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サイボウズOfficeの評判と実態【2020年最新版】

サイボウズOffice

2020年に入りテレワークが急加速で普及し、社会情勢の変化をきっかけに、今後は在宅勤務の定着が予想されます。そのような状況下で注目をされているのが、ワークフローシステムです。いつでもどこでもデータやスケジュールを共有できるワークフローシステムは、テレワーク推進の切り札となるでしょう。

今回は、数あるワークフローシステムの中で、サイボウズ運営の「サイボウズOffice」をピックアップ!製品の魅力や評判、体験者の口コミを徹底解説します。

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目次

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<総評>サイボウズOfficeは情報共有を円滑にするサービス

サイボウズOfficeは、東京都中央区に本社を構えるサイボウズが提供するグループウェアです。

中小企業の情報共有を円滑にするため開発され、多くの企業が会社のコミュニケーション促進に役立てています。誰でも・いつでも・どこでも使えるのが特徴で、メンバーが社外にいてもリアルタイムの情報共有が可能。ワークフローシステムがグループウェアの1機能として備わっているので、office業務を全体的に効率化したい企業の方に、特に適しています。

他のワークフローシステムと比べるとどうなのか

サイボウズOfficeの最大の特徴は、グループウェアとしてさまざまな機能が備わっている点です。

ワークフロー以外にも複数の機能が搭載されており、全機能を使っても料金は一律のため、コスパ重視で製品選びをしたい方にもおすすめ。また、クラウド版だけでなくパッケージ版もあるので、ニーズに応じて選べるのも嬉しいポイントです。

ワークフローシステムを導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
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サイボウズOfficeの7つのメリット

現在、サイボウズOfficeは多くの中小企業で導入されています。数あるワークフローシステムの中から選ばれるのはなぜでしょうか?

その秘密を探るべく、サイボウズOfficeについて徹底調査したところ、独自の7つのメリットがあることが判明しました。その内容を見ていきましょう!

中小企業のチーム力を強化するグループウェア

サイボウズOfficeは、情報共有を円滑にして中小企業のチーム力を強化するために開発されたグループウェア。ワークフローだけでなく、スケジュールや掲示板、ファイル管理や報告書、タイムカードやメールなど、便利な機能をワンパッケージで提供しています。

ワークフローシステムはグループウェアの1機能ですが、単独販売されている製品と比べても機能面で見劣りすることはありません。むしろオフィス業務を1つのシステムで完結させられるため、業務効率化を一層進められるでしょう。

利用しやすい手頃な料金体系

サイボウズOfficeは、料金面でもおすすめのサービス。クラウド版とパッケージ版があり、クラウド版なら初期費用0円、月額費用は1ユーザー500円〜契約できます。ワークフローを含むグループウェアの全機能を利用できるため、コストパフォーマンスは最高。

他社比で見ると、1ユーザー月額500円はワークフローシステム単独契約の料金相場で、通常、他の機能を追加する場合は更に金額がUPします。価格重視でワークフローシステムを選びたい方にピッタリでしょう。

一目で進行状況がわかるステータス表示

サイボウズOfficeワークフローは、見やすい画面でも定評があり、ステータス表示により一目で決裁の進行状況がわかります。自分で出した申請の進捗状況も確認でき、業務を進めるうえでのストレスがありません。

決裁された場合すぐに通知が来るため、スピード感をもって業務を進められます。また、承認や確認が必要な申請があれば、タスクが未処理一覧に表示されるので、承認漏れなど決裁者のミスも防げるでしょう。

申請フォームを簡単作成

サイボウズOfficeのワークフローでは、各種申請フォームも簡単に作成できます。申請フォームに編集の必要があれば、運営管理者が追加・変更・削除できるため、適宜、適切なフォームに作り変えられます。

項目の入力タイプもドロップダウンの選択式でとっても簡単。都度、承認経路の変更も自由自在なので、社内の申請書類はほぼ網羅できるでしょう。作成した申請フォームは、CSVファイルへの書き出し・読み込みにも対応。Excel上でのフォーム修正・追加も可能です。

スマホ最適化で外出先からでも決裁OK

サイボウズOfficeワークフローは、スマートフォンからも作業でき、承認者が外出中でも承認作業が止まることはありません。

処理すべきタスクがある場合「サイボウズOffice新着通知アプリ」でスマホ画面上にお知らせが届き、滞留を未然に防げます。また、スマートフォンに最適化されているため、小さい画面でも作業は快適。タブレットにも対応し、決裁者が不在がちの企業には特におすすめです。

