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社内の情報共有ツールはグループウェア、SNS、チャットツールのどれを使う?

社内webはグループウェア、SNS、チャットツールのどれを使う?

更新日:2017年09月07日 | 公開日:2017年06月24日

企業が組織として仕事を進めるときには、上司、部下、同僚などの垣根を越えて情報共有をしっかり行わなければならない場面が多々あります。必要な情報が共有されていないと、チームワークが乱れ、業務の遂行に支障をきたす恐れがありますが、そこがどうも上手くいかない……とお困りの方も多いのではないでしょうか。

そうしたことでお悩みの場合は、情報共有ツールを利用しましょう。現在、市場では情報共有のための様々なソリューションがリリースされており、それらを使えば今よりもずっと簡単に情報共有ができるのです!

今回は、おすすめの情報共有ツールとして「グループウェア」「SNS」「チャットツール」をピックアップ、それぞれの特徴とおすすめの製品を紹介します。

総務系の業務効率化にはグループウェア

総務系の業務効率化にはグループウェア

全体的な業務効率化を図りたい方、総務ご担当者などには「グループウェア」がおすすめです。グループウェアには企業内の情報共有をするための機能が揃っており、適切に活用をすることでコミュニケーションの促進および「ホウレンソウ」の潤滑化が実現できます。

グループウェアが、とりわけ総務系の業務効率を上げるのに適している理由は、様々なアプリケーションを搭載しているためです。基本的な連絡機能の他に、チームの業務をスムーズにサポートするための機能を多彩に持ち合わせています。

以下では、人気のある5つのグループウェアを紹介します。気になる製品があればぜひチェックしてみて下さい。

iQube

iQubeは株式会社ガイアックスが提供しているクラウド型グループウェアです。これまで9000社に導入されており、その利用数は6年間で22倍に急成長。今最も注目を集めている情報共有ツールの1つです。

情報共有には、閲覧制限が必要となる場面も多くあります。無料ツールでは情報の開示先を指定できないものが多い中、iQubeは必要な人にだけ適切な情報を提供することが可能です。タスク・スケジュール管理についても全て一元化できるため、情報を集約し一括管理することができます。全社的に活用することで 社内業務におけるノウハウを蓄積・共有することに役立てることができるでしょう。

そして、 iQubeはインターネットがつながればどこでも社内情報をチェックすることができます。最新情報もリアルタイムで共有できるため、書類確認のために会社に戻る必要がありません。外回りの営業社員を抱えている企業にもおすすめです。

iQubeがおすすめなポイント!
  • 適切に共有した情報をブラッシュアップできる
  • ノウハウを蓄積・共有し業務を効率化できる
  • 最新情報をいつでも、どこからでも共有できる

Aipo

AipoはTOWN株式会社が提供しているクラウド型グループウェアです。「仕事の時間を豊かにする」をモットーとし、チームの共同作業を効率化するこのツールは、これまでに1400社以上に導入されています。

シンプルで使いやすいインターフェースで直感的に利用できる点が強みで、機能面ではチャット、カレンダー、ポータル、リマインド、タイムカード、ワークフロー、などの様々な機能を搭載しており、必要に応じて1つずつ機能を追加していくことが可能です。

また、Googleカレンダー、Outlookカレンダーなど外部のカレンダーとの連携が可能で、スマホアプリで私用とビジネスの予定の両方を管理できます。セキュリティの水準も高く、バックアップ体制も万全です。

Aipoがおすすめなポイント!
  • 連携サービスが豊富
  • セキュリティの水準が高い
  • 価格がリーズナブル

サイボウズOffice

サイボウズOfficeはサイボウズ株式会社が提供しているクラウド型グループウェア。中小企業シェアNo.1の実績を誇り、これまで三省堂書店、京都センチュリーホテル、芝浦スタジオ、NTTメディアクロスなどを始めとした全国6万社に導入されています。一般企業だけでなく自治体にも導入されおり、グループウェアと言えば真っ先にサイボウズ!と名前があがるのはそうした実績に裏打ちされているが故です。

サイボウズofficeにはスケジュール機能、メッセージ機能、掲示板、ファイル管理、メール、ToDoリスト、ワークフロー、電話メモなど欲しい機能は一通り全て揃っています。さらに、月額利用料はスタンダードコースが500円/1ユーザー、プレミアムコースは800円/1ユーザーで、どれだけ機能を使っても定額なので、多くの機能を使いたい方には断然おすすめです。

