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ワークフローシステム20選を厳選比較【2020年最新版】

ワークフローシステム

現在、申請書の電子決裁が大きな注目を集めています。一部企業では以前から決裁フローのオンライン化が進められていますが、ここにきてそのニーズが急激に高まっており、高機能のワークフローシステムが続々とリリースされています。今回は数ある中から注目のワークフローシステムを20個ピックアップ、各製品の魅力と選び方のポイントをご紹介します。

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目次

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1.ワークフローとは

ワークフローとは簡単に言えば業務の一連の流れ、やりとりのことです。これをしたら次はあれをする、あることがおきたらこう対処する、など一連のプロセスが明確であれば業務効率が向上するため、多くの企業に導入されています。また一連の流れを図式化したものを指すこともあります。

ワークフローにより業務全体の流れが可視化されると、作業や引継ぎを滞りなく進められるので、現場の社員にとって大変便利です。業務プロセスを見える化することで、進捗状況を把握し、業務遂行の問題点を浮き彫りにもできるでしょう。またトラブルやクレームがあったときに、対処法をあらかじめ設定しておくことで万が一の際も冷静に対処ができます。いつだれが何をすべきか明確になるので、抜け漏れやケアレスミスを防ぐことにも繋がるでしょう。

このようにワークフローを設計するとさまざまなメリットがあります。しかし依然としてワークフローを紙文書で運用している会社が多く、業務のオンライン化が進む中、スピード感や利便性で多くの問題が指摘されています。特にテレワークが推進される現在、ワークフローの電子化は急務です。

そこで注目をされているのがワークフローシステムです。ワークフローシステムとは申請書の手続きをシステム化したもので、紙文書を電子化することで時間と場所に縛られない承認作業が可能となります。

ワークフローシステムを導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
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2.コスパが魅力のワークフローシステム6選

ここからは今注目を集めるおすすめのワークフローシステム20個を、【6つの特徴】に分けて紹介していきます。
最初はできるだけ低コストのワークフローシステムをお探しの方に向けて、コストパフォーマンスが高い製品を6つご紹介します。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは東京都渋谷区に本社を構えるDonutsが運営するワークフローシステムです。ジョブカンシリーズとしてワークフローだけでなく、勤怠管理、経費精算、給与計算、採用管理、労務管理などのシステムをリリースしています。

ジョブカンワークフローの料金体系はユーザー1名あたり月額300円(税抜)。初期費用・サポート費用は0円、月額固定費はかかりません。最初の30日間は無料トライアルのサービス付きです。ちなみにジョブカン経理清算は1ユーザーあたり400円、同時申し込みの場合は600円で利用できます。汎用的な申請書の作成が可能で、稟議申請書、押印依頼書などあらゆる文書を作成をサポートします。

エイベックスやタマホーム、湖池屋、スマートニュースなどさまざまな業種や規模の会社に導入されており実績は十分。リーズナブルで使い勝手の良いワークフローシステムをご希望の方にはおすすめです。

Smart Flow

Smart FlowはVeBuInが運営するワークフローシステムです。簡単・低価格のクラウド型ワークフローシステムで、万全のセキュリティ対策、自動&無料のバージョンアップ、最短1分で導入できるという手軽さで人気を集めています。

料金プランは「Standard」と「Professional」の2つでいずれも初期費用は0円。「Standard」は20ユーザーまでは無料で、20ユーザーを超えた場合は1ユーザー月額300円。申請フォーム数は5フォームで保存ストレージは2GB、メールサポートのサービス付きです。一方の「Professioal」は1ユーザー月額300円で、申請フォーム数および保存ストレージは無制限で利用可、メール・電話サポートは最優先で受けられます。20ユーザーまでは永久無料で使えるので、社員数が少なく低コストでシステム導入をご希望の方には最適でしょう。

Styleflow

Styleflowは東京都渋谷区に本社を構えるTDCソフトが提供する、クラウド型ワークフローシステムです。会社の申請業務をもっと楽にシンプルにをモットーに、誰でも使える簡単さとコストパフォーマンスの良さで人気を集めています。

