LAN内PCで共有文書を編集することも。紙文書をコピー機・複合機でスキャンし、サーバで文書共有することも可能です。

【料金について】
  • 「ユーザ数ライセンス」と「文書数ライセンス」をそれぞれ別に購入し、費用の無駄をカット
  • 毎年購入する「年間契約タイプ」、無制限で利用できる「売り切りタイプ」を用意
  • オプションを付けることも可能

3.楽々Document Plus

楽々Document Plusは、1つのドキュメントとしてまとめられた電子データを、フォルダに保管し気軽に管理のできる文書管理・情報共有システム。エクスプローラーのように文書をカテゴライズでき、フォルダツリーを常時表示できることから、閲覧するデータの種類をすぐに切り替えることも可能です。全文検索機能はもちろん、閲覧頻度の高い文書を「お気に入り」に登録しておけば、データに変更が加えられた時にも通知されるので安心でしょう。

【料金について】
  • 購入方法は、営業担当者に別途問い合わせが必要
  • 導入費用、保守費用も営業担当者に別途問い合わせが必要

4.Documal SaaS

Documal SaaSは、富士通が提供している文書管理システム。文書管理機能やワークフロー管理機能が充実している点が魅力の1つです。文書の作成・承認から廃棄にいたるまでの自動化をサポートしており、有効期限を設定しておくことによって、文書の自動廃棄・削除を実現。専用環境であるプライベートSaaSと、よりリーズナブルなパブリックSaaSの2つが用意されているほか、細かくアクセス制限も設けられるなど、セキュアな環境が整っているのもポイントでしょう。

【料金について】
  • プライベート/パブリックどちらも、初期導入費用として「導入基本サービス料」(30万円)が必須
  • パブリックの場合、月額費用は運用基本サービス10アカウント(2万円)
    50アカウント(6万円)、100アカウント(10万円)から1つを選択
  • プライベートの場合、月額24万円~の基盤サービス、月額3万円~の運用サービスの契約が必須

5.SAVVY/EWAP

SAVVY/EWAPは、超高速全文検索エンジンをはじめ、多観点ツリー機能が搭載された情報検索システム。全文検索機能によって、欲しいデータにすぐにたどり着けるほか、数多くある情報を階層化し一覧化することができます。それぞれの情報へのアクセス権限を細かく絞ることも可能なので、セキュリティ面の心配もないでしょう。

【料金について】
  • 導入費用については要問い合わせ

6.文書管理システム「文書デザイナー」

文書管理システム 文書デザイナーは、バージョン管理機能や文書同士のリンク機能など、文書管理に特化したシステム。システムの導入時には、操作講習会(4回1セット)を実施して管理方法や運用方法をレクチャーするほか、環境にあわせたセットアップ、トラブル時にもオンライン保守によってスピーディに対応できるなど、サポート体制が充実している点が魅力です。クライアントの声が反映されたシステムといえます。

【料金について】
  • 導入費用については要問い合わせ

7.ASTRUX文書管理システム Ver.2.0

ASTRUX文書管理システムは、文書の参照や検索、編集や、ワークフロー管理などを行える文書管理ツール。一般文書のみならず、機密文書やISO文書、契約書や医療文書などさまざまな文書の管理に活用できるほか、PDF文書やDocuWorks文書の持出制限機能、操作ログの管理など、セキュリティ面が強固であるのも魅力の1つです。インターフェイスの見直しやワークフロー機能の強化など、使いやすくバージョンアップしています。

【料金について】
  • 1サーバーライセンス (初年度保守付) で62万2,500円
  • 5年保守付の場合は112万500円
  • 保守費用単体(1年間は)12万4,500円

8.SPA

SPAは、OCRと文書管理がオールインワンとなった文書管理システム。クラウド版・パッケージ版から選択可能で、OCR機能を利用することにより、大量の紙文書を自動でデータ化できます。データタイトルや項目を解析し、自動でフォルダ分けされるのが非常に便利なポイント。エクスプローラーのように使用できるため、誰でも簡単に文書管理ができるでしょう。日本語のみならず英語や中国語、フランス語、タイ語など多言語対応なのも魅力です。

【料金について】
  • クラウド版の場合、10ユーザー・ストレージ50GBで月額5万円(税抜)~
  • 初期設定費として30万円
  • パッケージ購入の場合、379万5,000円(税抜/初年度の年間保守費用込み)

9.Garoon

サイボウズが提供するGaroonは、KDDIや大和証券、星野リゾートなど5,400社の企業が導入しているエンタープライズグループウェアで、特に中堅・大規模組織に適しています。スケジュール管理やプロジェクト管理ができるほか、データや文書を気軽に保管可能。ファイル内の文章まで調べることのできる全文検索機能も搭載されています。クラウド版とパッケージ版の2つから選択可能です。他のグループウェアからの移行もスムーズにできるのもポイントでしょう。

【料金について】
  • クラウド版の場合、~300ユーザーで845円(1ユーザー/月額)、年額は9,935円 ※税抜
  • クラウド版の場合、301~1,000ユーザーで800円(1ユーザー/月額)、年額は9,405円 ※税抜
  • パッケージ版は要問い合わせ

10.NotePM

NotePMは、「ウィキペディアの社内版」を謳うナレッジ共有ツールです。WordやExcel、PDFファイルなどの全文検索機能が搭載されているほか、バージョン管理ももちろん可能。2段階認証や閲覧履歴管理、IP制限、アカウントロック機能なども利用でき、セキュリティ面の心配もありません。文書管理はもちろん、ナレッジ共有を最適化したい方におすすめです。

【料金について】
  • スタータープランからプレミアムプランまで全6種類
  • もっともリーズナブルなスタータープランは3ユーザーで月額1,000円(税込)
    プレミアムプランで100ユーザーの場合、月額3万円(税込)
  • すべての機能を30日間試すことのできる無料トライアルあり

3.文書管理システムの費用相場はどのくらい?

ここまで、それぞれの文書管理システムの特徴や料金などをまとめてきました。今回ご紹介したシステムの導入費用を簡単にまとめてみると、パッケージ購入の場合は~30万円ほど、ユーザー課金制の場合は1ユーザー300~500円程度で導入できるものが多いようです。

Fleekdriveのような初期費用がかからないものもあれば、料金は少し割高になるものの、専用環境で利用できるセキュアなものなど、さまざまな種類があるということをお分かりいただけたのではないでしょうか。

4.【まとめ】文書管理システム選びに迷ったらアイミツへ

本記事では、文書管理システムのメリットをはじめ、文書管理システムを導入する際にかかる費用や、それぞれのシステムの特徴などを紹介してきました。

今回ご紹介した楽々Document PlusやASTRUX文書管理システム、SPAなど10選以外にも、文書管理を行えるシステムは数多く提供されています。「自社の状況に一番マッチしているのはどのシステムだろう?」「どうやって選んだらいいの?」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

料金プランが公開されていないものも多いため、詳しい情報を知りたい方は、ぜひアイミツからまとめて資料請求してみてください。お気に入りの文書管理システムが見つかるはずです!

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著者

imitsu編集部

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