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「Todoist (トゥードゥーイスト)」の評判と実態|15個のプロジェクト管理ツールを試してわかった本当のおすすめ

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更新日:2019年03月01日 | 公開日:2019年03月01日

複雑で難しい対応が求められるプロジェクト管理。近年では多くのプロジェクト管理ツールが登場しています。WBS作成支援機能や、タスク管理、スケジュール管理、工数管理といった様々な機能がプロジェクト管理を強力に後押ししてくれるのです。
こうしたなか「Todoist (トゥードゥーイスト)」は、基本的機能が無料で使えるプロジェクト管理ツールで、実に1,000万人以上の導入実績を持ちます。


iPhoneやAndroidアプリで提供されるためスマホからアクセスできるほか、ブラウザでもアクセスできるためOSを選ばず利用できます。「Todoist」は多くの一般ユーザーに支持されているため、個人が使うタスク管理ツールとしても位置付けられます。さらに「Todoist Premium」や「Todoist Business」は、チームで使うことを想定しておりプロジェクト管理ツールとしても使うことができます。

ここではそんな「Todoist」について、徹底した調査から分かった機能や特徴について解説していきます。

<総評>「Todoist」は現場のニーズから生まれたプロジェクト管理ツール

<総評>「Todoist」は現場のニーズから生まれたプロジェクト管理ツール

「Todoist」の最大の特徴は、優れたインターフェースです。いつでも思いついたときに手軽で簡単にタスクを登録することができるため、無料版が一般ユーザに支持され1,000万人という群を抜いた導入実績に結びついているのです。このため、無料版は「ホテルを予約する」「本を注文する」といった一般生活の中の「タスク」をTODOリストとして管理するタスク管理ツールとして利用されています。当然、個人が自分がやるべき仕事をTODOリストとして活用していくことができるほか、フリーランスの間でも強力に支持されています。

しかし、「Todoist」の機能は多岐にわたり、連携可能なアプリも多く、Dropbox、Amazon Alexa、Zapier、IFTTT、Slackなど60種類以上にのぼります。チームで使うことを想定している「Todoist Business」は、コラボレーション機能や一元的な管理者機能、ファイル共有機能やレポート機能に強固なセキュリティとビジネスユースに耐えうる豊富な機能を持ちます。
実際に、IntelやNIKE、スターバックスといった名だたる企業の導入実績に繋がっているのです。

他のプロジェクト管理ツールと比べてどうなのか

「Todoist」をほかのプロジェクト管理ツールと比較した場合、最も特徴的といえるのはシンプルな機能とインターフェースです。複雑な機能をそぎ落とし、本当に必要な機能をシンプルで使いやすいインターフェースで提供していることが、幅広い一般消費者からの支につながっているのです。こうした点が、企業におけるプロジェクト管理に主眼を置いている他のプロジェクト管理ツールと比較した場合大きな違いといえます。

とはいえ、「Todoist」は一般消費者のみをターゲットに提供されているプロジェクト管理ツールではありません。特に有料の「Todoist Business」は、企業におけるプロジェクトを推進していくうえで便利な機能が満載です。

一方で「Todoist Business」でも複雑な機能は提供しておらず、シンプルで使いやすいという特徴は強く残したまま。大規模なプロジェクトを対象にするのではなく、企業内の小規模プロジェクトにおけるタスク管理のためのツールと位置づけることで、その効力を最大化することができるのではないでしょうか。

1.「Todoist」の6つのメリット

1.「Todoist」の6つのメリット

複雑な機能をそぎ落としてシンプルで使いやすい「Todoist」。ここでは、そのメリットを6つに分け具体的に解説していきます。

1-1. 気軽で簡単にタスク登録できる

「Todoist」はその優れたインターフェースで、タスクが頭に思いついたときに即座にタスク登録可能です。登録するタスクには親子関係をもたせての階層構造管理も可能です。これには重要なタスクに対するハイライト機能も持ちます。

