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公開日:2020年06月05日 更新日:2020年06月23日

「Smart Flow」の評判と実態【2020年最新版】

Smart Flow

テレワーク・在宅勤務が進む現在、どの企業にとっても申請書類のペーパレス化は急務です。政府主導で紙決裁・ハンコ文化の見直しに本腰を入れ始める中、俄然注目を集めているのがワークフローシステム!ワークフローシステムを導入すれば、いつでもどこでも申請・承認作業ができるのでとても便利です。

現在、さまざまな運営会社から多くのワークフローシステムがリリースされていますが、今回はその中でも注目株の「Smart Flow」をピックアップ。製品のメリット、使うべき人、口コミなどを詳しく紹介していきます。

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目次
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<総評>Smart Flowはコスパ最強のサービス

Smart Flowは 茨城県つくば市に本社を構えるVeBuInが運営するクラウド型ワークフローシステムです。「もっと簡単、もっと便利に」をモットーに開発されたワークフローシステムで、これまでに250社以上に導入され、従業員10名の小規模な会社から1,000名以上の大企業まで幅広く使われています。

この製品の最大の特徴は20名までは永久無料で使える点。それでいて使いやすいとユーザーからの評価も上々。コスパ最強のワークフローシステムとして人気を集めています。

他のワークフローシステムと比べるとどうなのか

Smart Flowは社内のあらゆる申請書を電子化してクラウド管理できる優れたシステムですが、人気の秘密はそれだけではありません。

ほかのワークフローシステムにはない特徴があり、低価格、使いやすさ、アプリ連携では定評があります。事実、ワークフローシステムの人気ランキングでも常に上位にランクインしており、シンプルな見た目からは想像もできないほど機能も充実しているのです。

またブラウザで利用できるので面倒なインストールは必要なし、他の製品と比べて導入が簡単な点も人気です。

ワークフローシステムを導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
アイミツをご利用いただくと、特に人気のワークフローシステムの見積もりが可能です。ワークフローシステム選びの時間も大幅に節約できるでしょう。
ワークフローシステム選びでお困りの方はお気軽にお問い合わせください

Smart Flowの7つのメリット

Smart Flowは会社の承認・申請を自動化することで課題解決をするワークフローシステムですが、他社製品にはない沢山のメリットがあります。

数ある製品の中から自社に最も合う製品を選ぶには、各製品の特長をしっかりと押さえる必要があります。Smart Flowが多くの企業に選ばれる理由は全部で7つ。ここからはSmart Flowのメリットを詳しく紹介をしていきます。

スマホからでも簡単申請

Smart Flowはスマホからでも簡単申請できるワークフローシステムです。外出先からいつでも、どこでも申請・承認ができるので、時間と場所に囚われず作業をしたい方にはおすすめです。また必要に応じて関係者にはリマインダーメールを届けることができます。必要事項がスマホに通知されれば気づきやすいので、確認漏れやうっかりミスで業務を停滞させる心配もありません。

20名までは無料で利用可

Smart Flowの人気の秘密のひとつは低価格であることです。特に注目を集めているのは利用者20名までは永久無料という破格のサービスを提供している点。クラウド型ワークフローシステムは各社から続々とリリースされていますが、これだけの便利機能を無料提供しているのはSmart Flowのみ。また2020年6月現在、発売3周年記念として3ヶ月間の無料キャンペーンを実施中。詳細は要問い合わせですが、お得なワークフローシステムをお探しの方にぴったりの製品と言えるでしょう。

連携できるアプリが多い

Smart Flowはアプリ連携でも定評があります。Slack、LINE WORKS、AZURE、APIなどさまざまなアプリと連携可能で、これらを社内のコミュニケーションやスケジュール管理、掲示板等に既に利用している場合は大変重宝します。連携アプリには申請書類の通知もリアルタイムで届くので、出先でも進捗状況を確認できます。また完了通知など関係者全員に連絡されるので、メンバーへ周知する手間もいりません。今使っている馴染みのアプリと連携できるワークフローシステムをお探しの方にはおすすめです。

分かりやすい管理画面と豊富なテンプレート

Smart Flowは管理画面の分かりやすさでも人気があり、直感的に誰でもすぐに操作できます。申請フォーム、タスク管理、申請・承認一覧と画面もシンプルで分かりやすいため、マニュアルなどを見なくても一目で理解できるでしょう。
また稟議書、経費精算など目的別に数十種類のテンプレートが用意されているので、導入後すぐに利用開始可能です。任意にテンプレートを作ることも可能で、オリジナルテンプレートはドラック&ドロップで簡単作成。内容も自在にカスタマイズできるので、独自の申請書類を扱う会社では特に重宝するでしょう。

