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Asana(アサナ)の評判と実態|15個のプロジェクト管理ツールを試してわかった本当のおすすめ

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目次

プロジェクトを成功に導くために必要となるプロジェクト管理。ときにプロジェクトの成否は会社の業績をも左右するため、プロジェクト管理の重要性は非常に高いと言えます。こうしたプロジェクト管理を効率良く行うためのツールがプロジェクト管理ツールです。クラウドの普及に伴い、特徴や性格の異なる様々なプロジェクト管理ツールが登場してきました。導入コストの低下もあいまって、プロジェクト管理ツール導入の敷居は下がっているといえるでしょう。
「Asana(アサナ)」は、Facebookの共同創業者がプロジェクトの協業化や効率化を目的に開発したプロジェクト管理ツールです。webベースのSaaSアプリケーションとして提供されるほか、iPhoneやAndroidなどのスマホアプリにも対応しているため、場所や端末を選ばすアクセスできます。シンプルで直感的なインターフェースをもつほか、Slackなどさまざまなコラボレーションツールとの連携も可能です。豊富で便利な機能の有効性は、Googleをはじめとした名だたる企業の導入実績が証明しているでしょう。この記事では徹底調査から分かった「Asana」の機能や特徴について解説していきます。

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<総評>「Asana」は現場のニーズから生まれたプロジェクト管理ツール

<総評>「Asana」は現場のニーズから生まれたプロジェクト管理ツール

「Asana(アサナ)」の最大の特長は、チームにおけるプロジェクト管理に必要な機能をオールインワンで提供する点にあります。複数のチームが同時進行でワークスペースを作成し、ワークスペース内でプロジェクトを登録、プロジェクトの中でタスクを管理する仕組みとなっています。プロジェクト管理にフォーカスをおいたプロジェクト管理ツールであると言えるでしょう。プロジェクト管理ツールの基本的な機能ともいえるタスク管理機能も、チームでの使用を想定しています。タスクはかんばん方式で、自分やプロジェクトメンバーがどのような順番でタスクをこなしていくのかを一目で判断することができます。ガントチャートに近いタイムライン表示も可能なので、納期ベースでタスクを確認することもできます。そして「Asana」は豊富なアプリケーション連携機能を備えています。オンラインストレージやコラボレーションアプリを中心に、実に100以上のアプリとの連携を可能としているのです。無料版は別として、ユーザー1人当たり9.99ドルという価格は、クラウド型のプロジェクト管理ツールの中では、安価であるとは言えません。しかし、プロジェクトチームを対象に、チームワークの維持や期限の順守、目標達成を徹底するための機能が網羅されている「Asana」は、本気でプロジェクト管理ツールを導入する場合には有力候補となり得るのです。

他のプロジェクト管理ツールと比べてどうなのか

「Asana」をほかのプロジェクト管理ツールと比較した場合、まず特徴的と言えるのはシンプルで親しみやすいインターフェースです。白と黒を基調とした馴染みやすいインターフェースに、ITに詳しくない方でも使いこなすことができるユーザーフレンドリーなチュートリアルは、ユーザーからの支持につながっています。そして、タスクを見やすく表示するタスク管理機能。かんばん方式によるタスク表示機能も、「Asana」の特徴的な機能であるといってよいでしょう。タスクには注記やコメント、ファイル、タグを付与することができ、プロジェクトやタスクの進捗を様々な手段でフィルタリングして確認することができます。「Asana」はそのほかにもカレンダー連携にチャット機能と、プロジェクトを円滑に進めるうえで必要な機能がほぼすべて網羅されています。
「Asana」が対象とするのは、個人ではなくプロジェクトチームです。個人を対象とするプロジェクト管理ツールやタスク管理ツールが多いなかで、本当の意味でのプロジェクト管理ツールであるといえるでしょう。webブラウザだけではなくアプリも提供されているため、外出先や距離的な制約がある状況においても、効率の良いプロジェクト管理を実現することができます。