料金は初期費用0円、月額費用は1ユーザーあたり300円(税別)。数名の小規模事業者から社員数万人の大規模会社まで幅広く導入可能です。承認ルートの簡単作成、組織改編・人事異動への柔軟対応で使い勝手の良さは抜群。作成中・申請中・承認待ちを一目で確認できるので対応漏れの心配もありません。モバイルワークに適したシンプルなデザインなので、遠隔地からの申請・承認・決裁もスムーズ、複数拠点を持つ事業所におすすめです。

これまでに東京ガス、シンコーなど大手会社で導入済。法人向けにシステム導入に関する無料セミナーも開催しているので、希望者はチェックしてみると良いでしょう。

ActionPassport

ActionPassportは石川県金沢市に本社を構えるイーネットソリューションズが運営するワークフローシステムです。データセンター運用の専門会社として24時間監視のセキュリティシステムを構築しており、快適なワークフローシステムの構築・運用を丁寧にサポートしています。

提供するワークフローシステムはクラウド版とパッケージ版の2種類。クラウドサービスの料金は1IDあたり月額500円で初期費用は無料。パッケージ版は50ユーザーからの利用で60万円~。パッケージ版は初回のソフトウェア購入料金は高額ですが、月額料金は発生しないのでランニングコストを考慮すれば必ずしも高いとは言えません。クラウド、パッケージともに既存書類のフォーム取込可、決裁ルートの自由設定、会計システムとの連携など豊富な機能を搭載。オプション機能も充実しており、格安でカスタマイズ性の高いワークフローシステムをご希望の方におすすめです。

WaWaFlow

WaWaFlowは岡山県岡山市に本社を構えるアイアットOECが提供するワークフローシステムです。格安&簡単操作で申請業務を大幅改善できるシステムとして注目を集めています。インターネットに接続するだけでシステム導入可能で、難しいプログラム知識は一切不要。初心者でも簡単に入力フォームの作成可、2,000名を超える大所帯でも利用できるので、グループ会社などを含め幅広く活用したい方に適しています。

初期費用無料、月額費用は1IDあたり400円、基本料金は1契約につき月額2,500円。というリーズナブルな料金設定で人気を集めています。簡単操作で条件設定ができるので、複雑な承認ルートも簡単設定も可能。14日間の無料お試しありですので、まずは手に取って使ってみましょう。
※いずれも税抜き

J-MOTTOワークフロー

J-MOTTOワークフローは東京都中央区に本社を構えるリスモン・ビジネス・ポータルが提供するシステムで、ワークフロー、文書管理、掲示板などさまざまな機能を搭載。中小企業を中心に4,000社、14万人が利用しているグループウェア「desknet’s NEO(デスクネッツネオ)」のASP・クラウド版で、ITトレンド年間ランキングで1位にランクインした実績を誇ります。

ワークフローの料金体系は10ユーザーまで月額2,000円。20ユーザー以降は10ユーザーごとに月額2,000円と業界トップクラスの安さを誇ります。※グループウェアへ入会している場合の料金 単独利用の場合には、上記に加えて初期費用が3万円かかります。サポートセンターを設置しているため、通話無料の電話・メールでリアルタイムに疑問を解決できるのも嬉しいポイントです。

これまでにWOWOWコミュニケーションズやNHKビジネスクリエイト、カクヤスをはじめ多くの企業で導入されています。1人あたり200円程度で導入できるので、20名以下の企業や、すでにJ-MOTTOのグループウェアを導入している企業に特におすすめのシステムと言えるでしょう。

3.G suiteと連携可能なワークフローシステム3選

続いて紹介するのは、Google のクラウド型グループウェアG suiteと連携可能なワークフローシステムです。既にG suiteを活用している方は次の3つのシステムをおすすめします。

X-point Cloud

X-point Cloudは東京都渋谷区に本社を構えるエイトレッドが提供するワークフローシステムです。初心者でもミスなく申請書を簡単作成できる操作性やスピーディーな承認機能に加え、G Suite連携アダプタを搭載するなどグループウェア連携でも強みを発揮。G Suiteのアプリケーションとの連携によりシングルサインオンや業務規程集の構築を実現します。

