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社内の情報共有ツールはグループウェア、SNS、チャットツールのどれを使う?

社内webはグループウェア、SNS、チャットツールのどれを使う?

更新日:2017年09月07日 | 公開日:2017年06月24日

企業が組織として仕事を進めるときには、上司、部下、同僚で情報共有をしっかり行わなければならない場面が多々あります。

必要な情報が共有されていないと、チームワークが乱れ、業務の遂行に支障をきたす恐れがありますが、そこがどうも上手くいかない…とお困りの方も多いのではないでしょうか。

もし、そうしたことでお悩みの場合は、情報共有ツールを利用しましょう。現在、市場では情報共有のための様々なソリューションがリリースされており、それらを使えば今よりもずっと簡単に情報共有ができるのです!

今回は、おすすめの情報共有ツールとして「グループウェア」「SNS」「チャットツール」をピックアップ、それぞれの特徴とおすすめの製品を紹介します。

総務系の業務効率化にはグループウェア

総務系の業務効率化にはグループウェア

総務系の業務効率化をしたい方には「グループウェア」がおすすめです。グループウェアは企業内の情報共有をするための機能が揃っており、適切な活用をすることでコミュニケーションの促進および業務効率化を実現することが可能です。

とりわけ総務系の業務効率を上げるのに適しており、スケジュール登録&共有、情報発信、ワークフロー申請&承認、プロジェクト管理、ToDoリスト、電子会議室、ポータルサイトなどの様々なアプリケーションを搭載しています。これだけの機能を搭載していれば、情報共有だけでなく業務効率化も実現できるというのは頷けます。

もっとも、どの様な機能を持つかは製品ごとに異なるので、自社のニーズに合う製品を見つけることが大切です。ここでは今人気の5つのグループウェアを紹介するので、気になる製品があればぜひチェックして下さい。

iQube

iQube

iQubeは株式会社ガイアックスが提供しているクラウド型グループウェアです。これまで9000社で導入をされており、その利用数は6年間に22倍に急成長。無料でスタートできるので、今最も注目を集めている情報共有ツールの1つです。

豊富な機能を取り揃えており、スタンダードアプリには社内wiki、スケジュール管理、メンバー情報、議事録・営業報告レポート、電話履歴、検索、社内ニュースなどが用意され、プレミアムアプリではワークフロー、掲示板、タイムカード、ファイル、アンケートが提供されています。

iQubeを導入するメリットは次の3つの点です。

・,適切な情報共有とブラッシュアップ
社内で情報共有をするときは、ときに閲覧制限をかける必要があります。無料ツールでは情報の開示先を指定できないものが多い中、iQubeは必要な人だけに適切な情報を提供することが可能です。また内容をブラッシュアップするために情報を適宜書き換えることもできます。営業日報、社内報としても活用できるでしょう。

・ノウハウを蓄積・共有し業務を効率化
タスク管理、スケジュール管理などは様々なツールを使うことで却って情報が散ってしまいがちですが、iQubeではタスク管理、スケジュール管理、レポート、ToDoリストなどを全て一元化できるので、情報を集約し一括管理することができます。全社的に活用することで 社内業務におけるノウハウを蓄積・共有に役立てることができるでしょう。

・いつでも、どこでも最新情報を共有
従来、社内情報は外部から閲覧できず、文書や重要情報の確認をするのに会社に戻る必要がありましたが、 iQubeはインターネットがつながればどこでも社内情報をチェックすることができます。最新情報もリアルタイムで共有できるので外回りの営業社員を抱えている企業にもおすすめです。

Aipo

Aipo

AipoはTOWN株式会社が提供しているクラウド型グループウェアです。仕事の時間を豊かにするをモットーとし、チームの共同作業を効率化するこのツールは、これまでに1400社以上に導入されています。

シンプルで使いやすいインターフェースで直感的に利用できる点が強みで、機能面はチャット、カレンダー、ポータル、オンライン会議、リマインド、タイムカード、ワークフロー、wiki、掲示板など様々な機能を搭載しており、必要に応じて1つづつ機能を追加していくことが可能です。Aipoが多くの企業から支持されているのは次の3つの理由からです。 

・豊富な連携サービス
Googleカレンダー、Outlookカレンダーなど外部カレンダーとの連携が可能で、スマホアプリで私用とビジネスの予定の両方を管理できます。

