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楽々WorkflowIIの評判と実態【2020年最新版】

楽々WorkflowII

テレワークが急速に普及している2020年。多くの企業で在宅勤務の取り組みが進む中、政府も本腰を入れて電子決裁の導入を推進しています。いつでもどこでもデータやスケジュールを共有できるワークフローシステムは、テレワーク推進の切り札となるでしょう。

今回は、数あるワークフローシステムの中で、住友電工情報システム運営の「楽々WorkflowII」をピックアップ!製品の魅力や評判、体験者の口コミを徹底解説します。

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目次

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<総評>楽々WorkflowIIは多言語対応のグルーバルなサービス

楽々WorkflowIIは、使いやすさと柔軟性で定評があるワークフローシステムです。多言語対応で、グローバル企業からも注目を集めているのが特徴。

中小企業から大企業まで、あらゆる規模の会社で使われており、市場で高い評価を獲得。有名企業での活用事例も豊富で、大手銀行・フィナンシャルグループや健康器具メーカー、製作所やエレクトロニクスなど、多岐にわたる業界で活用されています。

他のワークフローシステムと比べるとどうなのか

現在、さまざまな会社からワークフローシステムがリリースされていますが、数ある製品の中でも、楽々WorkflowIIは多言語対応で注目を集めています。

英語対応のワークフローシステムは見かけますが、楽々WorkflowIIは英語・中国語に標準対応し、言語追加機能で、その他の多言語にも対応。話者の少ない言語にも対応できるワークフローシステムは珍しく、外国人が多い職場や、海外進出をお考えの会社には特におすすめです。

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楽々WorkflowIIの7つのメリット

ここからは、楽々WorkflowIIについて詳しく解説していきます。現在、市場では多くのワークフローシステムがリリースされていますが、その中でも楽々WorkflowIIは大企業での導入事例も多く、高い注目を集めています。

それだけの人気には、きっと理由があるはず。今回アイミツが徹底取材を行なったところ、この製品の7つのメリットが判明しました!

ブラウザのみで簡単・スマートな立ち上げ

楽々WorkflowIIは、ブラウザのみで思い通りの申請書類を作れるワークフローシステムです。

申請フォームも自動生成が可能で、レイアウト編集は、データ項目設計とマウス操作で完結し、専門的なプログラミングの知識は必要ありません。いつもお使いのExcel帳票をそのままワークフローシステムに取り込むことも可能です。エラーチェック、画面上の自動計算の設定も自由自在。誰でも簡単に操作できる点も魅力です。

大企業のワークフローにも対応

楽々WorkflowIIは、大規模・長期運用にも適しています。複雑な承認経路の設定や、多くの部門をまたいだワークフローの構築も可能。承認者の設定も柔軟にできるほか、大規模運用を想定して負荷分散のためのあらゆる工夫がされており、大企業での運用にもおすすめです。

組織管理もきめ細やかで、人事異動も部門ごとにメンテナンス可能。社内ルールに相応しくない承認フローを設定するミスや不正を防止できるため、内部統制の強化にも役立ちます。

スマートフォンでいつでも・どこでも作業可能

楽々WorkflowIIは、スマートフォン・タブレットにも対応しており、いつでも、どこでも、誰でも申請できるワークフローシステムです。インターフェースはそれぞれのデバイスに最適化されており、画面表示は自動切り替えで表示されるので、小さい画面でも作業は快適そのもの。デザインもシンプルで、一目で操作方法がわかるでしょう。

オフィスで申請文書が出されたとしても、外出先から承認できるので業務が滞ることはありません。スピード感ある決裁は生産性・競争力向上、業務効率化に寄与します。

多言語で承認フローを回せる

楽々WorkflowIIは、外国語対応に強いワークフローシステムです。特に英語、中国語には標準対応しており当該言語ユーザーの社員がいる会社にはおすすめ。英語で申請を行い、中国語で承認し、日本語で決裁なども可能です。

出力されるメッセージやタイトル、ボタン表示なども外国語に切り替えられるので不便はありません。担当者へのメール連絡も受信側の言語に翻訳されるので、受け取り手が内容がわからずに困ることはないでしょう。

オンプレミス型とクラウド型のどちらかを選べる

楽々WorkflowIIは、オンプレミス型のワークフローシステムです。本格的なシステムを手軽に導入できる点で支持を集めています。

また、クラウド型をご希望の方に向けて、楽々WorkflowIIcloudを用意しています。クラウドサービスについてはサーバー構築は不要。オンプレミス型の場合は自社でサーバーを設置しなければなりませんが、クラウド型なら初期費用も抑えられます。5名~使えるため、少人数の会社にも適しています。

