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次につなげる!営業訪問後に送るお礼メールの書き方

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営業活動を終えたら、フォローとしてお礼のメールを送ることで、次回の訪問時により印象を良くすることができるでしょう。実際、訪問後にメールを送るのがルーティン化している方も多いのではないでしょうか。

しかし、あなたが送っている訪問後のお礼メール…形骸化して意味のないものになっていませんか?テンプレート通りに作成するあまり、誰にでも通用するメールになっている可能性もあります。そうなると、受信者である取引先には、テンプレート通りのメールは、カタチだけのメールだと理解され信頼を損ねてしまう可能性があります。

そこで、この記事では、営業訪問後に送るお礼メールの書き方のポイント4つ、すぐに使えるお礼メール文のテンプレートをご紹介します。
ご紹介するテンプレートと、メール作成ポイントの合わせ技を使えば、取引先に響くお礼メールが作成できるでしょう。

なぜ営業訪問後のお礼メールは重要?

なぜ営業訪問後のお礼メールは重要?

多くの営業担当者が、訪問後にメールをしています。
ある意味習慣化しているこの文化、「何の意味があるのか?」と存在意義を疑問視している方もいるでしょう。

営業訪問に対応してくれる取引先は、対応中に業務を中断し、営業担当者のために時間を作ってくれています。本来なら、その時間に自分の仕事を進めることができるわけです。
その貴重な時間をいただいたことへのお礼の気持ちをメールで伝えるという目的があります。

また、いくつかの競合他社もいる中で、自社のために時間を割いてくれたという事実に対するお礼でもあるのです。

このように、そもそもお礼メールを営業訪問後に送る意味について把握しておけば、文章も考えやすくなるでしょう。

■お客様と良好な関係を築き、次につなげる!

上記でご紹介したように、お礼メールを送ること自体に大きな意義があります。
それに加えて、お礼メールを送ることで、営業担当者にはメリットが生じるのです。

訪問終了後、そのまま何も連絡を取らずにいると、時間とともに営業担当者の商談の記憶は薄れていく恐れがあります。
取引先によっては、商談後、何も連絡がないことを「無礼」ととらえる方がいるのも事実です。
しかしだからといって、訪問後にいかにもテンプレート通りのメールを送っても、取引先に響かない可能性が高いでしょう。

そこで、訪問後にしっかり心のこもったお礼メールを送ることで、取引先にはよい印象を残したままにしておくことができます。メールの中で、訪問中には伝えきれなかったお礼を述べることで、さらに両社の関係は良好になるきっかけとなることでしょう。

メールでお礼を伝えることで印象がよくなることは、次回のアポイントをとる際にも有利です。
1度の訪問で終わらせず、関係をより良好に維持するためにも、お礼メールは重要だといえます。

■自己アピールするチャンスにもなる!

一般的なテンプレート通りに書いたお礼メールを送っても、その他大勢のメールに紛れてしまうかもしれません。仮にテンプレートを参考にメール文章を作成したとしても、そこに独自性を加えることをおすすめします。

具体的には、訪問お礼メールを営業担当者としての自己アピールに使うのです。
前述したとおり、訪問先には時間の経過とともに営業担当者の顔や要件は忘れ去られてしまうでしょう。それを防ぐためにも、送った人物をすぐに連想できるようなメールを作成するのです。

訪問した際に印象的だった会話、話題に上がったことなどを具体的に挙げてみましょう。
その上で、自分の考えや感想も記述することをおすすめします。営業担当者の顔や、その時に話したことについて、訪問先に覚えていてもらうことで、次回の訪問時にも円滑なコミュニケーションが図れるでしょう。

お礼メールを書く時のポイント4つ

お礼メールを書く時のポイント4つ

営業訪問先にお礼のメールを送る際には、いくつか注意しておくべきことがあります。
そこで、ここではお礼メールを書く時のポイントを4つご紹介しましょう。
4つのポイントを守って作成するだけで、お礼メールが訪問先の目・心にとまりやすくなります。
いつも訪問後にメールしているけれど、特に何も考えず、ルーティンとして送信している方は必見です。

1.タイミング

お礼メールを送る際、書き方に配慮するのはもちろんですが、送信するタイミングも重要です。
お礼メールを送信する場合、訪問後24時間以内、遅くても2日以内に送信するように心がけましょう。

メール送信の一般的なマナーとして、24時間以内という目安があります。
しかし、早朝や夜中の送信は避けましょう。
スマホで社用メールを確認できる設定にしている場合、着信音や振動音で取引先の担当者を起こしてしまうリスクを避けるためです。

