今さら聞けない名刺交換のマナーを徹底解説!|受け取り方、渡し方、保存方法まで

名刺交換 マナー

更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

「ビジネスにおいてのマナーには、自信があります!」と言い切れる人は、実は少ないのではないでしょうか。言葉づかいだけではなく、身なり・立ち居振る舞い・所作まで。細かいところまで気を配らなければならず、ビジネスマナーを身につけることにはどうしても苦手意識を持ってしまいがちです。
特に「名刺交換」は、短時間で交わされるシンプルな行為。なんとなくいつも通りに済ませていませんか。しかし「名刺交換」にも、マナーがあります。
ビジネスの現場の中でも「名刺交換」は、最初に相手と出会う大事な局面。第一印象の善し悪しで、次のビジネス展開まで変えてしまう可能性もあります。「名刺交換」のマナーを間違い、相手を不快にさせてしまうことも少なくありません。それでチャンスを失う、ということはあまりにももったいないことです。 そこで、ビジネスの現場での重要な局面である「名刺交換」。そのマナーを、再確認してみましょう。マナーを間違えて「名刺交換」していないか、チェックするよい機会にしていただければと思います。

1.名刺交換で第一印象は左右される

1.名刺交換で第一印象は左右される

ビジネスは「名刺交換」から、はじまります。「名刺交換」は初対面の相手との挨拶であると同時に、自身を知ってもらうための最初のプレゼンテーションの場です。
「名刺交換」がスマートにできているかどうかで、相手に与える印象を大きく左右します。不作法が目立ってよくない第一印象を与えてしまえば、次に会うチャンスも失ってしまうかもしれません。

名刺交換のマナーは複雑

名刺を渡して、受け取る。「名刺交換」は、実にシンプルな行為です。
シンプルな行為ではあるものの、「名刺交換」のマナーにはビジネスシーンに応じた細かな注意点があるのです。
たとえば、渡し方・受け取り方にそれぞれマナーがあります。「名刺交換」が1対1なのか、それとも複数なのか。それによっても、手順は異なります。
「名刺交換」の相手が1人、2人、3人…と増えていってもスマートに「名刺交換」するのは、至難の技。「名刺交換」のマナーが複雑であるからこそ、一度しっかり確認しておきたいですね。

2.名刺交換の最低限のマナー

2.名刺交換の最低限のマナー

名刺は、どちらから差し出せばいいのでしょうか。またそれを、躊躇されている方もいるのではないでしょうか。
先に名刺を受け取ると、相手は目下ということになります。
相手が目上の場合には、先に名刺を差しだすこと。それが最低限のマナーです。 目上の方と名刺を交換する時には、失礼がないよう先に名刺を差し出します。 商談での場合では、売り手から買い手に、受注者から発注者に対し先に名刺を差し出すこと。それで、敬意が伝わります。忘れないでおきましょう。

2.1名刺を渡す際のマナー4選

「名刺交換」は、「渡す・受け取る」をする行為です。まずは、名刺を「渡す」際での注意すべきポイントを4点ピックアップしました。名刺の渡し方にも細かなマナーがあることを、この機会にもう一度確認してみましょう。

渡す位置にも意味がある

名刺を渡すときは、相手に近づく最初の機会です。その際には、名刺を差し出す方法には気をつけなければならないポイントがあります。
まずは、相手が読みやすいよう名刺の向きを変えること。
そして、名刺を両手で持ち、両脇はしめて胸の高さまで掲げること。
通常では訪問者が、相手が差し出した名刺より下に名刺を差し出します。相手より下に差し出すことは、謙虚さを示すことになるのです。
相手がさらに下から名刺を差し出してきた場合に、下へ下へと下がっていくのはやめましょう。相手と同じくらいの高さに、調節して交換することです。 お互い同時に名刺を差し出しているような場合には、相手に右手で名刺を差し出し左手で相手の名刺を受け取ります。 名刺を受け取ったら、すぐさま右手を添えて両手で持つようにしましょう。 名刺の渡し方・渡す位置にも、意味があります。失礼にならないよう、確認しておきましょう。

