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ActionPassportの評判と実態【2020年最新版】

ActionPassport

現在、日本全国でテレワーク導入が急ピッチで進んでいます。一方で紙文書の存在がオフィスワークの持ち帰りを困難にしています。そこで、おすすめなのがワークフローシステム。目下の状況に応えるべく、さまざまな会社からハイスペックのワークフローシステムがリリースされています。

今回は、イーネットソリューションズが開発・運営する「ActionPassport」をご紹介。その実態と評判、実際の導入事例まで、余すことなくお伝えします!

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目次

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<総評>ActionPassportは柔軟性に優れた中堅企業向けのサービス

ActionPassportは、業務効率化による作業時間短縮やコスト削減、コンプライアンス強化を実現する中堅企業向けのワークフローシステムです。国内の有名企業でも多数利用されており、人気・実績ともに十分。

データセンター運用のプロがリーズナブルな価格でサービスを提供するため、セキュリティ面でも安心。ディスク容量が無制限でサポート体制が充実しているのも、ActionPassportの魅力です。

他のワークフローシステムと比べるとどうなのか

現在、市場では数多くのワークフローシステムが販売されていますが、ActionPassportは、ほかの製品に比べて機能面でいくつかの特徴があります。

ActionPassportは特に、既存帳票の継承と複数組織管理に強みを発揮します。また、多国語画面表示機能も備え、外国人社員のいる会社で重宝されるでしょう。さらに、鉄道他経路検索機能も備え、外回りの営業社員が多い会社にも、とりわけ好評です。

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ActionPassportの7つのメリット

数あるワークフローシステムの中、多くの企業に選ばれているActionPassport。今回、アイミツではActionPassportが高い支持を獲得している理由を徹底調査しました。その結果、次にご紹介する7つのメリットが判明したのです。今、特に注目をされているActionPassportには、一体どんな魅力があるのでしょうか?

ここからは、ActionPassportのメリットについて、1つずつ解説していきます。

リーズナブルな初期コスト

ActionPassportは、リーズナブルな料金で人気があるワークフローシステムです。クラウド型とパッケージ型の2プランあり、どちらか1つを任意で選べます。

導入が簡単なクラウド型は最低契約数10ID〜で利用が可能。両プランとも初期費用は無料で、導入コストを抑えたい方にはおすすめです。また、オプション機能も充実しており、希望に応じてユーザー情報や外部システムとも連携。料金体系も明確で、価格重視の方にも好評を得ています。

クラウド型とパッケージ型から選べる

ActionPassportでは、さまざまなニーズに対応できるよう、クラウド型とパッケージ型の2種類のプランを用意。会社の予算や保守体制、設備環境などに応じてお好きなプランを選べます。

クラウド型は、導入が簡単で保守・運営の管理も提供会社に一任できます。一方、パッケージ型は一度システムを導入すればランニングコストを抑えられます。どちらも一長一短あるため、会社の状況に合わせて選べる点はユーザーにも好評です。

万全のセキュリティ体制

ワークフローシステム導入に際してセキュリティを重視したい方にも、ActionPassportはおすすめです。提供会社は、データセンターサービスの専門会社であり、ワークフローシステム構築でもその知見を生かしてセキュリティには万全を期しています。

サービスの環境は全て二重化されており、監視も24時間体制のため、万が一の故障や自然災害、サイバー攻撃など不測の事態が起こっても安心です。

多様な拡張性

ActionPassportは、拡張性の面でも優れた製品です。基幹システムや文書管理システム、ユーザー情報やデータベース、業務アプリケーションなど必要に応じて外部と自在に連携可能なのも、他のワークフローシステムにはない特徴。