また、メールには受信時間が残ってしまいます。
非常識な時間帯に送信すれば、保守的な担当者なら嫌悪する可能性もあるのです。

このような理由もあり、お礼メールを送信するなら訪問直後数時間を目安に送りましょう。
事情によってそれが困難であれば、夜中などの非常識な時間帯を避け、業務が開始した頃に送信することをおすすめします。

2.【件名】読んだだけで内容が分かるように書く

効果的なお礼メールの書き方として、まずは件名を意識する必要があります。
訪問先の企業には、1日に何社も出入りしていることでしょう。その中には、競合他社も含まれていると考えられます。そうなると、必然的に訪問お礼メールも数多く受信している可能性が高いでしょう。

その複数のメールの中で、あなたのお礼メールが埋もれてしまわないようにしなければいけません。

そのためにも、件名を読んだだけで内容を把握できるようにしましょう。
具体的には、会社名とあなたの名前を入れて、「面談の御礼」というように要件を簡潔にまとめます。訪問先が使用しているメーラーによっては、件名が表示可能な文字数が限られているばあいがあります。件名の全文を表示させるためにも、件名は短ければ短いほどよいと考えてください。

【〇〇株式会社・森山です】面談の御礼

というように、簡潔に、そして必要な情報をすべて表示できるとよいでしょう。

3.【本文】気持ちを伝えるつもりで書く

3.【本文】気持ちを伝えるつもりで書く

お礼メールの書き方が難しいという理由で、本文はインターネットのまとめサイトでテンプレートを拾ってコピペする…という方も多いでしょう。
しかし、それではその他大勢のメールにまぎれてしまい、印象を残すことは困難です。

印象的なお礼メールを作成したいなら、”面談の時間をいただいてありがとうございました”という感謝の気持ちが伝わる書き方にこだわりましょう。
いかにもテンプレートを貼りつけました!という印象を与えないためにも、文章や、まとめ方、書き方が重要です。

以下に気持ちを伝えるためのメールの書き方についてご紹介します。

■何度も読み返さなくてすむよう整理して書く

気持ちを伝えるためのメールの書き方で重要なのは、「読みやすさ」です。
いくら気持ちを伝えたいからといって、不要に長い文章は、それだけで読む気を削いでしまい逆効果となってしまいます。

まずは伝えたい文章を作成し、省ける文章は省きましょう。
その際、訪問先がスムーズに読めるように、内容をある程度整理することが大切です。

たとえば、【今回の訪問のお礼】【訪問によって感じたこと】【次回訪問へのつなぎ】が挙げられます。

必要な事項をスマートにまとめることで、受信した相手が読み返すことなくスムースに読めるように配慮しましょう。

■人間味のある文章で”感謝”を伝える

営業訪問のお礼メールで気持ちを伝えるためには、テンプレート通りの機械的な文章では物足りません。機械的な文章ではなく、あくまでもあなたの人となりがあらわれる文章がよいでしょう。

「面談の機会をいただき、誠にありがとうございました。」
このような文章は、いかにもテンプレート通りで、人間味は感じられません。

「〇〇様におかれましては、12月で書き入れ時にも関わらず、お時間ありがとうございました。これから益々お忙しくなるかと思いますが、手土産でお持ちした菓子を御笑味いただき、一息ついていただければ幸いです。」

このような文章なら、相手の事情を十分汲んで訪問したことが伝わるでしょう。
さらに、ただ面談の機会を得たことだけではなく、相手の健康を気遣う文章が加わって、人間味のある文章になっています。

テンプレート通りではなく、あなたならではのエピソードを加えることで、テンプレートを超えるメールが作成できるでしょう。

4.気を付けたい言葉遣い

営業担当者として、話術に長けている方は多いものです。
しかし、直接の会話は得意でも、いざ文章を書くとなると、途端に言葉遣いなど難しいと感じる方もいらっしゃることと思います。

ルート営業で、既に契約状態にあり、何度も訪問していると、特に親しみをこめて砕けた言葉遣いをすることもあるでしょう。また、新卒や第二新卒で営業職になると、取引先への言葉遣いがまだ習得しきれていないこともあります。

特に営業メールの書き方ミスで多く見かけるのが、「へりくだる」表現に関する問題です。
自社の人間に敬称をつけてしまったり、自社に対して尊敬語を使ってしまったり…。

年齢が若くても、異業種転職者でも、訪問先からすれば関係ありません。
会社を代表して訪問していることを意識し、メールでも正しい敬語(尊敬語、丁寧語、謙譲語)を使うように心がけましょう。

【すぐ使える!】お礼メール文テンプレート4つ

【すぐ使える!】お礼メール文テンプレート4つ

営業訪問に対応してくださったことに感謝するためのお礼メールですから、自然とスラスラ書ける方もいるかもしれません。
しかし、メールなどの文章作成が苦手な方にとって、何を書けばいいのか、書き方もよくわからない!という方も多いでしょう。