また、タスクはその性質に応じてより簡単に登録することもできます。
例えば繰り返されるタスク。毎週月曜日などの繰り返し行われるタスクは一度設定してしまえば、あとは登録する必要がありません。

登録したタスクは、1日や1週間といった単位で事前に確認することもできます。自分が今日、あるいは今週、いつまでにどんな作業をする必要があるのか一目瞭然です。仕事のやり忘れや納期遅れを防止する「Todoist」の基本機能といえるでしょう。

1-2. リマインダー機能でやり忘れ防止

「Todoist」にはリマインダー機能があります。「Todoist」には1日や1週間といった単位でやるべきタスクを一覧表示されるとはいえ、それでもタスクのやり忘れは発生するはずです。
そんなときに役立つのがリマインダー機能。リマインダーをセットしておけば、プッシュ通知やメールでタスクをリマインドしてくれます。仕事の納期確認にも使えますが、忘れがちな家族の誕生日のリマインドなどにも役立てることができるでしょう。

応用機能としては、特定の日時になると発動する通常のリマインドとは別に、特定の場所に行くと発動するリマインドがあります。たとえば、近くのスーパーを通りかかったときに買うものをリマインドするような使い方が考えられます。リマインダー機能は、「Todoist Business」と「Todoist Premium」で使うことができます。

1-3. 進捗の見える化機能

「Todoist」には、チームにも個人にも役立つ独自の進捗状況見える化機能を持ちます。
わかりやすいインターフェースでグラフィカルに進捗度合いが確認できます。

そのほかにも、「Todoist」には「カルマ」という独自のポイント制度を設けています。納期通りに達成した場合に得られるカルマをプロジェクトメンバーに付与、カルマポイントから納期通り仕事をしているかどうかを確認できるのです。

また「ストリーク」という機能では、何日間、または何週間連続してゴールを達成しているかを確認できます。自分自身あるいはプロジェクトメンバーのカルマやストリークを確認し、仕事の割り振りやモチベーションアップにつなげることができるのです。

1-4. さまざまなアプリケーションとの連携

「Todoist」はさまざまなアプリケーションと連携することが可能です。
その基本的な機能は、オンラインストレージとの連携でしょう。GoogleドライブやDropboxなどのオンラインストレージと連携すれば、ファイルのアップロードが可能となります。

Googleカレンダーでは、「Todoist」にタスクを登録すればGoogleカレンダーに自動的に変更が反映されます。さらに時間管理アプリと連携すれば、作業時間の計測も簡単にできます。

時間管理アプリ「Toggle」であれば、Chromeプラグインをインストールすると「Todoist」画面に時間計測画面が表示され、スタート、ストップで時間計測ができるのです。時間の計測は生産性の向上に役立てることができるほか、次に請け負う仕事の納期を決める際に活用することもできるでしょう。

1-5. プロジェクトの共有と割り当て

個人で使うユーザーも多い「Todoist」ですが、家族やチームで使うこともできます。
そうした利用方法を可能にしているのが、「Todoist」のプロジェクト共有機能です。作成したプロジェクトに家族やメンバーを招待することができるのです。一旦プロジェクトに招待してしまえば、タスクをアサインしたりコメントを送ったりがいとも簡単に操作できます。

プロジェクトに招待されたユーザーも、プロジェクトに必要な情報にアクセスが可能となります。「Todoist」のアカウントを持っていなくてもプロジェクト情報の共有も可能に。小規模プロジェクトであれば、十分にプロジェクト管理ツールとして活用することができるといえるでしょう。

1-6. 効率的なコラボレーション

プロジェクトを計画し納品に至るプロセスにおいては、プロジェクトメンバー間の密接なコミュニケーションが欠かせません。こうしたコミュニケーションを可能にする機能が「Todoist」には備わっています。

まずは、簡易的なチャット機能。プロジェクトの進捗度合いとあわせてコメントできるので、仕事の実状に沿ったアドバイスや情報共有ができます。複数人とチャットできるので、会議をさけてチャットで済ますといったこともできるでしょう。そしてアクティビティログではメンバーの仕事の履歴がみえるため、モチベーションアップに対する支援やアドバイスが可能となるのです。

