システム開発の効率アップは発注者側からのヒアリング段階がカギを握る!

打ち合わせ風景

更新日:2017年09月19日 | 公開日:2016年10月02日

発注者にとってシステム開発が非効率的になる場合を確認しましょう

ノートパソコンを操作する人

発注者にとって、システム開発が最も非効率的になる場合の典型例は2つあります。

1. 最終的に納品されたシステム全体が使い物にならずに最初から全部やり直しになること
2. プロジェクト全体に無理が生じて、途中でプロジェクトがストップすること

両方とも、それまでに掛けた時間とお金がすべて無に帰すわけですので、最も非効率的な状態になります。
また、上記1,2などのケースでは訴訟問題に発展することもありますので、プロジェクトに割いた予算が無駄になる以上の出費を強いられるケースすら出てきます。

*訴訟にまで発展した例として、「失敗事例から学ぶ~特許庁システム開発プロジェクトの大失敗の原因は何だったのか」もご参照ください。

この1,2は極端な例としても、初期の要求定義、要件定義での洗い出しが不十分だったために、プロジェクトの進行とともに実は外すことのできなかった重要要件が膨らんでいき、仕様に追加を加え続けている間に、予算・納期をオーバーしてしまうというケースはそれほど珍しくありません。

技術的に仕様に追加要件を加えて何とかなるケースはまだよいとして、追加仕様が金額的に予算を遥かにオーバーしていたり、そもそも最初の設計をやり直さないと追加要件を満たすことができないというケースもあります。
そうした場合には、2のプロジェクトの空中分解まで、それほど距離はないのです。

また、納品されたものが明らかにイメージしていたものよりも劣っているのに、最初からやり直すということがいろいろな事情でできない場合、そのまま妥協して納品というケースもあります。

しかし、不満足なまま納品してもらったシステムでは、当初意図していたとおりの業務効率の改善を果たすことができないという場合も起こります。
また、これも珍しくない話ですが、新しいシステムがあまりにも使いにくく、結局古いシステムを使い続けるというケースもあります。
この場合には、表立って訴訟などの問題は生じなかったとしても、新システム構築に掛けた時間とお金がすべて無駄になっています。

初期段階のヒアリングをきちっと行えば、システム開発の効率性は格段にアップする

キーボードと手

それでは、今見てきたような「使えない納品物があがってくること」や「プロジェクトの空中分解」などはどうしたら防げるのでしょうか。

そのために、一番大切なことは「上流工程」や「超上流工程」のヒアリング段階で、発注者側の意図を明確に伝えることを徹底することです。

これは、ウォーターフロー型開発モデルのように途中で仕様変更をしないことが大原則の開発モデルではもちろん大切ですし、途中で完成品小さなリリースを繰り返すプロジェクトの場合にも、できるだけ初期の段階でゴールのイメージを明らかにしておくことが大切です。

ここで「上流工程」と「超上流工程」の違いをかんたんに説明しますので、しっかりと理解しておきましょう。

上流工程

「上流工程」は、これまでいわれてきた「要求定義」(発注者側がやりたいこと)や「要件定義」(発注者側のやりたいことを、開発会社側がシステムにお取り込むこと)を、現場の担当者レベルで行うことです。

発注側でもシステムを実際に使う現場の方たちの意見を集約しながら、こちらの要望をヒアリングしてもらうことが大切です。

超上流工程

「超上流工程」とは、システム開発の目的の確認などを、業務の管理者や経営者層と行うことです。

現場レベルですと、「この業務をこう改善したい」というように「業務ありき」の視点になります。
ところがそうした要求定義を詳しく精査していくと「そもそもシステムでコミュニケーションの効率性をあげるのではなく、本支店間の連絡回数を必要最小限に減らせばよいのではないか?」という解決方法も浮かんできます。
しかし、このレベルの話は多くの会社で現場には決定権がありません。

こうした、現場の業務の改善を超えたレベルのより抜本的な意味での、業務システムの改善については、業務の管理者や経営者層とのヒアリングを行うことが大切になってきます。

【まとめ】システム開発を効率的に進めるために

以上、発注者から見た、システム開発の非効率性を排除するために必要なことをまとめました。
システム開発のプロジェクトはいったん方向性が決まってしまうと、なかなか途中で修正を加えるのが大変です。
無理に修正を加えようとすると、さまざまな非効率性が生まれてきてしまいます。

そうしたことがないように、ぜひ、初期段階でのヒアリングをきっちりしてもらえる会社を選びましょう。

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