Evernoteとは?全38機能の使い方を徹底解説!

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更新日:2018年11月30日 | 公開日:2018年11月30日

仕事でもプライベートでも、メモが必要となる局面は突然やってきます。あなたもメモにまつわるさまざまな課題にも直面した経験あるのではないでしょうか。

- メモを取りたい情報が多すぎる
- メモを取る時間が足りない
- 思うようなメモがつくれない
- あとでメモを見ても理解できない
- メモがどこにあるかわからない


「Evernote」なら、そんな悩みや課題を解決できます。
この記事ではメモ帳もペンも要らないノート「Evernote」の38機能について一挙に解説します。

1.Evernoteとは

1.Evernoteとは

「Evernote」とは、すばやくメモを作成して簡単に管理できるクラウドタイプの情報管理ツールです。
テキスト以外にも画像・PDF・音声など、さまざまなデジタルデータを手軽に保存することができます。 2008年に一般公開され、現在は世界200ヶ国以上で累計2億人を超えるユーザーが利用しています。

そもそも情報管理ツールとは

情報管理ツールとは、情報を記録、保管し、活用しやすくするためのツール(ソフトウェア)です。情報管理ツールには、効率性や使いやすさが求められます。

従来の情報管理は、紙にメモして保管することが主流でした。それがデジタル情報管理の時代になると、さまざまな方法が取られるようになりました。 気に入ったWebページを残したいときには、ブックマークを付けたり、スクリーンショットを撮って保存したり……。 チームで情報を共有したいときには、メールでOffice文書などのファイルをやり取りしたりといった方法が取られてきました。しかし、この方法だとどれが最新の文書なのか分からなくなってしまうという課題がありました。

管理したい情報が増えるにつれて、情報管理ツールへの期待はますます大きくなってきました。そこで登場したのが「Evernote」です。

創業者のステファン・パチコフは、人間の脳の機能には、過去を記憶すること・さまざまな出来事や情報に繋がりを見出すこと・未来へ向けて新しいアイデアを生み出すことの3つがあるといいました。そしてこれらの3つの機能を併せ持つ「外部脳」というコンセプトのもとに「Evernote」は誕生しました。つまり「Evernote」は、すべてを記憶することから始まり、脳の3つの機能をこなすことができる情報管理ツールなのです。

ズバリ、Evernoteの最大の特徴は……

「Evernote」の最大の特徴は、いつでも簡単に必要な情報を取り込んで整理できることです。

アイデアが浮かんだら、すぐ「ノート」にアクセスができ、取り込むことができます。 気になるWebページを見つけたら、1クリックで保存できます。 テキスト・画像・音声ファイルもそのまま「ノート」に添付できるのも「Evernote」の強みです。

さらに、すべての情報がクラウド上で保存されますので、パソコン・スマホ・タブレットなど、どんなデバイスからでも活用できます。

2.知っておくべきEvernote用語

2.知っておくべきEvernote用語

それでは「Evernote」を活用するうえで、理解しておくべき用語を説明していきましょう。

ノート

「ノート」とは、その名のとおり、情報を書き留めたものです。Evernoteの「ノート」には、書き留めたテキストのほかにも写真・PDF・音声・手書きのメモや名刺やホワイトボードを撮影して保存・今見ているWEBサイトをクリップして保存などなど、あらゆる種類のコンテンツを保存しておくことができます。

ノートブック

Evernoteでの「ノートブック」は複数のノートをまとめたものを指します。メモ・写真などでつくられた「ノート」は、「ノートブック」のなかに保存されます。Evernoteでは、新規アカウントを作成した際に「ノートブック」が 1つ用意されています。「ノートブック」を追加していくことで、自分やチームのノートを内容に応じた整理することができます。例えば、「プロジェクト・製品・部署・イベント」 「顧客・会社・取引先」「週・月・四半期」など各テーマごとに整理する場合にはとても便利です。

タグ

「タグ」は、キーワードを「ノート」に関連づけて検索しやすくるするためのもの。メモに付箋を貼るようなもの、とイメージしてください。ひとつの「ノート」には、複数のタグを自由に設定できます。種類・内容・場所などをわかるように記した「タグ」を「ノート」に付けておくことで、のちのち「ノート」の数が増えたときに目的の「ノート」を見つけやすくなります。タグへのショートカットをつくることで、そのタグが付いているすべてのノートにすばやくアクセスできます。

