大量の名刺に困っている…そんなあなたにおすすめの無料名刺管理ツール5選!

名刺管理 

更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

気を抜くとすぐ溜まってしまう「名刺」。あなたは手元にある大量の名刺をどのように整理し、管理していますか。名刺ファイル?それとも「Excel」に、名刺情報を入力?
つい間に合わせの整理になっていて、必要なときに名刺をなかなか探し出せないことはありませんか。


「名刺管理ツール」によって、名刺に関するさまざまな課題が一気に解消されるに違いありません。大量の名刺の整理・管理に困っている方は、一度使ってみるといいでしょう。

中でも重宝するのが、「無料」で使える「名刺管理ツール」。それを紐解いていきましょう。

塵も積もれば山となる

人に会う機会が多ければ多いほど、「名刺」はどんどん溜まっていくものです。そして突然、名刺情報が必要な事態がやってきます。ビジネスに関わるものとしては、突然の事態に備えた準備は欠かせません。

「名刺管理ツール」を使えば、名刺管理の手間や時間を容易に削減できます。名刺がどこにあるのかわからなくなってしまうような、紙の名刺管理でありがちな問題は一切起こりません。「名刺管理ツール」を活用すれば、手軽に名刺をデータ化して一括管理できます。

「名刺」は、ビジネスを動かす可能性を持った重要なアイテム。上手に活用したいものです。
一般的な「名刺管理ツール」では、名刺情報を自動でインデックス化しデータベース化することができます。名刺に関連する情報を取り出すこともできます。1枚の名刺が、見えていなかった相手の組織構成やネットワークを形作る重要なピースになってくれるかもしれません。 「名刺管理ツール」は単に名刺を整理整頓するためだけではなく、1枚の名刺を有効活用するためのツールなのです。

名刺管理ツールを活用する5つのメリット

「名刺管理ツール」は、ITに詳しくない方でも簡単に使える便利なツールです。各社のツール機能やサービスでは、ユーザーにストレスなく使ってもらえるようなさまざまな趣向が凝らしてあります。
まずは、「名刺管理ツール」を活用することでどのようなメリットがあるのかをご紹介しましょう。

大量のデータの管理・分類 検索の利便性が格段に向上

名刺を探そうとのは、多くの場合、名刺交換した相手の連絡先を知りたいからではないでしょうか。
早く電話やメールで連絡したいと焦るものの、なかなか名刺が見つからずもどかしい。多かれ少なかれ、誰にでも経験がありますよね。
「名刺管理ツール」を使う最大のメリットは、名刺情報が「探しやすくなる」ことです。
「名刺管理ツール」は、名刺をスキャンすることで名刺情報をデータ化。データにはたくさんのインデックスがつけられます。これにより、もし名前を忘れてしまったとしても会社名・面談日時・関連人物などで検索すれば情報を探し出せます。「名刺管理ツール」が持つ検索機能を使えば、名刺を探す手間や時間は確実に減らすことができるのです。

保管スペースが不要

名刺をスキャンして情報をデータ化することで、「名刺管理ツール」でデジタル管理できるようになります。
紙でのアナログ名刺管理では、大量の名刺の保管場所の確保が課題となりがちです。
しかし「名刺管理ツール」なら、サーバーやハードディスクの容量が確保できれば相当数の名刺データを保管できます。デジタル管理によって、保管スペースの課題を瞬く間に解消してくれるというわけです。

入力がカンタン

「大量の名刺をデータ入力するなんて面倒」と思う方も多いかもしれません。実はカンタンに名刺情報を入力できるのです。

一般的な「名刺管理ツール」では、スマホで名刺を撮影するだけでデータ入力ができます。名刺管理アプリを起動していれば、カメラを名刺に向けるだけでシャッターボタンを押さなくともスキャンしてくれるアプリもあります。
「1枚づつ名刺を撮影するなんて面倒」と思う方には、複数の名刺を一度の撮影ですべてスキャンできるアプリもあります。
普段使っているスキャナーで名刺情報を大量スキャンできるアプリもあります。

