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タスク管理でおすすめのアプリ5選【2020年最新版】

タスク管理をする人
目次

適切にタスク管理ができていないことが原因で、納期遅れが発生したりプロジェクトメンバーに迷惑をかけた経験はありませんか?

従来は手帳で行われることが多かったTODO管理ですが、スマホやパソコンを使いタスク管理アプリでより簡単、手軽に実現できるようになりました。自分がやるべきタスクは、場所をえらばずTODOリストとして簡単に確認し、納期や優先度といった情報を参照しながら簡単に実行できるようになったのです。

ここでは、タスク管理で失敗したくない人に向けて、絶対にお勧めできるタスク管理アプリ5選を紹介します。

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1. タスク管理とは?

1. タスク管理とは?

タスク管理とは、やるべきことリストアップし、その納期や重要度を確認し仕事を進めるための一連の活動のことを指します。TODOリストを中心に、仕事を進めるうえで必要な情報管理をすることと理解してよいでしょう。

日々の仕事を遂行していくためには、仕事の納期を把握し、計画をたてて抜け漏らすことなく日々の業務をおこなっていく必要があります。適切にタスク管理していくことは、TODOリストを可視化しタスクの漏れや納期遅れを回避することにつながります。

仕事量が少ない、あるいはタスクの単位が大きくやるべきことの数が少ない、こうした場合は頭の中だけでやるべきことを整理できるかもしれません。しかし、通常であれば何をどんな順番でやるべきか整理ができずに混乱することも多いはずです。

このような事態を避けて仕事をスムーズに進めるために、タスク管理を活用する必要があります。

1-1. タスク管理アプリに必須の3つの機能

一口にタスク管理アプリといっても様々な機能を提供しているものがあり、当然シーンによって求められる機能も変わっていきます。しかし、どのような用途で使うにせよ、優れたインターフェース、スケジュール管理、タスクの絞り込み表示の3つの機能は選定をする上で重要になると考えてよいでしょう。

優れたインターフェースとは、簡単に言えば使いやすさのこと。「そんなことか」と思われるかもしれませんが、タスク管理アプリの利用を定着させるうえでは非常に重要な機能です。なぜならタスク管理はその性質上、日々の業務の中でこまめに使うことになるアプリだからです。使いやすく、見やすいインターフェースでないと日々の利用習慣が根付かないといった事態に繋がります。

次にスケジュール管理。タスク管理機能がタスクの羅列だけで提供されるのであれば、単なるTODOリストにすぎません。タスク管理を効率よく行うためには業務の納期を把握し、やるべき仕事の順序を組み立てることに役立つスケジュール機能が必要となるのです。多くのタスク管理機能は、スケジュール管理をガントチャートやかんばん方式といった方法で提供します。

最後にタスクの絞り込み表示。自分やメンバーのタスクを、重要度や進捗度、納期といった視点で絞り込む機能です。この機能がないと、数多くのタスクの中から次に取り組むべきタスクの決定に時間がかかってしまいます。

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2. おすすめのタスク管理アプリ5選

2. おすすめのタスク管理アプリ5選

現在、さまざまなタスク管理アプリが登場しています。そして多くのタスク管理アプリがプロジェクト管理機能の中に包含されて提供されてきました。

こうしたプロジェクト管理型のタスク管理アプリを主導してきたのが、欧米のサービスです。対面型のコミュニケーションを重要視する日本に対し、欧米勢が主導するオンライン型のコミュニケーションを前提としたプロジェクト管理ツールが世界に広がったのです。

しかし、日本でも働き方改革が注目され、生産性向上に貢献するプロジェクト管理・タスク管理の重要性が高まってきました。

ここでは、欧米産のタスク管理アプリから国内でも注目されているタスク管理アプリを5つ紹介します。とくに個人でタスク管理をするのか、プロジェクトチームでタスク管理を実現するかによって、利用に適したタスク管理アプリは異なります。タスク管理を導入する目的、用途に応じて最適なプロジェクト管理アプリ選定の参考にしてください。

