ファイルシステムとデータベースシステムの違いとは何か?

パソコンとたくさんのアイコン

更新日:2017年09月12日 | 公開日:2016年12月29日

「顧客データや各種ドキュメントなど、会社で使っている資料を整理したい!」 という時、どんなシステムを構築したら良いのでしょうか。
ファイルシステムとデータベースシステムでは、できることもかなり変わってきますし現場の使い勝手も大きく変わってきます。
この記事ではファイルシステムとデータベースの違いをしっかり抑え自社の課題解決に必要なのはどちらのシステムなのかを解説します。

ファイルシステムを導入するとどんなことができるのか

パソコンを操作する人

企業で扱うデータには、社員に関するもの、顧客に関するもの、製品に関するもの、売上に関するもの、経理に関するものなど様々なものがあります。
おそらくどの企業にもキャビネットにこれらの分類ごとに分厚いファイルが保管されているはずです。
ファイルシステムはそれを連想するとわかりやすいです。

キャビネットに紙のデータを格納することを「ファイリング」というように、「社員に関するファイル」「顧客に関するファイル」「製品に関するファイル」「売上に関するファイル」「経理に関するファイル」というあるまとまった単位にデータを整理して、更にあとから取り出しやすいように分類したものを「ファイルシステム」といいます。

といっても、個人が自分のパソコンの「マイドキュメント」フォルダにメモやワード、エクセルなどを格納している状態のままでは「ファイルシステム」とはいいません。これは強いて言えば「ファイル倉庫」ようなものですね。

ファイルシステムとはネットワークでつながれたコンピュータの中に巨大なキャビネットがあり、一定の分類に従ってアクセスしてきた人が権限に応じてファイルを閲覧できたり、権限によって編集できたりする仕組みを指します。
最近では、共同でファイル編集を行うことを支援する仕組みが取り入れられたファイルシステムが増えてきて、ますます便利になってきています。

データベースシステムを導入するとどんなことができるのか

電卓と書類

「ファイルシステム」がネットワークの中の「ファイルキャビネット」だとすれば、「データベースシステム」とは「自由に自分の望むファイルを作り出すシステム」だと言えるでしょう。

ファイルシステムを使ってファイルを作ったり、格納したり、編集したり、閲覧したり、共同作業をすることは、基本的な流れとしては紙と同じなので直感的にわかりやすいです。
では、データベースシステムの「自由に自分の望むファイルを作り出すシステム」とはどんなシステムなのか、ここで「営業データ」を例に解説します。

ファイルとなった営業データとしては、例えば今日の午前中に営業会議で使った、営業マンごとの成績を整理した「○月度、第2営業部目標達成管理シート.doc」などがあります。

この会議の席上で例えば営業部長が「先月誰が頑張ったのかはこのファイルで分かったが、去年の比較して誰が一番営業成績が伸びたのか知りたいので、あとで報告してくれ」とあなたに命じたとします。

この時、ファイルシステムしかない場合には、去年のデータ1年分をファイルシステムから取り出して、ひとつひとつファイルのデータを読み取って、対前年比のデータを計算して部長に報告する必要があります。

しかし、データベースに去年のデータが保存されていれば、データをエクセルなどにダウンロードしてマクロを使って自動的に計算をすることができますね。

このように、社内に一元的に管理されたデータにアクセスして、生データを加工したり、ファイルに落とし込んだりするのに必要なのが「自由に自分の望むファイルを作り出すシステム」である、データベースシステム(DBMS)なのです。

結局ファイルシステムとデータベースシステムの違いとは何なのか?

指を立てる人

ファイルシステム

ネットワークでつながれたコンピュータの中に巨大なキャビネットがあり、一定の分類に従ってアクセスしてきた人が権限に応じてファイルを閲覧できたり、権限によって編集できたりする仕組み

例えば、DropBoxやGoogle Drive、Evernoteなどがこれに相当します。
例に出したこれら3つのファイルシステムはすべて、ビジネス用途向けの有料プランを持っています。

データベースシステム(DBMS)

社内に一元的に管理されたデータにアクセスして、生データを加工したり、ファイルに落とし込んだりできる仕組み
Microsoft Accessを使ったり、オラクルの本格的なシステムを作ったりといった仕組みが相当します。

このように、データをどう活用したいかによって、ファイルシステムとデータベースシステムを使い分ける必要がありますので、自社にとって必要なデータの取り扱いは何なのか、もう一度洗い出してみることが大切です。

【まとめ】2つのシステムの違いを理解し適切な発注へ

ファイルシステムを導入するにせよデータベースシステムを導入するにせよ、大切なのは自社でデータを取り扱うシーンを整理することです。
それによって、ファイルシステムが必要なのか、データベースシステムが必要なのか大まかな道筋が見てきます。
大まかな道筋が見えたあとは、詳細について開発会社に相談をしてみましょう。

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