無料プランでEvernoteを使いこなすには?本当に使える17個の裏技を紹介!

名刺管理 トップページ

更新日:2018年11月30日 | 公開日:2018年11月30日

「Evernote」は思い立った時に、その場でメモの記録・管理が行える非常に便利なツールです。直感的に使えるノートアプリとして、世界 200ヶ国以上で累計2億2千5百万人を超えるユーザーに愛用されています。

「Evernote」には、無料プランの「Evernote ベーシック」・有料プランの「Evernote プレミアム」と法人向けの「Evernote Business」の3つのプランがあり、プランによって使える機能が異なります。

今回、無料プランでも豊富な機能を持つ「Evernote」を使いこなすための17個の裏技をピックアップしました。無料で使える機能をさらに使いやすくする技もご紹介します。

1.情報を見やすく整理する裏技

「Evernote」は多くのユーザーから愛され続けてきた、大変便利で使いやすいノートアプリです。メモ・Webページ・写真・音声など、あらゆるファイル・フォーマットのデータを取り込めます。
思い立った時にすぐに記録できるので思わずデータを貯め込んでしまいがちですが、いざデータにアクセスしようと思った時、どこに何を保存していたかわからなくなってしまうこともしばしあるのではないでしょうか?

まずはそんな悩みを解決する6つの裏技をご紹介していきます。

既定のノートブックを「.inbox」に変更

新規ノートは常に一番上に。

「Evernote」でノートを新規作成する際、保存場所を指定しなかった場合、自動的に「最初のノートブック」に振り分けられます。「Evernote」の特性上、自動的に振り分けられるノートブックは1つしか作ることができません。最も使用頻度が高いだけに、このノートブックを最上段に表示させたいと思われる方も多いのではないでしょうか?

残念なことに、実はこの「最初のノートブック」がリストの一番上に表示される可能性は極めて低く、何もしなければ気づかないうちにノートブックの山に埋もれてしまいます。その原因はノートブックの名前にあります。
しばらく「Evernote」を使っている方は既にお気づきかもしれませんが、「Evernote」ではノートブックは文字列順に並び替えられています。

優先度は 記号>数字>アルファベット>カタカナ>ひらがな>漢字の順につけられています。
「最初のノートブック」は先頭語が漢字なので、表示される優先度が最も低くなっています。そこでオススメしたいのが、優先度が最も高い記号を先頭語に用いた「.inbox」へのタイトル変更です。英語でinboxとは未処理書類入れを指すので、一時的な保存先としては非常に理にかなったネーミングでしょう。

時間がない時には一旦このノートブックにノートを保存し、後ほど時間ができた際に別のノートブックに移す・整理するようにしてみてはいかがでしょうか。

ノートブックのタイトルに◯◯を入れると管理が楽に!

先ほどお伝えしたように、ノートブックは文字列順に並べられています。

つまり、数字をうまく活用できれば順番を気にせずに、そのノートブックに最もふさわしいタイトルをつけられるということです。日付順や優先度順に自ら並び替えられるので、情報管理の観点からみても非常に実用的だといえます。

ノートブックにマイルールを決めてタイトルをつけることで、情報活用も管理もより容易になります。
ここではオススメの活用法を二つご紹介させていただきます。

一つ目は、優先度の高いノートブックタイトルの先頭に数字を入れることです。たとえば「⒈最優先事項」というタイトルのノートブックを作成した場合、アルファベットやひらがな・カタカナ表記のタイトルのノートブックよりも優先的に表示されるので、すぐに見つけることができます。

もう一つは、会議や行事などが開催された日付を8桁で記入することです。数字で優先順位をつけたい場合にも流石に3桁以上になることはないので、このように8桁の数字を使えば日付と普通の数字を混同させずに済みます。

目次ノートの作成

目次を作成し、ノートブック内の情報をより使いやすく。

ノート数が少なければ目視で見つけることができても、数が増えると探している情報になかなかたどり着けなくなります。検索をかけようと思っても実際にノートで使われているフレーズを覚えていなければ、検索結果を絞れなくなることもあるのではないでしょうか。そんな時に役立つのが目次の作成です。