スタック

「スタック」は、ノートブックをいくつかまとめた束のようなものとイメージしてください。「スタック」を利用することで、ノートブックを視覚的にグループ化できます。同じトピックやテーマを持つノートブックを整理するのにはとても便利です。あくまでも「スタック」はノートを分類して表示するための機能で、自分だけにしか表示されません。

3.全38機能を一挙紹介

3.全38機能を一挙紹介

「Evernote」は多彩な機能が魅力のクラウド型サービスです。ここでは企業向けの「Evernote Business」利用時の機能を中心に、全38機能をご紹介します。

「テンプレート機能」を活用してノートを作成

「Evernote」にはテンプレート機能があります。一からノートを作成する・他からコピーペーストする手間は必要ありません。テンプレートは執筆関連・議事録・GTD関連など多種多様なテンプレートを用意しています。 さまざまなシーンに応じた多彩なテンプレートを使うことで、ノートの作成が効率化・時間の節約ができます。

表などの多彩なフォーマットやファイルの添付

「ノート」にはさまざまなフォーマット・ファイルの文書・画像・音声などを添付できる機能があります。スマホやタブレットで撮影したスナップショット・スキャンした契約書・表計算シート・スキャンしたレシート・会社のロゴなどどんなフォーマットやどんなファイルでも添付可能。設定した上限サイズを超えない限り添付できます。

Webページのクリップやスクリーンショットを保存

Webページのクリップも簡単です。保存したいコンテンツの内容やレイアウトに応じて、クリップの保存形式を選択します。記事やブログなどの本文・ページ全体・ブックマークのみ・画面のスクリーンショット・PDF・テキストや画像などを部分的に選択など。Gmail・Amazon・LinkedIn・YouTubeなど、人気の高い特定のサイトは、特別なフォーマットで「Evernote」に保存できます。

音声ノート(録音機能)

ノートには、音声も直接保存できます。仕事の打ち合わせ・授業や講義・子供の発表会での演奏・重要なスピーチなど、どのような音声も録音可能です。録音方法も簡単で、ノートのマイクボタンを押せば、記録がはじまります。他のノートの形式と同様に、音声ノートも他のユーザーとも共有できます。

チェックボックスを使用したToDoリストの作成

「Evernote」なら、チェックボックスを活用してタスクを管理。いつでもどんな端末からでも、タスクのリストを確認したり、完了した項目のチェックボックスをONにしたりできます。

ToDoリストを作成し、日付順や優先順にまとめておくことで、日々のタスク管理を効率よくこなせます。期日のあるノートについては、リマインダー機能が便利です。設定した期日に通知を受信できます。

モバイル端末でスタイラスペンを使ってノートを手書き

スタイラスペンは、思いつくままに手を滑らせることができる、極細なペン先を持つペンです。Penultimateやその他アプリとシームレスに連携できます。

「Evernote」ではスタイラスペンで書かれた手書きメモを、活字・写真・音声・添付ファイルなどと同じノートに追加できます。ノート内の手書き文字も文字認識されるので、あとで検索することも可能です。

画像にマーカー、注釈、コメントなどを追加

「Evernote」では、写真・PDF・Webページからクリップしたスクリーンショットなどの画像に、視覚的な注釈・ライン・矢印・図形などを入れられます。

ツールは様々な種類があり、フリーハンドで描きこめるペンツール・背景を半透明で見せながらマーキングできる蛍光ペンツール・テキストを追加することができるテキストツール・顔や個人情報など匿名化したい場合最適なモザイクツール・ほかにも矢印ツールや直線・図形ツール・スタンプツールなど、画像に補足するためのツールがあります。

インスピレーションを記録する

インスピレーションを記録する

アイデアやインスピレーションを記録して活用できることが目的で設計されている「Evernote」。思いついた時に思いつく元になった記事・写真・Webページ・音声などを、すぐさまノート内に記録・保存することができます。外部脳・もうひとつの脳としての活用は、「Evernote」の真骨頂といえますね。