紙の名刺をファイルに入れて整理するアナログ作業よりも、ただカメラ撮影だけで名刺を整理できるほうが作業的には断然速くて簡単なはずです。さらに、名刺データを検索しやすいように自動でインデックス化・データベース化までしてくれる便利な「名刺管理ツール」なら使わない手はありません。

場所を選ばないクラウドサービス

突然「あの人に連絡をとりたい」と思うことがあります。名刺情報が必要になるときは、会社の外でも起こり得ることです。
外出先でも名刺情報を得られるのが、クラウド型の「名刺管理ツール」。登録した名刺データや関連情報を、スマホやタブレットから外出先でも検索することができます。受け取った名刺をその場でスキャンして、すぐ登録することも可能です。

メモ機能

ビジネスの場で話がうまく進んでいるときには、雑談でも話が弾んでいるケースが多いようです。雑談は、ビジネス上でも重要ポイントになりえる要素。会話の中で漏れ聞こえる相手の家族構成や住まい、趣味などのプライベート情報も逃しません。面談時の話を書き残せる「メモ機能」があると、非常に便利ではないでしょうか。

プライベート情報などをメモとしてプラスできる「名刺管理ツール」。面談内容・ビジネス以外の情報はコミュニケーションをとる上で、欠かせないもの。名刺データに関連する情報を一括管理し、フル活用したいものです。「名刺管理使ツール」を使うユーザーが増えているのも、うなずけます。

名刺交換した相手との連絡手段

一度会って名刺交換しただけの相手とどのようなコミュニケーションをとるかは、デリケートに考えたい課題です。いきなり電話したりメールを送ったり、ましてや突然訪問するのはハードルが高いと思われる方も多いのではないでしょうか。 相手によっては積極的にアプローチした方が良いこともありますが、当たりが柔らかいコミュニケーションが効果的なこともあります。

もしLINEの「メッセージ機能」のように手軽にコミュニケーションできるなら、過ぎた印象を相手に与えることはないでしょう。 多くの「名刺管理ツール」には、メールやメッセージなどのコミュニケーション機能が付加されています。チャット感覚のコミュニケーションをうまく活用すれば、次の訪問の機会が作り出せるかもしれません。

こんな懸念点、ないですか?

「名刺管理ツール」を利用することで、普段の業務を効率化するメリットは多くあります。それでも自分にとって本当に便利なツールなのか、迷う方もいらっしゃることでしょう。「名刺管理ツール」を導入する際にありがちな懸念について、一つずつ解消していきましょう。

山積みの名刺を読み込むのに永遠とかかりそう…

大量の名刺を目の当たりにすると、「名刺管理ツール」に入力するなんて気が遠くなりそう。そう思われるかもしれませんね。

多くの「名刺管理ツール」では、スマホ・タブレットで名刺をカメラ撮影するだけで名刺情報を自動でデータ化
名刺にスマホのカメラをかざすだけで、シャッターボタンを押さなくても自動データ化できる名刺管理アプリも増えてきているようです。

最短3~5秒でデータ化してくれる「Wantedly People」「CAMCARD」などのような名刺スキャンスピードが強みの無料名刺管理アプリも出てきています。「Wantedly People」のように、1度で最大10枚の名刺を一括スキャンできる便利なアプリを選ぶのもよいでしょう。
また有料の場合が多いですが、スキャナーを使って大量の名刺を一気にスキャンする名刺管理サービスもあります。

読み込みの正確性が低そう…

スマホでカメラで撮影しただけで、本当に正確に名刺の文字情報をすべて読み込めるの?と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

「名刺の文字が特殊な文字ではない」「名刺スキャン環境が整っている」などの条件はあります。しかし、かなり高い精度で読み込めます。文字を認識するOCR機能の技術向上により、スキャン精度は年々上がっています。AIによる学習能力で、名刺を読み込めば読み込むほど精度が上がる名刺管理アプリも提供されています。