目次ノートを作れば、まさに本の目次と同じように、どこにどの情報が載っているかが一目でわかります。ノートブック内のノートのタイトルが列挙されていて、タイトルをクリックするとすぐにお目当のノートへと飛ぶことができます。

目次の作成方法は2つあって、どちらもシンプル。

最も簡単なのが、目次に載せたいノートを複数選択し、「目次ノートを作成する」というボタンを押す方法です。順番などに特にこだわりがない方には手間いらずのこの方法がオススメです。
もう一つの方法は「目次」と題した新たなノートを作成し、そのノートブック内に各ノートへのリンクを一つ一つまとめる方法です。ノート上で右クリックで「ノートリンクをコピー」という選択肢がでてくるので、それを先ほどのノートに貼り付ければ完成です。

もちろん、URLがあれば「Evernote」のリンクに限らずとも他のサイトやコンテンツのリンクをまとめることもできます。例えばクラウド上に保存されているスプレッドシートやドキュメントなどでノートブックに関連するものがあれば、目次の下にリンクを貼り付けることで一気にアクセスしやすくなるのではないでしょうか。
ノートブックに関連するすべてのリンクが一箇所にまとめられている「目次」ノートを作成することで、検索にかかる時間を短縮しましょう。

タグをフル活用

「タグ」をフル活用すれば、探したい情報にすばやくアクセスできます。
「タグ」はノートに貼る付箋のようなもの。「タグ」を付けることで、ノートの数が増えても探したいノートが見つけやすくなります。
「タグ」の数に制限はなく、一つのノートに複数の「タグ」を付けることができます。複数のノートブックにまたがる情報も、「タグ」で横断的に検索できます。
「タグ」を活用するうえで一番大事なことは、「タグ」と「ノートブック」タイトルのルールを分けることにあります。ノートブックのタイトルを仕事別に設定した場合、「タグ」として「S01_提案」「S02_計画」「S03_進行中」「S04_完了」などのステータスを表すものを用意すれば進捗管理に活用できます。 あるいは、仕事のノートに「201901」などの年月「タグ」を付けるルールとすれば、「タグ」一覧からすべての仕事を時系列に見ることができます。
長く「Evernote」を使っていると、「ノートブック」のタイトルと「タグ」の両方に日付などの同じキーワードを入れてしまいがちです。そこで、シンプルなルールを決めてノートに書き出しておくことをお勧めします。

ノートブックは「スタック」しよう!

「スタック」を活用して、ノートブックを視覚的にグループ化して整理しましょう。
この機能を使うと、複数のノートブックを束のようにまとめられます。パソコンのファイルをフォルダにまとめるように、同じトピックやテーマのノートブックをグループ化するために活用できます。「スタック」を使うことで、ノートブックを視覚的に整理でき、管理できるようになります。
注意点したい点は、「スタック」内のノートやノートブックを個別に共有することはできても、「スタック」自体は自分だけにしか表示されないということです。他のユーザーとは共有できないので、気をつけましょう。

クラウドで共有

「Evernote」はクラウド型サービスなので、文章・メモ・クリップされた Webページなどの情報を複数の端末で使えるだけではなく、他人と共有することもできます。共有の方法は以下の3つがあります。

1. ワークチャットで共有
特定の人と共有したい場合は、「ワークチャット」での共有が便利です。ノートごとに閲覧・編集などの権限を設定できるので、共同作業にも活用できます。相手が「Evernote」を使っていない場合は、相手のメールアドレスを入力してメッセージを送ることができます。

2. 公開リンクで共有
「公開リンク」を利用すればノート共有も簡単です。 「Evernote」ユーザーは「公開リンク」からノートを見るだけでなく、保存もできます。また、こちらのリンクを使えば「Evernote」ユーザーでなくても、「公開リンク」からノートの閲覧が可能です。