豊富なオプション連携ツールを完備

サイボウズOfficeワークフローは、オプションプランも充実しており、リモートサービスやセキュアアクセスの活用でアクセスの利便性や安全性を高められます。必要に応じて、ディスク増設やJSカスタマイズマネージャー、CybozuDesktop2との連携も可能。

また、ワークフローはグループウェアの1製品で、サイボウズOfficeの他の機能との連携は抜群。Kintoneやガルーンと連携して、もっと便利に使いたい方に最適でしょう。

イベント・セミナーで実際に見て触れる

サイボウズOfficeの新規導入をご検討の方を対象に、イベント・セミナーも開催。会場に足を運べば、その場で見て触って製品を試せます。現在はオンラインセミナーも盛んで、自宅にいながら貴重な情報を得られます。

その他、全国4会場で個別相談会を随時開催。専門の相談員がクライアントの疑問や要望を伺い、活用事例の紹介や、運用方法の説明を行います。また、サイボウズYouTubeチャンネルも用意。十分な情報を得た上でワークフローシステムを導入したい方には最適でしょう。

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徹底調査でわかったサイボウズOfficeを使うべき人・会社

ここまで、サイボウズOfficeワークフローのメリットを見てきましたが、どんなに優れたシステムでも、使う人によって向き不向きがあります。果たしてこの製品が最も合うのは、どのような人・会社でしょうか?

ワークフローをお得なプランで利用したい方

サイボウズOfficeは、ワークフローを含めた幅広いサービスを提供するグループウェアです。ワークフローシステムは単独利用でも十分に役立ちますが、オフィスワークの在り方を考えると、その他のシステムもワンパッケージで使えるほうが効率的です。

現在、さまざまなベンダーがワークフローを含むグループウェアを提供していますが、利用サービスごとに課金されるものが多いのも事実です。しかし、サイボウズOfficeなら全ての機能を使っても、クラウド版は1ユーザーあたり500円。市場にはクラウド型の製品が沢山ありますが、これだけお得な料金体系のサービスは希少です。ワークフローシステムをお得に利用したい方には、またとない製品でしょう。

サイボウズ製品の連携を重視する方

サイボウズOfficeは、サイボウズ製品同士の連携をご希望の方に、最適のワークフローシステムです。サイボウズ製品には「kintone」「ガルーン」「メールワイズ」の3つがあり、連携させれば相乗効果でオフィスワークの効率が飛躍的にUPします。

Kintoneは、簡単に自社専用システムを構築できるサービス。社内でのデータ共有・管理を強化したい方におすすめ。ガルーンは、中堅大規模企業向けのグループウェア。社内ポータルで情報共有したい方に適しています。メールワイズは、メールをチームで共有できるサービス。連携により、対応漏れや二重対応などのミスを防ぎます。他社のOutlookやGoogleカレンダー、タイムカード打刻サービスとの連携も可能です。

外出先・出張先から決裁を行いたい方

サイボウズOfficeは、外出や出張が多い方や、決裁者が不在がちの会社には特におすすめ。クラウド型なら、インターネットがつながれば外出先からでも作業でき、アプリケーションのダウンロードも不要。webブラウザからアクセス可能です。

スマホ最適化によりUIも良好で、申請・承認・差し戻しの各ボタンはわかりやすく色分け済み。マニュアルを見なくても直感的に操作可能で、小さい画面でも快適に作業できるでしょう。なお、パッケージ版をご利用の場合は、外部ネットワークからアクセスできる環境が必要です。

サイボウズOfficeの料金プラン

ここでは、サイボウズOfficeの料金プランをご紹介します。

クラウド版価格
・初期費用:無料
・スタンダードコース:月額1ユーザー500円(年額5,880円/1ユーザー)
・プレミアムコース:月額1ユーザー800円(年額9,405円/1ユーザー)

・最低契約期間:1ヶ月
・契約人数:5ユーザー〜(1ユーザー単位で追加OK・300ユーザーまでの利用を推奨)

パッケージ版価格(新規・基本ライセンス料)
・スタンダードコース:63,800円(10ユーザー版)
・プレミアムコース:82,800円(10ユーザー版)

