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rakumoワークフローの導入事例

rakumoワークフロー導入事例

実績インターフェースがきれいで、モバイル対応も万全だったのが決め手になりました!

インターフェースがきれいで、モバイル対応も万全だったのが決め手になりました!

株式会社サムライファクトリーさま

会社名:株式会社サムライファクトリー
業種:インターネットサービス
設立:2004年(平成16年)5月21日
資本金:1億4850万円
URL:http://www.samurai-factory.jp/
事業内容:コンシューマー向けWEBメディアサービス「忍者ツールズ」http://www.ninja.co.jp/、ビジネス向けWEBマーケティングツール「BIZ SAMURAI」http://www.biz-samurai.com/などを提供。


Q. rakumoワークフローはどのように使われていますか?

茨木様 :
いままでは紙ベースで稟議や申請を処理していました。物品購入や予算確保などの汎用的もの、契約の確認、与信の設定とおおきく3つありました。このうち、一番数の多い汎用的な申請書をrakumoワークフローに移行しました。他の二つも移行したいですし、経費精算や住所変更の報告なども移行していきたいと考えています。

Q. rakumoを利用してよかったと思うことはどのような点ですか?

茨木様 :
管理する物理サーバーの数とアカウントが減ったことですね。rakumoを導入したことで間接的な維持管理コストはかなり軽減されました。 社員側のメリットとしてはrakumoワークフローの導入に伴い、いつでも申請書が出せるようになった点でしょうか。フラットな組織体制なので、決裁権限を持つ人が数人しかいません。座席にいるうちに、、、という余計な気の使い方が減りました。
あとはコピー申請ですね。ほぼ同様の内容のときは楽チンです。ただ、修正モレはありますけどね。ここは決裁者などがコメント欄だけでなく、本文修正なども履歴が残ってできるようになるといいなと思っています。

rakumoワークフロー導入事例

実績移動中の電車内でも予定が確認できる!決済できる!モバイル対応が業務のスピードをあげてくれました!

移動中の電車内でも予定が確認できる!決済できる!モバイル対応が業務のスピードをあげてくれました!

株式会社エー・ピー・カンパニーさま

会社名:株式会社エー・ピーカンパニー
代表者:米山 久(代表取締役)
設立:2001年10月29日
資本金:495,517,700円
URL:http://www.apcompany.jp/
事業内容:飲食店及び食品販売店の経営、フランチャイズチェーン店の加盟店募集及び加盟店指導
養鶏場及び牧場の経営、漁業(定置網等)、農業(青果物等)、食鳥の処理・加工及び販売
食品の加工・流通・輸出入及び販売



Q.Google Appsを導入した目的は何だったのでしょうか?

鈴木様:
コミュニケーションの手段をまとめたかった、というのが最大の目的です。弊社の場合〜これは外食産業と呼ばれる業態の特徴だと思うのですが〜社員400人のうち10%くらいしか常時オフィスにはおらず、残りの人間は約100店舗に各自直接出勤しているんです。店舗にはコンピューターがあるにはありますが、現場にあってはなかなかそれをゆっくり触っている暇もない。結果、連絡手段は携帯メールだとかSNSだとかメッセージングサービスだとか色々細かなものが混在している状態で、我々システム担当部門の目も行き届かず誰も全容が把握できないという状態でした。

ですので「メール機能が充実」していて「導入移行がしやすい(元々社員のGmail利用率も高かった)」そして「インフラとしての信頼性/拡張性が高い」Google Appsに落ち着いたのは、ある意味当然の帰結と言えます。

検討にあたっては国産のグループウェアなどもいくつか見ましたが、メール以外の機能が豊富なかわりにそれなりにコストがかかるという印象でした。 一方Google Appsはメール以外の業務上必要な機能はほとんど用意されていなかったものの、必要な部分は自前で開発できる余地があり、目的によってはパートナー企業のサービスを自由に組み合わせることでより簡単低コストで対応できるという「柔軟性」が魅力的に思えました。

rakumoを導入した理由は何だったのでしょうか?

鈴木様:
モバイル対応ですね。

特にGoogle Appsにはないワークフロー機能について、最初にスマートフォンでのデモを見せていただいた際に「あ、すごくよくできてるな」と思ったのが導入のきっかけです。

弊社の、特に現場においては、社員が会社支給のPCではなく私物のスマフォを使って業務遂行するというやり方が主流なので、全ての業務アプリが(アプリのインストールの必要がない)標準ブラウザでURLにアクセスするだけですぐに利用できる(Google Appsと同様の)「導入障壁の低さ」は魅力でした。実際、移行は予想以上にスムースだったと思います。

Q.どのような効果がありましたか?