3. メール送信で共有
ノートの内容をそのままメール送信することもできます。 共有が簡単な「Evernote」なら、チームや組織での情報活用が進みそうです。

2.操作性を向上させる裏技

「Evernote」には、無料プランでも使いやすく豊富な機能がたくさんあります。多彩な機能を活用して、操作性を向上させる裏技やヒントをご紹介します。

文字認識機能を最大限生かすには

独自の光学文字認識技術・OCR技術を持つ「Evernote」の検索機能では、テキストはもちろん、添付された画像内のテキストから、手書きの文字まで検索対象にできます。つまり「Evernote」にアップロードしたノート内のあらゆるテキスト検索が可能となり、欲しい情報が見つけやすくなります。「Evernote」の文字認識機能を最大限活かすためには、その仕組みを知っておくとよいでしょう。

たとえば、横書きや縦書きの文字は認識できますが、斜めに書かれた文字は認識できません。 また、認識させたい手書き文字を含む画像を「Evernote」に追加する際には、必ずJPEGファイルを使うようにしましょう。PDF内の文字は有料プランでのみ認識されます。もちろん、人にとっても読みやすい文字は「Evernote」上でも認識もされやすいので、できるだけ読みやすい字を書くように心がけていれば、あとで手入力する手間も省けます。

もうひとつ紹介しておきたいのが、Evenote特有の文字認識の仕組みです。実は「Evernote」は認識した単語一つに対して、最適な選択肢(正しいと思われる単語)のほかにも、正解である可能性のある複数の候補も一緒にインデックスします。たとえば「flat」とという単語を認識したとき、「flat」だけではなく「float」「fiat」なども候補として、検索用にインデックスされます。

この仕組みのおかげで、「Evernote」が文字を間違えて認識してしまった場合にも、求めている情報を探し出すことができます。この仕組みを逆手にとれば、もしも探している情報が見つからない場合、形が似ている検索キーワードで再度検索をかけることで見つけられるかもしれません。

効果的な検索方法5選

ノートが増えて情報が見つけにくくなっていると感じている方にお伝えしたい、効果的な検索の方法を5つ紹介します。

1. 検索範囲を限定する
Evernoteはデフォルトの設定では「全てのノート」を対象に検索を行います。ノートブックを限定して検索キーワードを入力すれば、より早く求めている情報にたどり着きやすくなります。検索をかけてから検索結果を絞りたいと思った場合も後からノートを指定することもできるので、ご安心ください。

2. AND検索を使う
検索エンジンでもよく使われる「AND検索」は、活用したい技術の一つです。検索キーワードの間に半角スペースをあけて、もうひとつのキーワードをいれることで両方の条件にマッチしていない限りノートが表示されないので、情報も探しやすくなります。

3. 「intitle:」を使う
この機能を使うと、指定した文字列がタイトルに入っているノートのみが抽出されます。「intitle:」検索をうまく活用するためには、ルールを決めてノートのタイトルをつける習慣が必要となるかもしれません。

4. 「tag:」を使う
「tag:」を使って検索をすると、指定したタグが付いているノートのみが検索結果にあがります。例えばなにも指定しなければ「サイト」という検索キーワードで複数のノートがでてきてしまいますが、「仕事」というタグを指定すれば「仕事」のタグが指定されたもののみが検索結果に出てくるようになります。

5. 検索フィルターを設定する
検索ボックスに文字を入力すると、下部に「フィルター追加」という項目が出てきます。こちらをクリックして表示される検索フィルターの画面で、検索キーワードや「作成日」などの条件が設定できます。

キーボードショートカットの活用

「Evernote」には、知っていると便利なキーボードショートカットがたくさんあります。ショートカットを活用することで、大幅な時間短縮が期待できることは間違いなし。ここでは利用頻度が高いものに絞って3つご紹介します。

1. 新規ノートを作成する
(Windows:Ctrl+Alt+N、Mac:Control+Option+Command+N)
「Evernote」アプリを立ち上げておけば、他アプリケーションの作業中にメモを取りたくなったとき、こちらのショートカットキーを活用して素早くノートを作成できます。一々アプリを開く手間が省けるので長期的に見ると大きな時間短縮に繋がるでしょう。