・オプションリモートサービス:年額108,000円(10ユーザー版)

パッケージ版は、契約ユーザーが増えるごとに契約ステージもUPします。
※価格はすべて税抜

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サイボウズOfficeの導入実績・効果

サイボウズOfficeは、使い勝手の良さを追求した誰でも使えるグループウェア。日本全国さまざまな企業で導入されており、絶大な評価を獲得しています。

サイボウズOfficeを実際に利用している企業では、導入前後でどんな変化があったのでしょうか?今回は、数ある導入企業の中から2社を取り上げ、それぞれの体験談をご紹介します。

A株式会社

サイボウズOfficeの導入事例ページ(サイボウズ株式会社 https://office.cybozu.co.jp/cases/kashikey/ 参照)によると、A社は、東海地方に本社を構えるジュエリー総合メーカーです。以前からグループウェアを利用していましたが、クラウド型ではなかったため、店舗勤務者は社内サーバーにアクセスできず、情報共有の点で課題を抱えていました。また、各種承認業務も内勤時しかできず、決裁者が出張・外出する度に業務が中断されていたのです。申請から決裁まで、最大2ヶ月かかることもありました。

このような状況を改善するには、クラウド型のグループウェア導入が不可欠であることから、サイボウズOfficeの導入を決定しました。選んだ理由は、サイボウズofficeが働き方改革推進に役立つ製品だったからです。

事実、出張や営業に出ている社員への連絡や、店舗勤務社員からの問い合わせなどに迅速に対応できるようになりました。時間や場所を問わず各種連絡や申請・承認業務ができるのは、働き方改革を進めるうえでの大きなポイントです。

導入時には、既存システムとサイボウズOfficeの2つを同時利用することで、移行の混乱を最小限に抑えました。また、サイボウズOfficeの勉強会を開催し、システムの定着を図りました。導入から半年後には全社員が基本機能を使いこなし、今では完全に浸透。社内の重要ツールとして活用しています。

B株式会社

サイボウズOfficeの導入事例ページ(サイボウズ株式会社 https://office.cybozu.co.jp/cases/dia-s/ 参照)によると、B社は、東京に本社を構え、石油製品の仕入・販売事業を展開する会社です。全国46か所にサービスステーションを設置し、時代のニーズに沿った商品提供を行なっています。

サイボウズOfficeを導入したのは、スケジュール管理や作業進捗の共有のため。それまで、スケジュールなどはホワイトボードで管理していたため、グループウェアでの管理は画期的です。クラウド版を利用したのは、災害対策の一環。万が一に備えて、社内にサーバーを置かないようにしたのです。また、メンテナンス費用の節約のためでもありました。

システム導入以降は、社内の申請業務を全てワークフローシステムで行なっています。サイボウズOfficeには、130種類ほどの申請フォームがあり、あらゆる書類の申請に対応。事前に申請経路の設定もでき、作業もスムーズです。

システム導入前と比べると、決裁までのスピードが圧倒的に早くなりました。外出先や急ぎの場合は、スマホからも決裁できるので便利。サイボウズOfficeに書類データを保管できるため、申請書の保管スペースも必要ありません。さらに、監査法人用にもアカウントを発行でき、必要な書類を直接閲覧してもらうこともできると好評です。

まずはサイボウズOfficeの見積もりを

サイボウズOfficeをさっそく使ってみたい!と思った方も多いのではないでしょうか。しかし、どんなに良いシステムでも、いきなり本格導入するのはリスクがあります。実際に購入する前に、必ずトライアルを行いましょう。サイボウズOfficeでは、お試し・デモサイトの利用も可能です。

「サイボウズOffice」の導入をご検討の方は、まず「アイミツ」で見積もりをとったうえで、判断するといいでしょう。

まとめ

市場には、さまざまなワークフローシステムがありますが、サイボウズOfficeは、ワークフロー以外にも多彩な機能を備え、お得な料金で利用できるのが魅力です。ワークフロー自体の機能も充実しているので、グループウェアの一部でも、物足りなさを感じることはないでしょう。

ワークフローシステムは、一度導入すると後からの変更・移行が大変ですので、さまざまな製品をよく比較検討し、ぜひ後悔のない選定をしてください。

アイミツ

著者

imitsu編集部

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