・高いセキュリティ水準
セキュリティ水準が高く、大企業や公官庁でも通用するレベルの対策をとっています。バックアップ体制も万全なので安心して使うことができます。

・リーズナブルな価格
必要な機能だけをピックアップして使えるよう、機能ごとに料金を設定。最低3ユーザーから利用可で、1つの機能を月額1人100円~で追加できるので、ランニングコストを抑えたい方には最適でしょう。30日無料お試し期間もあるので気軽にトライアルできる点も好評です。

サイボウズOffice

サイボウズOffice

サイボウズOfficeはサイボウズ株式会社が提供しているクラウド型グループウェア。中小企業シェアNo1の実績を誇り、これまで大和証券、KDDI、ユーキャン、星野リゾートなどを始めとした全国60,000社に導入をされています。

一般企業だけでなく自治体にも導入されおり、グループウェアと言えば真っ先にサイボウズ!と名前があがるのはそうした実績に裏打ちされているが故です。

サイボウズofficeの機能はスケジュール機能、メッセージ機能、掲示板、ファイル管理、メール、ToDo、ワークフロー、電話メモなど欲しい機能は一通り全て揃っています。さらに、次の3つの特徴があります。

・月額料金が定額&安い
サイボウズofficeの月額利用料はスタンダードコースが500円/1ユーザー、プレミアムコースは800円/1ユーザーです。どれだけ機能を使っても定額なので、多くの機能を使いたい方には断然おすすめです。

・万全のバックアップ体制
サイボウズofficeはクラウド型ながらバックアップ体制は万全。データは1日1回、14日分を東日本と西日本の2つのセンターでバックアップし、それぞれ同じデータを2つのサーバーで管理しているので、4重体制で顧客の大切な情報を守っているので、万が一の際も安心です。

・情報共有メンバーを指定できる
サイボウズofficeは管理者がメンバーの役割や属性ごとに情報開示のON、OFFの切り替えができるので、情報共有をより適切に行うことができます。

G Suite

G Suite

G SuiteはGoogleが提供しているグループウェアです。ビジネスに必要なものをすべて 1つにまとめた情報共有ツールで、Gmail、カレンダー、チャット、ビデオ会議、ドキュメント、スプレッドシートなどの機能を使うことができます。

既に一部のアプリはGoogleドライブでお使いの方も多いと思いますが、G Suitはさらにビジネス用にバージョンアップした企業向けのサービスです。G Suitのおすすめの理由は次の3点です。

・ビデオ会議ができる
G Suitにはビデオ会議機能があるので、何気ない予定でも相手の顔を見ながら取り決めをすることができます。コミュニケーションを密に取りたい方には断然おすすめです。

・リアルタイムで 共同編集
G Suitではスプレッドシートやドキュメントをリアルタイムで共同編集することができます。チャット機能もついているので遠隔地同士の共同作業が多い職場では重宝します。

・クラウドにファイルを保存して共有
ファイルはクラウドで保存され、更新内容も自動的に保存されます。ファイルの閲覧、編集権限があるのは招待のある人のみなのでセキュリティ面も安全です。 

kintone

kintone

kintone(キントーン)はサイボウズ株式会社がリリースしているクラウド型グループウェアです。同じサイボウズ社のサイボウズofficeとの最大の違いは自社に必要な業務アプリの開発が簡単にできる点で、自社に必要な業務改善を能動的に行うことができます。

主な機能はアプリ作成、一覧ビュー、コメント機能、通知機能、グラフ作成機能、ユーザー管理、全文検索などで、その他にも多くの機能を搭載しています。kintoneを使うと以下の3つのことを実現できます。

・バラバラの情報を1つにできる
kintoneはExcel、ワード、紙、メールなど、あちらこちらに散在している情報を一元管理することができます。業務効率化を目指したい方には必須の機能です。

・見える化でチームワークを強化
kintoneはコミュニケーション機能とデータ管理機能を連携できるので、あらゆるものを見える化して情報共有を進めていきます。

・働く場所、時間を自由にする 
kintoneはネットがつながる場所ならどこでも使えます。スマホ、タブレットにも対応、日、中、英3ヵ国ご対応、万全のセキュリティ体制で働く場所、時間を選びません。

社内全体のコミュニケーション活性化にはSNS

社内全体のコミュニケーション活性化にはSNS

社内全体のコミュニケーション活性化に最適の情報共有ツールはSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)です。

SNSと言えばFacebook、Twitter、Lineを思い浮かべる人が多いと思いますが、こうしたサービスはプライベートでの利用が一般的で、会社で使うというとピンとこないかもしれませんが、実は社内連絡でも大変重宝します。

