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ちゃっかり勤太くんの導入事例

ニッポンレンタカー西東京株式会社様 導入事例

実績従業員管理の負荷の軽減と業務の見える化を実現!!

従業員管理の負荷の軽減と業務の見える化を実現!!

導入の背景

・東急沿線を中心にサービスを提供
 ニッポンレンタカー西東京株式会社様は、日本最大級のネットワーク「ニッポンレンタカーサービス」のフランチャイジーとして、全国ネット内において東急沿線の関東西部(東京11店舗・神奈川8店舗・静岡5店舗)を担当している。

 同社は、給与システムの老朽化によるシステムリプレースに伴い、勤怠管理システムの導入検討を開始した。出勤簿や申請承認作業が未だに手書きで、この機会を業務改善のチャンスと考えたからだ。
 最初に挙がったシステムの候補は、某給与システムの勤怠管理オプションと、某老舗大手の勤怠管理専門のシステム。いずれもサーバインストール型のパッケージソフトだった。
 そんなある日、ニッポンレンタカーのフランチャイジー同士の会合が催された。その際に同社社長が「ニッポンレンタカー
阪急株式会社がちゃっかり勤太くんを導入してい
る」との情報を得たのだ。同社社長は帰社後、インターネットで勤太くんについて調べた。
 まずサーバインストールの不要なクラウド型ソフトであることが分かった。古くからあるパッケージ型か、最近トレンドとなっているクラウド型か。導入形態の異なった両者ではあるが、同社としてはクラウド型に全く抵抗はなかった。
 『使った分だけの従量課金』『持たずにレンタル』『メンテナンスがラク』というクラウド型特有のメリットと、同社のレンタカー業界とは性質的に共通項が多いのも大きな理由だろう。
そしてその数日後には、エイ・アイ・エスの営業担当が同社へ訪問し、勤太くんのデモンストレーションを行った。

導入のポイント

・レンタカー業界への導入実績
 同社は、勤太くんがニッポンレンタカー阪急株式会社への導入実績があり、コスト削減に成功した理由を知った。
また機能的にも柔軟なシステムで、非常に使いやすい印象を受けたという。次に、何からどのように検討を進めていけば良いのかを相談した。

・提案力とスピード感もポイント
 エイ・アイ・エスからの回答はこうだった「この人数規模と利用拠点の多さに対して、柔軟な管理体制を期待するなら、給与システムもクラウドにしてみてはどうか。さらに・・・」
その提案内容とは、勤太くんの勤怠集計データをクラウド型の給与システムへ連動してできあがった給与支払いデータを、さらに
WEB給与明細へ連携するという、3つのクラウド製品の連携スキームであった。仕様的に柔軟な勤太くんを手始めに、順次後方システムを追加できる『全クラウド構想』が新発想だった。
 翌週にはエイ・アイ・エスの呼び掛けに応じ、給与システムベンダー「富士通株式会社」、WEB給与明細ベンダー「大興電子通信株式会社」、これらをサポート又はインテグレーションする「株式会社富士通マーケティング」「ミツイワ株式会社」「ミツイワ情報株式会社」と合計6社が勢揃いした。ここからは話が早かった。
 同社の要望をスケジュール化しつつ、各ベンダーが意見を持ち寄った。
 「このスピード感とフットワークの良さも、採用に至った理由の一つ。」と佐藤次長は語る。これら3つのシステム(勤怠管理・給与・給与明細)は共通して「かんたん」をベースコンセプトのひとつとしており、データ連係を得意としていた。このため導入が決定してからも、同社の仕様要望を反映した箇所を問題なくイ
ンターフェースすることが可能であった。

導入の効果

・業務の“見える化”と大幅な作業削減に成功
 2012年春、勤太くんでテスト打刻を開始し、順次後方システムとの連携を始めた。出勤簿の手書きがなくなり、出退勤時に静脈認証での打刻にとって変わった。適宜打刻漏れだけを気にすればよくなった。
「なにしろ230名を手入力する必要がなくなったことは非常に大きい。確実に手間が減った。」と同社和田取締役は語る。具体的に何時間だったのがどうなった等の統計は取っていないが早いデータ取得が可能となったことで、業務への正確性が上がったという。
「必要に応じた集計データが出力できるのも便利。打刻場所一覧や応援状況も勤太くんで確認ができるようになった。」とは佐藤次長。クルマが足りない場合等に、従業員が他店舗へ出勤することがあった。従来は出退勤時の回送業務など、人とクルマの動きが把握できなかったが、導入後は打刻場所が表示されるので明確になった。またその際に応援申請機能を用いて交通費の精算についても確認出来るようになった。こういった業務の端々から“見える化”が進んだ。
 給与システムも使い勝手が良く、給与明細は印刷が不要になりオンラインで確認出来るようにもなった。

・データの信頼性が劇的に向上した
 また、勤太くんを導入したことで思わぬ効果があった。「これまでは出勤簿に出退勤時刻を手書きしていたために多少の遅刻は判明しなかったが、静脈認証での出退勤管理が出来るようになりデータの信頼性が劇的に向上した。」と佐藤次長は苦笑い。「従来よりも従業員の“時間に対する意識”が強くなった。」とも語る。時間の管理はもちろん人間でも出来るが、システムが介在することでまた違った従業員の姿勢を見て取れるのは非常に興味深い変化だった。

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