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Suzuyo契約書管理の導入事例

契約書管理サービス導入事例「株式会社JTB首都圏様」

実績契約書・覚書の管理精度を高めることで、 迅速な対応と契約更新の取りこぼし防止など、サービス向上に役立ちました。

契約書・覚書の管理精度を高めることで、 迅速な対応と契約更新の取りこぼし防止など、サービス向上に役立ちました。

お取り扱いされている契約書・覚書の内容は?

弊社では、航空や鉄道、宿泊施設、レンタカーの一元手配と管理ができるシステムと、出張経費の精算と管理ができるシステムにより、企業様の出張をサポートしています。そのシステムの利用契約書や覚書を、鈴与さんの「契約書管理サービス」を活用して電子データ化を行いました。契約書は一法人につき、5〜6件。多い企業様は10件になる場合もあります。鈴与さんには、最初に、過去のものを含め約4,000件分の電子データ化をお願いしました。

鈴与の「契約書管理サービス」導入のきっかけは?

これまでは企業様ごとにファイリングし、五十音順に並べ、原本で管理を行っていたのですが、事業規模の拡大や首都圏エリアのビジネストラベル関連の業務がこちらの事業部に集約したこともあり、必然的に管理する契約書が増えました。契約情報の確認に費やす時間も増え、また契約書の紛失リスクの面でも、組織的な管理が必要であることを問題意識として抱えていたのです。そのような状況の中、マーケティングリサーチで訪れた展示会で、偶然鈴与さんの契約書管理サービスを知りました。弊社が企業様に提供しているサービスと似ていることから、お話を聞いただけで内容が想像しやすく、「これなら使えるかもしれない」と思ったのがきっかけです。

電子データ化の流れはどのようなものでしたか?

正直なところ、約4,000件の契約書の細部に至るまでは把握していない状況でしたので、契約書すべてをお預けしました。そしてイメージデータから情報が精査されたデータをチェックして、アドバイスをいただきながら、必要なものをサーバーに登録するという流れで対応してもらいました。その中で、すでに契約が切れているものなどもあり、チェックに時間はかかりましたが、これを機会に情報を整理整頓できたことは、非常によかった点だと思います。

契約書管理サービスをご利用されて大きく改善された点は?

例えば、出張が多いのは国内なのか、それとも海外なのか、または扱うチケットの種類など、契約の内容や条件はお取引先である企業様ごとに異なります。当然、業務中にその内容や条件の確認作業は多々発生します。この作業時間は契約書原本で管理をしているときよりも大幅に削減されました。また自動更新ではなく、年度ごとに都度更新する契約の場合、更新の有無はこれまでは営業担当の記憶に頼っていたのですが、契約期限をメールで知らせてくれるので、契約更新の漏れ防止にも非常に役立っています。稀に契約書原本の確認が必要になる際は、1件単位で倉庫から取り寄せられるので、効率的で助かります。

今後どのように運用していきたいとお考えですか?

現状、契約書管理サービスの作業は複雑ではなく分かりやすいので、新規契約書のサーバーへの登録、メンテナンスは私が担当として行っていますが、これからは社内でシステマチックに体系化して、データ管理を組織として行いたいと思っています。契約情報が共有できる様になり、データの検索性が高まったことで、自分の担当以外のお問い合わせにも迅速な対応が可能になりました。お取引先の企業様に対して、さらなるサービスの向上につながると実感しています。

契約書管理サービス導入事例「株式会社バリューコマース様」

実績契約書のエクセル管理からの脱却。 検索性向上でよりストレスフリーな業務改善に成功。

契約書の電子化を導入したいきさつを教えてください。

きっかけは、災害などによる文書の消失を回避するためのBCP対策として、導入を検討していました。当社ではさまざまな情報技術サービスを提供させていただており、お客様との契約書を安全に管理することはとても重要です。文書管理の強化を図るため情報収集の中で、ある展示会で鈴与さんと出会い、契約書の電子データ化サービスのお話を伺いました。

鈴与の「契約書管理サービス」採用の決め手は?

他社からもお話を伺ったのですが、その内容は、エクセルデータを読み込み、Web上で管理・共有するというもので、すでに弊社で行っている文書管理とあまり変わらない内容でした。 鈴与さんのサービスは電子化前の契約書整理、電子化によるPDF化に始まり、管理画面の機能性が最も高く、契約管理に必要な項目と機能がデフォルトで搭載されていました。これまで人事、法務、営業サポートなど部門ごとに管理していた契約情報の一元管理や、エクセルによる文書管理からの脱却を図りたい弊社にとって、これは大きな決め手となりました。

どのように電子データ化の作業を進めていきましたか?

鈴与さんを交えて、弊社のグループウェアを活用してコミュニケーションを密に取りながら、ひとつのプロジェクトのように進行しました。その中で、鈴与さんの文書のクリーニング作業は素晴らしいものでした。今回お預けした契約書は約4,200件になりますが、契約書原本には添付資料や付箋、メモ書きなど、付随する情報が多くあります。それを逐一ご報告いただき、情報として残すもの、捨てるものを相談しながら、手作業でクリーニングしていただきました。
 また弊社が既に導入していたクラウドを活用した既存のシステムに新たに電子データ化した文書情報データを合わせていただき、こちらの「こうしてほしい」にどんどん近づけていってくれる、そんな印象です。

契約書管理サービスにより改善された点と今後の課題は?

これまでは業務担当者から契約に関する問い合わせがあったら、わざわざ書庫まで行き、鍵を開けて、契約書を探し、電子化して、PDFデータに。それからメールで担当者へ送信という流れで、とても時間と手間がかかっていましたが、その時間が省かれることで効率は大幅に上がり、なによりストレスフリーになりました。さらに文書閲覧の権限設定もしっかりと行うことができるので、安全なデータベースとなっています。原本は電子データ化の後、鈴与さんの専用保管庫で厳重に保管していただいているので、当初の目的であったBCP対策の面でも安心です。
 これからの課題としては、過去まで遡って契約書の親子間の紐付けを精査し、より精度を高め、さらには契約更新時にお知らせしてくれるアラート機能など、まだ使いこなせていない機能を駆使することで、さらに業務効率を高め、事業改革を推進したいと思います。

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