絶対押えておくべき!イベントホール選びに必ず抑えておくべき12のチェックリスト

更新日:2016年03月11日 | 公開日:2015年09月07日

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イベントを実施する際に抑えておくべき要素はたくさんあります。一つでも欠けてしまえばイベント参加者の配慮が足りず顧客満足度が低下してしまいます。イベントが台無しにならないよう、チェックリストを確認しながら会場の下見をすることをおすすめします。

□1.会場の収容人数

最初に選ぶ基準は収容人数ですね。
収容人数が、関係者含む参加予定者に無理がないか注意しましょう。

□収容可能人数

□2.アクセス

地方からの参加者が多くなりそうな場合は東京駅・品川駅・上野駅近辺に都内イベントホールを借りると便利です。場所が分かりづらく、会場が最寄り駅から離れているのであれば案内スタッフを配置も検討しながら選びましょう。

□最寄り駅からの距離
□駐車場の有無
□目印となる建物
□道中に案内スタッフが必要か

□3.機材・備品

プロジェクターを使用するならスクリーンの大きさと会場の広さをチェックしましょう。プロジェクターを持参する場合は、会場の明るさでもしっかりと投影できるかプロジェクターもあらかじめ把握しておくべきです。

□プロジェクター
□プロジェクターの貸出の有無
□マイク(有線・本数)
□マイク(無線・本数)

□4.ネット環境&電波状況

最低3社の携帯電話の電波状況を確認しましょう。無線LANが会場内で開放されてなければ無線LANケータリングサービスなども検討するべきです。また、同時接続人数も把握しましょう。無線LANを設置する場合は接続サポートカウンターを設ける場所とスペースの確保も必須になります。

□携帯電話3社の電波状況(au・docomo・Softbank)
□無線LAN
□無線LANサポートカウンターの設置場所

□5.内装

イベントのコンセプトにあった内装か確認する必要があります。
例:着物の展示会には和風の内装

天井が高いと会場空間が通常よりも広く感じ、イベント時の圧迫感が和らぎます。

□内装の雰囲気はイベントのコンセプトにマッチしているか
□天井の高さ
□清潔感の有無

□6.休憩所

長時間のイベントになる場合、参加者が休憩できるスペースはあるか確認をしましょう。管理会社には休憩所で飲食は可能なのか確認を忘れないようにするのが得策です。

□休憩所の有無
□飲食の有無

□7.トイレ

トイレの数を把握する必要があります。トイレが別階になる場合もあることから、化粧室の場所も把握しましょう。トイレの数が少なければ混雑することを配慮して休憩時間を長めにとるなど対策をするのが無難です。

□トイレの数
□トイレの場所

□8.搬入・搬出経路

機材の搬入・搬出経路の確認も忘れないようにしましょう。大きな機材を運ぶことも配慮して経路の幅もチェックするのが無難です。搬入経路から駐車所の場所を把握し、他のイベントとの搬入が被らないよう利用時間もあらかじめ確認をしましょう。

□搬入経路の確認
□経路の寸法チェック
□利用時間の確認
□駐車所の場所

□9.導線

会場内が複雑な構造をしていれば会場に案内人が必要か確認をしましょう。また、参加者の中にVIPが参加するのであれば、一般参加者とは別に裏導線が確保されていると安心です。必要な場合はVIP専用の控室なども確保するのも得策です。

□参加者の導線の有無
□VIP参加者の導線有無
□出演者の控室
□避難経路

□10.飲食(ケータリング)

イベント会場の付近に飲食店がない場合は食事のケータリング手配も必要か確認をしましょう。また、イベント会場での食事のケータリング手配が可能かについてあらかじめ確認しておくのも安心ですね。

□会場内での飲食は可能か
□会場付近に飲食店はあるか
□食事のケータリング手配の有無

□11.喫煙所

長時間のイベントの場合は参加者に喫煙所があったほうが良いですね。喫煙所が設置されていない場合には、事前に参加者には伝えておきましょう。

□喫煙所の有無
□喫煙所の事前アナウンスの有無

□12.手荷物預かり所(クローク)

会場に手荷物預かり所が備わっているか確認をしましょう。
ない場合は設置するスペースの確認、セキュリティ対策が必要であれば警備員の手配も必要になります。

□クロークの有無
□クロークの設置場所の有無
□セキュリティ対策の有無
□警備員の人数

■まとめ

いかがでしたでしょうか。イベント参加者の配慮がイベント開催の成功の鍵になります。会場の収容可能人数にフォーカスしすぎると、肝心の設備が疎かになり、参加者への配慮に意識を欠いてしまいがちです。抑えておくべきポイントを意識して賢くイベントホールを選びましょう。また、イベントホールを下見をする際は男女ペアで行くことをおすすめします。例えば男性だけで行くと男子トイレしか確認をすることができません。逆も同じです。必ず男女で下見をしましょう。

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