他システムとの連携ができる

楽々WorkflowIIは、システム連携の点でも定評があります。Javaや.NETなど、ざまざまな環境で開発されたシステムとの連携が可能。

既存のwebシステムと楽々WorkflowIIの画面連携も簡単で、申請・承認業務も画面作成は必要ありません。また、Web-APIの利用やCSV出力機能も付属。そのほかグループウェアとの連携もでき、発展的な活用をお考えの方には最適でしょう。

体験デモサイトで使用感を確認

楽々WorkflowIIには、体験デモサイトの用意があり、導入前に実際の使用感を確認できます。

ワークフローシステムの運営会社は数多くありますが、デモサイトを用意しているケースは少なく、ほとんどがお問い合わせ後の利用のみ。しかし、楽々WorkflowIIは、資料で詳細を確認して、デモサイトにアクセス可能です。実際に操作してみたい方は、検討してはいかがでしょうか。

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徹底調査でわかった楽々WorkflowIIを使うべき人・会社

魅力いっぱいのWorkflowIIですが、導入に適しているのは、どのような人・会社でしょうか?

英語・中国語でワークフローを回したい方

楽々WorkflowIIは、グローバル展開している企業には最適のワークフローシステムです。英語と中国語については標準対応しているため、英語・中国語を話す外国人を雇用している会社や、英米・中国に拠点を持つ会社にはおすすめ。海外会社の日本法人にも適しています。

また、言語追加機能を利用すれば英語や中国語以外でも利用可能で、タイ語や韓国語、スペイン語やフランス語などにも対応。右から左に記述している言語は非対応ですが、さまざまな言語に対応しているので、多言語に強いワークフローシステムをお探しの方は、ぜひ検討してください。

経費・旅費精算もしたい方

楽々WorkflowIIは、ワークフローだけでなく、経費や旅費の精算をしたい方にもおすすめです。一覧入力形式のフォームを簡単に作成でき、行追加や自動計算などの機能も充実しています。

さらに、APIで既存の会計システムと連携できるほか、CSV連携やDB処理なども可能。駅探「乗り換え案内ASPサービス」との連携機能も備えています。駅探の経路・運賃検索機能で算出された金額データを、そのまま経費精算に取り込めます。経路・運賃検索は細かい条件指定、駅名サジェスト機能なども使えるため、大変便利と好評のサービスです。

柔軟なワークフローシステムをお求めの方

楽々WorkflowIIは、日本企業の慣習に合う柔軟性を伴うワークフローシステムをお探しの方にも適しています。

申請文書の種類ごとに、承認経路を事前設定でき、申請者は簡単に経路を選択できます。事前の設定で社内ルールにそぐわない経路での申請を制御でき安心。ワークフローが回り始めると、申請者・決裁者に即座にメール通知されるため、進捗状況を随時把握でき便利です。

さらに、文書の内容による承認経路の変更や代理承認、指定期限内に承認されない場合は次の決裁者へ自動的にフローを回せるなど、業務の滞りや放置を防ぐ工夫が施されているのもポイント。楽々WorkflowIIを導入すれば、自動でワークフローを回せる体制を構築できるでしょう。

楽々WorkflowIIの料金プラン

楽々WorkflowIIの料金プランについて解説します。

オンプレミス版
・導入価格:要問い合わせ

クラウド版
・初期費用:5万円
・月額料金:基本料金 1万円/月、1ユーザあたり:500円/月

・オプション(ディスク容量追加、 路線検索、 帳票利用Excel / PDF、 WEB API)要問い合わせ
・サービス(技術相談サービス、 オンサイトサポート、オープン講習)要問い合わせ

※価格はすべて税抜

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楽々WorkflowIIの導入実績・効果

楽々WorkflowIIは、簡単に使えるだけでなく、多言語対応や他システムとの連携など、ほかのワークフローシステムにはない特徴を持つ製品です。しかし、どんなに優れたシステムでも、早急に導入を決めるのはNG。本当の実力を知るには、実際の導入事例を参考にするのが確実です。

今回は、数ある中から大手銀行や一般企業の事例をピックアップ。それぞれの企業の導入前と後の変化、担当者の感想などをお伝えします。

A銀行

楽々WorkflowIIの導入事例ページ(住友電工情報システム株式会社 https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/boy.html 参照)によると、A銀行は、関東に本社を構える大手地方銀行です。従来、銀行内の稟議は紙で決裁しており、準備の煩雑さや回付までの長さ、処理中の人を探せないなど、業務遂行上の問題は山積みでした。