プロジェクトノートでは、プロジェクトを進行する上でちょっとしたメモをとるために使うことも可能。Gmail連携もできるため、タスク管理ツールの一歩上を行くプロジェクト管理ツールとしても使うことができるのです。

2. 徹底調査でわかった「Todoist」を使うべき人・会社

2. 徹底調査でわかった「Todoist」を使うべき人・会社

大規模プロジェクト管理というよりは、小規模のプロジェクトや個人のタスク管理を強力に支援するプロジェクト管理ツール「Todoist」。どのような人・会社が「Todoist」を使うべきなのか、具体的に紹介します。

2-1. フリーランス

フリーランスは、自由度が高く柔軟性がある反面、自分自身の管理ができていないと信頼を失い一気に仕事を失う大きなリスクがあります。その一方で、フリーランスの仕事はタスクが細かい場合が多く、その納期管理は簡単ではありません。
こうした場合に威力を発揮するのがタスク管理ツール「Todoist」です。
いつでもどこでも手軽にタスク登録できる機能は、忙しい毎日でもきっと定着させることができます。

時間管理アプリ「Toggle」と組み合わせれば、どの仕事にどれだけの時間を使っているのかが見えるため、次の仕事を請け負うことができるのかといった判断材料を与えてくれるはずです。プライベートと仕事の境界線の薄いフリーランスは、家族の予定も「Todoist」ひとつで管理することができるでしょう。

2-2. 新たな目標を達成したい人

プライベートにおいて、目標を設定しそれに向けて達成したいと考えている人は多いはずです。たとえば、資格試験。いつまでにどのテキストを使って勉強を進めるべきか。それは個人にとっては一大プロジェクトなのです。

「Todoist」はこうした資格試験など、新たな目標をプロジェクトとして登録し日々活用することができます。こうした場合でも、「Toggle」を使った時間計測は有効に機能するでしょう。

「Todoist」には、テンプレート機能があります。自分が達成したいプロジェクトに似たテンプレートし、活用することができるのです。こうしたテンプレートには、例えば「独学でTOEIC900点を目指すためのTodoistテンプレート」が準備されています。

2-3. マーケティング・プロモーション

マーケティングやプロモーション活動は、プロジェクトベースで仕事が展開されるうえに、個々のメンバー間で密接なコミュニケーションが求められます。半面、複雑なプロジェクト管理の機能はあまり必要とされません。
なので、「Todoist」を使ったプロジェクト管理が有効に機能するのです。

「Todoist」はSaaS型のクラウドアプリケーションとして機能するタスク管理ツールです。このため、プロジェクトメンバーに社内だけではなく社外のメンバーもアサインし、協力しながら仕事を進めることもできるでしょう。

2-4. ソフトウェア開発

プロジェクトチームにより進めることが多いソフトウェア開発。バグ管理やコーディングなど、複数のタスクが走るソフトウェア開発においても「Todoist」は有効に活用することができます。

プロジェクトメンバーの進捗状況は、仕事の順番や自分がやるべき仕事を決めることに役立ちます。プロジェクトを組んでコミュニケーションを活発に行いながら仕事を進めることも実現できるのです。

メンバーの生産性と自分を比較して、さらなる生産性の向上に役立てることもできるでしょう。小規模なソフトウェア開発であれば、十分にプロジェクト管理ツールとして活用することができるはずです。

3.「Todoist」の料金プラン

3.「Todoist」の料金プラン

「Todoist」は3つのラインナップをもっています。

無料版は基本機能を無料で使えます。

「Todoist Premium」は、最大プロジェクト数300、プロジェクトメンバーを25名まで使える上に、リマインダー機能などの便利な機能が付与されるモデルで、340円/月です。