名刺は名刺入れから出す

名刺を忘れたり切らしてしまうのは、マナー以前の問題です。常に、「名刺入れ」と保険として予備の「名刺入れ」に名刺を入れておきましょう。
名刺交換の際に、ポケットや財布から直接名刺を取り出すのはやめましょう。必ず「名刺入れ」に名刺を入れ、「名刺入れ」から名刺を差し出すようにしましょう。
第一印象が大事なビジネスの場では、「名刺入れ」自体のチョイスにも気を配る必要があります。落ち着いた色の「名刺入れ」を使うのが無難です。装飾の少ないもの・ブラック・ネイビー・ブラウンなどのベーシックな落ち着いた色などが、好感をもたれやすいです。自分と相手の名刺を分けて収納できるものが、ビジネスシーンに適した「名刺入れ」といえます。
ポケットや財布から、名刺を取り出すことがあってはいけません。必ず「名刺入れ」を用意して、スマートに名刺交換できるよう事前に準備しましょう。

テーブル越しの名刺交換はNG

名刺交換は、双方が立って行うのが常識です。
座って待っていた場合には、相手の姿が見えた段階ですぐに立って出迎えます。最初に挨拶を交わした後に、名刺交換をしやすい位置に移動します。
注意すべきポイントは、テーブルをはさんで名刺交換を行なわないこと。テーブルをはさんで名刺を渡さないよう、相手の側へと廻りこんで移動しましょう。名刺を渡せるくらいの位置まで近づき、名刺交換するのがマナーです。

名刺は汚れないように保管する

名刺は、むき出しでポケットに入れたり財布に入れたりせず、汚れないように名刺入れに保管しておきましょう。そして自分の名刺に折り目や汚れがついていないかを、「名刺交換」の前にかならず確認するようにしましょう。
清潔感を感じられない名刺を差し出すのは、当然相手に対して失礼にあたります。だらしない、信用できない相手との印象や疑いを与えかねません。 相手にマイナスの先入観を与えず挨拶をするためにも、必ず自分の名刺を確認しましょう。これを習慣づければ、常にスマートに名刺交換する余裕が持てるはずです。

2.2名刺を受け取る際のマナー4選

名刺を渡し方にマナーがある一方で、「受け取り方」にも当然マナーはあります。
次は、名刺の受け取り方で気をつけなければいけない重要マナー4点をご紹介しましょう。マナーを再確認することで、相手に不快な印象を与えていないかどうかをチェックしましょう。

◯◯を指で隠してはいけない

相手から名刺を受け取るときに、黙って受け取ったりしていませんか?「頂戴いたします。」と一言添えて両手で受け取ること、が基本マナーです。このとき、絶対に名前・社名・会社のロゴのようなに文字に指がかからないように気をつけましょう。
最近は、隅から隅まで文字が書かれている名刺もあります。名刺の隅を「つまむ」カタチで、受け取ってしまいそうになることもあるかもしれません。「つまむ」なんてことは、絶対にやめましょう。相手に対して失礼にあたるからです。手のひらを広げ・4本の指の上に、乗せ・親指を添え・受け取るのがよいでしょう。

名刺の裏にメモをとるのは許されるのか?

名刺交換をした日付・相手の特徴・対談内容…。次の機会に使えそうな情報を、名刺の裏側にメモをしておくのは便利かもしれません。とはいえ相手の目の前で受け取った名刺にメモを書き込む、なんてことはやめておきましょう。
名刺は大前提として「その人の顔」です。顔を汚すなんてもってのほか。相手の名刺を汚すことは、失礼極まりない行為といえます。会社に帰った直後など記憶が消えないうちに、相手の目が届かないところで名刺の裏側にメモしておくのがいいでしょう。

「お先に頂いて申し訳ありません」は言うべきなのか?