2-1. Todist

Todoist トップページ

Todoistは全世界で利用され、実に1,000万人以上の導入実績をもつタスク管理アプリです。iPhone、iPad、Apple Watch、macOSはもちろん、Andoroid端末、Windows端末などデバイスを問わずに利用できます。ブラウザさえあれば、ChromeでもFirefoxでもSafariでもタスク管理が可能になるので、とても汎用性が高いです。

Todoistの最も大きな特長は、優れたインターフェースにあります。いつでも思いついたときに簡単にタスクを登録できるため、ビジネスにおけるタスク管理だけではなく、プライベートのTodoリストの管理にも使うことができます。


完了したタスクは1日/1週間といった単位でグラフィカルに表示されるので、進捗や生産性を一目で確認できます。

基本機能であれば無料で使えるTodoistですが、その機能は決してあなどれません。タスクをプロジェクトや優先度フラグ、ラベルなどでリスト管理したり、階層構造をもたせて管理したりといったこともできます。連携可能なアプリも多く、Dropbox、Amazon Alexa、Zapier、IFTTT、Slackなど60種類以上にのぼります。

AIが搭載されており、前回登録したタスクの予定日から新たに登録したタスクの完了予定日を予測する機能も備えています。

有料のプレミアム版やビジネス版を使えば、単発のタスクから複雑なプロジェクトまで効率的に管理でき、仕事の全体像をチームメンバーと共有することもできるでしょう。

Todoistの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

2-2. Backlog

Backlog トップページ

「Backlog」は、プロジェクトチームでタスクをこなしていくために必要な機能をオールインワンで備えたプロジェクト管理ツールです。「チームメンバーのすべての人が簡単に使えること」をコンセプトに開発され、ブラウザさえあればOSを選ばず利用できるほか、iPhoneやAndoroidアプリとしても提供されています。

Backlogは、個人での利用を想定していません。対象はあくまでチーム。このため、提供するタスク管理機能は、単なるTODOリストの可視化にとどまりません。登録したタスクはチーム内で共有、進捗状況の可視化を実現するためにガントチャート形式でグラフィカルに表示されます。

チームメンバーのタスクの負荷状況も把握できるため、仕事の平準化や透明性を通じてメンバーのモチベーション向上に役立てることもできるでしょう。

GitやSubversionのリポジトリ機能を備えているため、特にソフトウェア開発のプロジェクト管理にその効力を最大限に発揮するといえます。このように、Backlogが対象とするのはあくまでチーム。金額も月額費用が2,400円からと個人で利用するには決して安くはありません。

しかし、チームでタスク管理を検討する場合、Backlogはプロジェクトを円滑に進めるための数多くの機能を提供しているため、有力候補になります。

2-3. Jooto

Jooto トップページ

「Jooto」は、株式会社PR TIMESが提供する無料で利用可能なプロジェクト管理・タスク管理ツールです。プライベートのToDoリストのタスク管理から、ユーザ規模100名程度の企業内プロジェクトまで、幅広いユーザーに利用されています。ユーザーの幅広さは、13万人という導入実績が物語っているといえるでしょう。

ブラウザさえあればアクセスできるため、Windows・MacOS・iOS・androidなどのOSからアクセス可能なほか、iPhoneやAndoroidアプリとしても提供されています。そのため情報端末を選ばずアクセスできます。

Jootoはプロジェクト管理ツールに位置付けられるのため、効果を最大限に発揮できるのはプロジェクトチームにおけるタスク管理です。ドラッグアンドドロップで、シンプルかつ直感的にメンバーに登録したタスクを割り当てる機能はJootoの特長といえるでしょう。各タスクはかんばん方式で表示されるため、だれがどんな作業を行っているのかという進捗は一目で確認できます。

スケジュール管理機能もガントチャート機能でしっかり見える化。タスクより細かいチェックリストなどのTODOリストもガントチャート上に表示されるため、見落としをさけて納期通りプロジェクトを進めるのに役立ちます。

気になる金額は、ユーザー2名がつかえる無料版から、ユーザー100名がつかえる月額7,980円まで豊富なラインアップを用意。利用用途やプロジェクトの規模に応じて最適なプランを選ぶことができるのです。