また、他のシステムと同時利用の際にはシングルサインオン機能があり、改めてログインしなおす必要がないなど、利便性の高さも好評です。

安心の手厚いサポート体制

ワークフローシステム導入時は何かと不安がありますが、ActionPassportはサポート体制も手厚いため、初めての方でも安心。

わからないことがあれば、専門のスタッフがコンシェルジュさながらに、都度アドバイスをしてくれます。また、運用管理を自社で全て行いたい会社には、管理者向けの研修プログラムも用意。ワークフローシステムを提供して終わりではなく、導入後も伴走してほしい方に最適でしょう。

サービス費用内でディスク容量は無制限

ActionPassportでは、ディスク容量がサービスの費用内で無制限に利用可能。データ量に制限がないので、申請書類がどれだけ多くなっても対応できます。

実際に、全国に支店を持つ会社でも使われており、日々大量の文書を滞りなく決裁しています。紙文書は増えると保管場所にも悩みますが、ActionPassportを使えばその心配もありません。申請書類が多い方ほど、ActionPassportはおすすめです。

紙と同じ入力フォームを実現

ActionPassportでは、紙と同じ入力フォームを実現しており、紙からワークフローシステムへのスムーズな移行を実現します。

高性能のフォームエディタを搭載しており、紙の申請書作成で利用していたExcelやWord、PDFの承認フォームをそのまま取り込めるため、電子化に不慣れな社員も抵抗なく受け入れられるでしょう。また、データもExcelから取り込みでき、入力の二度手間もありません。

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徹底調査でわかったActionPassportを使うべき人・会社

魅力的な機能を持つActionPassportですが、どのような人・会社が使うべきなのでしょうか?

全国に拠点がある・出張が多い企業

ActionPassportは、全国に拠点を持つ会社や、出張が多い会社では大変重宝します。全ての申請をウェブブラウザで利用できるため、面倒なインストールは必要なし。スマホさえあれば、いつでも、どこでも申請と承認作業ができるため、全国各地の拠点や出張先からも作業が可能です。決裁者が会社に不在がちの会社でも、特に重宝するワークフローシステムでしょう。

また、メリットとしてご紹介した通り、ディスク容量は無制限。全国から膨大な申請書類や稟議書が送られてきても、管理に困ることはありません。多数の拠点や従業員を持つ会社には、大変おすすめです。

コンプライアンス強化を図りたい企業

ActionPassportは、コンプライアンスを強化して、内部統制を図りたい会社にも適しています。まず、決裁ルートを決定する際にルール策定が可能で、承認フローを可視化できるため、透明性を高められます。

過去の申請書類についても閲覧が可能なため、運用のチェックも容易。また、決裁業務の一元化により、内部統制も強化できます。さらに、セキュリティ体制も盤石で、申請ルートに登録されている人以外はアクセスできません。不正な閲覧や、なりすまし行為を防止するのにも非常に有効なため、安心して運用を進められるでしょう。

業務のスピード化を目指したい企業

ActionPassportは、会社の業務効率化・スピードUPにも役立つワークフローシステムです。大量の申請処理も、インターネット上のやりとりで速やかに処理できるため、紙文書の決裁に比べて意思決定までの時間を大幅に短縮できるでしょう。

また、申請ルートに関わる人は状況確認もできるため、進捗状況がわからずに不安になることもありません。電子決裁だから文書紛失の心配もなし。自動採番や四則演算機能により、業務は一層効率化するでしょう。万が一、滞留があれば依頼通知や督促が来るため、承認漏れも防げます。記入漏れチェックなど、うっかりミスをなくす工夫も施されており、導入企業での評判も上々です。

ActionPassportの料金プラン

ActionPassportの料金プランをご紹介します。

・クラウドサービス価格
初期費用…0円
月額費用…10ライセンス 5,000円〜


・パッケージライセンス価格
導入費用…50ユーザー 60万円~
サポート費用…50ユーザー 9万円~

追加10ユーザー…10万円+サポート費用1万5,000円

クラウド型・パッケージ型ともにオプションプランも豊富。
サービスごとに、料金が細かく設定されています。

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ActionPassportの導入実績・効果

ActionPassportは、コスト面でも機能面でもメリットがいっぱいのワークフローシステム。その特徴を知れば知るほど導入する価値があることがわかります。しかし、本当に役立つシステムかどうかを知るには、実際の導入事例を見るのが一番です!