PDF、領収書、ファイル、書類などを添付

「Evernote」はメール添付のように、あらゆる形式のファイルが添付できます。PDF・スキャンしたレシート・スマホで撮影したスナップショット・音声・動画・Office文書なども、もちろんノート内に添付できます。1 つのノートに複数の異なるファイルを添付することも可能です。

Webページからページ全体、画像、テキストをクリップ

「Evernote」はWebページからどの部分をクリップして保存するかを選択できます。ページ全体や画面のスクリーンショットのように全体的にクリップできるのはもちろんのこと。Webページ内にあるPDF・テキストや画像などをピックアップして部分的に選択することも可能です。

メールをEvernoteアカウントに転送

Evernote 転送用メールアドレスを使って、自分のアカウントに1日200通までメールを直接保存できます。

名刺をスキャンしてデジタル化し、連絡先ノートを作成

スマホ・タブレットなどのカメラ機能で名刺スキャンすることで、連絡先ノートを作成することができます。保存できるのは氏名・会社名・役職・連絡先情報・写真・名刺の画像など。ノート内のメール・電話・SMS テキストボタンをタップするだけで、名刺情報先に直接連絡できます。

PDFに注釈を挿入

「Evernote」では、 PDF に注釈を簡単に入れることができます。注釈ツールは多数用意されていて、矢印・直線・図形・テキスト・ペン・蛍光ペン・スタンプなど用途に応じて選択できます。PDF の先頭ページに注釈サマリーを追加することで、注釈の数や各ページのどの部分に注釈があるか確認できるようになります。

整理する

情報を検索するのも簡単です。ノート・ノートブック・タグを整理したり題名に一定の規則性をもたせることで、より素早く必要な情報を見つけやすくなることでしょう。論理的なノートブックの構成を考える・内容に合ったタグを付ける・命名ルールの規則を確立するなどわかりやすく分類し整理することで、飛躍的に情報検索スピードは上がります。

ノートを検索してすばやく見つける

ノートブックを使ってノートを整理しておくと便利です。同じ種類のノートをトピック・イベント・人物などのジャンルにわけたノートブックに分類して整理しましょう。いつノートを作成したのかで情報を探す方が速いという方は、ノートの並び替え順を変更して日付順にしておくと良いでしょう。

ノートブックとタグの作成

タグは、ノートに追加できる付箋のようなものです。ジャンル分けした題名をつけたタグをノートに付けておくことで、ノートの数が増えたときに目的のノートを見つけやすくなります。

ノートブックに含まれているノートを特定のキーワードで分類しておきたい場合にも、タグは役立ちます。タグを意識的につけておくことで、探している情報を簡単に発見し活用できるようになります。

日付、題名、タグで情報を整理・並べ替え

せっかく「Evernote」内に保存した情報なのに、探す時間が掛かってしまっては元も子もありません。種類・内容・場所・人物など特定のキーワードで分類したりタグを付けておくことで、情報は整理でき必要なときに素早く検索できます。日付順に検索したい場合には、ノートの並べ替え順を変更することで整理できます。

画像内テキスト検索

「Evernote」は高度な検索機能を持ち、多数の検索方法があります。検索機能はとても高度で、写真や画像の中にある文字情報を検出して認識することもできます。読み取り可能な条件はありますが、横書き・縦書き・手書きの文字でも可能です。

PDFやOffice文書内のテキスト検索

「Evernote」の高度な検索機能により、添付ファイルや・PDF ファイルに含まれるテキストやOffice 文書内からも文字情報を検出し認識することができます。

ノートのバージョン履歴

ノートの履歴では、過去のバージョンの確認ができます。「Evernote」アカウント内のノートは定期的に自動でバックアップされ、ノート履歴から確認・復元することが可能です。

他の人と共有する

他の人と共有する

「Evernote」では、簡単に自分のノートを他の人と共有することができます。iMessage・ワークチャットを使用すれば、相手が「Evernote」を使用していなくてもノートを共有することができます。また、ノートへ公開リンクを貼り付けるという方法でも共有可能です。

「Evernote」はノートごとに固有の URL が生成されて、その URL をコピーして別のアプリケーションへの貼り付けて共有することもできます。このようにさまざまな情報共有の方法があります。

