社内webはグループウェア、SNS、チャットツールのどれを使う?

社内webはグループウェア、SNS、チャットツールのどれを使う?

更新日:2017年09月07日 | 公開日:2017年06月24日

社内の情報を1つの場所に集約し、必要なときに全社向けのお知らせを見たり、部署ごとのコーナーにアクセスして進行中のプロジェクトの状況をチェックしたり…こうしたポータル機能を有効に活用すれば社内の情報が効率よく共有できるだけでなく、社員同士のコミュニケーションも良好になります。

社外向けのコーポレートサイトで「○○社のトップページ」というユーザーが最初にアクセスする場所があるように、社内向けにも社員が出社したらまずポータル機能のトップページにアクセスする形が広まっており、そのためのグループウェア、SNS、チャットツールなどのツールも充実してきています。

この記事では、そうした社内webツールの上手な活用方法をお伝えします。

社内web活用方法おすすめ

社内webは一昔前「イントラネット」という名前で総称されていました。
インターネットが外に向けられたネットワークであるのに対して、社内に対するシステムをイントラ(内側の)ネットと言っていたわけです。

最近はイントラネットという言い方をあまり耳にしなくなりましたが、それはイントラネットとひとくくりにされていた機能が使いやすく進化して、「グループウェア」「SNS」「チャットツール」などの名称で定着してきたためだと言えるでしょう。

ではグループウェア、SNS、チャットツールを順番に見ていきます。

グループウェア

グループウェアは「スケジュール」「ToDo」「メール」「掲示板」「web会議」「レポート」「ワークフロー」「プロジェクト管理」「Officeソフト」「アンケート」「設備予約」などの営業やプロジェクト、そして総務系の手続きなどを網羅した社内の業務フローを支援する機能がそろっています。

これらの機能をすべて人力ベースでやるとなると大変な時間と手間がかかりますが、グループウェアを導入しておけば、ペーパレスで効率よく業務が遂行できます。

以下に、代表的なグループウェアツールを紹介いたします。

iQube

「iQube」の公式サイト
出典iQube

小回りの利く使い勝手の良い「iQube」

ガイアックスの提供する「iQube」は、グループのスケジュール管理だけでなく、社内のナレッジの蓄積と活用のための機能が充実しています。
例えばウィキ機能を利用すればお客様からの問い合わせパターンを部署で共有できますし、営業マンが自社製品の特徴を説明するときのひな形なども作成しておくことができます。
その他、ToDo管理、タスク管理などもあり、プロジェクト管理に最適です。

10人までは無期限、無料で使えるので手軽に試すことができます。

Aipo

「Aipo」の公式サイト
出典Aipo

グループウェアにコミュニケーション機能を付加した「Aipo」

エイムラックのグループウェア「Aipo」は、基本的なグループウェアの機能に加えて、社内SNS的なコミュニケーション機能が付加されています。
社内SNSを単独で導入する企業もたくさんありますが、グループウェアのような営業やプロジェクト、そして総務系の手続きを中心として使いたいけど、グループ内のコミュニケーションも同じ画面から行いたい、というユーザーに支持されています。

Standardプラン(1ユーザー月額400円)とPlusプラン(1ユーザー月額800円)があり、3ユーザーから契約できます。また、どちらのプランにも30日の無料お試し期間が用意されています。

サイボウズOffice10

サイボウズOffice10

グループウェアと言えば名前が必ず挙がるのが国内シェアNo.1の「サイボウズ」です。
「サイボウズOffice10」はその最新バージョンとなります。
グループウェアとして必要な機能はすべてそろっており、長年ユーザーの要望を取り入れて使い勝手を改良し続けてきたインタフェースには定評があります。

「サイボウズOffice10」では、例えば正社員と派遣社員で機能を使い分けたい場合、管理画面でユーザーごとに機能をON/OFFすれば別のメニューを表示することが簡単に可能です。
時代とともに進化を続けるサイボウズなので、迷ったらこれを選べば間違いないと言えるでしょう。