簡単登録で利用開始まで最短1分

Smart Flowはユーザー登録から利用開始まで全てwebブラウザで完結します。ユーザー登録は僅か1分で終了、登録後は直ちにワークフローシステムを使える手軽さが好評です。

ユーザー登録は個々人で行う場合が多いかもしれませんが、Smart FlowはCSVファイルを使い管理者が一括でユーザー登録することも可能。各人がIDやパスワードを設定する必要はないので、手間を省いて一度に大量のユーザーを登録したい企業にとって非常に便利な機能と言えます。

セキュリティ対策は不要

Smart Flowはクラウド型ワークフローシステムですので、導入時からセキュリティ対策は万全の状態です。

オンプレミス型のワークフローシステムを導入する場合は、会社が独自にサーバーやネットワークのセキュリティ対策を施す必要があり、専門のIT技術者がいない会社では取り扱いが難しいのが実際のところです。しかしクラウド型の製品についてはベンダーがセキュリティ対策を行うので、導入企業が対策をとる必要はありません。そのため、専門家がいない会社であっても安心して使うことができます。

充実したサポート体制

Smart Flowはサポート体制が充実している点においても定評があります。全てのクライアントがいつでもどこでもサポートを受けられるよう、相談窓口は電話、メール、チャットの3つを用意。電話サポートは専門のオペレーターがお客様のお困りごとに対し一つひとつ丁寧に回答しています。メールサポートについては24時間365日受付対応。チャットサポートは管理画面を開けば利用できるので、作業をしながらリアルタイムでフォローを受けられます。状況に合わせたサポートを受けたい方には最適のサービスでしょう。

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徹底調査で分かったSmart Flowを使うべき人・会社

ここからはSmart Flowを使うべき人・会社について解説をします。この製品が向いているのは次の3つに該当する方です!

使いやすいワークフローシステムをお探しの方

Smart Flowは使いやすいワークフローシステムをお探しの方にはピッタリの製品です。とにかく操作が簡単で、マニュアルを見なくても直感的に操作できるので、IT機器が苦手な社員でもすぐに使いこなすことができるはずです。シンプルなUIで、分かりやすさを追求している点では右にでる製品はないでしょう。

また、スマホでいつでもどこでも申請・承認可!Slack、LINEWORKS、AZUREなど人気のアプリとも連携できるので、進捗状況をリアルタイムで知らせてもらえます。既存のコミュニケーション機能とワークフローシステムを連携させたい方に最適です。

紙文書の決裁が当たり前の会社でも、スムーズに新システムへ移行できるでしょう。この製品を導入すれば承認のためだけに会社へ行く、外出先から戻るといった必要はなくなります。

低価格で利用できる製品をお探しの方

Smart Flowは低価格で利用できる製品をお求めの方にも適しています。既にお伝えした通り、初期費用0円で、利用者20名までは無料、この点だけでもサービスは業界最大級と言っても差し支えないでしょう。社員20名以下の会社であれば永久に無料、21名以上の場合も1名につき月額300円で利用できます。この料金内で全ての機能を使えるので、コストパフォーマンスの良さでも群を抜いています。

またキャンペーンも随時実施!お得な料金で簡単&便利なワークフローシステムを使いたい方は、チェックすることをおすすめします。

サポート力の高い運営会社が提供する製品を使いたい方

Smart Flowはサポート力の高い運営会社が提供するワークフローシステムをお探しの方にも適しています。

カスタマーサポートは電話・メール・チャットの3つの体制を用意しており、問い合わせにはオペレーターや専門のスタッフが丁寧に対応をします。受けられるサポートはプランごとに異なり、スタンダード版はメールサポートのみですが、上位版のプロフェッショナルプランに申し込めば最優先でサポートを受けられます

また自動でバージョンアップするので、費用をかけずに最新の環境で製品を利用できます。またセキュリティ対策も不要ですので、IT専門の社員がいない会社に特におすすめです。

Smart Flowの料金プラン

Smart Flowの料金プランは「Standard」と「Professional」の2種類あります。いずれも初期費用は0円。それぞれの料金プラン詳細は以下の通りです。

<ワークフローStandard>

※20ユーザーまでは永久無料
月額費用:21ユーザー以降 1ユーザー300円
申請フォーム数:5フォームまで
保存ストレージ:2GB
サポート:メールサポートのみ
その他:LINE WORKSとの連携

<ワークフローProfessional>

月額費用:1ユーザー300円
申請フーム数:無制限
保存ストレージ:無制限
サポート:電話・メールサポート(最優先で案内)
その他:ユーザーIDログイン、一括設定、兼務設定、LINE WORKS・AzureADとの連携

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Smart Flowの導入実績・効果

Smart Flowはコスパの良さ、使いやすさ、スマホ対応、充実したサポートなどさまざまな魅力があり、実際に導入をした企業からも「業務改善に役立った」と効果実感の声が多数寄せられています。

百聞は一見に如かず、ツールの効果を知るには実際に使ってみた人の感想を聞くのが一番です!皆さん果たして製品導入後にはどのような効果があったのでしょうか?