「Todoist Business」は、最大プロジェクト500、プロジェクトメンバーを50名まで使えるモデルで、メンバーのシンプル管理機能などが付与され、558円/月です。「Todoist Business」のみ30日間の無料トライアルがあります。

4.「Todoist」の導入実績・効果

4.「Todoist」の導入実績・効果

無料でも使えるタスク管理ツールでありながら、プロジェクト管理ツールとしても使うことができる「Todoist」。それではどのような導入実績を持っているのでしょうか。
ここでは、「Todoist」の導入実績を紹介します。

4-1. フリーランス(イラストレーター)

フリーランスとして活躍する「九重世界」さんは、名刺デザイン、ステッカーデザイン等のグラフィックデザインを手掛けています。従来は、Excelで1日のスケジュール管理をおこなっていました。しかし、案件が重なるとスケジューリングだけでかなりの時間を割く必要がありました。

「Todoist」はタスクを簡単に登録できるだけではなくリマインダー機能が有効に機能したといいます。一つのタスクに集中しすぎることなく、あらかじめ設定したスケジュールに沿って次のタスクにスムーズに移行することができるのです。

スマホやタブレット、パソコンと場所を選ばずに思いついた時に簡単にタスク登録できるのもタスク登録の定着に役立ちました。

いまでは「Todoist」にはじまり「Todoist」に終わるといいます。最後にその日の仕事のすべてをこなしたら、「素敵な夜をお過ごしください」といったコメントが表示され、安心してオンとオフの切り替えができるといいます。

4-2. Skinny laMinx

南アフリカの服飾ブランド、Skinny laMinxのヘザー・ムーア(Heather Moore)さん。独学でイラストレーターになり、自分のデザインを生地にプリントする試みから始まりました。

「Todoist」は創作意欲を失うほどの圧倒的な仕事量に追われる日々から脱却するために活用を始めました。「Todoist」で毎朝7日間のタスクを確認し、今日やるべきことを確認することから始めます。従業員にも、メール整理と仕事管理にTodoistを使うように指導することで、やり忘れを防止するのに役立てているのです。

毎日小さなことでもタスクに追加、楽しみながら「Todoist」を活用しているといいます。グループで取り組む仕事も多いため、プロジェクトを複数の細かなタスクに分解し、プロジェクトメンバーに割り当てることで、プロジェクトを成功に導いているのです。
従業員は日々の業務の中で「Todoist」をつかうことで、独自の便利な使い方を生み出すことにもつながっています。
こうして、生産性は大幅に向上したのです。

5. まずは「Todoist」の無料体験

5. まずは「Todoist」の無料体験

「Todoist」は、プロジェクト数80、ユーザ数5名までであれば無料で使うことができます。個人で使う場合は無料版でも十分活用できるはず。まずは簡単なプロジェクト管理を実現するために無料体験をしてみてはいかがでしょうか。

6. まとめ

6. まとめ

今回の調査で分かったことは、「Todoist」が、シンプルな機能と使いやすいインターフェースで幅広いユーザーの支持を集めている、タスク管理を中心機能としたプロジェクト管理ツールであるということでした。個人ベースのタスク管理はもちろんのこと、企業内の小規模プロジェクトであれば手軽で簡単に活用することができるのです。

幅広いユーザーに支持されているため、企業内の小規模プロジェクトだけではなく、フリーランスのタスク管理、そして個人の目標達成を後押しするツールとしても使うことができます。日々の業務内容を漏れなくこなしていき、プロジェクトを成功に導くために役立てることができることは間違いありません。

プロジェクト管理ツールは、複数のメンバーが協力して仕事を進める都合上、なくてはならない必須のツールです。プロジェクト管理を適切に実行しプロジェクトを成功に導くことは決して簡単ではありませんが、プロジェクトの成否は会社の業績をも左右します。クラウドの普及に伴い増加傾向にあるプロジェクト管理ツールですが、今回の記事も参考にしながら、会社のプロジェクトの性質やみなさんそれぞれの仕事の進め方も考慮に入れて、最適なプロジェクト管理ツールを選定してください。

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