2. スクリーンショットを取得する
(Windows:Win+PrintScreen、Mac:Control+Command+C)
ショートカットを使えば、表示されている画面をそのまま瞬時にキャプチャできます。

3. 現在日時を挿入する
(Windows:Alt+Shift+D、Mac:日付→Shift+Command+D・時刻→Option+Shift+Command+D)
ノートやタグに日時を入れたいときにショートカットを活用すれば、カレンダーを確認する必要もなくなります。

メニューバーからワンクリックで保存

アイデアを思いついたら、すぐに「Evernote」にメモしたい。
そんなときに便利な機能が「Evernote Helper」です。こちらを使うと、「Evernote」アプリ本体が起動していない時でもメモをして「Evernote」に送ることができます。「Evernote Helper」は、「Evernote for Mac」と「Evernote for Windows」に付いているアプリケーションです。メモも、スクリーンショットも、音声録音(Macのみ)も、思いついたらすぐに保存できます。

Macの場合は、メニューバーの「Evernote」アイコンをクリック、
Windows の場合は、タスクトレイの「Evernote」アイコンを右クリックすると表示されます。

メモをとる(標準テキスト)・スクリーンショットを選択する・音声を録音する(Macのみ)作業が終われば、「Evernote に保存」をワンクリックするだけで保存は完了です。

新機能:テンプレート活用で統一感を

「テンプレート」を活用すれば、カンタンに統一感のあるノートを作ることができます。この機能を使えば、新しく作成するノートの書式設定を毎回一から設定せずに済みます。 

「テンプレート」とはあらかじめ書式設定されたノートの定型フォーマットのことで、くりかえし何度でも利用できます。新しい「テンプレート」をギャラリーの中から見つけて、ノート作成時に簡単に適用が可能です。

「Evernote」では、30種類以上の無料テンプレートがオンラインギャラリーで提供されています。仕事で使える「会議のアジェンダ」、旅程を計画するための「旅の日程」、進捗を管理するための「プロジェクトの概要」など、さまざまなニーズに応える「テンプレート」があるので、ぜひ活用しましょう。

見られたくない情報は暗号化

「Evernote」内に個人的な手紙・旅程表・口座情報など、プライベートな情報を保存しているという方も多いのではないでしょうか。今回ご紹介する「テキスト暗号化」機能は無料版の「Evernote」から使えます。

手順はいたってシンプル。暗号化したい部分を選択して右クリックし、次に「選択したテキストを暗号化」をクリックします。暗号化自体はこれで完了します。次に、暗号を解除するためのパスフレーズを設定します。パスフレーズがないとリセットはできませんので、絶対忘れないようにしましょう。

便利な暗号化機能ですが、ノートやノートブック全体を暗号化することはできません。暗号化できるのはノートのテキスト部分だけなので、ご注意ください。

ノートの最上位表示

「Evernote」のノートが増えてくると浮上してくる代表的な問題として、「大事なノートが埋まってしまい、毎回探すのが面倒」というものがあります。実は、あるテクニックを使うことで、もっとも表示させたいノートを最上段に固定することができるようになります。

二つの方法があるので、順に紹介します。
まず一つ目のやり方は「リマインダー機能」を応用したものになります。「リマインダー機能」は本来は指定した日程に合わせて通知してくれる機能で、対象のノートの上部の時計のアイコンをクリックすると設定画面が表示されます。一見すると「最上位表示」とは全く無関係ですが、実は「リマインダー機能」のついたノートは、ノートリスト(一覧)で最上部に固定表示される仕組みになっています。リマインダーとしての機能は指定された日程を過ぎるとなくなってしまうので、しばらくの間上位表示させたい場合は終了日を長めに設定しておくと便利です。

もうひとつの方法はショートカット機能です。ショートカットに追加されたノートは常に画面の左に固定されて表示されるので、いつでも表示・編集できます。

Web Clipperを使いこなすには

「Webクリッパー」はブラウザで閲覧しているWebページを、2クリックでダイレクトに「Evernote」に保存できるブラウザ拡張機能です。Webページだけでなく、PDF の直接保存も可能です。