本来は自分から先に名刺を渡すべきところ、相手から先に名刺を差し出されてしまうこと。名刺交換の場では、ときどきそんなことが起こります。敬意をはらうべき相手から先に名刺を受け取るなんてことは、マナーとして極力避けたい行為です。相手が目上の人あるいはクライアントであれば、先に「目下」から名刺を差し出すのが名刺交換の基本ルールです。
しかし、マナーだからといって名刺を受け取らず、お互い見合っている状況が続くのも良いこととは言えません。時と場合によっては、あえて相手に先手を譲ることがスマートな名刺交換になる場合もあります。
「失礼しました」「頂戴いたします」「恐縮でございます」「お先に頂いて申し訳ありません」…。状況に合わせてどれか一言だけ添えて、まずは受け取りましょう。相手の名刺を受け取った後、「申し遅れました。わたくし株式会社○○の・・・」と自己紹介をしながら自分の名刺を渡すのが良いでしょう。
「お先に頂いて申し訳ありません」と言ってはいけない。あるいは、絶対に目下の者が先に名刺をもらってはいけないとマナーを説いているサイトも、多々見受けられます。だからと言って、名刺交換は先手を取るかどうかの勝負の場ではありません。名刺交換は、あくまでもお互いに自己紹介をする場です。状況に合わせスマートに振る舞うことが、大人のマナーといえるでしょう。

同時に名刺を出してしまった!次に取るべき行動は?

名刺交換のルールでは、先に名刺を出す方が相手を敬う姿勢を示したことになります。お互いが先に名刺を差し出そうとして、競うように同時に名刺を出してしまうこともあるでしょう。お互い似通った立場同士の名刺交換では、ありえる状況です。名刺を差し出して競い合うような状況は、お互いにとって良いことではありません。お互い同時に名刺を差し出しているような場合では、相手に右手で名刺を差し出し左手で相手の名刺を受け取ります。名刺を受け取ったら、すぐさま右手を添えて両手で持つようにします。名刺を差し出す際には、相手から名刺を受け取った高さより低い位置で渡すのをお忘れなく。謙虚な姿勢を示す必要があるタイミングです。

3.名刺交換の手順

3.名刺交換の手順

1対1より複数のほうが、名刺交換のマナーは応用力が必要となります。とは言え、マナーの基本さえ理解しておけば対応に困るようなことはありません。どのような手順で名刺交換すべきかの基本を、まずはしっかり理解することです。

3.1目上の人との名刺交換

先に目下の人から目上の人に名刺を差し出す。言うまでもなく、名刺交換の基本姿勢です。 ビジネスでの「目下の人」は、「お金をいただく」「お仕事をいただく」立場にある人です。
社会的地位や年齢などに関わらず、お金・仕事を出す人が、目上にあたります。お金・仕事をいただく人が、目下になるのです。営業活動をするような場合では、常に先に自分から相手に名刺を差し出すことになります。営業関連以外の場合では、地位が低い人より高い人。訪問者より、訪問先のほうが目上になります。覚えておかないと何もはじまらない、実に基本的なマナーです。

3.2複数人との名刺交換

複数名で名刺交換を行う場合、まず誰から・次に誰に渡せば良いのかをきっちり理解しておくことが大切です。
基本的に1対1であれば、訪問者側から名刺を差し出すのがマナー。
自分の上司や目上の人が同行している場合では、まず自分より上司から名刺交換を始めます。
お互いが複数名の場合は、特に順序に注意が必要です。自分と上司・相手が担当者とその上司という2対2の組み合わせの場合には、例にしてみましょう。
名刺交換の順番は、
①上司と相手の上司
②自分と相手の担当者
③上司と相手の担当者
④自分と相手の上司
といった流れになります。①と②・③と④は同時に名刺交換することが、通常のケース。同時交換するスペースがない場合には、上司の名刺交換が終わるまで待つのがマナーです。
手順の基本さえ理解しておけば、名刺交換時に焦って慌てることもなくなることでしょう。

4.受け取った名刺はどうすれば …

4.受け取った名刺はどうすれば …

丁重に受け取った名刺の処理の仕方にも、マナーはあるのです。
名刺を受け取った後は、胸より下におろさないようにしてください。しばらく胸の高さに名刺をキープしながら、名刺を眺めます。名刺を見ながら、「○○様ですね」と名前を確認しましょう。漢字の読み方がわからない場合に、確認するのはこのタイミングです。あいまいにせず、ここで聞いておく分には失礼にはあたりません。
受け取った名刺は、次の相手との名刺交換を始める前に、自分の名刺入れのフタや下に移動させます。名刺入れの上で複数の人の名刺を重ねるのはマナー違反です。交換してすぐ名刺入れに収めるのも、失礼にあたります。
全員と名刺交換を済ませたあと、名刺入れと共に手に持っている受け取った名刺はどうすればいいのでしょうか。名刺交換した後のしまい方にも、もちろんマナーはあるのです。