鈴木様:
仕事のやり方が変わりました。特にワークフローの導入では、決裁者の稟議決裁スタイルが大幅に変わりましたね。

弊社で決裁を行ういわゆる事業部長クラスの社員は、昼間は会議、夜はほぼ全員が自分の管轄する複数の店舗を回る毎日ですので、日中(昼間)は事務所の机に座ってパソコンで稟議を確認する時間がない。一方で稟議の内容は新規出店にともなう什器購入や人材採用など、急を要するものも多い。なので今までは、店舗の営業が終わった夜中の1時、2時に帰社して書類を処理する、なんてこともありました。

それが、rakumo導入後は移動中の電車の中でもあがってきた稟議を処理できるようになったので、決裁担当者の負担が軽減されると同時に、業務進行が格段にスピーディーになりました。

rakumoワークフロー導入事例

実績外出先からモバイルでも利用できるので、特に私はこの機能をよく利用しています!

外出先からモバイルでも利用できるので、特に私はこの機能をよく利用しています!

弁護士法人クレア法律事務所さま

会社名:弁護士法人クレア法律事務所
設立:1993年(平成5年)4月
URL:http://www.clairlaw.jp/
事業内容:会社法および金融商品取引法、知的財産権関連法、交渉・訴訟(企業法務・一般民事)に関するリーガルサービスの提供



Q. Google Appsと、rakumoカレンダーおよびワークフローをご利用いただいていますが、導入に至った背景を教えていただけますか?

古田代表:
Google Apps導入前はシステム管理会社にサーバの管理などを任せていましたが、われわれのような20人弱の組織でも保守や管理には年間結構な金額がかかってしまいます。そこで、システムの一部だけでもクラウド化できないかと考えました。過去にクラウド系企業の監査役を務めていたこともあって、さまざまな場所で業務ができるクラウド化には以前から興味を持っていましたしね。

ただし、法律事務所では多くの機密情報を扱うため、どのデータをクラウドに移行するかについてはよく検討する必要がありました。できるだけ自社サーバは持ちたくないと思っているのですが、やはり取り扱う事件そのもののデータは自社サーバに置き、メールやスケジューラー、決済などの情報はクラウドに移行することになりました。

Q Google Apps、そしてrakumoをお選びいただいたポイントはどこにあったのでしょう?

古田代表:
まずGmailを使いたいということは決まっていました。あとはスケジュール管理と施設管理ができて、ワークフロー機能がついているものを探しました。rakumoを選んだ理由は、使い方を見て使いやすそうだったことと、価格ですね。無駄な機能がついていないのも好印象でした。また、モバイル対応している点も決め手になりました。

Q 導入はスムーズでしたか?

村上様:
メールに関しては、最初の設定で少し手こずる人はいましたが、それほど時間はかかりませんでした。以前使っていたOutlookからGmailにメールを移行したい人は個人で移行し、移行しない人は古いメールを参照したい時だけOutlookを見るなどして対応しています。

スケジューラーに関しては、必要最低限の使い方しか知らせていませんが、直感的に使えるので皆スムーズに使っています。ただ、ワークフローではスプレッドシートを添付する方法がわからない人もいました。ITリテラシーは人それぞれですからね。

Q 導入後、業務に変化はありましたか?

古田代表:
以前から利用していた弁護士業務専用の管理ソフトにはワークフロー機能がなく、紙ベースで進めていたので、それがオンライン化されて便利になりました。パソコンにデータがたまらない点も気に入っています。メールのデータがたまってくると、パソコンが重くなることもありましたから。迷惑メールが自動でフィルターされるのもいいですね。また、外出先からモバイルでも利用できるので、特に私はこの機能をよく利用しています。

村上様:
以前利用していたスケジューラーは社外からはアクセスできなかったので、外出先から会議室の予約をするためだけに事務所に電話して空き時間を確認することもありました。今では会議室はもちろん、周りの人のスケジュールも見えやすくなり、時間の無断なく情報共有できるようになりました。複数の人数で予定を調整する時に空き時間検索ができるのも便利だと感じています。

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