1ユーザー500円から利用できます。

グループウェアで何が便利になるか

グループウェア導入の最大のメリットは、これまで紙や口頭ベースで行っていた社内業務の効率化だと言えるでしょう。
また手続きの記録が常にweb上に蓄積されますので、業務上の不手際がどこで起きたのかも追跡可能で、業務改善にも役立ちます。
さらに、営業や製品開発などの各種ナレッジも共有できますので、使い込めば使い込むほど資産価値が高まっていくと言えます。

一方で、最近企業内ではフォーマルを基本としつつも、インフォーマルなコミュニケーションの需要も高まっています。
グループウェアの「スケジュール」「ToDo」「メール」「掲示板」「web会議」「レポート」「ワークフロー」「プロジェクト管理」「Officeソフト」「アンケート」「設備予約」といった機能は、どちらかと言うとフォーマルなものです。

最近はそうしたフォーマルな情報を効率よくさばいていくほかに、部署内で、あるいは部署を越えて社員同士が活発にコミュニケーションすることで、自由な発想を引き出したり、組織の活性化に役立てたりすることが重視されるようになってきました。

そのあたりの需要をうまく汲み取って製品化したのが、次にご紹介する「社内SNS」です。

社内SNS

ソーシャル・ネットワーキング・サービスが定着し、LINEやFacebook、TwitterなどのSNSを利用したコミュニケーションが活発になっています。
そうした活発なコミュニケーションを社内でも行い、企業内にさまざまなイノベーションを起こそうという動きが盛んです。

社内のコミュニケーションが社外でのLINEやFacebook、Twitterそのものとなってしまっては問題がありますが、「おつかれさまです」から始まる堅苦しいメールや、手続き報告を中心としたグループウェアのメッセージ機能では出てこない「自由な発想」が社内に生まれるのは会社にとって歓迎すべきことです。

社内SNSはセキュリティを完備しており、自由な発想をナレッジ共有に落とし込んだりする機能も充実しています。

以下に、代表的な社内SNSツールを紹介いたします。

Talknote

「Talknote」の公式サイト
出典Talknote

Talknote
Yahoo! JAPAN、KDDI、ナムコなどの著名企業で導入実績があります。
LINEやFacebook、TwitterなどのSNSをやっている人にはおなじみの「タイムライン」「グループ」「メッセージ」機能を完備しており、シンプルながらも「タスク管理」「メール連携」「ファイル添付」「既読・未読チェック」など必要な機能を備えています。

期間限定の無料プランから、スタートすることができます。

Yammer

「Yammer」の公式サイト
出典Yammer

Yammer
「Yammer(ヤマー)」は、全世界150ヵ国以上で導入実績のあるMicrosoftの社内SNSです。
もちろん日本語にフル対応しており、「グループ内外とのコラボレーション」「ファイル共有」「ノート」などがあります。

料金はBasic(無料)からスタートすることができます。

WowTalk

「WowTalk」の公式サイト
出典WowTalk

WowTalk
WowTalkは、クラウド型の社内SNSで1,000社以上の導入実績があります。
SNSをやっている人にはおなじみの「スタンプ」機能や「ファイル送信」「チャットトーク」「タイムラインでの情報共有」「無料通話・ビデオ通話」などで社内のコミュニケーションを機動的にします。

1ユーザー300円からとなっています。

社内SNSで何が便利になるか

社内SNSを導入すれば、より機動力のあるコミュニケーション重視の組織ができ上がります。
例えばグループウェアでもグループごとに活動内容を共有する機能がありますが、基本的にはカテゴリごとに固定化されています。
社内SNSでのグループはプロジェクトごとに立ち上げて、用がなくなったら消す、といった気軽な運用ができます。
月末までの営業プロジェクト、半年の長期プロジェクト、さらには1日限定の送別会プロジェクトなど同時並行でグループを立ち上げて、それぞれのメッセージ機能やグループチャットなどの機能でコミュニケーションを推進することが可能です。

