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Gluegent Flowの評判と実態【2020年最新版】

Gluegent Flow

変わりゆく社会情勢の中でテレワークが本格的に導入され始めた2020年。今後、在宅勤務も含めた柔軟な働き方がよりいっそう必要とされていくでしょう。

しかし、未だ多くの企業で慣例となっている紙文書決裁とハンコ文化が、働き方改革を進める上で最大のネックとなっています。抜本的な改革を図るにはワークフローシステムの導入が不可欠でしょう。

現在、こうした社会のニーズに応えるかのように、市場では多くのワークフローシステムがリリースされています。そこで今回は数ある製品の中から「Gluegent Flow」をピックアップ。導入するメリットや実際の導入事例などをご紹介していきます。

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目次

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<総評>Gluegent Flowは仕事を安心快適にするクラウドサービス

Gluegent Flowは東京都港区に本社を置くグルージェントが運営するワークフローシステムです。シンプルな操作性で、仕事を安心快適にするクラウドサービスとして人気を博しています。G Suite™やMicrosoft Office 365™との連携に強いのもうれしいポイントでしょう。

これまでにABCマート、熊谷組、ヨコハマ グランド インターコンチネンタル ホテル、東急ハンズをはじめ多くの有名企業に導入されてきたほか、中小企業でも多数利用されており、あらゆる規模感の会社で高い評価を獲得しています。

他のワークフローシステムと比べるとどうなのか

ワークフローシステムに対する企業ニーズは右肩上がりです。現在市場では多くの製品がリリースされており、製品選びに迷っている方も多いでしょう。

数ある中でのGluegent Flowの特徴は、G SuiteやOffice 365などのサブスクリプション形式のグループェアツールとの連携に強いという点です。G SuiteやOffice 365をすでに活用しているという場合にはうってつけといえるでしょう。

ワークフローシステムを導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
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Gluegent Flowの6つのメリット

ここからは、Gluegent Flowを導入するメリットを6つ紹介していきます。

申請書類のクラウド化で低コストでペーパレス実現

Gluegent Flowは、クラウド型のワークフローシステムです。クラウド型はオンプレミス型に比べて導入費用が安く、保守・運用もベンダーにお任せなので、手軽に低コストでペーパレス化を実現できます。

電子稟議が可能になれば、紙文書の管理に悩むこともありません。紛失の心配もないでしょう。何より決裁までにかかる時間を大幅節約できます。システム変更による業務効率化を目指す方には最適の製品でしょう。

G Suite™・Office 365との強力な連携

Gluegent FlowはG Suite™・Office 365との連携でも人気を集めています。ワークフローで承認を受けたデータはGoogleスプレッドシートやGoogle Driveに自動的に出力できるので、予め登録をしていたユーザー間で情報を共有が可能です。

IDを共有できるので改めてログインする必要はなく、画面遷移も簡単。従来使い慣れているツールと連携できるシステムは、導入時にストレスがないのが良いところです。G Suite™・Office 365のいずれかを利用している企業にとってはまたとない製品でしょう。

スマホでどこでも承認・申請OK

Gluegent Flowは、スマートフォンからも作業できるのがうれしいポイント。従来の紙文書による申請は決裁者が不在がちの会社では承認作業が滞留しがちですが、クラウドシステムであるGluegent Flowならスマホからアクセスできるので、導入すればいつでも・どこでも承認可能です。デバイスも選びません。

場所を選ばず、スピーディーな意思決定を目指したい企業にとっては業務改善の大きな武器となるでしょう。

豊富なテンプレート

Gluegent Flowは、申請書のテンプレートを豊富に揃えているのもポイントです。提供されているテンプレートは全て無料でありながらも、申請で必要とされる種類を幅広く網羅しています。印刷用のレイアウトも自由に設定できるため、もしもプリントアウトする場合にも便利でしょう。

Gmailのサイドバーにタスク表示可能

Gluegent FlowはGmailのサイドバーにタスク表示できるので、タスクの進捗状況を気軽にチェックすることができます。

サイドバーには、「残りのタスク」・「申請中のデータ」・「来そうなタスク」の3つの数値を表示可能。残りのタスクについては時間経過とともに色が変わるので、滞留を防ぐことができます。タスクの見える化を実現することで、ワークフローを計画的に進められるでしょう。

柔軟な経路設計

Gluegent Flowは、決裁フローの経路も柔軟に設計できるので、条件分岐が複雑な申請にも対応可能です。

経路のステップには特に制限はなく、担当者設定を個人だけでなくグループで指定することもできます。課長や部長など役職での指定もできるほか、最終承認者だけでなく中間承認者の設定も可能です。企業ごとの独自ルールの条件設定にも柔軟に対応できるので、多くの会社の決裁フローに対応できるでしょう。

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徹底調査で分かったGluegent Flowを使うべき人・会社

Gluegent Flowには多くのメリットがありますが、この製品が特に適しているのはどのような人・会社なのでしょうか?

