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公開日:2019年06月17日 更新日:2020年06月03日

【PM必見】プロジェクトマネジメント研修で成功の鍵を手に入れよう!

赤いサイクルを回す人

エンジニアの方は「プロジェクトマネージャー」という言葉をよく聞くことがあるでしょう。通称「PM」と呼ばれ、プロジェクト全体を管理するポジションとして、プロジェクト成功の鍵を握る重要な役割がプロジェクトマネージャーです。

この記事では、プロジェクトマネージャーの仕事と役割、プロジェクトを成功させるためのポイントを解説するとともに、プロジェクトマネジメント研修の重要性についても説明します。

目次

1.プロジェクトマネジメントとは

まずは、プロジェクトマネジメントについて説明します。

1-1.プロジェクトマネジメントの定義

プロジェクトとは、新商品開発やITプログラム開発、建設工事、新サービス開発など、特定の目的を達成するための期間が定められている業務です。専門知識を保有するスタッフによってチームが構成され、プロジェクトを遂行していきます。

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトをどのように遂行するか計画を立て、プロジェクトの目的を達成できるようにコントロールしていくことを指します。プロジェクトを達成するために予算やスケジュール、人員リソースなどを管理していくのが主な業務です。

従来のプロジェクトマネジメントは、品質・コスト・納期(QCD)の管理活動と考えられていました。現在では、米国の非営利団体であるPMIが策定した「PMBOK」が世界中で受け入れられており、「立上げ・計画・遂行・コントロール・集結」の5つのプロセスに分類し、各プロセスで何を作成・管理するべきかが定義されています。

1-2.プロジェクトマネジメントの目的

プロジェクトは日常的に繰り返される作業とは異なり、新しいシステムや独自のサービスを開発する非日常的な活動です。特定の目的を一定期間内に確実に達成させるためには、与えられた経営資源を効率的に使い、円滑にプロジェクトを推進する必要があります。

プロジェクトマネジメントの手法を用いれば、プロジェクトの目標達成の確実性を向上させることが可能です。プロジェクト体制を構築し体系的に運用することで、コミュニケーション面やスケジュール面をはじめ、効率的にプロジェクトを推進できるようになるでしょう。

1-3.プロジェクトマネジメントの内容

プロジェクトマネジメントの内容には、次のものがあります。

プロジェクトマネジメントの内容
内容 詳細
統合管理 プロジェクト全体の統合管理および推進
コスト管理 プロジェクトにかかるコスト全体の管理
調達管理 仕入先・委託先など、外部ステークホルダーの管理
リスク管理 発生し得る問題を予測し、それに備えて対処することでリスク回避を実現
スコープ管理 何を行うか、何を作るか、プロジェクト指針の明確化
要員管理 メンバーごとの負荷状況を把握してタスクの振り分けや適材適所を実現
コミュニケーション管理 メンバー間のコミュニケーションを管理し、円滑なプロジェクト推進を実現
スケジュール管理 ガントチャートなどを用いて計画と実績を正確に管理
品質管理 品質テストに関するタスクまで、品質管理を実施
ステークホルダー管理 社内外のステークホルダーを管理し、全体として円滑なプロジェクト推進を実現

2.PM(プロジェクトマネージャー)とは

次に、PM(プロジェクトマネージャー)が必要な理由、その仕事と役割、必須とするスキルについて説明します。

2-1.PMが必要な理由

PMが必要な理由としては、次の3つが挙げられます。

理由1:方向性を決めるため

開発規模が大きくなると、高品質を求めるために予算オーバーや、工程が進むにつれての品質低下、無駄なミーティングなどが起こってしまうケースがあります。PMがいればプロジェクトにおける最低限の方向性が決まり、その実力によっては品質向上やスケジュール短縮などの効果が見込めるでしょう。

理由2:豊富な経験を活かせるため

基本的にPMになる人は豊富な経験を持っています。PMに至るキャリアはさまざまですが、これまでに培ってきた経験が蓄積されていることが多いでしょう。この豊富な経験と知識がPMの武器であり、プロジェクトを良い方向へと導いてくれます。

理由3:明確な責任者がいると安心感があるため

開発が中規模や大規模になった場合、メンバー全員とのコミュニケーションが難しくなります。開発のさまざまなシーンでPMという明確な責任者がいることにより、メンバーやプロジェクトに関わるスタッフの安心感につながるでしょう。

2-2.PMの仕事と役割

PMは期日までにプロジェクトを完成させる使命を担います。そのためにプロジェクトチームを結成し、必要な人材や資材、費用を計画して確保し、プロジェクトを遂行していきます。

近年、開発プロジェクトを予定通り進めることは、業務要件の高度化やIT技術の高度化、複雑化、マルチベンダ化などによって、ますます難しくなっているのが事実。このため、PMには次のような役割が求められています。