特定の人(複数可)とノートブックを共有

特定の人とノートブックを共有するには、ワークチャット機能を利用します。ワークチャットでノートブックを共有すれば、相手はチャットから直接ノートブックを開いてそのままチャットができます。共有されたノートブック を閲覧すると、ノートブックは共有相手ユーザーのアカウントに追加されます。

ノートとノートブックの権限管理

ノートの閲覧範囲を制限する権限管理も可能です。ノートの閲覧のみ可能・ノートの変更または追加の編集ができる・メールや公開 URL でのノートの共有ができる・共有ノートブックへの他ユーザーの招待ができるなど、招待ユーザーがノートブックをどの範囲まで共有するかを制限できます。

ワンクリックでノートをプレゼン用スライドに変換

「Evernote」には、アイデアを整理して伝えられる、プレゼンテーションモードがあります。すべての必要な情報を1つあるいは複数のノートにまとめ、ワンクリックでプレゼンテーションが開始できます。ノートを大型スクリーンに投影し発表する時にも、少人数での会議でも役立つ機能です。

社内の任意のメンバーとノートやノートブックを共有

社内の「Evernote」アカウントに参加しているメンバー全員と、ノートやノートブックを共有できます。アカウント内のユーザーであれば誰でも、共有されたノートブックにアクセス可能。ノートブックリストに追加できます。

AIによるコンテンツの提案

「Evernote」独自のAIアルゴリズムをもとに、自身のノート内容と関連性の高いノート・人物・記事などさまざまなコンテンツが適切なタイミングで自動表示されます。

作成したノートに関連するおすすめコンテンツの表示

作業しているノートの内容に関連する、既存のノートや同僚から共有されたノートを自動的に検索します。関連するノートを抽出したら提示されます。

スキャンした名刺とLinkedInの情報をリンク

名刺スキャンされた人物の名前がノートに含まれており、人物がLinkedInでつながっている場合には、該当人物のLinkedInプロフィールを表示します。さらに人物の検索が実行されると、検索したトピックについて詳しい可能性がある社内の人物を提示する機能もあります。

テキスト入力時に、日経電子版、LinkedInなどから関連情報を表示

ノート内容に関連する情報を自動検索・表示される機能もあります。日経電子版や日経BP社の専門情報サイトなど、信頼できるニュースメディアが発信するコンテキストの関連記事が表示されます。

社内の他の人が作成した関連ノートを表示

既存のノートや同僚から共有されたノートが自動的に検索されるだけではなく、同じ会社の同僚が所有するノートブックも検索対象となります。進行している業務に関連するノートが自動表示されます。

連携

多種多様なニーズに、ひとつのツールで応えるのは難しいです。しかし、「Evernote」であれば日頃使っているツールと連携できるので、さらに便利なツールに生まれ変わります。

人気のツールGoogle ドライブ・Outlook・Salesforce・Slackなどと連携し、ブレインストーミングから実行までの一連の流れを一括情報管理できるので、チームの情報活用と生産性向上に貢献できます。

Googleドライブのファイルをリンクとして共有

「Evernote」では、Googleドライブのファイルをノートに添付ファイルをリンクとして直接貼りつけることができます。Google ドライブからファイルを添付した場合には、リンクがクリックしやすく目立ちやすい状態でノートに表示されます。

Outlookなどのメールソフトと接続

「Evernote for Outlook」を使うことで、受信したメールを他の関連情報と一緒に「Evernote」に保存できます。また「Evernote」のノートをOutlookメールに添付することで相手と共有できます。

SlackやMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールと接続

「Evernote for Slack」を使うことで、Slack内で重要なノートを共有したり、Slack からアイデア・会話を「Evernote」に直接保存ができます。ほかにも「Evernote for Microsoft Teams」を使うことで、Microsoft Teams のアプリ内から直接「Evernote」のノートを共有・固定表示・編集・検索することができます。

SalesforceなどのCRMツールとの連携

「Evernote for Salesforce」でノートを固定表示すると、そのノートは自分のチームに共有されます。「Evernote」アプリにおけるアクセス権限とは関係なく共有操作などをしなくとも、Salesforce を使っているチームメンバーは固定表示された全てのノートが閲覧可能になります。