最近ではビジネス目的で開発されたSNSも多く、ツールを上手く利用をすれば、社内コミュニケーションをより活性化することができるでしょう。

Talknote

Talknote

TalknoteはTalknote株式会社が提供している社内SNSです。これまでの導入実績は1000社以上、経営者がおすすめする社内コミュニケーションツールNo1で飲食、小売、製造、IT、医療の様々な分野で活用されています。

会社は抱えるあらゆる問題は、コミュニケーション不全によって引き起こされているケースが少なくありません。Talknoteを導入すると次の3つのメリットがあり、業務を円滑に進めることができるでしょう。

・組織の課題を解決
経営者、管理職、従業員ではそれぞれ抱えている問題が異なりますが、それぞれの立場で他者との意思疎通をはかり、関係各所と連携しながら業務効率をあげる仕組みを提供します。

・3つのコミュニケーションスタイルを提供
グループ、メッセージ、タスクの3つのコミュニケーションスタイルを提供し、情報共有、意思伝達を行うことができます。グループではタイムラインがあるので、会社の動きを時系列で追うことが可能です。

・人が気づけない「ヒト」の問題を解決
アクションリズム解析により、離職傾向のある従業員をピックアップします。意欲の低下など心の動きをテクノロジーでチェックできるので、いち早くメンバーのケアを行うことが可能です。また、オーバーワーク検知機能もあるので働き方改革を進めたい企業にもおすすめです。

Yammer

Yammer

Yammerはマイクロソフトが提供している情報共有ツールです。2008年のリリース以降瞬く間に広がり、全世界150ヵ国以上で利用をされています。

サービスはOffice 365 スイートプランの一部に含まれており、組織全体でオープンかつ動的にコミュニケーションをとれる情報共有ツールとして人気があります。企業の透明性を高めて一致団結して前進したい企業には大変おすすめです。Yammerを利用するメリットは次の3点です。

・連絡が気軽にとれる
Yammerはフェイスブックやツイッターに仕様が似ており、メッセージも気軽にやり取りできます。メールのように堅苦しい文面を考える必要がないので、業務効率化を図る上でもおすすめです。

・セキュリティが万全
Office 365 に求められるセキュリティが適用されるので、Yammerの安全性は折り紙付きです。マイクロソフトの総力を挙げてプライバシーおよびデータを守ります。

・スマホ専用アプリがある
Yammerはスマホ専用アプリがあるので、逐一ログインする必要はありません。社内限定SNS専用アプリがあれば公私混同する心配もないので安心して使うことができます。

WowTalk

WowTalk

WowTalkはワウテック株式会社が提供している社内SNSです。WowTalkはこれ1つでチャット、通話、掲示板、タスク管理をカバーすることができます。直感的な操作性で高い支持を獲得しており、NTTDATA、セブン銀行、POLA、SAGAWAなど大企業を始めとする3000社以上で導入をされています。WalkTalkの人気の秘密は次の3点です。

・国内トップクラスのセキュリティ体制
WowTalkはセキュリティレベルが高く、通信はSSL/TSLで完全暗号化、サーバーストレージ暗号化、IPアドレス通信および携帯端末ID制限をしています。行政でも通用するレベルのセキュリティ体制をとっており、機密情報をやり取りする際も安心して使うことができます。また端末紛失、退職の際にもスピード感あるセキュアな対応が可能です。

・ユーザー単位の機能カスタマイズ設定
WowTalkは25種ある機能のうち個人単位で必要な機能をカスタマイズできます。またパーテーション機能で閲覧範囲を特定できるので、情報漏えいを防ぐことが可能です。

・3ヵ国語で表示ができる
WowTalkは日本語・英語・中国語の3ヵ国語に切り替え可能なので、海外進出している企業や外国人労働者の受け入れ予定のある企業にはおすすめです。

Workplace

Workplace

WorkplaceはFacebookが提供している企業向けSNSです。Facebookの法人版で、リリースされたのは2016年と日が浅い情報共有ツールですが、既にて国内外で30,000社を超える企業で利用をされています。

投稿、動画配信、グループ、タイムライン、チャット、イベント、データ共有などの機能があり、また「G Suite」「Dropbox」「OneDrive」といった外部サービスとの連携も可能です。Workplaceの特徴は次の2つです。