バックアップに関しても1日1回、それぞれ同じデータを2つのサーバーで14日分管理しているという万全な体制をとっています。

サイボウズofficeがおすすめなポイント!
  • 月額料金が定額で安い
  • バックアップ体制が万全
  • 情報共有メンバーを指定できる

G Suite

G SuiteはGoogleが提供しているグループウェアです。ビジネスに必要なものをすべて 1つにまとめた情報共有ツールで、Gmail、カレンダー、チャット、ビデオ会議、ドキュメント、スプレッドシートなどを利用することができます。既に一部のアプリをGoogleドライブでお使いの方も多いと思いますが、G Suitはさらにビジネス用にバージョンアップした企業向けのサービスです。

G Suitにはビデオ会議機能があるので、何気ない予定でも相手の顔を見ながら取り決めをすることができます。コミュニケーションを密に取りたい方には断然おすすめです。チャット機能を活用すれば、遠隔地同士でもスムーズに作業内容について意見交換をすることができます。ファイルは自動的にクラウドで保存・更新されるため、バックアップも安心です。

G Suiteがおすすめなポイント!
  • ビデオ会議ができる
  • リアルタイムで共同編集ができる
  • クラウドにファイルが自動保存される

kintone

kintone(キントーン)はサイボウズ株式会社がリリースしているクラウド型グループウェアです。同じサイボウズ社の「サイボウズoffice」との最大の違いは、自社に必要な業務アプリの開発が簡単にできる点で、業務改善を能動的に行うことができます。

アプリ作成、一覧ビュー、コメント機能、通知機能、グラフ作成機能、ユーザー管理、全文検索など、多くの機能を搭載しているのみならず、Excel、ワード、紙、メールなど、あちらこちらに散在している情報を一元管理することも可能。業務効率化を目指すにはぴったりなグループウェアです。もちろん、インターネットがつながる場所ならどこでも使えます。スマホ、タブレットからも利用でき、日・中・英の3ヵ国語にも対応!万全のセキュリティ体制で働く場所、時間を選びません。

Kintoneがおすすめなポイント!
  • バラバラな情報を一元化できる
  • 見える化でチームワークを強化できる
  • 働く場所、時間を自由にできる

社内全体のコミュニケーション活性化にはSNS

社内全体のコミュニケーション活性化にはSNS

社内全体のコミュニケーション活性化に最適の情報共有ツールはSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)です。

SNSと言えばFacebook、Twitter、Lineを思い浮かべる人が多いと思いますが、こうしたサービスはプライベートでの利用が一般的で、会社で使うというとピンとこないかもしれません。プライベートで使っているものをそのまま仕事に使うということに抵抗を感じる方も多いでしょう。

そこで、ビジネス目的で開発されたSNSが役に立つのです。ビジネス用ですから、セキュリティの安心もさることながら、機能に関しても痒いところに手が届くようになっています。上手く利用をすれば、社内コミュニケーションの活性化、作業の効率化を図ることができるでしょう。

Talknote

TalknoteはTalknote株式会社が提供している社内SNSです。これまでの導入実績は1000社以上、「経営者おすすめの社内コミュニケーションツールNo.1」として、飲食、小売、製造、IT、医療の様々な分野で活用されています。

会社で起こる問題は、コミュニケーション不全によって引き起こされているケースが少なくありません。個人が抱える問題の本質も、ほとんどが人間関係だといわれています。Talknoteでは立場を越えて他者との意思疎通をはかり、関係各所と連携しながら業務効率をあげる仕組みを提供しています。

そして、特許を取得した「アクションリズム解析」により、従業員の意欲低下をチェックしたり、オーバーワークを検知することも可能なため、働き方改革を進めたい企業にもおすすめです。

Talknoteがおすすめなポイント!
  • コミュニケーションの正常化で組織の問題を解決できる
  • シンプルで使いやすい3つのコミュニケーションスタイル
  • 人が気づけない「ヒト」の問題をテクノロジーで解決できる

Yammer

Yammerはマイクロソフトが提供している情報共有ツールです。2008年のリリース以降瞬く間に広がり、全世界150ヵ国以上で利用をされています。サービスはOffice 365スイートプランの一部に含まれており、組織全体でオープンかつ動的にコミュニケーションをとれる情報共有ツールとして人気があります。企業の透明性を高めて一致団結して前進したい企業には大変おすすめです。

Yammerはフェイスブックやツイッターに仕様が似ており、メッセージを気軽にやり取りできます。メールのように堅苦しい文面を考える必要がないため、スピーディーなやりとりの実現が可能です。また、スマホ専用アプリがあるので、逐一ログインする必要もありません。社内限定SNS専用アプリがあれば公私混同する心配もないので安心して使うことができます。