役割1:意思決定

プロジェクト全体で責任がある事項を適切に配分し、決定する役割を担います。

役割2:プロジェクト全体の推進管理

プロジェクト全体の進捗管理はもちろん、メンバーの管理やスケジュール管理などを推進していく役割を担います。

役割3:交渉や調整などの対人関係を円滑にさせる

人とのコミュニケーションの面で、問題を起こさずに円滑に物ごとを進めていくための調整を行う役割を担います。

2-3.PM必須のスキル5つ

PMに必要な知識やスキルは、プロジェクトや企業ごとに異なる場合があります。ここでは、どのプロジェクトでも求められる基本的なスキルを5つ紹介します。

スキル1.コミュニケーション能力

プロジェクトマネジメントの仕事は、多くの関係者とコミュニケーションをとる必要があります。チームメンバーやその他の部門のメンバー、社外の関係者など、常に人と関わりながら行う業務のため、業務を円滑に進めるために、コミュニケーション能力は重要なスキルといえるでしょう。

コミュニケーションをとる相手は、担当者から上司・役員、社外関係者までさまざまです。立場によってそれぞれの思いや理解度も異なるため、関心度合いや理解のレベルを把握した上で説明しなければなりません。また、自分が言いたいことを的確に伝える会話術なども必要です。プロジェクトマネジメントにおいて、相手に合わせたコミュニケーションができる能力は必須のスキルといえるでしょう。

スキル2.問題解決スキルと決断力

全てのプロジェクトには独自性があり、全く同じプロジェクトというものは存在しません。問題が発生した際には、各プロジェクトや場面に応じた解決方法をメンバーや関係者に提案し、納得させる必要があります。そのため、あらゆる問題に対応するために多くの選択肢を持ち、問題を解決していく力が必要です。

また、決断力の面ではPMとして仕事の方向性を的確に示すスキルが求められます。プロジェクト中は決断の連続であるといっても過言ではなく、一つの決断がプロジェクト全体を大きく左右する可能性もあるでしょう。決断する際に指標となるデータや根拠が合理性のあるデータなのかを判断するとともに、日頃から適切なデータを収集できるように管理・監視することも大切です。

スキル3.リーダーシップ

プロジェクトを推進していく上では、プロジェクトメンバーの協力が必要不可欠です。プロジェクト管理手法やノウハウなどはもちろん重要ですが、それだけではメンバーはついてこないでしょう。

システムを作るのも動かすのも結局は人間が行うことなので、人心掌握をいかに行うかが鍵となります。PMに求められるリーダーシップには、次の5つがあげられます。

PMに求められるリーダーシップ
  • 自らが前向きな姿勢で、プロジェクトの陣頭指揮をとる
  • 常に状況をポジティブに捉え、苦境に陥ったときこそ、責任者としてチームを牽引する
  • マネージャーという立場を理解し、状況に応じた対応をする
  • メンバー個人レベルで動機づけを行い、状況によっては権限を移譲する
  • メンバーの相談にも乗り、適切なアドバイスを行う

スキル4.全体を見渡すスキル

通常、プロジェクトマネジメントは複数のグループによって行われます。各グループは、自分たちのミッション達成に向けて最適化した判断をする傾向にありますが、その判断が他のグループの業務推進に悪影響を及ぼす場合も考えられます。このようなときにPMは、全体としてどの方法が良いかを判断し、軌道修正しなければなりません。

正しい判断を下すには、プロジェクト全体の動きを把握し、各グループの特性を理解する必要があります。PMとしての自己管理はもちろん、メンバーやプロジェクトを管理しながら、品質の一定化または向上、納期通りのリリースなどを管理しなければなりません。プロジェクトマネジメントにおいて、全体を見渡すスキルは必須といえるでしょう。

スキル5.先を見越すスキル

メンバーは、基本的に自分たちの判断は正しいと思ったり、抜けや漏れがないようにプロジェクトを進めていきますが、ときには判断を間違えます。

PMは、判断を間違えそうなポイントや行き詰まりそうなポイントを事前に察知し、未然に防ぐようにメンバーに働きかけることで、業務の手戻りを発生させないように推進します。客観的にプロジェクトを把握し、先を見越すスキルがあることで、リスク管理につながり、プロジェクトが成功する可能性が高まるでしょう。

3.プロジェクトマネジメントを成功させるためには

次に、成功するプロジェクトと失敗するプロジェクトの違い、成功させるための具体的なポイントをお伝えします。

3-1.成功するプロジェクトと失敗するプロジェクトの違いとは

プロジェクトが成功するポイント
  • チームを育成しながらプロジェクトを推進する
  • どんな時も人を大切にする
  • 必要なリソースを確保する
  • 経営陣とステークホルダーからの信頼を得る
  • 一人ひとりがリーダーの意識を持ってプロジェクトに臨む

※「人」に関連する項目が多く、メンバー個々が成長しながら高いモチベーションを持って取り組めるようなプロジェクトであることが求められます。

プロジェクトが失敗するポイント
  • プロジェクトマネジメント手法に問題がある
  • メンバーのスキル不足
  • リスク対策が不明瞭
  • 計画や仕様などの変化に対応できない
  • 経営層からの協力を得られない