Jootoの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

2-4. Wrike

Wrike トップページ

「Wrike」は、カリフォルニアに拠点をおくWrike, Incが開発したプロジェクト管理・タスク管理ツールで全世界で提供されています。小規模プロジェクトであれば無料でもつかうことができます。特筆すべき点は豊富な導入実績。

日本語を含む6ヵ国に対応し、ワールドワイドに展開しているとあって、Googleやairbnb、Tiffanyなど業種や企業規模に関係なく、さまざまなプロジェクトの中で利用されているのです。ブラウザからのアクセスを想定しているため、Windows・MacOSなどで問題なくアクセス可能なほか、スマホ用のアプリも提供されています。

Wrikeの特長は、大規模プロジェクトにも耐えうる豊富な機能。まずは多くのツールとの連携機能。Google、 Microsoft、 Box、GitHub、JIRA、SalesforceなどのコラボレーションツールやCRM、オンラインストレージなどさまざまなシステムやアプリと連携が可能です。

プロジェクト進行に必要な機能もオールインワンで提供。登録したタスクからガントチャートが自動作成できるほか、スタッフの作業状況が可視化されるレポート機能も備えているため、業種や規模に関係なく多くのプロジェクト管理に役立てることができるでしょう。

金額は、5名まで使える無料版から200ユーザがまで使えるBusiness版(月額$24.8)が公開されています。その他ユーザ数無制限のMarketing版やEnterprise版までラインアップ。導入前のコンサルティングや導入後サポートも充実しているため、まずは無料版を試してみてはいかがでしょうか。

Wrikeの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

2-5. Trello

Trello トップページ

「Trello」は、2,000万人以上もの導入実績を持つタスク管理ツールです。webブラウザのほか、iPhoneやAndroidなどスマホアプリとしても提供しているため、デバイスに関係なくインターネット環境さえあれば使うことできます。

個人のタスクを管理するためのアプリとして位置づけるのであれば無料で使うこともできますが、企業内で使う月額有料プランも用意されています。

Trelloの特長はタスクをまるでカードのように扱うことができる優れたインターフェース。次々と発生するタスクをかんばん方式で管理し、タスクをどのような順序で対応するべきかが一目でわかるようになります。

タスクは担当別、納期別、進捗状況別といったさまざまな視点で絞り込みができるほか、ガントチャート方式でも確認可能なので、日付を前提とした納期感の把握も簡単にできます。

それぞれのタスクの中には、担当者やTODOリスト、納期のほか、添付文書や写真、進捗度合いやコメントまで登録可能なため、タスクをさまざまな視点で確認できます。当然、個人が使う場合もチームで運用する場合も、仕事を進めるうえで重要な情報となるでしょう。

アプリとの連携機能も豊富で、ビジネスチャットなどのコラボレーションツールから、オンラインストレージ、Googleカレンダーとの連携も可能です。特にGoogleカレンダー連携は個人で使う場合にも重宝するでしょう。

シンプルで分かりやすいインターフェースは、企業内におけるプロジェクト管理にも効果を発揮し、あらゆる業種・規模の企業を含む2,000万人以上のユーザーへの導入実績に繋がっているのです。

Trelloの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3. タスク管理を有効活用するための5つのアドバイス

3. タスク管理を有効活用するための5つのアドバイス

タスク管理アプリをダウンロードし、タスクを登録するだけでは効果的なタスク管理は実現しません。

ビジネスマンとしての日々の仕事の中にタスク管理アプリを定着させて、効率の良い仕事の進め方に役立てていかなければ何の意味もなさないからです。

次に、タスク管理アプリを最大限活用するため5つのアドバイスを紹介します。

3-1. 使用開始前に運用ルールを決定

使用開始前に運用ルールを設けることは、特にプロジェクトチーム内でタスク管理アプリを導入する場合に必要となります。

タスク管理アプリから一歩はなれて、プロジェクトリーダーのもと運用ルールを決定するのがよいでしょう。そのうえで、タスクの割り当てやタスクの登録をだれがおこなうのかを決定します。