チームの共同作業

チームの共同作業

「Evernote」では、iMessageやワークチャット、メールを使ってノートを他人と共有することができます。
一方「Evernote Business」の「スペース」を使えば、一カ所でチーム内の情報共有ができます。
「スペース」は、特定のプロジェクトやトピックに関するノートおよびノートブックを一ヶ所に集約します。
チーム全員が「スペース」の共有情報を閲覧できるので、必要な情報をすばやく抽出することができます。「スペース」でチーム内の情報共有を行えば、共同作業はもっと効率的に進められるでしょう。

チームのプロジェクトや作業フロー用のスペース

「スペース」はチームの情報を整理・共有でき、共同作業を効率化する機能です。プロジェクト・チーム・トピックに適したスペースを作成することで、関連するノートやノートブックを1箇所で閲覧・共有・編集が可能です。追加・更新されたノートは自動的に新着情報として表示され、メンバーの進捗を一目で把握することができます。よく見るノートや重要なノートを固定表示することで、重要な情報にはすぐアクセスできます。

現在および過去の仕事を全て一ヶ所に集約

メンバーとメール・メッセージアプリでやりとりしなくても、チーム全員がプロジェクトの全体像や最新状況を把握できるよう「スペース」は設計されています。よく見るノートや重要なノートは固定表示することですぐにアクセス可能。チームに情報を周知させやすくできます。

権限ベースのアクセス制御

「スペース」に招待されたユーザーは誰でも、その中にあるコンテンツを閲覧できます。付与された権限によっては、ノートやノートブックを編集できます。他のメンバーの招待も可能です。アカウント管理者は、社内の共有されていないスペースもふくめた全てのスペースの一覧を確認することができます。各メンバーに指定した権限は、スペースの全てのコンテンツに適用されます。

他の人と共有しながらノートを編集

複数名のユーザーが同じノートを編集することができます。ただし複数ユーザーが「同時に」編集することはできません。2人のユーザーが同じノートを編集した場合は、2つのノートが作成されます。1つのノートには片方のユーザによるすべての編集内容が保持され、もう1つのノートは「競合する変更」という題名のノートブックとして作成されるので念頭に置いておくといいでしょう。

チームの管理

組織でノートブックの情報を使いたい時には、ノートブックのオーナーが組織自体になりえる「Evernote Business」がおすすめ。「Evernote Business」では個人のノートブックに加え、ビジネスノートブックとして会社が管理可能なノートブックが作成可能です。ビジネスノートブックのノートは管理者権限がなければ、変更・削除ができません。

アカウントおよびユーザーの一元管理

「Evernote Business」アカウント管理者が、管理コンソールからアカウントおよびユーザーの管理を行えます。ユーザーの追加・削除、管理者資格の付与・取消、メールアドレスの変更などが可能です。

シングルサインオン (SSO)

「Evernote Business」のアカウント管理者が SSO 認証(シングルサインオン)を有効化した場合、以後は 「Evernote Business」アカウントのコンテンツへアクセスする際にSSO認証でのログインが必要になります。

アクティビティ履歴

アクティビティ履歴は、「Evernote Business」の管理者がビジネスアカウントで行われている変更内容を確認できる機能です。アクティビティ履歴には過去 18 ケ月の詳細なアクティビティが記録され、レポートが作成されます。レポートには一度に最大90日間分のログが残ります。アクティビティ履歴の検索も可能です。

会社・組織によるデータ所有

アカウント管理者は追加されたコンテンツが共有されたかどうかに関係なくアクセスができます。また、個人のコンテンツをビジネスノートブックに保存すると「Evernote Business」アカウントの他のユーザーもそこに含まれる情報にアクセスできるようになります。

個人のノートブックに保存しているコンテンツや別の個人のアカウントに保存しているコンテンツは、所有者が共有をしなければ、他のユーザーにアクセスされることはありません。

4. まとめ

4. まとめ

「Evernote」の最大の魅力は何と言っても使いやすさにあります。今回ご紹介した38の機能も、全て簡単に使えるものばかりです。まだ「Evernote」を使ったことがないという方は是非一度、無料プランの「Evernote ベーシック」からお試しください。

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