・FacebookとUIが同じで親しみやすい
いいね!やコメント、シェアなどはFacebookと仕様が同じなので、Facebookユーザーにとっては使いやすく操作に困ることはありません。

・組織内の投稿は全て見られる
Facebookの様に「友達」の概念はないので、参加者は投稿の全てを見ることができます。社内の情報は全員で共有するものというのが前提となっていますが、参加者の方で不要な情報を非表示にすることは可能です。

airy

airy

airyはEDGE株式会社が提供している社内SNS。新卒採用やダイバーシティ推進に力を入れたい企業におすすめのSNSで他のツールとは一線を画した個性的なプラン、機能を提供しています。airyの特徴は次の3点です。

・組織風土改革ができる
airyには様々な情報発信を可能とするポータル画面があり、会社のビジョンを効果的に伝えていくことができます。また社内サークルなどグループを作ることもできるので、相互交流を深めることもできます。高い理想を掲げと密なコミュニケーションで組織風土改革を進めたい企業にはおすすめです。

・従業員の属性ごとのコミュニケーションが可能
airyには3つのプランがあり、エアリーオフィスをべ―スに、採用内定者・新入社員を対象としたエアリーフレッシャーズ、産休・育休中の社員をフォローするエアリーダイバーシティも提供。特殊な属性の社員のフォローアップをしっかり行うことができます。

・カスタマイズしやすい
airyはHTML、CSS、Javascriptなどのプログラミング言語の知識があれば自社仕様にカスタマイズもできます。画面設計をより便利にすることで、コミュニケーションは更に活性化します。

スピーディーな情報交換にはチャットツール

スピーディーな情報交換にはチャットツール

情報交換をスピーディーに行いたい方におすすめの情報共有ツールは「チャットツール」です。チャットツールを使えば、簡易な表現でリアルタイムのコミュニケーションを実現することができます。「社内コミュニケーションを活性化したい」「テレワーク推進をしたい」そんな会社には断然おすすめです!

Chatwork

Chatwork

ChatworkはChatwork株式会社が提供しているチャットツールです。個人事業主から大企業まで幅広く利用されており、これまでKDDI、大和証券、東洋アルミを始めとした全国214,000社で導入されています。チャットワークの特徴は次の3点です。

・社内外のコミュニケーションを活性化
時間と場所を問わず社内外の人とコミュニケーションをとることが可能です。アプリを活用すれば外回りの営業社員とも連絡がとれます。テレワークにも活用できるので、働き方改革を進めたい企業にもおすすめです。

・社外サービスとの連携ができる
Gmail、Outlook、Twitterなど社外のサービスとの連携ができるので、それぞれ連絡がきたら通知をチャットワークに集約することができます。情報の散在、連絡の認識漏れを防ぎ、業務を効率的に進めていくことができます。

・快適なワークスタイルを実現
グループチャット、タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話機能などを使えば、チャットワーク上で実際のオフィスさながらにコミュニケーションをとり、仕事を進めることが可能です。

社内外のコミュニケーション活性化し、業務効率化と会社の成長を目指したい方には一押しのツールです。

Slack

Slack

SlackはアメリカのSlack社が提供するチャットツール。2013年のリリース以来瞬く間に広がり、現在世界中で800万人以上のユーザーに利用されています。

日本語でリリースされたのは2017年ですが、既に多くのユーザーを獲得しており、DeNA、NIKKEI、sansan、cookpadを始めとした多くの企業で導入が進められています。Slackの特徴は次の通りです。

・SNS、メールとの連携可能
SlackはTwitter、Facebook、Gmail、Skypeとの連携が可能です。SNSやメールで連絡がきたら内容をSlack上で確認することができます。連絡ツールは分散すると認識漏れがでる恐れがありますが、Slackを使えば連絡を一元管理できるので大変便利です。

・チャンネル作成で組織内コミュニケーションを最適化
Slackでは個人同士でメッセージをやり取りすることもできますが、組織や部署、プロジェクトごとにチャンネルを作成してコミュニケーショングループを作ることができます。グループ単位でオンライン会議もできるので、バーチャルオフィスとしても利用できるでしょう。

・会話内容の検索ができる
Slackではチームメンバーはいつでも会話内容を検索することができます。メンバー必要なときに必要な情報をいつでも知ることができるので、情報共有ツールとしても役立てることができます。