そこでここでは、すぐに使えるお礼メールのテンプレートを4つご紹介します。
テンプレートを利用すれば、基本的なメールの書き方を把握できるでしょう。

しかし、ご紹介するテンプレート通りに書いてしまうと、前述してきたような独自性が欠けてしまいます。テンプレートの文面を参考に、自分自身の気持ち、状況をうまく入れ込んでメールを完成させましょう。

初商談後に送るお礼メール文①

―まったく初めて訪問する場合―

<件名>
【株式会社〇〇森本です】本日の面談の御礼

<本文>
株式会社××
山田様

本日は、ご多忙のところ、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
はじめて御社を訪問させていただき、緊張で気が張り詰めていたというのが正直なところでございます。
しかし、山田様(訪問先)の「ざっくばらんに行きましょう」という一声で、予定以上のご提案をさせていただくことができました。
また、本日山田様にいただいた流通に関するご指摘、非常に勉強になりました。

ご指摘いただいた点に関しましては、社に持ち帰り、すみやかに検討させていただきます。
なお、今回の検討事項につきましては、来週の月曜日までに複数の代替案をご用意させていただきたいと考えております。
まずは取り急ぎお礼まで。

―署名―

初商談後に送るお礼メール文②

―前任者から引き継いで初訪問する場合―

<件名>
【株式会社〇〇森本】訪問の御礼

<本文>
株式会社××
山田様

先ほど面談の機会をいただいた株式会社〇〇森本です。
この度は、山田様の貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

前任の松井から、かねがね山田様の考察力については伺っておりましたが、今回の訪問で身を持って体感させていただきました。
山田様のおっしゃる通り、プランBでは御社にご負担をおかけしてしまうことが考えられます。
そこで、来週の月曜日までに問題点を洗い出し、再度ご提案をさせていただきたいのですが、山田様のご都合はいかがでしょうか。

日程の件も併せまして、ご検討いただければ幸甚でございます。
何卒、よろしくお願い致します。

―署名―

2回目以降の商談で送るお礼メール文①

―何度か訪問していて、次回訪問のアポをとる場合―

<件名>
【株式会社〇〇森本です】面談の御礼

<本文>
株式会社××
山田様


いつも大変お世話になっております。
本日も、山田様の貴重なお時間を頂戴し、ありがとうございました。

序盤は子どもへのクリスマスプレゼントの渡し方について、ついつい盛り上がってしまい、大変失礼致しました。
しかし、人を喜ばせるという意味では、今回のプロジェクトに共通するものがあり、改めてプロジェクト成功に向けて気持ちが引き締まった次第です。

さて、今回のプロジェクトに関しまして、新たにご提案させていただいた5点から、1~2点に絞っていく必要があるかと存じます。
次回の訪問は来月第1週にと考えておりますが、山田様のご都合はいかがでしょうか。
ご検討のほど、よろしくお願い致します。

―署名―

2回目以降の商談で送るお礼メール文②

―毎年決まった時期に特定の取引がある場合―

<件名>
【株式会社〇〇森本です】面談の御礼

<本文>
株式会社××
山田様


平素より大変お世話になっております。
本日久しぶりに山田様にお会いでき、序盤は世間話でお時間を頂戴してしまい、申し訳ございませんでした。しかしながら、ほぼ1年ぶりにお伺いするお子様の様子に、心が休まった次第です。

この度のお取引に関しまして、ご不明な点等ございましたら、またいつでもお申し付けください。またお子様の成長をお伺いできることを楽しみにしております。
取り急ぎ、御礼まで。

―署名

まとめ

まとめ

営業訪問のお礼メールは、初回の訪問か、ある程度関係性が築けていて数回目の訪問かによって、書き方を変えましょう。
初回の場合は特にマナーを重視し、改まった文章にしておけば問題はないでしょう。
既に関係性が築けている場合は、改まった態度は逆に距離感を感じさせてしまうため、関係性に見合った少し砕けた書き方にするのがおすすめです。

また、初回の営業訪問では、何かと課題が見つかるものでしょう。
訪問先で指摘を受ける場面もよく見られます。
指摘された点、新たな課題が見つかった場合には、お礼メール内に検討する旨、いつまでに再度提案できるのかという具体的なスケジュールを入れましょう。
訪問に対応してくださったことへのお礼に加え、フォローメールの役目も果たすことができます。

お礼メールを送る場合には、ご紹介してきたようなテンプレートを参考に、書き方をしっかり工夫しましょう。特に大切なのは、営業パーソンとしてのあなたの人柄がメールの文章に出せるかどうかです。
機械的な文章にならないよう、テンプレートをアレンジして、あなたの気持ちが伝わるようなメールを作成することをおすすめします。

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著者

imitsu編集部

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