さらに高い正確性を求める方には、「Eight」のようにオペレーターがデータチェックしてくれるサービスがおすすめです。スマホカメラによる自動データ化に加え、オペレーターによる手入力で名刺データを修正。これなら、ほぼ100%の精度が期待できますね。

スマホが重くなりそう …

名刺管理アプリは、カンタンに名刺データを入力できるツールです。100枚、200枚…と名刺をスキャンしていくことでデータ容量が増えていきます。スマホ・タブレットが重くなってしまう、と心配になる方もいらっしゃるかもしれません。
クラウドサービスとして提供されている無料名刺管理ツールなら、心配いりません。クラウド上で名刺データを一括管理できるので、名刺枚数が増えていってもお使いのスマホ・タブレットには影響はありません。クラウドなら、いつでもどこでも外出中でも名刺情報を引き出せるといううれしい面もあります。

おすすめの無料名刺管理ツール5選

溜まってしまった大量の名刺を手軽に便利に整理・管理できる「名刺管理ツール」。そのなかでもおすすめの「無料名刺管理ツール」を5つご紹介します。「名刺管理ツール」導入をお考えの方には、耳よりの情報をご用意しました。ぜひご参考にしてください。

「Eight」(エイト)

100万人が利用するクラウド型無料名刺管理アプリ「Eight」。7,000社のユーザーが活用する、名刺管理に特化した法人向けサービス「Sansan」が提供しています。

Eight」の最大の特徴は、名刺情報データ化の正確さ。国内トップシェアを誇る「Sansan」の技術力が「Eight」にも反映されています。「Eight」のデータ化高精度の秘訣は、「AI∔人」だから。高度なOCR文字認識機能とオペレーターによる手入力を組み合わせることで、正確な名刺データ化を実現しています。スマホ・タブレットで名刺を撮影するだけで、名前・連絡先・住所など情報を登録。クラウドサービスなので、登録した情報を外出先でもすぐに引き出せます。もちろんパソコンからの利用も可能です。
相手も「Eight」を使っていれば、チャット感覚でメッセージ交換することができます。メッセージや名刺情報が更新されるたびに通知してくれる機能も備えており、ビジネスコミュニケーションをサポート。自分のプロフィールをWEB上に公開することで、オンライン上での名刺交換が可能になります。相手との面談も、効率的にアポイントが取れることでしょう。 「Eight」は使いやすくて便利、と評判高い名刺管理ツールです。

「Camcard」(キャムカード)

グローバル企業のイントシグが提供し、ワウテック株式会社が日本窓口を構えているクラウド型名刺管理アプリ「CAMCARD」。2011・2012年App Storeトップビジネスアプリを受賞。世界1.1億人以上のユーザーが利用しているアプリです。

CAMCARD」の注目すべき特長は、何といっても圧倒的なデータ化速度。スマホ・タブレットで撮影した名刺画像を、最短5秒でのデータ化が可能です。名刺にカメラを向けるだけでシャッターボタン押さなくても、名刺情報を自動スキャンしてくれます。最先端のOCR文字認識技術で、複数枚の名刺を連続で撮影可能。
撮影した名刺に、テキスト・画像付きのメモ・To-Do設定・商談リマインダーなどさまざまな情報を添付できるCRM機能も充実しています。連絡先との面談記録の履歴や、相手先の地図表示を見ることも可能。クラウドサービスなので、外出中でも必要な情報にアクセスできます。場所と時間を問わない名刺管理が実現できるツールです。
CAMCARD」は、16カ国の言語に対応。海外の企業・団体などとビジネスの機会が多い方にも最適な名刺管理ツールと言えます。

「Scannable」(スキャナブル)

世界中で2億2,500万人が利用する、PC上のファイルをなんでも保存・管理できるクラウドノート「Evernote」。 紙文書のデジタル化に特化した無料モバイルアプリ「Scannable」は、「Evernote」を運営するEvernote Corporationが提供しています。Scannable」は名刺はもとよりメモ・レシート・ホワイトボードなどの文書を何でもスキャン。その場で保存・共有することが可能です。