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1.「Asana」の6つのメリット

1.「Asana」の6つのメリット

プロジェクトを成功に導くための豊富な機能を提供する「Asana」。その豊富な機能にはどのようなメリットがあるのか解説します。

1-1. シンプルで直感的なインターフェース

プロジェクト管理ツールは、メンバーに定着させないと導入が無駄になるばかりか、プロジェクト管理ツールの導入によってプロジェクトの効率が失われるおそれさえあります。プロジェクトメンバーの中にはITの利用に慣れてない方もいるかもしれません。このため、プロジェクト管理ツールにはだれでも使える使いやすいインターフェースが求められるのです。この点、「Asana」は直観的でわかりやすいインターフェースをもっており、使うユーザを選びません。もちろん、「Asana」の豊富な機能を使いこなすためには、ある程度操作方法を学ぶ必要があります。こうした場合でも、ユーザーフレンドリーなチュートリアルにのおかげで迷うことなくプロジェクト管理ツールとして活用することができるでしょう。

1-2. 優れたタスク管理機能の提供

プロジェクト管理ツールの基本機能ともいえるタスク管理機能。多くのプロジェクト管理ツールはときにタスク管理ツールとしても位置づけられます。「Asana」は、自分やプロジェクトメンバーのタスクを一目で把握するためのさまざまな表示方法を持ちます。リスト形式での表示を利用すれば、全てのタスクを部署ごとに並べ替えて閲覧することができます。また、かんばん方式での表示を行えば、「新規リクエスト」「実行中」「完了」といったステータスごとに、まるでカードのようにタスクを並べて閲覧することができます。カード型のタスクには、担当者の顔写真も表示できるため、誰が担当しているタスクなのかを把握しやすいのもうれしい機能であるといえるでしょう。

1-3. タスクと紐づけた情報共有

「Asana」のタスク管理機能は、登録したタスクの表示方法が優れているだけではありません。タスクには、情報がつきもの。ときにはタスクベースでのやりとりも必要になるでしょう。「Asana」では、タスクごとに注記・コメント・ファイル・いいね・タグを付与することができます。たとえば、「いいね」機能。タスクにプロジェクトメンバーをアサインした際に活用することで、タスクにアサインをしたことを「了解した」あるいは「確認した」既読機能として使うことができます。タグ機能は、仕事の種別をタグ付けすることで、タスクの検索の際に活用することができます。そのほかにもコメント機能は、タスクベースでプロジェクトのコミュニケーションを活性化することに役立てることができるでしょう。

1-4. メンバーとの円滑なコミュニケーション

プロジェクトを円滑に進めるためには、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションがなにより重要です。プロジェクト成功のカギはコミュニケーションが握っているといっても過言ではありません。「Asana」は、チャット機能を装備しており、さらに「Slack」などのビジネスチャットアプリとの連携も可能です。タスクベースでチャットができるため、プロジェクト関係者のみのクローズドな環境でのコミュニケーションも可能です。

1-5. ポートフォリオ機能により1ヵ所でモニタリング

「Asana Business」で提供されるのがポートフォリオによるモニタリング機能。すべてのプロジェクトについて進捗度合いをグラフィカルなインターフェースで確認することができます。プロジェクトマネージャーやマネジメント層にとっては、プロジェクトに遅れが生じる前の問題把握に繋がります。進捗はリアルタイムにモニタリングできるので、状況に応じた判断に役立てることができるでしょう。必要に応じてポートフォリオを共有することも可能です。全員に共有することでプロジェクトに対する透明性や納得性を高め、コミュニケーションの円滑化やメンバーのモチベーションアップにつなげることができるのです。

1-6. 豊富なアプリケーション連携

「Asana」は、さまざまなアプリケーションとの連携が可能です。DropboxやOnedriveなどのオンラインストレージやSlackなどのコミュニケーションツールとの連携は当然のこと、Googleカレンダーとの共有が可能な点も大きなメリットです。登録したタスクは個人のGoogleカレンダーに反映させることができます。時間管理アプリ「Toggle」と連携させれば、ストップウォッチ感覚でタスクの時間を計測することができます。生産性向上や同様の仕事の依頼があった場合に必要とする工数管理に役立てることができるでしょう。ガントチャート表示を可能とする「Instagantt」との連携も可能です。「Asana」にはガントチャートによる進捗度合いの表示機能がないため、納期ベースで厳密な進捗管理をする場合には重宝することになるでしょう。