Gmailユーザーであれば、メールを添付ファイル込みでスレッドごとに保存ができます。 「Webクリッパー」はブックマークとは違います。ブックマーク保存したページを見ようとしたら、ページがもうなかったり、記事の内容が上書きされていたりしたことがあると思います。「Webクリッパー」ならもしそのページがなくなっていても、自分の「Evernote」アカウントに残るのでいつでも見ることができます。

「Webクリッパー」には、Google・Yahoo!・Bing などの検索エンジンで検索したときにそのキーワードに関連する「Evernote」のノートを自動表示させる機能もあります。ただ単にノートとして保管するだけではなく、リマインダー機能での期日設定や他の人との共有もできます。

3.連携でさらに便利に

無料プランをより使いこなすための方法として他のアプリとの連携機能を活用するという方法があります。Evernote」はファイル・フォーマット関係なく、なんでも取り込めるクラウドサービスアプリ。かといって大量にノートを溜め込んでしまうと、どうしても動作が重くなって検索も管理もしにくくなります。「Evernote」の無料版は容量に限りがあることもあり、限界があるのも事実。そういったときに連携アプリを使いこなすことで、この無料版の容量の課題は解消できるはずです。

名刺管理には「Scannable」

スマホで名刺スキャンができるアプリは世の中にはたくさんありますが、その中でも「Scannable」の使いやすさ・手軽さは別格です。

「Scannable」の特徴は、スキャンしたデータをその場で処理できること。名刺にカメラを向けるだけで、シャッターを切ることもなく瞬時に撮影を行います。簡単な自動撮影機能で自動認識・高速スキャン。スキャン枚数は無制限で、鮮明な名刺データを取得します。

取り組んだ名詞データは世界最大級のビジネスSNS「LinkedIn」と連携ができます。必要があれば、「Evernote」とも連携が可能で、登録すれば名刺データの一元管理も可能です。名刺データをメール・テキストメッセージで送信することで、「Evernote」をはじめほかのアプリにも保存できます。

画像に書き込むなら「Skitch」

「Skitch」を使えば、写真や PDF をカンタンに保存し、画像に注釈を描き込むことができます。 文字入れ・矢印・図形・モザイクなどを画像に挿入・加工が可能です。編集可能な画像はカメラで写真を撮影したもの・端末に保存された既存の画像・Webページまたは地図・端末のクリップボード・ 白紙ページ・別アプリから取り込んだPDFなど。
※現在はmac版のみ

PDFを頻用するなら「Adobe Acrobat Reader」と「Adobe Scan」

「Evernote」ではあらゆるタイプのファイル・フォーマットを扱えますが、「PDF文書」については保存のみしかできず、「Evernote」上では読むことはできません。そこでおすすめしたいアプリが「Acrobat Reader」です。

メールで送られたPDF文書を「Acrobat Reader」で読む方は多いでしょう。「Acrobat Reader」では、アプリで読んでいるPDF文書をそのまま「Evernote」に送ることができます。タグを設定して送れるので、あとで整理する際にもとても便利です。

「Evernote」は、紙ベースの文書をスキャンする機能はありません。カメラ機能を使う方法がありますが、画像ファイルになってしまうので文章として編集することはできません。「Adobe Scan」を使うことで、その問題も解決します。紙の文書も「AdobeScan」で撮影することで、テキストとして認識されて編集可能になります。

「Adobe Scan」も「Acrobat Reader」同様、PDF化した文書にタグを付けて「Evernote」に送ることができます。

4. まとめ

「Evernote」のノートって、なんでも取り込めるだけに散らかりがちですよね。そうなってしまっては「Evernote」のコンセプト「すべてを記憶するもうひとつの脳」も宝の持ち腐れになってしまいます。「Evernote」をうまく活用するためのコツは、自分仕様のルールを作って後々使いやすくするためのベースをつくることに尽きます。

今回ご紹介した無料でもできる「Evernote」17のテクニック、ぜひ日々の運用にお役立てください。