すぐにはしまわない

相手方が名刺を収めるまでテーブルの上に置き、面談が終わるまで受け取った名刺は出しておきます。これは、名刺交換後の基本マナーです。
名刺をしまうタイミングは、その場の状況・雰囲気によって判断します。 目上の人や先方のタイミングに合わせて、判断するのが良いでしょう。まだ相手が名刺をテーブルの上に出しているのに、自分だけ先にしまうことは、失礼にあたります。通常テーブルに置いた名刺を名刺入れにしまうタイミングは、そろそろ面談が終わるという合図になります。相手が名刺入れにしまったのを確認した後、相手に敬意をはらいながら名刺入れに入れるのが最も良い流れでしょう。
名刺を名刺入れに入れず、ポケットや財布にしまってはいけません。ましてや名刺を置き忘れるなんてことは、社会人のマナーとして絶対に許されないことです。十分お気をつけください。

会議の間はテーブルの上に並べておく

受け取った名刺はしまわずに、テーブルの上に並べましょう。名刺入れの上に乗せ、自分から見て左側に置くのがマナーの基本です。
複数人と名刺交換をした時には、役職が最も高い方の名刺を名刺入れの上に乗せましょう。
他の方々の名刺は、座席順に並べテーブル上に置くようにします。
もしうっかり相手の名前を忘れてしまった場合でも、座席順に並べておいた名刺をみればすぐ確認できます。慌てて対応する必要はありません。

きちんと管理する

スマートなマナーで、無事名刺交換が終わりました。ところが受け取った名刺も、どこにあるかわからなくなってしまうことがあります。また紛失してしまっては、元も子もありません。
名刺は大切な個人情報です。受け取った後にきちんと管理することは、マナーに加えてセキュリティの観点からも必要なことだと言えるでしょう。
さらに名刺をしっかり管理すれば、有効活用できる大事なビジネスアイテムとなります。名刺を活用するには、必要とする名刺情報がすぐに探し出せる名刺管理が重要な作業になるでしょう。
名刺を管理するには、名刺自体を収納できる名刺ファイルなどで管理する「アナログ」管理。そして名刺をスキャンして情報をデータ化する「デジタル」管理の2つの方法があります。近年名刺情報をデータベース化する名刺管理ツールが数多く提供され、利用者は急増。その理由は、名刺保管スペースが不要・名刺検索機能の向上・名刺情報入力作業が簡単であること。また、クラウドサービスによる利便性などメリット面が強化されていることです。さらに溜まった大量の名刺を入力してくれる名刺管理代行サービス。そして無料で使える名刺管理アプリなど、ユーザーのニーズに合わせたサービスが数多く提供されています。パソコン上で作業する業務が圧倒的な今、名刺管理ツールでストックする方法も検討すべき時期にきているのかもしれません。

6. まとめ

6. まとめ

「名刺交換」のマナーは、ビジネスマナーの基本中の基本と言われています。
とはいえ、ここでご紹介した「名刺交換」マナーの中には、意外と知らないマナーもあったのではないでしょうか。

自分や自社の第一印象を左右してしまう緊張感のある場面での「名刺交換」。細かく複雑で、面倒に感じられることもあるかもしれません。
しかし、どんなビジネスマナーも習慣となっていることには意味があります。
相手への「敬意」がカタチとなり、マナーとして確立している。そう考えれば、社会人としてやはり身につけておきたいものです。
まずは、相手にとって「顔」である名刺を相手と同じように「敬意」を持って大切に扱うこと。目上の人を最優先に扱う意識を持つこと。
相手への「敬意」が込められた行為こそが、「名刺交換」マナーでのもっとも大切なポイントといえるでしょう。「名刺交換」マナーをきちんと身につけて行動すれば、その日の会議や商談もうまくまとまるかもしれません。

「名刺交換」は、相手への「敬意」と「第一印象」を表現する場です。
そしてマナーとは、本来お互いが心地良く過ごすためにあるものです。
このことをもう一度意識しながら、「名刺交換」をスマートにこなせる社会人を目指しましょう。

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