Chatter

Chatter

Chatterは株式会社セールスフォース・ドットコムが提供しているチャットツールです。Chatterの特徴は次の3つです。

・タイムラインで社内情報をフォロー
スケジュール、取引先の属性、商談進捗状況などが更新されると各オブジェクトはタイムラインに流れます。社内のあらゆる最新情報をリアルタイムで確認できるので、情報の取りこぼしがありません。

・ビジネスプロセスにアクセス
商談の進捗状況更新、プロジェクトの資金の承認なども全てChatterから行うことができます。社内情報との連携ができるのでビジネスプロセスにアクセスして、業務効率化を図りたい方におすすめです。

・ファイル共有機能でスピーディーな情報共有
ファイルはフィードに直接投稿できるので、いつでも、どこでも必要な情報をすぐに見つけることができます。

Chatterは特にオブジェクトベースで会話ができることが強みです。特定のオブジェクトに関わる情報を皆が集めて意見を出し合うことで実際の会議を減らすことも可能です。

Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供しているチャットツールです。かつてはSkype for Buisinessがチャットツールとして活用されていましたが、現在ではその機能をTeamsが引き継いでいます。Microsoft Teamsは通常のチャット機能に加え以下の機能も搭載しています。 

・ビデオ通話会議/音声通話会議機能
Microsoft Teamsはビデオ通話会議、音声通話会議機能があり、実際に対面または電話するようにコミュニケーションをとることができます。チャットでは連絡が難しいときには重宝します。また、遠隔会議を開きたいときにも役立ちます。

・ファイル共有機能
Microsoft Teamsはファイル共有機能があるので、必要な文書を投稿することができます。文書の内容に同意、承認を得たいときや、会議資料を共有したいときに役立てることができるでしょう。またファイル共同編集機能もあるので、部署間での議論に活用することができます。

・プロジェクト管理 
Microsoft Teamsはプロジェクト管理機能があるので、タスクの実行漏れを防ぐことができます。

LINE WORKS

LINE WORKS

LINE WORKSはLINE株式会社がリリースしているビジネス版LINEです。操作もシンプルで使いやすく、初期費用も無料、スマホ完結の利便性で多くの利用者に支持され、東京海上日動、明治安田生命、サッポロビール、田辺製薬、みずほ銀行、ソフトバンク、大成建設など有名大企業や、浜松市役所、杉並区議会などの自治体も導入に踏み切っています。LINE WORKSの特徴は次の通りです。 

・LINEとの親和性が高い
LINEとほぼUIが同じなので、LINEユーザーであれば説明なしに直感的に使うことができるでしょう。チャット、スタンプは同じ仕様となっていますが、プライベートのLINEとは別で、アカウントも別なので公私混同の心配もありません。

・万全のセキュリティ体制
LINE WORKSは万全のセキュリティ対策をとっており、国際セキュリティ標準の認証をとっています。プライバシー保護と情報漏えい対策を徹底したい企業にはおすすめです。

・カレンダー機能でスケジュール管理
LINE WORKSのカレンダー機能を使えば、社内のメンバーの予定を一覧で把握することができます。誰がいつ何をするのか一目で確認できるので、予定の調整も楽にできるでしょう。

・アンケート機能で簡単出欠確認
LINE WORKSにはアンケート機能があり、様々なイベントの日程調整、災害時の安否確認などを行うことができます。

【まとめ】社内の情報共有ツールは、目的や社風に合わせて選ぼう!

【まとめ】社内の情報共有ツールは、目的や社風に合わせて選ぼう!

いかがでしたでしょうか。社内の情報共有ツールにはグループウェア、SNS、チャットツールがあり、それぞれ目的や社風に合わせて最適のツールを選ぶことが肝心です。

総務系の業務効率化にはグループウェア、社内全体のコミュニケーション活性化にはSNS、スピーディーな情報交換にはチャットツールがおすすめですが、それぞれ様々な特徴を持つ製品があるので、導入の際には内容をよく吟味する必要があります。

例えば同じチャットツールでも、社内の風通しを良くするために導入するのであれば、ユニークなスタンプ付きのものがおすすめです。またSNSを活用するにも、連絡をスムーズに取りたいのか、組織の課題解決のために導入をしたいのかで選ぶ製品は変わってきます。

このように、どの様な情報共有ツールを導入すべきかは会社によって異なります。一度システムを導入すると後から変更するのは面倒なので、ツール選びはとにかく最初が肝心です。事前に自社のニーズ、課題等をよく検討して、ぜひ最適の製品を選ぶようにして下さい!

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