今回は数ある導入事例の中から2社をピックアップしてご紹介します。

株式会社A

Smart Flowの導入事例ページ(VeBuIn株式会社
https://smartflow.vebuin.com/case_study/d_ss_co_jp_study.pdf 参照)によると、株式会社Aは金融システムを中心に、セキュアなシステム環境構築やセキュリティに強いアプリケーションの開発などを行っている企業です。

従来、社内の申請・承認業務を全て紙文書で行っており不便さを感じていたこと、クライアントとの間の申請・承認も紙で行っており、効率よく証拠を残す方法を探していたことからワークフローシステムの導入を検討しました。

数ある製品の中からSmart Flowを選んだのは、無料で利用できたからです。費用負担なくとことん製品を試せるのは、システム導入・移行の模索段階では大きなアドバンテージです。

現在は社外の顧客との間で多用しており、クライアントと自社の申請・承認に証拠能力を持たせるために活用をしています。社内コミュニケーションはSlackで十分ですが、外部とのやり取りはSmart Flowによるデータ保存やPDF出力で、やり取りを確実なものとしています。クライアントへはリマインダーが届くので、都度メールで伝える必要がない点も便利です。

無料ながらも手厚いサポートを受けられるので、不安を感じることはなくスムーズな導入を実現。マニュアルがなくても入力できるシンプルなUI、フォームの自由度の高さは社内でも大好評です。

株式会社B

Smart Flowの導入事例ページ(VeBuIn株式会社
https://smartflow.vebuin.com/case_study/sunrise_seiko_study.pdf 参照)株式会社Bは鹿児島県霧島市に本社を構える精密金属部品の製造・販売をしている会社です。

従来より「働き方改革を進めたい」「従業員増加による事務負担を軽減したい」この2つの課題があり、社員の要望もあってワークフローシステム導入を検討。無料でお試しができること、パソコン初心者でも操作できることからSmart Flowの導入を決定

機械加工の工場を持ち24時間シフトで稼働していることから、ツールは主に従業員の休暇・残業申請や勤怠管理に活用しています。増加した従業員の休暇・残業を効率よく管理できること、勤怠状況把握により働き方改革を進められることから、従来から抱えていた課題解決に役立っています。

以前のように紙文書での申請だと出し忘れや記入ミスがありましたが、ツール導入後は申請漏れやケアレスミスはなくなりました。また残業申請は理由記載欄があるので、無駄な残業も減ったのは大きなメリットです。

当初操作方法で迷うこともありましたが、サポート体制が充実していたので迅速な回答を得られました。PCを苦手とする社員も一定数いますが、初心者でも扱いやすいシステムで想像以上にスムーズな導入ができ、現在では各部門で問題なく活用できています。

まずはSmart Flowの見積もりを

実際にSmart Flowを導入した企業は、無料で気軽に使えるところに惹かれていることがお分かり頂けたと思います。

上位版「ワークフローProfessional」を利用してもランニングコストは安く、それでいて機能は豊富、サポートは充実しているので、やはりワークフローシステムの中でもコスパ最強の製品と言えるでしょう。

Smart Flowに興味をもった方、もっと詳しく知りたいという方は、ぜひ見積もりをとってみてください。また、ホームページから新規登録して実際に製品を試してみるのもいいでしょう。登録は会社名と氏名、メルアド、電話番号、パスワードを入力するだけ。登録から僅か1分で使用を開始できます!

まとめ

いかがでしたか。本記事ではワークフローシステム「Smart Flow」の魅力をお伝えしました。

多くのワークフローシステムの中から最適なツールを選ぶには、各製品の特長をしっかり押さえる必要があるため「資料請求」は欠かせないでしょう。また本格的に導入する前に、実際に使ってみるのもおすすめですので、無料トライアルがあればぜひ試してみてください。

ワークフローシステムは一度本格導入すると、合わないからと言って後で変更をするのは想像以上に面倒ですので、とにかく最初の一歩が肝心です。

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著者

imitsu編集部

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