チャットツール

コミュニケーション重視の社内SNSを、さらにコミュニケーション部分に特化させて使い勝手を進化させたのがチャットツールだと言えます。
旧来のチャットというのは、チャットルームに入出してそこでおしゃべりを楽しむといった非常に固定的で閉鎖的なイメージがありましたが、現在社内webで重宝されているチャットツールはもっと機動的でスピーディな業務連絡や意思決定、情報共有などを実現するものです。

余計な機能を省いたコミュニケーションツールというとこれまでは電子メールが重宝されてきましたが、チャットはリアルタイムに近い状態で相手の反応を得ることができるのでスピード感がまったく違います。
また、電子メールにも添付ファイルを送信する機能がありますが、後から管理するのが大変です。
チャットルールでは送った書類はファイルだけ一元管理できるなどの機能を持つものもあります。

以下に、代表的なチャットツールをご紹介いたします。

Chatwork

「Chatwork」の公式サイト
出典Chatwork

Chatwork
「Chatwork(チャットワーク)」は「グループチャット」「タスク管理」「ファイル共有」「ビデオ会議」「音声通話機能」などをそろえた人気のチャットツールです。
シンプルなインタフェースでとにかく軽くて使いやすい実用的なチャットツールだと言えるでしょう。

料金はフリープラン(無料)が用意されています。

Slack

「Slack」の公式サイト
出典Slack

Slack
Slackはプログラミングコードをアップロードできるスニペット機能などがあり、海外のエンジニアの間で強力に支持されてきたチャットツールですが、最近日本のビジネスシーンでも導入のケースが増えています。
「シンプルで見やすいユーザーインタフェース」「外部サービスの連携の充実」「検索機能」などが特徴です。

料金はフリープラン(無料)が用意されています。

Chatter

「Chatter」の公式サイト
出典Chatter

Chatter
「Chatter」はクラウド型ビジネスアプリケーションプラットフォームの最大手、セールスフォース・ドットコムが提供しているクラウド型社内情報共有チャットツールです。
便利なチャット機能のほか、「サポートケースの作成」「案件の進捗状況の更新」「プロジェクト資金の承認」なども可能です。
名称や使い勝手などがやや日本の組織文化と違うかなという印象はあるものの、日本でも普及が加速しています。

無料トライアルが用意されています。

チャットツールで何が便利になるか

チャットツールになれると、電子メールでのコミュニケーションがとても遅く感じられます。
また電子メールは内容が長くなる傾向がありますが、チャットの場合には数行で必要なメッセージだけを送るスタイルが基本なので、素早く次の行動に移れます。

このため社外の取引先やお客様とはフォーマルな電子メールを使い、社外の気心の知れた仲間とは要件のみで、どんどんメッセージを交換するというスタイルが広がってきています。

より本格的な社内web活用方法のすすめ

キーボードと地球儀

ここまでグループウェア、SNS、チャットツールの便利な機能を代表的なツール紹介とともに整理してきました。
社内webは「イントラネット」と呼ばれていた時代からかなり変化していることがお分かりいただけたと思います。

しかし、イントラネット的な社内業務システムが廃れてきたわけではありません。
それどころか他社との競争力を確保するために、営業支援システム(Sales Force Automation=SFA)や顧客関係管理(Customer Relationship Management=CRM)などの導入は活発ですし、最近ではwebや展示会などからの見込み客を育てていく過程を自動化したマーケティングオートメーションツールが爆発的に普及しています。

これらのツールは、顧客情報、販売情報、プロジェクト情報、ナレッジ情報などをその目的によって効率的に管理・活用していくツールです。
こうしたツールもまた社内webの重要な戦略的形態の一つです。

このアイミツまとめでも、グループウェア、SNS、チャットツール以外のこうした、戦略的社内webに関する解説を行っています。

自社の強みを活かし、ライバルに差をつけるためのより本格的な社内webをお考えの場合には、ぜひ「アイミツ」にご相談ください。
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