2. 徹底調査でわかった「Asana」を使うべき人・会社

2. 徹底調査でわかった「Asana」を使うべき人・会社

規模の大小に関係なく幅広いプロジェクトに活用でき、豊富なアプリ連携機能を用いてのカスタマイズも可能な「Asana」。それでは具体的にどのような人・会社が使うとその恩恵を受けることができるのでしょうか。ここでは、「Asana」を使うべき人・会社について紹介します。

2-1. 15人までの小規模プロジェクトチーム

「Asana」は、15人までのプロジェクトチームであれば無料で使うことができます。「Asana」のもつ強力なプロジェクト管理機能が無料で使えるため、小規模プロジェクトであれば是非とも検討したいツールであるといえるでしょう。中小企業やスタートアップ企業はもちろんのこと、たとえ大企業であっても働き方改革プロジェクトなどの社内プロジェクトであれば、「Asana」は十分な威力を発揮してくれるはずです。小規模プロジェクトであれば、システム管理者を置く必要性が低く、手軽に導入することが可能です。プロジェクトチームではない個人のフリーランスでも「Asana」の恩恵を受けることができるのです。「Asana」のもつプロジェクト管理機能を無料で存分に使いこなしてみてください。

2-2. ソフトウェア開発会社

プロジェクト型の仕事を進めることが多いソフトウェア開発会社は、そのプロジェクトを管理するために「Asana」を活用することができます。標準機能でも、ソースレビューやBugfixといった作業をタスクとして登録、チームメンバーの仕事内容を確認してコミュニケーションをとりながら十分にプロジェクトを推進することができるでしょう。「Asana」がもつアプリケーション連携機能を使えば、GitHub、JIRAなどのデベロッパーツールを活用し、ソースコードのバージョン管理も「Asana」上で行うことができるようになります。「Instagantt」と連携すればタスクをガントチャート方式で表示できるため、プロジェクト管理ツールとして十分にその機能を提供してくれるのです。

2-3. マーケティング・広告代理店

マーケティング会社や広告代理店は、仕事をプロジェクト単位で動かすことが多いため「Asana」の恩恵をうけやすい業態であると言えます。マーケティング会社や広告代理店は仕事の性質上、開発や営業チーム、外注先といった役割の異なるメンバー間でのコミュニケーションが強く求められます。このため、「Asana」がもつコラボレーション機能が、部署や会社といった壁を越えた円滑なコミュニケーションを後押ししてくれるのです。タスクベースでのファイル共有機能もあるため、セキュリティを確保しながら安全に情報交換が可能な点も魅力です。ファイル容量が大きくなりがちなデザインファイルであれば、オンラインストレージとアプリケーション連携を行うことでより活用が容易になるでしょう。

2-4. 製品企画・製品開発

厳しい納期管理と活発なコミュニケーションが求められる製品企画・製品開発においても、「Asana」を有効活用することができるでしょう。プロジェクトメンバーはかんばん方式での表示を利用することで、どの仕事をどんな順番でこなす必要があるのかを一目で把握することが可能です。カレンダー表示すれば、イベントと比較しながら仕事をするペース配分を決定することもできます。さらに、既にに社内で導入済みの「Slack」などのビジネスチャットツールと連携させることでより円滑なコミュニケーションを測ることも可能です。

3.「Asana」の料金プラン

3.「Asana」の料金プラン

「Asana」は15人以内であれば基本機能を無料で使うことができます。その他は、1人あたり9.99ドル/月のPremium版、1人あたり19.99ドル/月のBusiness版、さらに大企業向けのEnterprise版(価格は別途問い合わせ)というラインアップになっています。規模の大小に関係なく、幅広いプロジェクトチームにおいて導入検討することができるプロジェクト管理ツールとなっているのです。

4.「Asana」の導入実績・効果

4.「Asana」の導入実績・効果

幅広いプロジェクトチームを対象とする「Asana」ですが、それでは実際にどのような導入実績があるのでしょうか。ここでは、「Asana」の導入実績について紹介します。

