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公開日:2019年03月01日 更新日:2019年03月01日

タスク管理のいろはを徹底解説!今さら聞けないタスク管理の基礎知識

タスク管理のいろはを解説している
目次

日々の仕事を漏れなく円滑に進めるために必要となるタスク管理。みなさんは適切にタスク管理をおこなっているでしょうか。

しかし、タスク管理なくしてビジネスマンとしての仕事はなりたたないといっても言い過ぎではないほど、タスク管理は重要です。特にタスク管理は、チームで行うプロジェクトを円滑に進めるためにとくに重要となります。チームで互いに協力してプロジェクトを進める以上、ほかの人の作業が自分の作業にも影響を与えるからです。

そこでこの記事では、タスク管理について徹底解説します。そのほかタスク管理を効率よく行うツールについても紹介します。ビジネスマンとして仕事をスマートに進めるために、プロジェクトを成功に導くために、ぜひとも参考にしてください。

1. タスク管理とは?

1. タスク管理とは?

まずはタスクの意味を見ていきましょう。タスクには作業や仕事といった意味合いがあります。しかし、タスク管理で用いられるタスクは、仕事あるいはプロジェクトを実行に移していくうえで細かく分けた個々の作業のことを指します。

例えば、会社のなかで「働き方改革プロジェクト」が立ち上がったとします。プロジェクトを進めるためには、「各部署へのヒアリング」「就業規則の確認」「勤務状況の実態調査」といった作業を進めていく必要が出てきます。

このように細分化した作業がタスクです。さらに作業を細分化できる場合は、各タスクはさらに細かな子タスクに分けられるケースもあります。

1-1. タスク管理の目的

タスク管理の目的は、プロジェクトにおけるプロジェクトメンバーが、こなすべき作業とその優先順位を把握することで作業を漏れなく期日通りに行い、プロジェクト進行を円滑化することにあります。

タスク管理を適切に行えていない場合、プロジェクトメンバーが自分の都合で作業をすすめてしまったり、作業に抜け漏れが発生したりするはずです。こうなってしまうとプロジェクトの進捗に多大な悪影響を与えることになるでしょう。タスク管理は、プロジェクトを円滑に進めるためになくてはならないものであるといえるのです。

タスク管理ツールの中には、プロジェクトメンバーのタスクの進捗状況を可視化する機能を提供するものもあります。こうした機能は、メンバーの負荷を均一化できるため、モチベーション向上につなげることもできるでしょう。

1-2. タスクの設定方法

それでは、タスクはどのように設定していけばよいのでしょうか。プロジェクトからタスクを洗い出すことは、実は簡単ではありません。

その難しさはタスクの洗い出しをおこなうための複数の手法が生み出されているほどです。いずれにしても、タスクを洗い出すための最初の一歩は、プロジェクトの全体像を把握することから始めると考えましょう。洗い出した上で徐々に細分化していきます。

最初の段階ではタスクの抜け漏れを防ぐために、プロジェクトリーダーのもと、膝をつきあわせてミーティング形式で洗い出す方法がおすすめです。そのうえで、誰にどのタスクを割り当てるのかを決定していきます。

タスク量にバラツキが発生しないよう平準化をおこない、プロジェクトメンバーの納得性が高いタスクの設定をおこなっていくことが重要です。

1-3. タスク管理ツールを社内で導入するメリット

タスク管理を社内で導入するメリットは少なくありません。最も大きなメリットは、プロジェクトメンバーが自分がやるべき作業を優先順位とともに可視化できるため、タスクの漏れが激減することです。手帳といったアナログツールで管理する場合と比較すると、効率性の観点からもメリットは決して小さくありません。

また、プロジェクトメンバーへのタスクの割り振りが非常に簡単に行えるのも大きなメリットです。プロジェクトメンバーへのタスクの負荷状況を確認したうえで、プロジェクト管理ツールによっては、ドラッグアンドドロップの簡単操作でプロジェクトの割り当てが可能です。

プロジェクトの進捗が可視化できるのもタスク管理ツール導入の大きなメリットです。多くの場合、タスク管理ツールを導入すれば、タスクの進捗状況や納期がガントチャート方式で一覧表示されます。