※マネージャー・メンバー双方のスキル不足やリスク管理関連の項目が挙げられています。

双方を比較して考えると、メンバー個人が問題を抱えていないか、プロジェクト全体として問題を抱えていないかを、PMとして常に把握する姿勢が必要といえるでしょう。そのためには、日頃からプロジェクト内のコミュニケーションに気を配る必要があります。

また、マネージャー自身もスキルアップしていく必要があります。その解決策の一つとして、外部研修を受けるのも有効でしょう。

3-2.失敗から学ぶ、プロジェクトを成功させる4つのポイント

それでは、プロジェクトを成功させるためのポイントを4つに分けて説明します。

ポイント1:プロジェクトに最適な管理表を作成する

目に見えて進捗のわからない分野の場合、プロジェクトマネジメントはより一層注意が必要です。特に経験のない新しいシステム開発にかかる工数や費用については、正確な見積もりができないこともあります。また、開発に際しては日程をできるだけ詳細に記載し管理しなければなりません。要件の追加や変更によってスケジュールにズレが発生することも考えられるので、柔軟に対応する必要があるでしょう。

柔軟に対応していくためには、過去の管理表を使いまわすようなことはせず、各プロジェクトごとに最適な管理表を作成することが重要です。例えば、次のような管理表が開発現場で使用されています。

開発現場で使用されている管理表の例
  • 「WBS」
    最初に必要な作業を洗い出し、それを可能な限り細分化し、各作業について必要なコストや人員配分を割り出す手法です。
  • 「ガントチャート」
    作業計画を視覚的に表現するための手法で棒グラフの一種でもあり、縦軸に作業項目を、横軸に作業の進捗状況を表します。

さまざまな管理表の作成・運用方法などについては、プロジェクトマネジメント研修で学ぶことが可能です。

ポイント2:確実なリスクマネジメントを行う

プロジェクトにおけるリスクは、もし問題が発生した場合、プロジェクトの失敗にもつながるものです。先を見越して事前に対処する方法を考えるのがリスクマネジメントです。

リスクマネジメントの手順については、次のような流れで行います。

リスクマネジメントの手順
  • リスク特定:起こり得るリスクを洗い出す
  • リスク分析:リスクの発生確率や影響度などを分析し、それぞれのリスクに対して重要度を設定する
  • リスク対応計画:リスクに対応する計画を立てる
  • リスクコントロール:リスクの対応状況を監視し、新たなリスクを対応計画に追加する

プロジェクトマネージャーにとってリスク管理は必須のものです。プロジェクトマネジメント研修では、リスクマネジメントに特化した社員研修も行われています。

ポイント3:要件定義の精度を向上させる

プロジェクトが予定通りに進まない要因として、要件定義が曖昧であることが多くみられます。業務フローや手順を1からトレースし、一つひとつの作業内容を書き出していくことで、正確な要件定義ができます。

また、要件定義書が完成した後も、常に内容と進捗を確認していくことが必要です。しかし、プロジェクトが失敗するパターンの多くはこれらができていないケースが多いようです。開発途中で要件の追加や変更が多くなると手戻りが発生するため、費用やスケジュールに大きく影響し、プロジェクト自体が失敗に終わってしまうのです。

要件定義については、プロジェクトマネジメント研修に含まれることが多く、要件定義に特化した社員研修も行われています。

ポイント4:チームワークを発揮する

チームメンバーの協力は、プロジェクトに欠かせないものです。チームワークを発揮し、効率よく作業を進めることでプロジェクトが成功する可能性が高くなります。

また、ドメイン知識やビジネス知識、技術知識などの知識や仕様、スケジュール、リスクなど、プロジェクトの最新情報を全メンバーで共有できていることが重要です。全メンバーが同じレベルの知識や情報を持つことで、よりチームワークを発揮できる状況になるでしょう。自分の専門領域だけに留まるのではなく、他のメンバーの業務内容に興味を持ち、ときには質問するようなこともチーム力の向上のためには必要です。

プロジェクトマネジメント研修の一つとして、「PMのためのチームビルディング」などの社員研修も行われています。

4.【まとめ】プロジェクトマネジメント研修でPMとしてのスキルを完成させよう!

この記事では、プロジェクトマネジメントの定義、プロジェクトを成功させるためのポイントなどについて説明しました。

プロジェクトマネジメントは、一筋縄にはなかなか進まないものであり、試行錯誤を繰り返しながら、プロジェクトを進めていくものです。今回紹介したような資質や役割とは別に、なんとしてでもやり切るという姿勢も重要でしょう。

また、PMの役割を担う人は自らの知識や資質を高めていくことが求められます。それらは日々の業務の中でも少しずつ養われますが、プロジェクトマネジメント研修に参加して集中的に学ぶことが効果的です。

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著者

imitsu編集部

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