個人で使う場合も、日々の運用をどのように行っていくのか、ルール決めは重要となります。ルールを決めた上でタスク管理アプリを実際に使いながら、修正を加えていきます。最初に定めた運用ルールにいつまでも従うのではなく、タスク管理アプリが持つ機能や仕事の状況などに応じて柔軟に運用ルールを変更するといいでしょう。

こうした点からも無料でまずは使ってみることが重要です。場合によっては別のタスク管理アプリを検討することも当然求められるでしょう。

3-2. 優先順位を明確にする

次にどのタスクに着手するべきなのか、優先順位のつけ方についても明確にルールを定めるべきでしょう。優先順位を決める要素としては、納期、プロジェクトの収益性、難易度、関わっているメンバーなどがあげられます。とくにプロジェクトチームでタスク管理アプリを導入する場合、勝手な判断で優先順位が決めていてはプロジェクトの進捗に多大な悪影響を及ぼしかねません。

個人においては、間違った判断で他人に迷惑をかけたり、会社に損失を与えることにもつながります。タスクの優先順位を明確にする判断基準を設けること、そしてそれを判断するための機能提供がタスク管理アプリには求められているのです。

3-3. 情報を一箇所に集約する

クラウド型アプリケーションの普及により、仕事を進めるうえで必要な情報が分散化される傾向にあります。たとえばコミュニケーション機能。ビジネスの世界でコミュニケーションの中心にはメールが存在するものの、人によってはビジネスチャットで連絡がきたり、別の人からはSNSで連絡がきたりいったことがあるはずです。

情報共有も、人によって使う活用しているオンラインストレージは異なります。このような情報の分散化は、情報をさがす効率性を著しく悪化させるとともに、タスクをもらしてしまう恐れもあります。

とくにチームでプロジェクト管理を進める場合は、その影響は小さくありません。できる限り情報は集約して管理し、効率的なタスク管理を実現するようにしてください。

3-4. タスクをプロジェクトに関連付ける

タスク管理アプリを導入するからといって、目の前のタスクにばかり目を向けていては本質を見失います。あくまで、実現し成功させるべきはプロジェクト。チームであれ個人であれ、達成するべきプロジェクトや仕事にたえず目を向け、そのために必要な仕事の単位がタスクであることを理解するべきです。

多くのタスク管理機能は、タスクが紐づいているプロジェクトを管理できるほか、タスク自体に親子関係を作成できるものもあります。

タスク管理を単なるTODOリストとして活用するのではなく、プロジェクト全体の視点で管理することで、仕事を効率よく進めることができるようになり、生産性向上につなげることができるでしょう。

3-5. 定期的な見直し

長期的な視点でタスク管理を運用していくと、いつしか仕事とタスクの間にひずみが生じるものです。例えば、プロジェクトの参加メンバー。以前は小規模プロジェクトだったものが、メンバーが追加で増えることはよくあることです。ほかにも、仕事を進める中で、顧客ニーズが変化することも考えられます。

長期的にタスク管理を運用する上では、現場の仕事の進め方とアプリの間のひずみを解消するために定期的な見直しやレビューが欠かせません。場合によっては、予算とも相談しながら、新しいタスク管理アプリを導入する必要性
に迫られることもあるでしょう。

4. まとめ

4. まとめ

忙しいビジネスマンにとってタスク管理はなくてはならないものです。一昔前であれば、タスク管理の主役は手帳でしたが、時代は変わりいまはスマホが主役の時代。スケジュール管理やタスク管理はスマホ1つでできるようになりました。逆に言うと、ビジネスマンは日々の仕事を効率よく進めるために、タスク管理アプリを活用することが強く求められているといえるでしょう。

ここまで説明してきたように、タスク管理アプリにはさまざまな種類があり、とくにプロジェクトチームでプロジェクト管理ツールとして使うのか、個人の仕事管理に使うのかによって選定するべきアプリは異なります。

今回の記事も参考にしながらもまずは無料で使ってみて、そのうえで自分やチームの進め方にあった最適なプロジェクト管理アプリを導入してください。

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著者

imitsu編集部

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