そこで今回は、導入企業の中から2社をピックアップ。導入前と導入後ではどんな変化があったのでしょうか?実際に使った方の体験談をご紹介します。

A株式会社

ActionPassportの導入ページ(株式会社イーネットソリューションズ https://www.actionpassport.jp/case-study/case10.php 参照)によると、A社は、大手電機店100%出資の住宅メーカーです。以前から膨大な量の稟議書の決裁業務が負担となっており、業務効率化が全社的な課題でした。稟議決裁が間に合わず、事後報告になってしまうこともしばしば。多いときで30〜40件ほどの決裁書類を抱え、管理者は出張先から電話で指示を出すのが常態化していたのです。決裁フローの仕組化は急務であり、ワークフローシステム導入に踏み切りました。

ActionPassportを選んだのは提供会社からの紹介がきっかけ。システム構築に挑戦してみると意外にも簡単にでき、マニュアルを見なくてもよかったのでは?と思ったほどです。社内の承認ルートは複雑ですが、システム構築は3ヶ月の短期間で終了。サポートセンターによる丁寧な説明もあり、わからないことがあっても安心でした。

現在では、月に1,000件を超える申請書類を扱っており、休日出勤申請やクレーム処理もワークフローシステムを活用しています。幹部も日常的にスマートフォンで承認を行い、決裁スピードは劇的に上がりました。今後は基幹データベースとの連携を視野に入れ、さらにバージョンアップさせたいと思っています。

B株式会社

ActionPassportの導入ページ(株式会社イーネットソリューションズ https://www.actionpassport.jp/case-study/case7.php 参照)によると、B社は、東京都に本社を構える、大手グループ傘下の保険会社です。個人向け保険商品をインターネットや募集代理店などで販売しています。

ActionPassportを導入したのは、かねてより紙文書の決裁に時間がかかりすぎていたから。特に管理者が不在のときには承認滞留しやすく、意思決定が遅れることが問題でした。会社としてペーパレス化推進とコスト削減を目標としていたこともあり、電子決裁への流れは必然でした。

実際に導入してみると、毎月100件ほどあった申請・承認業務は劇的に効率化。全国に10か所以上ある支店から都度申請書類が郵送されていたのですが、電子決裁によりその手間とコストも削減。営業社員が多いため不在メンバーも多いなか、ツール導入後は営業先・移動中でも承認ができるようになりました。

ワークフローシステムの導入には不安もありましたが、従来使っていた紙文書の使用感をそのまま引き継げるため、社内トレーニングはほぼ不要でした。決裁まで最大10日かかっていたのが、システム導入後は、早ければ1日で完了。滞留時間の圧倒的な短縮に成功し、導入効果の大きさに満足しています。

まずはActionPassportの見積もりを

ActionPassportの導入事例を見ると、どちらの企業でも業務効率化を実現できた様子が伝わります。費用対効果を考えても、やはり導入しない手はありません。しかし、どんなに良いシステムでも、いきなり本格導入するのはリスクがあるものです。

「ActionPassport」の導入をご検討の方は、まず「アイミツ」で見積もりをとったうえで判断するといいでしょう。

まとめ

ワークフローシステムの導入時には社内教育が必要です。後で合わないと思っても、導入後に別のワークフローシステムに変更するのは大変。後悔のないシステム導入をするには最初の製品選びが肝心で、初動にすべてがかかっているといっても過言ではないでしょう。

ワークフローシステム導入を成功させるためには、製品を実際に試して比較検討するのが確実です。ActionPassportにご興味を持った方は、まずは見積もりをとって、ぜひご検討ください。

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著者

imitsu編集部

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