ツールを活用することでタスクの遅れは早期に把握でき、プロジェクトの軌道修正をするための対策も早めに打つことができます。

2. タスク管理ツールの主な機能

2. タスク管理ツールの主な機能

タスク管理の概要について理解できたでしょうか。現実的にタスク管理を実行に移していくためには、タスク管理ツールやタスク管理アプリを導入していくことになります。

次はタスク管理ツールが実際にどのような機能を備えているのかをみていきましょう。

2-1. 優れたインターフェース

UIは一見すると単純にも思える機能ですが、タスク管理ツールを定着させるうえでは非常に重要な要素です。なぜなら、毎日使う必要があるタスク管理ツールが使いにくければ組織に定着しない可能性があるからです。

このため、タスク管理ツールを導入する上では、メンバーが日常に操作しやすいUIを備えているかを確認しましょう。場合によっては無料版による検証を行い、プロジェクトメンバーの意見を収集することも重要になります。

2-2. スケジュール管理

設定したタスクが単純なリスト形式でしか表示されないのであれば、それは単なるTODOリストにすぎません。多くのタスク管理ツールは、タスクをリスト表示するだけではなくかんばん方式やガントチャート方式で表示できます。

かんばん方式であれば、自分がやるべきタスクの内容や量が一目で把握できますし、ガントチャート方式であれば、納期に対する進捗をひと目で把握できます。

プロジェクト全体のガントチャートが把握できれば、プロジェクトの遅れを早期に取り戻すことに繋がります。

2-3. タスクの絞り込み表示

数あるタスクを絞り込み、ソートしたタスクのみを表示させる機能です。チームでタスク管理を導入するのであれば、担当のタスクのみを表示させるだけではなく、重要度や進捗度、納期といった視点で絞り込む必要が出てくるはずです。

リーダーであれば、自分が管理する必要があるプロジェクトに絞り込んで、メンバー全員のタスクを閲覧したいというケースもあるはずです。絞り込み機能を活用することでプロジェクトメンバーそれぞれの仕事の負荷状況を把握できるでしょう。

2-4. チェックリスト

タスクをこなしていくうえで、実行するべきチェックリストがあると便利です。たとえば「年末の大掃除」というタスクを登録した場合、チェックリストには「台所」「風呂場」「玄関」といったチェックリストを登録します。

チェックリストによってタスクを実行するために必要となる作業を明確化し、漏れのない実行に繋がります。チェックリストのスケジュール管理や絞り込み表示をしたい場合は、チェックリストではなく子タスクとして階層的に管理するとより円滑な管理ができます。

2-5. カレンダー連携

登録したタスクがカレンダーで表示できれば、月や週などの単位で自身の仕事量を把握し、新しい予定を入れる際にも参考にできます。

このため、多くのタスク管理ツールは、Googleカレンダーなどとの連携機能を備えています。タスク管理ツール自体がカレンダー機能を備えている場合もありますが、個人で使っているカレンダーツールと連携したほうが利便性は大きいです。

2-6. タスクの階層構造化

プロジェクトという最も大きな仕事の単位に対し、より細分化した作業単位であるタスクは、さらに細かな作業に分割されることもあるでしょう。このようにタスクの親子構造を管理・登録できた方が効率よく仕事を進められることもあると思います。

プロジェクトの規模が大きくなってくるとタスクの構造は複雑化し、親タスク、子タスク、孫タスクという概念がないと仕事を効率よく進めることができないこともあります。特に大規模プロジェクトになるほど求められる機能であるといえるでしょう。

2-7. レポーティング機能

タスクの進捗や、メンバーごとの負荷状況は、検索して把握できるだけではなく、グラフィカルなインターフェースで見られるとよりわかりやすいものです。

多くのタスク管理ツールではそういった情報をレポート出力し、報告書作成の際に活用できます。特にプロジェクトリーダーやマネジメント層に必要な機能であるといえます。

タスク管理ツールがプロジェクト管理ツールとしての位置づけが強い場合、工数場管理とひもづけてプロジェクトの採算性を管理会計の視点からレポート表示できるものもあります。

3. タスク管理ツールを使いこなすには

3. タスク管理ツールを使いこなすには

仕事やプロジェクトをスマートに効率よく進めるためには、もはや必須ともいえるプロジェクト管理ツール。それでは、タスク管理ツールを使いこなしていくためには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