料金プランは2通りあり、1つ目の「スタンダードプラン」は契約期間は1ヶ月~、初期費用14万円、月額料金は1ユーザー当たり500円。もう1つの「プリペイドプラン」は全額前払制で契約期間は12か月。料金は初期費用14万円+475円×ユーザー数×12です。

エービーシー・マート、松屋フーズ、ブックオフコーポレーション、流通経済大学を始めとする多くの企業、学校で導入済。無料トライアルデモサイトもあるので気軽に試すことができます。

rakumoワークフロー

rakumoワークフローは東京都千代田区に本社を構えるrakumoが運営するワークフローシステムです。申請・承認をスピーディーに行えるよう使いやすさを重視したデザインで人気を集めています。

最大の特徴はG Suiteと連携している点で、個人用に設計されたGoogleアプリケーション群を組織でも使いやすくしています。G Suiteがカバーしきれない稟議・申請等はrakumoで補完。社内業務とコミュニケーションのクラウド化を実現します。

料金は1ユーザーあたり月額300円、年間料金は3,600円と利用しやすい価格帯(税抜)。シリーズ製品をまとめて使えるお得なパッケージプランもあり、経費計算や勤怠管理、カレンダー機能などの利用をお考えの方におすすめです。無料トライアルもありますが、利用に際してはG Suiteが必要ですので、事前に導入をしておきましょう。

Gluegent Flow

Gluegent Flowは東京都港区に本社を構えるグルージェントが提供するクラウド型ワークフローシステムです。Googleのグループウェア「G Suite」との連携が可能なワークフローシステムとして注目を集めています。

Googleアカウントをそのまま利用できるため、管理者は余分な負担もなく運用可能です。またGoogleグループに登録されている組織階層データをそのまま利用できるので、承認ルートの設定も簡単。組織変更の際もGoogleのデータをメンテナンスすれば自動的に反映されます。

さらにワークフローの申請内容をそのままGoogleスプレッドシートに書きだせるので、決裁内容のデータ活用も可能です。マルチドメイン環境でも使えるので、関連会社・部署が多い会社にもおすすめです。

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4.Excelと連携可能なワークフローシステム3選

次は普段お使いのExcelと連携できるワークフローシステムをピックアップします。

羅針盤ワークフロー

羅針盤ワークフローは東京都中央区に本社を構えるシステムエグゼが提供するワークフローシステムです。

従来のExcel申請書を電子化し、作成した申請書をそのままワークフローに乗せられるので閲覧・承認がスピーディーです。クラウド版とパッケージ版の2バージョンがあり、会社のニーズに応じて選べます。

現在使用中のExcel申請書を活用できるので導入コストも少なく済むため経済的。操作・メンテナンスでも混乱はないでしょう。承認ルートは自在に設定可能で複雑な組織編成にも対応。メール通知機能があるので承認の滞留の心配もありません。

これまでにアトレ、三菱商事パッケージングなどが導入済。シリーズ製品の同時購入でバックオフィス業務の連携強化を図りたい方にもおすすめです。

コラボフロー

コラボフローは東京都千代田区に本社を構えるコラボスタイルが提供するワークフローシステムです。Excelと連携可能なワークフロー専門システムとして注目を集めており、既存のシステムとの融合によりペーパレス化を目指す企業で導入が進められています。

Excelで作った申請書をそのまま申請フォームに変換できるので、簡単操作で業務効率化を実現。いつものExcelフォームから自由自在にデザインができ、申請書作成はボタンを押すだけでOK。承認経路も簡単設定できるので直感的な操作が可能です。運用中もフォームレイアウトの追加・修正もできます。難しい専門知識や専用のツールは必要ないので初心者にもおすすめです。なお、Excelだけでなくwebから申請書を作成することも可能です。

利用料金はクラウド版が1ユーザーあたり月額500円(税抜)。最低2カ月~、5ユーザー以上で利用可能です。パッケージ版については要問い合わせ。30日間の無料お試しサービスもあるので、まずは体験してみるということもできるでしょう。