Yammmerがおすすめなポイント!
  • 普段使っているSNSのような気軽さで連絡できる
  • 逐一ログインしなくても使えるスマホ専用アプリがある
  • マイクロソフト管理で万全なセキュリティ

WowTalk

WowTalkはワウテック株式会社が提供している社内SNSです。直感的な操作性で高い支持を獲得しており、NTTDATA、セブン銀行、POLA、SAGAWAなど大企業を始めとする3000社以上で導入をされています。

まず、WowTalkの特徴はなんと言ってもそのセキュリティレベルの高さです。通信はSSL/TSLで完全暗号化、一人ひとりのユーザーに対して個別のアクセス権限が設定できるうえ、閲覧の制限やログの監視、さらにはローカル環境でのデータ保存をブロックする機能まで備えています。端末紛失、退職の際にもスピード感あるセキュアな対応が可能です。

そしてカスタマイズ性にも定評があり、さらに日本語・英語・中国語の3ヵ国語にも切り替えが可能。海外進出を目指す企業にもおすすめです。

WowTalkがおすすめなポイント!
  • 国内トップクラスのセキュリティ体制
  • ユーザー単位の機能カスタマイズ設定ができる
  • 日・英・中の3ヶ国語で表示ができる

Workplace

WorkplaceはFacebookが提供している企業向けSNSです。Facebookの法人版で、リリースされたのは2016年と日が浅い情報共有ツールですが、既に国内外で3万社を超える企業で利用をされています。

投稿、動画配信、グループ、タイムライン、チャット、イベント、データ共有などの多機能を備え、さらに「G Suite」「Dropbox」「OneDrive」といった外部サービスとの連携も可能です。
コミュニケーション面では、「いいね!」やコメント、シェアなどはFacebookと仕様が同じなので、Facebookユーザーにとっては使いやすく操作に困ることはありません。

そして、社内の情報は全員で共有するものということが前提となっているため、facebookと違い参加者は投稿の全てを見ることが可能。不要な情報は非表示にすることができます。

Workplaceがおすすめなポイント!
  • FacebookとUIが同じで親しみやすい
  • 組織内の投稿はすべて見られる
  • 外部サービスとの連携が可能

スピーディーな情報交換にはチャットツール

スピーディーな情報交換にはチャットツール

情報交換をスピーディーに行いたい方におすすめの情報共有ツールは「チャットツール」です。チャットツールを使えば、簡易な表現でリアルタイムのコミュニケーションを実現することができます。

形式がしっかりしすぎていると、ビジネスマナーにとらわれてしまい「返信用の文章を考えているだけで時間があっという間に過ぎていた」なんてこともよくあります。その点チャットツールなら、精神的な負担が低く、気軽にやりとりしやすいです。

「社内コミュニケーションを活性化したい」「テレワーク推進をしたい」という会社はもちろんのこと、外部スタッフとの連絡にもおすすめです!

Chatwork

ChatworkはChatwork株式会社が提供しているチャットツールです。個人事業主から大企業まで幅広く利用されており、これまでKDDI、大和証券、東洋アルミニウムを始めとした全国21万4,000社で導入されています。
時間と場所を問わずスムーズに社内外の人とコミュニケーションをとれることが第一の特徴で、テレワークに活用している企業も多いため、働き方改革を進めたい会社にもおすすめです。

また、Gmail、Outlook、Twitterなど社外のサービスとの連携ができるため、それぞれの連絡通知をチャットワークに集約することができます。情報の散在、連絡の認識漏れを防ぎ、業務を効率的に進めていくことが可能です。
グループチャット、タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話機能などを使えば、チャットワーク上で実際のオフィスさながらにコミュニケーションをとり、仕事を進めることができます。

Chatworkがおすすめなポイント!
  • 時間と場所を問わずにスムーズなコミュニケーションが可能
  • 外部サービスとの連携が可能
  • 豊富な機能で業務をサポートすることができる

Slack

SlackはアメリカのSlack社が提供するチャットツール。2013年のリリース以来瞬く間に広がり、現在世界中で1,000万人以上のユーザーに利用されています。

日本語でリリースされたのは2017年ですが、既に多くのユーザーを獲得しており、DeNA、NIKKEI、sansan、cookpadを始めとした多くの企業で導入が進められています。
Twitter、Facebook、Gmail、Skypeとの連携が可能で、SNSやメールで連絡がきたら内容をSlack上で確認することができます。連絡ツールは分散すると認識漏れがでる恐れがありますが、Slackを使えば連絡を一元管理できるので大変便利です。