3-1. タスクの数を適切な量に保つ

仕事の単位を細かくしすぎてタスクの量が増えすぎると、管理の際のの負担が大きくなりすぎるほか、メンバーも自分がやるべき仕事を把握しずらくなってしまいます。

タスク管理ツールを導入するのであれば、登録するべきタスクの仕事の単位を適切に設定し、細かくなりすぎないように注意しましょう。

どうしてもタスクの量が多くなりすぎるようであれば、タスクを階層構造で管理し、管理面の負担を軽減することも意識してください。

3-2. プロジェクトメンバー間の不公平をなくす

タスクの割り当てにバラツキがあり、メンバー間のタスクの量に差が生じている場合、モチベーションが低下しタスク管理ツールが定着しない可能性があります。

タスク管理の導入は仕事の可視化を通じて、プロジェクト全体の透明性を高めます。だからこそ、使いこなすにはタスク管理ツールを活用したメンバー間の納得感を向上させる必要があります。

3-3. スケジュール機能を活用する

登録したタスクをリスト形式で表示するだけに留まっていては、タスク管理を使いこなせているとは言えません。そもそも定着させることも難しいでしょう。

登録したタスクをガントチャート形式やかんばん方式で確認できるようにすることで、タスクをいつまでに何をやるのかが明確になり、仕事をスムーズに進めることができるようになります。

プロジェクトメンバーの仕事の効率化だけではなく、プロジェクト全体の進行を円滑化することに繋がるでしょう。

3-4. 運用ルールを明確にする

タスク管理ツールは確かに便利ですが、運用ルールを明確にせず個々の判断で使っていては、混乱を招いてしまう可能性も。運用ルールを明確にし、場合によってはプロジェクト管理ツールを利用する上での説明会や勉強会を開催してもよいでしょう。

タスク管理ツールの運用ルールを明確化し、メンバー間で統一化してこそタスク管理ツールの効果を最大化できるのです。

3-5. 改善活動に役立てる

タスク管理ツールをタスクを管理するだけにとどめていては、ツールを最大限活用できているとは言えません。

タスク管理ツールは利用していくにつれて過去の仕事やプロジェクトのデータが蓄積されていきます。そのため今後のプロジェクトの進め方にも役立てることもできます。

例えば、メンバー間の仕事量の平準化に役立ちます。そのほかタスクの登録方法やメンバー間の仕事の割り振りルールの均一化に役立てることもできるでしょう。

プロジェクトを円滑に進めるために過去のデータを活用し改善活動に役立てる。このような考え方でタスク管理ツールを活用することで、仕事をよりスマートに進めることができるはずです。

4. タスク管理ツールを使いこなして一歩先の活用方法を

4. タスク管理ツールを使いこなして一歩先の活用方法を

タスク管理を使いこなしていくことで、ほかのITツールとの連携が可能となりさらに仕事を効率よく進めることができるようになります。ここではタスク管理の一歩先を実現するために、検討したいITツールについて紹介します。

4-1. プロジェクト管理

プロジェクト管理ツールは豊富な機能ゆえタスク管理機能も合わせて備わっているものがほとんどです。タスク管理ツールをチーム運営の中で検討する場合、プロジェクト管理ツールとの関係性は切っても切り離せません。

プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールを併用することで、スケジュール管理や工程管理、工数管理、さまざまな視点でプロジェクト管理ができるようになり、原価管理はプロジェクトメンバーだけではなく経営層も活用していくことができます。

4-2. SFA

営業職であれば、営業活動を可視化するためのSFAとタスク管理ツールの併用も検討したいところです。SFAを使うことでさらなる営業の効率化に役立てることができるでしょう。

マネジメント層においては、タスクの進捗と営業活動の結果(売上)を比較することで、生産性を可視化して営業活動の改善に役立てることができるはずです。無駄なタスクを把握し、インサイドセールス導入も検討することができるでしょう。

4-3. CRM

SFAとセットで利用されることが多いCRMは、営業職だけではなくマーケティング職においても、タスク管理ツールとの相乗効果を期待できるITツールです。

CRMは顧客の属性情報だけではなく、顧客に対してどのような活動をおこなってきたかも登録されます。こうした情報をベースにタスクを明確化し、タスク管理ツールで実行に移していくことで効率よく営業活動が展開できるでしょう。

コンテンツマネジメントが注目されている中、今後はCRMとタスク管理ツールの連携が求められています。

5. 初めての企業向けタスク管理ツールはこれがおすすめ!

5. 初めての企業向けタスク管理ツールはこれがおすすめ!