ワークフローEX

ワークフローEXは東京都渋谷区に本社を構えるKnowlbo(ナルボ)が提供しているワークフローパッケージです。決裁文書のペーパレス化を目指す方向けに、Excelで作成した稟議書をそのままワークフローに乗せられる仕様にしており、現在のリソースを活用しつつ決裁フローの電子化を実現します。

導入作業はシンプルで、ExcelやWordで作った稟議書をテンプレート化してサーバー登録、あとは決裁ルートを設定するのみ。申請者はテンプレートを開いて立ち上がったExcel画面に必要事項を入力すればOK。申請ボタンを押せば作業は完了するので初心者でも簡単に利用できます。長年、紙文書で決裁をしていた企業でも抵抗なく導入できるのではないでしょうか。稟議書の承認状態はいつでも確認可能です。

慣れ親しんだ処理をそのままに、さらに使いやすいワークフローシステムの構築をご希望の方におすすめです。 

5.他システムと連携可能なワークフローシステム4選

既存の社内システムと連携できるワークフローシステムをお探しの方には、次の4つの製品をおすすめします。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは東京都中央区に本社を構えるサイボウズが運営するグループウェアです。「誰でも簡単に使える」にこだわりチームのコミュニケーションを助けるツールをワンパッケージで提供。標準機能としてワークフローシステムも搭載し、各種申請・決裁文書を簡単に電子化します。

スマートフォンからでも申請・決裁が可能で、進行状況などステータスも一目で確認可能。CSVファイル書き出し・読み込みもできるので申請フォームの作成も簡単です。サイボウズ製品との相互連携だけでなく、有料にはなりますが、GoogleカレンダーやOutlookなどとも柔軟に連携できるのもポイント。

クラウド版とパッケージ版の2種類あり、クラウド版は5ユーザー以上の契約が必須で一人当たりの料金はスタンダードコースが月額500円、プレミアムコースは月額800円。パッケージ版はスタンダードコースが10ユーザーで63,800円~です。

Create!Webフロー

Create!Webフローは東京都新宿区にあるインフォテックが提供するワークフローシステムです。電子決裁ソリューションとして注目を集めており、従来の紙の決裁書類をイメージ通りにそのまま電子化します。

特徴的なのはグループウェアやパッケージソフト、クラウドシステムとの連携度が高い点です。中でも駅探連携は秀逸で、交通費や経費精算の申請書を作成する際に、駅探社の経路検索サービスを利用できます。利用者は駅名と経路を入力するだけでOK。交通費は自動的に算出され、データはそのまま申請書に反映されるので、日々外出する営業職の交通費立替精算や出張者の旅費精算などが発生する会社では重宝するでしょう。なお駅探連携はオプションですので別途申し込みが必要です。

利用料金はクラウド版が1ユーザー月額500円(税抜)、パッケージ版は50ユーザーで60万円から。外部連携に強いシステムをお探しの方は要チェックです。

皆伝!ワークフロー

皆伝!ワークフローは大阪市淀川区に本社を構えるスミセイ情報システムが運営するワークフローシステムです。

基幹システムや外部サービスとの連携に強みを発揮しており、特に交通系ICカードや出張手配サービスなどとの連携機能が充実。また経路検索サービス「駅すぱあとWebサービス」や「J‘sNAVI Jr.」などと連携できるので、旅費精算や勤務管理業務が多い会社では重宝するでしょう。

そのほかGoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダー機能とも連携。データ保存・配信ソリューション「DataDelivery」との連携により電子帳簿保存法スキャナ保存要件への厳密な対応も可能です。

導入方法はクラウド型とオンプレミス型の2通りを用意。スマートフォンやタブレットでの利用も可能できます。

業務デザイナー

業務デザイナーは東京都港区に本社を構えるユニオンシンクのワークフローシステムです。見やすい画面で初心者でも簡単に申請書の作成・修正ができるシステムで企業の業務効率化を支援しています。さまざまなグループウェアを標準搭載しており、他システムとの連携も可能です。また業務フローを自社でカスタマイズできるので、多種多様な業務の仕組みを見える化したい方におすすめです。

