【経理と財務、SFAとCRMってどう違うの?】業務システムの目的に着目して自社のやりたいことを明確にしよう!

更新日:2017年06月02日 | 公開日:2016年07月18日

ひとくちに業務システムの構築といっても「財務系」「営業系」「販売管理系」など様々な形態があります。
それぞれの業務の目的・ゴールの特徴を知って、自社で何をしたいのかを明確化することが最適な外注先を探す第一歩です。
この記事では、業務システムのゴールをおおまかに「財務系」「営業・販売管理系」に分類して、そのゴールに向けて自社のやりたいことを明確化する方法をご提案します。

「財務系」業務システムのそれぞれの特徴とは何か違いを把握する

■ 財務会計機能

財務の仕事は銀行融資、株式発行などの企業の資金調達、予算管理、資金調達、投資、M&Aなどの資金運用などが目的です。
伝票の起票、帳簿記帳、請求、支払い、税金の申告、決算書などの経理の仕事とは内容も業務フローも違うので注意しましょう。

■ 管理会計機能

管理会計は経営者や企業内部の管理者に対する正確でタイムリーな会計情報提供を目的とします。
具体的には「売上管理」「コスト管理」「利益管理」「分析」となります。
会計情報を管理する機能はもちろん財務会計にもありますが、管理会計では原価の管理を対象とします。

■ 債権・債務管理機能

債権管理では、取引先ごとに将来受け取るべき債権残高、未払いとなっている金額などを把握します。
相手先の与信状況や債権残高、遅延状況に合わせて個別に債権回収のための方針を策定して実施していく業務を支援します。


以上、目的から整理すると同じ財務・会計がらみの業務もシステムに落とし込んだ時には、まるで違った仕組みになることがおわかりいただけたと思います。
「扱う対象がすべて会社のお金」だから似たようなものだろう…。
という大雑把な見方でシステム構築の発注をしてしまうと、本来の業務の目的からかけ離れた製品が納品される危険性がありますので、注意しましょう。

営業・販売管理系業務システムの特徴とは何か違いを把握する

営業系業務システムも、営業支援システム(SFA)と顧客管理(CRM)ってどう違うの? などのわかりにくい部分、実際に重なっている部分があります。
ここを整理して、自社でやりたいことを明確化しましょう。


■ 営業支援システム(SFA:Sales Force Automation)

営業システムとは、工場のオートメーション化と同じように営業マンがルーチンで行う業務をオートメーション化(自動化)しようという目的から生まれました。
営業マンの日常業務とは商談履歴などの営業に必要な情報を効率的に管理して次回の商談につなげること、商談の進捗状況やフローを報告・管理すること、スケジューリングや交通機関情報など外出先で営業活動をアシストする機能などがあります。
また、より先進的な機能として売り上げ上位の営業担当者の行動パターンや商談事例を見える化する機能(BI=ビジネス・インテリジェンス機能)などもあります。

ただ、営業マンの日常業務の中には次に見る「顧客管理」も含まれています。
このため「両者の違いがよく分からなくなってしまう…」という声がよく出てくるわけです。
まずは目的から「顧客管理」を整理してみましょう。


■ 顧客管理システム(CRM:Customer Relationship Management)

顧客管理システム(CRM)の役割はお客様の情報を過去から現在まで一元管理し、それぞれのお客様に応じたきめ細かい対応を行うことで良好な関係を築いていくことにあります。
つまり、目的とすることは「お客様満足度の向上」となります。

このため、同じ顧客データと言っても、SFAのように「現在の商談状況」などがメインになることはありません。
顧客管理システム(CRM)で管理する顧客データベースでは、性別、年齢、住所、電話番号などのお客様の属性や購買履歴、問い合わせやクレームの内容などのよりお客様の実像に近いデータが蓄積されます。
営業マンはこのCRMのデータから、現在の商談に必要なデータを抽出して利用するということになります。


以上見てきたように、SFAとCRMは重なっている部分が確かに存在します。
しかし目的別に整理してみると、営業マンは顧客の全体像の中から現在の自分の営業活動に必要な部分をCRMから抽出し、逆にCRMはSFAに対して現在最適な営業活動を提案、アシストするという役割分担があることに気が付きます。

この違いを認識していないと、SFA、CRMそれぞれの本来持つ機能の潜在能力が充分引き出せないので、システム構築に落としこむ時には注意してください。

【まとめ】業務システムを開発する会社を安易に選択することは危険です

いかがでしたでしょうか。
ひとくちに「業務システム」といってもいろいろな種別があり、複雑なものであることが伝わったかと思います。
だからこそ外注での開発に大きく期待がかかるわけですが、業務システムを開発する会社も(それが、パッケージ導入であっても)、それぞれに特徴や得意分野がありますので安易な選択は禁物です。

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