楽々WorkflowII導入のきっかけになったのは、働き方改革に伴う3つの業務削減運動=やめる、減らす、変えるの3つの取り組みです。全社的に業務の見直しを行う中で、必然的に申請・承認業務についても課題解決が検討されました。以前からワークフローシステムは利用していたものの、継続利用の点では既に限界を感じていました。その理由は、決裁部署の細分化や承認ルートの設定が複雑だったこと、電子化に不向きだったことがあげられます。

その結果、最新のワークフローシステムの導入が検討され、情報収集、ベンダー10社への聞き取り、5社へのRFP回答依頼の上で、楽々WorkflowIIの導入が決まったのです。

現在は、約1万人が複数拠点で利用しており、ペーパレス化による管理工数削減やコスト削減、回付時間の短縮が実現しました。今後は顧客宛帳票・指定帳票以外の全てをワークフロー化することで、更なるペーパレス化、業務効率向上を目指します。

B株式会社

楽々WorkflowIIの導入事例ページ(住友電工情報システム株式会社 https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/sharp.html 参照)によると、B社は、関西に拠点を構える電機メーカーです。家電製品や液晶パネル、太陽電池パネルや携帯電話などの製造・販売事業を展開しています。

ワークフローシステム導入の検討を始めたのは2012年。「自社に電子決裁が導入されないのは何故か?」との経営幹部の問題提起が発端でした。それまで、電子決裁の導入を何度か試みてはいたものの、最終的に実現には至りませんでした。その理由は「経営トップに受け入れられないのでは?」という懸念や、本部・部門毎の独自ルールが複雑でシステム化は不能と思われていたこと、頻繁な組織変更による工数増加への懸念があげられます。

再度導入に向けさまざまなシステムを調べた結果、楽々WorkflowIIに注目。そもそも電子決済導入の目的は「決裁回付期間短縮」「プロセスの標準化」「間接業務の生産性向上」の3つですが、楽々WorkflowIIなら短期間で期待通りの生産性を上げられるのでは?と思い、全社で一斉導入を開始しました。

導入後は、回付期間短縮や間接業務削減について大きな成果を出すことができました。現在では経営トップ層から一般社員まで、総勢1万8,000名で利用しています。今後は関連会社や他システムとの連携にも力を入れていく予定です。

C株式会社

楽々WorkflowIIの導入事例ページ(住友電工情報システム株式会社 https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/mcj.html 参照)によると、C社は、PC関連事業および総合エンターテインメント事業を展開する会社です。グループ企業は13社あり、それぞれが異なるインフラ基盤を構築・運営。ワークフローシステムは13年前に自社構築したものの、時代とともに課題は蓄積。特に、条件分岐や権限設定など機能面の不足、老朽化や各社のシステム乱立が目立ち、新たなワークフローシステムの導入が模索されました。

複数ベンダーのヒアリングや情報収集を経て、数ある中から楽々WorkflowIIの導入を決定。導入理由は承認経路の複数設定、条件分岐や権限設定など、ワークフローシステムとしての機能が充実していたことが挙げられます。また、導入サポートも手厚く、多言語対応でグローバル向き。そのほか外部システム連携が可能なこと、契約がCPUライセンス制のため、将来的に会社が増えても対応できるのがメリットでした。

2018年に導入を決定して以降、グループ13社のワークフロー基盤を短期間で統合。経費精算や交通費精算など業務効率がUPしました。特に、差し戻し機能や自動経路選択、条件分岐機能を重宝。徐々にRPAとの連携も進めており、今後のさらなる活用方法を模索しています。

まずは楽々WorkflowIIの見積もりを

楽々WorkflowIIを実際に導入した企業の体験談では、どの企業も導入前の課題を克服し、飛躍的に業務効率を高めている様子が伝わります。導入にあたってのシステム移行もスムーズでしょう。しかし、どんなに良いシステムでも、いきなり本格導入するのはリスクがあります。

「楽々WorkflowII」の導入をご検討の方は、まず「アイミツ」から見積もりをとり、内容を確認したうえで判断するといいでしょう。

まとめ

楽々WorkflowIIは、従業員が1万名以上の大企業でも利用されており、導入実績を見るだけでも信頼に値します。多言語対応でも注目を集めており、グローバル企業には一押しの製品です!

高い人気を誇る楽々WorkflowIIですが、本格導入前には必ずトライアルをしましょう。実際の使用感を知っておけば安心して導入できます。製品のことを良く知るには資料が参考になるため、楽々WorkflowIIに興味をお持ちの方は、ぜひ見積もりをとってみてください。

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著者

imitsu編集部

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