承認スピードを上げたい方

Gluegent Flowは、現在の業務フローのスピードに不満があり、承認までのスピードを上げたい方におすすめの製品です。

特に決裁権を持つ上司が不在がちの会社では、承認までに時間がかかります。ワークフローの遅れはそのまま意思決定の停滞となり、スピード感ある業務の遂行の足かせとなるでしょう。単に仕事が遅くなるだけでなく対外的な競争力の低下にもつながります。

その点、クラウド型のGluegent Flowを導入すれば、ネット環境とスマホさえあればどこでもアクセスできるので、決裁権者が会社にいなくても意思決定に遅れがでることはありません。クラウド型でもセキュアな環境を整えているので、安全・安心に利用できるでしょう。

申請業務の進捗状況を把握したい方

既存のワークフローでは申請の進捗状況が分からず、業務遂行に支障がでている方にもGluegent Flowはおすすめです。

進捗状況が見えないと申請書類がどこで止まっているのか見えず、最悪いつのまにか否決されていても気が付かない……という事態も起こりえます。業務フローの可視化がなされない環境下では意思決定が遅れ、承認漏れも起こりやすく何かとトラブルが起こりやすいでしょう。

しかし、Gluegent Flowを使えばGmail上にタスクが表示されるので、毎日タスクの進捗状況を確認できます。承認すべきタスクは数値で表示され、時間経過も見える化されるので業務遂行の優先順位や緊急性も判断しやすいでしょう。

G Suite™・Office 365との連携を重視する方

先にも述べたように、Gluegent Flowは既にG Suite™やOffice 365をお使いの方には最適のワークフローシステムです。

もしも現在利用しているグループウェアとワークフローシステムとの連携がとれないと、データを全て入力しなおさなければならないでしょう。しかし、Gluegent Flowを使えば例えばワークフローシステムのデータをGoogleスプレッドシートやGoogle Driveに自動出力することができます。ログインを再度する必要もありません。

今利用しているG Suite™やOffice 365などといったグループウェアを有効活用したい場合には、うってつけといえるでしょう。

Gluegent Flowの料金プラン

Gluegent Flowの料金プランは1ユーザーあたり月額 300 円とシンプルで、非常にコストパフォーマンスに優れているといえるでしょう。

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Gluegent Flowの導入実績・効果

ここからは、Glugent Flowの実際の導入事例をご紹介していきます。

建設業界 A社

Gluegent Flowの導入事例ページ(株式会社グーグルエージェント https://www.gluegent.com/customer/2018_kumagaigumi/ 参照)によると、業務改善の一環としてクラウド型グループウェアの導入を検討していたA社。さまざまに検討した結果、G suiteの採用を決定しました。採用の決め手は、社員にGmailユーザーが多かったことや、100%webで完結できること、加えて利便性が高いことの3つ。しかし、G suiteだけでは足りない機能もあり、別途ワークフローシステムの導入も検討したのち、Gluegent Flowの導入を決定しました。

導入後は、Gluegent Flowの操作に特別なスキルが必要なく、テンプレートやGoogleドキュメントで作った内容をそのまま帳票にできたので、使い勝手の良さに助かっているとのこと。現在は毎日100件以上の申請がありますが、効率的に処理できるようになりました。業務効率が上がったことで、生産性の高い業務にリソースを割けるようになったのもうれしいポイントでしょう。

保険業界 B社

Gluegent Flowの導入事例ページ(株式会社グーグルエージェント https://www.gluegent.com/customer/2018_ipet/ 参照)によると、B社では、紙文書と電子決裁が混在し、申請ルールも統一化されておらず、現場ではさまざまな混乱が生じていました。社内稟議決議をはじめ各種ワークフローの整備は必要不可欠であると判断し、数ある製品の中から「Gluegent Flow」の採用を決定。決め手となったのはG suiteとの連携機能、ログ出力の柔軟さ、クラウド型のスムーズさだったとのことです。

導入に携わったのはたった3名のスタッフですが、トライアル開始からわずか数週間で導入準備が完了。製品導入後は各種申請が一本化・電子化されたことで、申請が従来の2倍に増えましたが、同時に業務効率もアップしました。ルールの煩雑化も解消され、ミスを防ぐ管理体制の構築にも成功したとのことです。

観光業界 C社

Gluegent Flowの導入事例ページ(株式会社グーグルエージェント https://www.gluegent.com/customer/2015_ygi/ 参照)によると、C社は、経営改革の一環としてメールシステムをオンプレミス型からクラウド型に移行することを決定。G Suiteの導入と同時にGluegent Flowも採用しました。選定理由はG Suiteとの親和性、直感的に操作できるインターフェース、カスタマイズ・メンテナンスの簡易さの3点です。

実際に導入してみると、承認スピードが飛躍的に上がり、管理工数も大幅削減。システム導入前は申請・承認業務の負担が大きくプロセスも不透明でしたが、業務プロセスの簡略化や可視化にも成功しました。データ資産も有効活用できるようになったことから、経営改革にも貢献しているようです。

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ここまでGluegent Flowについてご紹介してきましたが、今回お伝えできた魅力はほんの一部です。もしももう少し詳細を知りたいという場合には、ぜひ「アイミツ」から見積もりをとってみてください。

まとめ

Gluegent Flowは、G Suite™やMicrosoft Office 365™など既存のクラウドサービスとの連携を模索している方にはまたとない製品です。すでに多くの企業に導入されていることからも、厚い信頼を寄せられていることがうかがえるでしょう。

アイミツ」では他のワークフローシステムとの比較も行っているので、ぜひあわせてご覧ください。

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著者

imitsu編集部

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