4-1. 株式会社BAKE

菓子の製造・販売やECサイト運営を行う株式会社BAKE。日本を代表する製菓企業を作ることを目標に、東京都港区で事業展開、従業員規模は100名弱です。BAKEでは、無料で使えるプロジェクト管理ツール・タスク管理ツールが社内に乱立。メール、Todoist、JIRA、Talknote、Chatworkなど、導入の手軽さがあだとなり管理不能の状態に陥っていたのです。プロジェクト管理ツールを統一して同じプラットフォームで仕事をするという考え方生まれたのは、自然な流れでした。そしていくつかの製品選定を進めるうちに、「Asana」に白羽の矢が立ったのです。「Asana」導入後は、事業部ごとにチームをつくり、そのチーム内にプロジェクトを立ち上げる形で仕事を進めています。そして、できるだけ細かくタスクを登録していくのです。こうしたタスクをチームで共有、停滞しているタスクの進捗を促したり、アサインされたタスクの既読に「いいね」機能を使ったりと、「Asana」が仕事を進めるための全社統一のプラットフォームとなったのです。そのほかにも気になったニュースを共有する「Conversations」機能や、「Instagantt」によるガントチャート機能と、まさに「Asana」を使い倒している状態。コミュニケーションも活性化され仕事を進めるにあたり、なくてはならないツールとなりました。

4-2. シナジーマーケティング株式会社

シナジーマーケティング株式会社はヤフーの子会社で、大阪府大阪市を拠点に企業のCRMを包括的に支援する事業を展開しており、300名強の従業員を抱えています。webマーケティングを展開する同社では、複数サイトの更新管理、SEM、他部署との調整、ルーチンの集計/報告業務、新しい企画と様々な業務におわれ、タスク管理の導入が不可欠な状態でした。そこでプロジェクト管理ツールの導入が検討されましたが、そのときに重視されたのが「入力の容易さ」、「締め切り管理」、「変更の容易さ」の3点であったといいます。実際に使ってみてこうした条件にマッチしたプロジェクト管理ツールが「Asana」だったのです。複雑なタスクは親子関係により階層構造で管理、さらにこうしたタスクはかんばん方式のほか、「Instagantt」と連携すればガントチャート表示できるため、厳しい締め切りを意識した仕事の進め方に繋がりました。ファイル共有は、タスクごとに簡単に行うことができます。仕事の効率が格段にアップしたといいます。誰がどのタスクを誰に割り当てたのかといった変更履歴も残るため、締め切りに関する不正がなくなるほか、マネジメント層も備忘録して使えるようになりました。

5. まずは「Asana」の無料体験を

5. まずは「Asana」の無料体験を

「Asana」は15人までのプロジェクトであれば基本機能を無料で使えるほか、PremiumやBisinessについても無料トライアルが可能です。豊富な機能に使いやすいインターフェース、その効果をまずは試してみてはいかがでしょうか。

6. まとめ

6. まとめ

今回の調査で分かったことは、「Asana」が、豊富な機能持ちながら使いやすくユーザーフレンドリーなインターフェースで、規模の大小を問わず多くのプロジェクトチームを対象としたプロジェクト管理ツールであるということでした。標準機能でもかんばん方式のタスク表示機能にチャット機能、「いいね」機能などプロジェクトの現場に役立つ機能が満載ですが、豊富なアプリケーション連携機能を用いてさらに機能を拡張することも可能です。プロジェクト型の仕事を進める企業では、仕事を進めるうえでの統一したプラットフォームとしてその効果を発揮してくれることでしょう。
プロジェクト管理ツールは、タスク管理ツールとの境界線も曖昧となり、SaaS型のクラウド製品の普及により海外製品の利用の敷居も下がり、数多くのツールが登場しています。会社のプロジェクトの進め方が多様であるのと同様に、プロジェクト管理ツールも機能面に違いがあり、得意分野も異なります。今回の記事を参考にしながら、自社のプロジェクトの進め方にあった最適なプロジェクト管理ツールの導入に役立ててください。

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著者

imitsu編集部

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