それでは企業内においてどのようなタスク管理ツールを導入するべきでしょうか。ここでは初めて導入する場合におすすめのタスク管理ツールを紹介します。

5-1. Todoist

Todoist

全世界で利用されており、実に1,000万人以上の導入実績をもつタスク管理アプリが「Todoist」です。

iPhoneやAndoroidなどのスマホ端末のほか、ブラウザでもアクセスできるため、WindowsやMacでもつかえます。Todoistの最も大きな特長は、優れたインターフェース。思いついた時に簡単ににタスクを登録できるため、仕事上のタスク管理だけではなく、プライベートでのタスク管理にも使うことができます。

有料のプレミアム版やビジネス版であれば、単発のタスクから複雑なプロジェクトまで効率的に管理でき、仕事の全体像をメンバーと共有することもできます。

5-2. Asana

Asana

Asana」は、Facebookの共同創業者がプロジェクトの協業や効率化を目的に提供しているタスク管理ツールです。管理の対象にしているのはプロジェクトなので、プロジェクト管理ツールともいえます。

webベースのSaaSアプリケーションとして提供されるため、場所や情報端末を選ばすアクセスできます。シンプルで直感的なインターフェースを備えており、SlackやChatworkなど、さまざまなツールと連携が可能。

チームでタスク管理ツールを導入するのであれば、選択肢に含めたいツールであるといえます。

5-3. Trello

Trello

Trello」は、2,000万人以上の導入実績を持つタスク管理ツールで、webブラウザのほか、iPhoneやAndroidなどスマホアプリとしても提供しされています。そのためデバイスに関係なく、インターネット環境さえあれば利用できます。

無料版もあるので、個人が自分のタスクを管理するために使うことができますが、有料プランを導入すれば大企業のプロジェクト管理でも使うことができる広い機能を備えています。

Trelloの特長は、個々のタスクをカードのように扱うことができる優れたインターフェース。タスクをかんばん方式やガントチャート方式で表示できるUIは特に企業内のプロジェクト管理に役に立つでしょう。

Googleカレンダーのほか、ビジネスチャットやオンラインストレージまで、さまざまなツールとの連携も可能です。

5-4. Backlog

Backlog

「Backlog」は、さまざまな機能を提供しているプロジェクト管理ツールです。タスク管理機能も充実しているのでチームで共通のタスク管理を行う際にも効果的に活用できるでしょう。

ブラウザさえあればOSを選ばず利用できるほか、iPhoneやAndoroidアプリとしても提供されています。Backlogの特長は、タスク管理機能を備えていながら、チャットベースのコミュニケーション機能が提供されている点。これによりチーム内のコミュニケーションも円滑に取ることができます。

ソースコートのバージョン管理機能があるため、特にソフトウェア開発のプロジェクト管理において有効なツールと言えるでしょう。個人利用は想定されておらず、チームでの利用を念頭に置いて開発されたタスク管理ツールです。

5-5. Jooto

Jooto

Jooto」は、株式会社PR TIMESが提供している国産のタスク管理ツールです。多くのプロジェクト管理ツールと同様、パソコンやスマホなどデバイスを選ばず利用できます。

Jootoの特長は、ドラッグアンドドロップで、シンプルかつ直感的にメンバーにタスクを割り当てられる機能。登録したタスクは、かんばん方式でもガントチャートでも表示されるため、抜け漏れを避けて納期通りプロジェクトを進めるのに役立ちます。

プロジェクトの進行を円滑化するための機能を多く備えているため、プロジェクト管理ツールとしての性質も持ちます。無料で利用できるため、個人のタスク管理にも使える一方で、ユーザ規模100名程度の企業内プロジェクトまで、幅広い用途で活用できるでしょう。

6. まとめ

6. まとめ

仕事を効率よく進めるためには欠かせないタスク管理。従来手帳で行われてきたタスク管理は、手帳の衰退とともに、スマホやパソコンでの管理が主流となってきました。

現在ではプライベートのタスク管理も、プロジェクトチームでおこなうタスク管理も、タスク管理ツールひとつで実現可能といえます。

一方で、用途や目的に応じてさまざまなクラウド型タスク管理ツールが登場し、選択に迷うこともあるかもしれません。後悔しないタスク管理ツールを選ぶためにも、ぜひ今回の記事を参考にしてください。

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著者

imitsu編集部

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