ユーザーサポートが充実しており、環境セットアップからクライアントごとにマニュアルを用意。操作に不慣れな方を対象に手厚い操作講習会を開くほか、常駐指導サービスも提供。導入から運用までワンストップでサポートします。また必要に応じて帳票の代行作成も請け負っています。

常にバージョンアップした最新版のシステムを無償提供しており、最先端のワークフローシステムをお使いになりたい方にぴったりのシステムでしょう。

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6.グローバル対応のワークフローシステム2選

国際化社会の中でグローバル展開を目指す企業には、次に紹介する2つのワークフローシステムがおすすめです。

Findワークフロー

Findワークフローは神奈川県川崎市に本社を構える東計電算が提供するグローバル対応のワークフローシステムです。発売以来、クライアントの声を基に機能アップを重ねており、使い勝手の良さで定評のあるシステムです。業務特化型でさまざまな業界に合わせた形で利用できます。

言語を追加登録機能など、グローバルな利用を想定していることから海外拠点でも使いやすく、国際的に複数拠点を展開している会社におすすめです。レスポンシブルwebデザインでマルチデバイス・ブラウザ対応。スマホもOKですのでいつでもどこでも申請作業を行えます。現状に留まらずバージョンアップに努めているので、ユーザー満足度が高いのも特徴です。

楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは大阪市淀川区に本社のある住友電工情報システムが運営する多言語ワークフローシステムです。グローバル対応のワークフローシステムでありながら操作はいたって簡単、海外進出をお考えの方は必見の電子承認・決裁システムです。

対応言語は日本語、英語、中国語の3種類。この中の言語であれば希望言語で承認フローを回せます。通知メールも承認者の使用言語で送れるので、メールのやり取りもノンストレス。言語追加機能もありタイ語、ベトナム語、ドイツ語、フランス語、ポルトガル語などにも対応可能です。(システムメッセージの翻訳は必要)

お試しで使ってみたい方を対象にデモサイトも用意。特に英語、中国語対応のワークフローシステムをお探しの方に最適と言えるでしょう。

7.オンプレミス型もあるワークフローシステム2選

ワークフローシステムを導入するならオンプレミス型に限る!という方には次の2製品をおすすめします。

POWER EGG

POWER EGGは東京都千代田区に本社を構えるディサークルが提供する統合型コラボレーションツールです。5つのアプリケーションから成り立っており、汎用申請と経費精算に関するワークフローシステムがあります。

ワークフローシステムはクラウドとオンプレミスの2通りを用意。オンプレミス型(パッケージ版)の費用は汎用申請が一人当たり6,840円~、経費精算は一人当たり5,700円~で、いずれも契約必須の保守料金も含まれています。利用人数が多くなるほど利用料も安くなる仕組みで、最大契約可能人数は1万6,000ユーザーなので1,000名を超えるような大企業におすすめです。オプションとして、SDK API使用権許諾や英語や中国語などの機能も追加できます。

富士通マーケティングや朝日信用金庫など、これまでに多くの企業で導入済。オンプレミス型のワークフローシステム導入をご希望の方はチェックしてみてはいかがでしょうか。

BP Director

BP Directorは東京都中野区に本社を構えるアシストマイクロが提供するワークフローシステムです。アメリカのBP Logix Inc.が開発した製品で、あらゆる業務管理とプロセスの可視化を実現しており、導入により業務効率を高めてくれます。

従来のワークフローに加えプロジェクトやタスク管理についてもリアルタイムで状況確認可。複雑な業務プロセスを一元管理することで迅速な意思決定を推進。また遅延リスクや将来予測機能を搭載しており、業務改善にも寄与します。

クラウドとオンプロミスの両プランを用意しており、2プラン共に20ライセンスから利用可能。料金はどちらのプランでも同額です。それぞれ機能などに特徴はありますが、クラウド並みの料金でオンプレミスを希望される方におすすめといえます。

これまでにテルモ、中央労働金庫など多くの企業に導入されており、アメリカで2016年には「BIG Innovation Awards」を受賞するなど実績は十分です。