Scannable」はスマホを名刺にかざすだけで、瞬時に撮影可能。自動で名刺情報を認識し取り込んでくれます。「Scannable」は名刺をスキャンするだけで、スマホ内に連絡帳をつくってくれます。「Evernote」アプリを持っていれば名刺情報は同時保存され、名刺の顔写真などの画像も登録可能。「LinkedIn」との連携で相手が「LinkedIn」に登録している場合、自動的に名刺に関連する情報が追加されます。外部スキャナー「ScanSnap Evernote Edition」と連携することで、大量の名刺を一度にスキャンすることも可能。 「Evernote」ユーザーで、まとめて「Evernote」で管理したい方には必要不可欠と言えるツールでしょう。

「Wantedly People」(ウォンテッドリーピープル)

無料名刺管理アプリ「Wantedly People」は、ビジネスSNS「Wantedly」を運営するウォンテッドリー株式会社が提供しています。

Wantedly People」最大の強みは、複数の名刺を一度で読み込みできること。スマホのカメラで名刺を一度撮影するだけで、最大10枚の名刺を一括スキャン。人工知能がリアルタイムで解析し、複数枚を最速たったの3秒でデータ化してくれます。
読み込んだ名刺は、もちろんスマホ・PCで確認・修正・編集が可能。登録された連絡先からは、アプリからワンタッチで電話したりメールを送ることができます。名刺交換相手の情報や関連ニュースも自動で収集。ビジネスSNS「Wantedly」と連携することで、登録した名刺情報に関連する人物のプロフィールを補完することもできます。2つのサービスが結びつくことで、人脈をビジネス展開できる可能性も高まることでしょう。また、日本郵便とのコラボで実現した「Wantedly年賀状」の無料サービスも開始。スマホアプリから、30秒で年賀状が送れます。
Wantedly People」は、スピード感あふれる機能に魅了されているユーザーも多い無料名刺管理アプリです。

「スマート名刺管理」

「スマート名刺管理」は、株式会社ジャストシステムが提供する名刺管理ツールです。

iPhone・Androidでダウンロードした「スマート管理」アプリから、名刺データを取り込めます。カメラを起動せず、名刺を狙うだけで情報を取り込めるオートシャッター機能を搭載。日本語・英語の名刺がOCR認識できます。登録した名刺から1タップで電話・メール送信ができるので、スムーズな名刺データ活用が可能です。保存した名刺データは、「Googleコンタクト」と同期。Gmailの連絡先と連携が可能です。また株式会社デンソーの提供するiPhoneアプリ「NaviCon」との連携機能も。名刺にある住所を「NaviCon」経由で、対応カーナビの目的地に設定できます。ひとつ注意点は、無料使用に期間制限があること。初回起動時から27週目以降閲覧・使用はできますが、名刺データ保存ができなくなります。無料の名刺管理アプリというよりは、有料サービス前の無料トライアル期間があるアプリと考えた方が良いかもしれません。

まとめ

「名刺管理ツール」は、名刺を整理・管理する面倒な手間や無駄を省き、手軽に名刺情報を一括管理。非常に便利なツールです。大量の名刺データの入力も、スマホ・タブレットでスキャンするだけで可能となります。入力した名刺情報を後々引き出しやすいよう、自動で一括管理できるのも大きな魅力です。

今回ご紹介したツールは、すべて無料で使えるものばかり。まずはアプリをダウンロードし使ってみましょう。アプリを体感することで、自分に合った名刺管理のあり方も見えてくるのではないでしょうか。

この記事が皆さんが「名刺管理ツール」を導入する際の参考材料として、少しでもお役立ていただければと思っています。

いま知りたいこと
コンシェルジュが解決します!

コンシェルジュサービスは
5万社以上が利用している無料の相談サービスです。

コンシェルジュ