また、部署やプロジェクトごとにチャンネルを作成して、グループ単位でオンライン会議もできるため、バーチャルオフィスとしても利用が可能です。チームメンバーはいつでも会話内容を検索することができるので、情報共有ツールとしても役立てることができます。

Slackがおすすめなポイント!
  • SNS、メールとの連携が可能
  • チャンネルを活用してコミュニケーションを最適化できる
  • いつでも会話内容の検索ができる

Chatter

Chatterは株式会社セールスフォース・ドットコムが提供しているチャットツールです。社内のあらゆる最新情報をリアルタイムで確認できるため、情報の取りこぼしがありません。

たとえば、スケジュール、取引先の属性、商談進捗状況などが更新されると、各オブジェクトはタイムラインに流れます。また、プロジェクト資金の承認や、商談の進捗状況の更新なども全てChatterから行うことが可能です。社内情報との連携ができるため、ビジネスプロセスにアクセスして、業務効率化を図りたい方におすすめです。

オブジェクトベースで会話ができることも強みの一つで、Chatterを使って特定のオブジェクトに関わる情報を全員が集めて、意見を出し合うことによって実際の会議を減らすこともできます。

Chatterがおすすめなポイント!
  • タイムラインで社内の情報をフォローできる
  • ビジネスプロセスにアクセスできる
  • ファイル共有機能でスピーディーな情報共有

Microsoft Teams

Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供しているチャットツールです。かつてはSkype for Buisinessがチャットツールとして活用されていましたが、現在ではその機能をTeamsが引き継いでいます。Microsoft Teamsは通常のチャット機能に加え、ビデオ通話会議、音声通話会議機能があり、実際に対面または電話するようにコミュニケーションをとることが可能です。

必要な文書を投稿したり、文書の内容に同意や承認を得たいときは、ファイル共有機能を使います。共同編集も簡単にできるため、部署を跨いだプロジェクトなどで活用することができるでしょう。
そして、タスクの実行漏れが心配な方は、プロジェクト管理のためのアプリ「Microsoft Planner」を連携させれば問題ありません。所属チャンネルごとに設定ができるので、全体の進行を確認することもできます。

Microsoft Teamsがおすすめなポイント!
  • Office 365の機能と連携することができる
  • 大人数でのオンライン会議が可能、録画もできる
  • チャンネルごとに必要なツールをカスタマイズできる

LINE WORKS

LINE WORKSはLINE株式会社がリリースしているビジネス版LINEです。操作はシンプルで使いやすく、初期費用も無料。スマホで完結する利便性から、多くの利用者から支持されています。東京海上日動、明治安田生命、サッポロビール、田辺製薬、みずほ銀行、ソフトバンク、大成建設などの有名大企業や、浜松市役所、杉並区議会などの自治体も導入しているほどです。

LINEとほぼUIが同じであるため、LINEユーザーであれば直感的に使うことができます。チャット、スタンプは同じ仕様ですが、プライベートのLINEとはアカウント、システムが別なので公私混同の心配もありません。セキュリティ対策に関しても万全の体制で、国際セキュリティ標準の認証をとっています。プライバシー保護と情報漏えい対策を徹底したい企業にもおすすめです。

スケジュールはカレンダー機能で管理できます。アンケート機能もあり、様々なイベントの日程調整、災害時の安否確認などを簡単に行うことができます。

LINE WORKSがおすすめなポイント!
  • LINEを使っている人なら誰でも使える
  • セキュリティの水準が高い
  • カレンダーやアンケート機能で楽に日程調整できる

【まとめ】社内の情報共有ツールは、目的や社風に合わせて選ぼう!

【まとめ】社内の情報共有ツールは、目的や社風に合わせて選ぼう!

社内の情報共有ツールをグループウェア、SNS、チャットツールの3つに分けてご紹介しました。

総務系の業務効率化にはグループウェア、社内全体のコミュニケーション活性化にはSNS、スピーディーな情報交換にはチャットツールがおすすめですが、サービスの特徴や得意な分野は様々なので、導入の際には内容をよく吟味する必要があります。

同じチャットツールでも、社内の風通しを良くするために導入するのであれば、ユニークなスタンプ付きのものがいいでしょう。またSNSを活用するにも、連絡をスムーズに取りたいのか、組織の課題解決のために導入をしたいのか、その目的によって選ぶものは変わってきます。

このように、どの様な情報共有ツールを導入すべきかは、会社や参加メンバーによって異なります。一度システムを導入すると後から変更するのは面倒なので、ツール選びはとにかく最初が肝心です。事前に自社のニーズ、課題等をよく検討し、ぜひ最適の製品を選ぶようにして下さい!

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