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8.ワークフローシステムを選ぶ際の重要な6つのポイント

ここからは、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントについて解説をしていきます。実際にシステムを導入する際は以下の6つの点を注意してください。 

自社に必要な機能が装備されているか

ワークフローシステムは製品ごとに特長があり、搭載している機能も異なります。どれだけ高機能のシステムでも、それが必要のない機能であれば宝の持ち腐れになってしまうでしょう。

ワークフローシステムを選ぶ際は、まず最初に本当に必要とする機能は何なのかよく見極めることが肝心です。そのためには現在のワークフローで抱えている問題は何なのか、どのような機能があれば業務が効率化するのか、そうしたことを一つづつ詰めていくことが大切です。課題解決につながる製品であれば、ワークフローシステム選びでの失敗を避けられるでしょう。

導入済みの他システムとの連携は可能か

ワークフローシステムは導入済のシステムと連携できるものを選ぶと後々便利です。グループウェアやSFAとの連携があるとあると業務の効率は格段にアップします。 

それぞれのシステムは高機能でも、データの統合ができなければ情報共有もできないので、入力作業を全て一からやらなければなりません。それは余りに非効率で電子化の恩恵も半減するでしょう。またシステムを多用すると人為ミスも発生しやすくなります。導入済のシステムを洗い出し、どのように連携して活用していくことが最適なのかを設計したうえで、導入するワークフローシステムを選びましょう。

操作はしやすいか

これまで決裁を紙文書で行っていた会社がワークフローシステムを導入するのは大きな変革です。慣れ親しんだスタイルから変わることに不安や抵抗を持つ人もいるでしょう。電子化についてこれない社員がでるかもしれません。

できるだけ社内の混乱を未然に防ぎ、スムーズな移行をする鍵は「操作性」です。特にPCの扱いに慣れない社員が多い場合は、とにかく扱いやすいワークフローシステムを選ぶに限ります。見やすい画面で直感的に操作ができれば、新システム導入もそれほど抵抗感を感じないでしょう。負担軽減が実感できればシステム変更もスムーズです。

クラウド型かオンプレミス型か

ワークフローシステムはクラウド型とオンプレミス型があります。以下のようなそれぞれの特徴を理解し、長期的な目線で最適な方を選びましょう

クラウド型はシステムの保守・運用・バージョンアップは全てベンダーが行うので、IT要員がいない会社にはおすすめです。料金体系は月額課金制が多く、初期費用を抑えられますが、契約期間中はランニングコストがかかるので、長期契約の場合は必ずしもお得とは言えないかもしれません。

オンプレミス型は初期導入費用がクラウド型と比較すると高額で、保守・運営も自社で行わなければなりません。運用開始まで時間がかかる点も難点です。しかし自社構築なのでカスタマイズ性に優れ、一度システムを導入すればランニングコストはかかりません。本格的に長期利用をする場合にはおすすめです。

初期費用や一人当たりの料金は予算内か

ワークフローシステム選びの際は料金システムも要チェックです。ワークフローシステムの料金体系は運営会社ごとに変わるので、サービス内容と料金についてよく見比べましょう。

初期費用をあまりかけられない場合はクラウド型がおすすめですが、クラウド型はユーザー数に応じて課金されます。1ユーザー当たりの月額料金差額が100円でも、利用者が1,000人いれば月に10万円の違いが生じるので、社員数が大きいほど影響大です。ワークフローシステムは一度導入すると固定費となり、予算内に収めないと経営を圧迫します。しかし必要なシステムが機能に含まれていないなど、実際に運用しにくいものでは本末転倒ですので、製品選びは慎重に行うようにしてください。

バックアップやセキュリティ体制は万全か

ワークフローシステムは会社の重要な機密文書を扱うこともあり、バックアップやセキュリティ体制が脆弱だと、万が一のトラブルの際に致命的なダメージを負う可能性があります。

決済フローを電子化すると業務効率は飛躍的にUPしますが、万が一データ消失をした場合、バックアップがなければ全て一からやり直しです。またサイバー攻撃を受けたときにセキュリティが甘いと情報漏洩が起こり、企業として甚大な被害を被る恐れもあります。

このようにワークフローシステム導入は紙文書にはないリスクがあることを承知して、万全の体制を整えている会社の製品を選ぶようにしてください。

9.ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムは非常に便利なシステムで、導入をした場合は3つのメリットがあります。

ペーパーレスでコスト削減

ワークフローシステムを導入すれば業務手続を電子化できるので、ペーパレス化を実現できます。紙文書は管理の手間もかかりますし保管場所も必要です。また用紙代・印刷代もかかるので、想像以上にコストがかかります。しかし電子化してしまえばそうしたコストは全て不要です。ワークフローシステムの導入費用を差し引いたとしてもコスト削減につながるでしょう。

また稟議書や申請書を電子化すれば書類紛失の心配もありません。膨大な文書の取り扱いに頭を悩ませることがなくなるので、業務効率化の大きな前進となるでしょう。

意思決定の迅速化

ワークフローシステムを導入すると意思決定までのスピードが速くなります。申請者は電子化により抜け漏れやミスを防げるので、不備のない状態で書類を提出できるでしょう。また紙文書で決裁を行う場合、書類を承認者に届けなければなりませんが、事業所が異なる場合は郵送になるので決裁までに時間がかかることも。しかしワークフローシステムを導入すれば申請と同時に決裁者に通知がいくので、承認までの時間を大幅に短縮できます。承認の優先順位も一目で判断できるので、意思決定のスピードを速められるでしょう。

業務プロセスの可視化

ワークフローシステムを導入できれば、業務プロセスも可視化できます。紙文書で申請を行うと書類提出後は問い合わせをしなければ、進捗状況を知ることができません。しかしワークフローであれば、申請者や決裁者など関係者は「どこまで進んでいるのか」を一目で確認できるため、安心です。急ぎや提出期限が決まっている場合には、承認期限を設定できる機能を活用すれば、電話やメールでの催促は不要になるでしょう。

このように、全員が共通認識を持って業務に当たれる点もメリットです。プロセスの可視化により問題点も見えやすいので、必要に応じて改善を図ることもできます。

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10.ワークフローシステムを導入する際の注意点

ワークフローシステムは非常に便利なものですが、やみくもにただ導入すれば良いものではありません。ワークフローシステムを導入して、実現したいことを明確にしてから比較検討しましょう。

ワークフローシステムによりペーパレス化や意思決定のスピードUP、業務プロセスの可視化が実現し、それが自社の課題解決につながるのであれば導入する価値があると言えます。しかし従来通り紙文書の決裁でも不便がない場合、またシステム導入によって実現したいことがない場合は、せっかく費用をかけても宝の持ち腐れとなってしまうでしょう。

そうならないためには、ワークフローシステムを導入に際して、申請書の電子化が自社にどのように役立つのか十分に検証する必要があります。

11.ワークフローシステム導入の一般的な流れ

ワークフローシステムを導入する際の流れは、運営会社任せでなく自社でも押さえておく必要があります。

1.現状フローを調査・整理して分析を行いましょう。問題点があればピックアップし、目指すべき業務フローを明らかにします。

2.ワークフローシステムの導入を想定して、新しい業務フローを設定します。この作業により必須要件や希望の機能が明確になります。要件の優先順位も決められるでしょう。

3.ワークフローシステムの選定に入ります。製品が決まったら管理者、運用者に教育をしてスムーズな運用を目指しましょう。

【まとめ】自社にあったワークフローシステムを導入して、業務効率化や売上アップを実現しよう

話題のワークフローシステムの紹介と、選び方のポイントなどを解説してきました。

ワークフローシステムを導入すれば、申請・承認業務が飛躍的に効率化します。自社の課題を解決するシステムを導入すれば業務効率化、さらには売上UPも夢ではありません。

今回紹介したワークフローシステムは選りすぐりの製品ばかりです。自社に合いそうな製品があれば、ぜひ見積もりをとってみてください。

アイミツ

著者

imitsu編集部

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